1. SIVAPPS – Managementul Achizitiilor
November 30, 2018

2. Indicatii de parcugere a prezentarii
Se selecteaza functia ( fluxul) dorit . Dupa vizualizarea functiei, intoarcerea in meniu se face apasand butonul inapoi (sau se continua prezentarea)
Mentiunea Note in partea dreapta, jos a paginii inseamna ca exista informatii suplimentare .
Cu click pe butonul dreapta al mouse-ului se deschide un meniu din care se alege Spiker Notes
Fereastra deschisa contine detalieri despre pagina curenta ; se apasa <Close> sau <Esc> pentru intoarcerea in pagina
November 30, 2018

3. Exercitii pregatire utilizatori
Achizitia unui articol de stoc
1. Cerere de Achizitie
2. Cerere de oferta
3. Comanda achizitie
November 30, 2018

4. Procedura standard de achizitie
O procedura standard de achizitie presupune:
Emiterea Cererii de Achizitie, care defineste obiectul achizitiei
Generarea Cererilor de Oferta corespunzatoare articolelor de achizitionat, catre furnizorii vizati si analizarea ofertelor
Emiterea Comenzilor de Achizitie corespunzatoare ofertelor valide
Sistemul permite, pentru anumite situatii specifice utilizatorului, realizarea
unor proceduri de achizitie diferite de cea standard.
In acest caz, utilizatorul poate emite/genera comenzi de achizitie fara a trece, obligatoriu, prin toate cele trei faze si anume:
-         emiterea/generarea unei comenzi de achizitie in baza unei cereri de oferta, creata fara a avea o cerere de achizitie
-         emiterea/generarea unei comenzi de achizitie directecatre furnizor, fara a avea o cerere de achizitie si o analiza de oferte
November 30, 2018

5. Fluxul de achizitie
November 30, 2018

6. Achizitii / Cerere Achizitie
O cerere de achizitie se adreseaza departamentului de achizitii, in scopul procurarii unuia sau mai multor articole de stoc si/sau non-stoc.
Articolele care fac obiectul cererii de achizitie pot fi adaugate:
a. automat, de catre sistem din:
- lista de articole aferenta unei rezervari sau unui DL, prin activarea butonului radio DL-Rezervare pe optiunea dorita, specificand numarul DL-ului, respectiv al rezervarii in cauza
- din lista de articole aferenta unui Set de articole, indicand si coeficientul de multiplicare corespunzator
b. manual, de catre utilizator, prin indicarea explicita a fiecarui articol fie printr-o selectie simpla, fie printr-o selectie multipla
Cererea de achizitie trebuie sa contina cel putin un articol, numarul de articole de achizitionat nefiind limitat.
Prin selectia Achizitii/Cerere Achizitie, sistemul permite:
- vizualizarea cererilor de achizitie emise
- actualizarea unei cereri de achizitie
- inregistrarea (adaugarea) unei cereri de achizitie
O cerere de achizitie poate fi emisă pentru 2 tipuri de articole:
-   Articole care sunt stocate în baza de date COSWIN si sunt gestionate de modulul Fisier Stoc. Acestea se numesc articole de stoc.
-   Articole care sunt stocate în baza de date COSWIN si gestionate prin modulul Non Stoc. Acestea se numesc articole Non Stoc.
Nu există nici o limită referitoare la numărul de articole ce pot fi cerute printr-o cerere de achizitie. Totusi, pentru a fi salvată, o cerere de achizitie trebuie să contină cel putin un articol avind cantitatea ceruta mai mare decât 0.
Articolele pot fi adăugate la o cerere de achizitie în mai multe moduri:
-         printr-o rezervare
-         printr-o dispozitie de lucru
-         prin intermediul unui set; cantitatea articolelor dintr-un set poate fi multiplicată cu orice număr
-         prin adăugarea articolelor unul câte unul
-         prin adăugarea multiplă a articolelor, prin accesarea unei liste de selectie multiplă
November 30, 2018
Note

7. Inregistrarea unei cereri de achizitie se realizeaza in fereastra Detalii Cerere Achizitie, prin actionarea butonului standard de adaugare (cursorul aflandu-se pe campul Nr.Cerere), care reactiveaza fereastra in modul adaugare.
Descriere campuri:
Tip -reprezintă tipul cererii de achizitie si este o informatie "numai citire", gestionată automat de către sistem.
Această informatie indică ce proces a stat la baza generării acestei cereri:
0          modulul Cerere Achizitie
1          modulul Iesire sau modulul Rezervare
2          modulul Generare Cerere
3          modulul Calculul Disponibilului de Stoc
Bazat pe DL/Rezervare
Acest indicator este folosit pentru a indica ce selector se deschide la tastarea F2 pe câmpul Nr. DL/Rezervare. DL
Va fi accesată fereastra Selector Dispozitie de Lucru
Rezervare
Va fi accesată fereastra Selector Rezervare / Iesire Stoc
Nr. DL/Rezervare
Reprezintă identificatorul dispozitiei de lucru sau a rezervării generatoare si este un câmp optional
Este disponibil utilizatorului numai în modul ADĂUGARE.
Sistemul va verifica intotdeauna existenta în directorul Dispozitiilor de Lucru sau în directorul Rezervărilor, a codului introdus aici de utilizator. Dacă în cerere a fost specificat codul unui DL/Rez , cererea va fi initializata cu articolele acestuia.
Se poate selecta numarul DL/Rezervare din selectorul specificat de butonul radio Bazat pe DL/Rezervare, prin apăsarea tastei F2 sau a butonului selector.
Prin apăsarea tastei F7 sau a butonului drept al mouse-ului se activează fereastra Detalii Dispozitii de lucru sau Detalii Rezervare Stoc - în functie de starea butonului radio Bazat pe DL/Rezervare - pentru codul curent de DL/Rezervare.
November 30, 2018
Note

8. Utilizatorul va specifica urmatoarele date:
- numarul cererii de achizitie (informatie obligatorie)
- data emiterii cererii (informatie obligatorie)
- furnizorul preferat/solicitantul achizitiei (informatie optionala)
- articolele de achizitionat, functie de optiunea aleasa pentru adaugarea acestora (vezi pag. Cerere de Achizitie - Articole): adaugare manuala sau adaugare multipla prin apasare butonului nestandard si marcarea articolelor in lista de selectie.
Sistemul ofera posibilitatea precizarii solicitantului de achizitie sau a furnizorului preferat, punand la dispozitie butonul radio Furnizor-Solicitant:
- Furnizor, stare care permite precizarea furnizorului
- Solicitant, stare care permite indicarea titularului de cerere
Campul “Deviz” de la nivelul pozitiilor afiseaza codul valutei de la nivelul cererii de achizitie .Modul de propunere al pretului de pe cererea de achizitie va fi modificat astfel incat sa se calculeze pretul in valuta de pe cerere la data cererii.
November 30, 2018

9. In fereastra Detalii Cerere Achizitie, activata pe tab-page-ul Articole, utilizatorul poate vizualiza /actualiza lista de articole aferenta cererii de achizitie.
Pentru fiecare articol :
Codul articolului ;
Descriere
Reprezintă descrierea articolului selectat si este o informatie "numai citire" gestionată automat de către sistem.
Pret unitar
Reprezintă pretul unitar al articolului selectat, o informatie "numai citire" gestionată automat de către sistem.
Valuta
Reprezintă valuta în care articolul selectat a fost plătit si este o informatie "numai citire" gestionată automat de către sistem.
Locul si data Livrarii
Reprezintă adresa livrarii si termenul de livrare în care articolul selectat a fost aprobat si este o informatie preluata automat de către sistem in comanda de achizitie.
La nivelul acestei liste utilizatorul poate vedea starea articolului, privita din punctul de vedere al procesului de achizitie. Aceasta informatie este gestionata automat de sistem, functie de stadiul in care se afla achizitia articolului in cauza. Valorile pe care le poate lua campul stare sunt:
0 : articol validat (care poate fi comandat)
1 : cantitatea de articol comandata este mai mica decat cantitatea ceruta
2 : s-a emis comanda de achizitie pentru intreaga cantitate ceruta
3 : articolul nu a fost inca validat
4 : articolul este utilizat intr-o cerere de oferta
Printr-un dublu click de mouse pe articolul selectat din lista de achizitii a
cererii curente, utilizatorul activeaza fereastra Detalii Cerere Achizitie, tab-page-ul Articole/Detalii, in care vor preciza urmatoarele date:
- cantitatea ceruta pentru achizitie si unitatea (de masura) de comanda
- furnizorul preferat
- data limita si locul de livrare a articolului
- pretul unitar/valoarea estimativa.
November 30, 2018
Note

10. La nivelul pozitiei de cerere de achizitie exista un camp reprezentand locul de livrare. In momentul crearii unei comenzi de achizitie in baza cererii de achizitie, locatia livrarii se copiaza in planul de livrare. Astfel planul de livrare contine pe langa data si cantitate de livrat si locatia in care se face livrarea.
Sistemul permite utilizatorului vizualizarea listei de cereri de achizitii emise pentru fiecare articol solicitat pentru achizitie. In fereastra Detalii Cerere Achizitie, activata pe tab-page-ul Articole/Detalii, avand cursorul in campul Articol, prin actionarea tastei functionale F8 sistemul afiseaza lista tuturor cererilor de achizitie care contin in lista de articole articolul curent.
De asemenea, sistemul permite vizualizarea catorva detalii despre ultima furnizare pentru articolul curent, activand fereastra Detalii Ultima Furnizare, prin actionarea tastei functionale F8, cursorul aflandu-se in campul Cantitate ceruta.
In fereastra Detalii Ultima Furnizare sistemul gestioneaza urmatoarele date:
- furnizorul (cod si descriere) ultimei intrari efectuate in baza unei comenzi
- numarul comenzii de achizitie
- data emiterii comenzii de achizitie
- pretul unitar de intrare al articolului
- intarzierea livrarii, exprimata in zile si calculata ca diferenta dintre data emiterii comenzii de achgizitie si data efectuarii intrarii corespunzatoare (campul Termen).
Cod Agentie ; Cod Serviciu :reprezinta codurile unitatii organizatorice si serviciului pentru care s-a operat cererea curenta.
November 30, 2018
Note

11. Pentru fiecare articol se completeaza :tip (piese/ non stoc);
Tot in aceasta fereastra utilizatorul poate adauga noi articole, prin actionarea butonului standard de adaugare, prompterul situandu-se in campul Articol.
Adaugarea de articole se poate realiza si in modul vizualizare, prin actionarea butonului standard de adaugare.
Pentru fiecare articol se completeaza :tip (piese/ non stoc);
articol ( cod) , Unitate de masura(U/M) , Furnizor preferat ,cantitate solicitata , pret unitar.
Detalii
Tip Articol
Reprezintă tipul articolului cerut: Piese (Articol de stoc)
Non Stoc (Articol Non-Stoc )
Articol
Reprezintă identificatorul articolului solicitat si este un câmp obligatoriu ce poate contine până la 16 caractere alfanumerice.
Trebuie să existe în baza de date, în directorul articolelor de stoc sau în cel al articolelor non-stoc.
Se poate selecta codul articolului din fereastra Selector Articole sau Selector Articole Non-Stoc (în functie de starea butonului Tip Articol), activată prin apăsarea tastei F2 sau a butonului selector.
Prin apăsarea tastei F7 sau a butonului drept al mouse-ului se activează fereastra Fisier Stoc sau Non-Stoc (în functie de starea butonului Tip Articol), pentru codul curent de articol.
Prin apăsarea tastei F8, se va deschide fereastra Cereri de Achizitie Articol, ce va contine informatii despre cererile existente in sistem si cantitatile deja comandate pentru articolul curent.
Descriere
Reprezintă descrierea articolului, o informatie "numai citire" gestionată automat de către sistem.
Furnizor preferat
Reprezintă furnizorul preferat pentru articolul respectiv si este o informatie optională care poate contine până la 10 caractere alfanumerice.
Sistemul va verifica întotdeauna existenta în baza de date a codului introdus aici.
Se poate selecta furnizorul preferat din fereastra Selector Furnizori Achizitii , activată prin apăsarea tastei F2 sau a butonului selector.
Prin apăsarea tastei F7 sau a butonului drept al mouse-ului, se activează caseta de comenzi Furnizor pentru codul curent de furnizor.
Cantitate solicitată
Reprezintă cantitatea cerută pentru acest articol, un câmp obligatoriu, numeric si pozitiv.
Dacă articolul este unul de stoc, cantitatea este propusă implicit ca fiind cantitatea de articol comandată. Dacă utilizatorul modifică un articol deja comandat, cantitatea nu poate fi mai mică decât cantitatea comandată deja.
Prin apăsarea tastei F8 va fi deschisă fereastra Detalii Ultima Furnizare, cu informatii despre ultima furnizare a articolului respectiv.
Cantitate facturată
Reprezintă cantitatea facturată pentru acest articol, o informatie "numai citire" gestionată automat de către sistem.
Pt. data
Reprezintă data la care este necesar articolul, o informatie obligatorie.
Valoarea sa implicită este data cererii plus timpul mediu de achizitie pentru articolul specificat (calculat automat de sistem). Nu poate fi anterioară datei cererii de achizitie.
Data
Reprezintă data ultimei actualizări a informatiilor referitoare la achizitia articolului respectiv si este o informatie "numai citire" gestionată automat de către sistem.
Deviz
Reprezintă valuta în care trebuie plătit articolul si este o informatie "numai citire", gestionată automat de către sistem.
Pret unitar
Reprezintă pretul unitar pentru articolul specificat si este o informatie obligatorie, numerică si pozitivă. Dacă există un furnizor preferat pentru acel articol, este propus implicit pretul de la acel furnizor. Dacă utilizatorul specifică alt furnizor , pretul va fi calculat corespunzător.
U/M
Reprezintă identificatorul unitătii de măsură cantitative pentru articolul curent, o informatie obligatorie care poate contine până la 6 caractere alfanumerice. Dacă articolul curent este un articol de stoc, unitatea trebuie să fie unitatea de stoc sau unitatea de comandă a articolului. În caz contrar, poate fi orice unitate specificată de utilizator.
Se poate selecta unitatea din fereastra Selector Unitate, activată prin apăsarea tastei F2 sau a butonului selector.
Prin apăsarea tastei F7 sau a butonului drept al mouse-ului se activează fereastra Detalii Unitate pentru codul curent de unitate.
Valoare estimată
Reprezintă valoarea totală a cantitătii cerute din articolul specificat si este o informatie obligatorie, numerică si pozitivă. Această valoare este obtinută prin multiplicarea cantitătii cu pretul unitar.
Stare
Reprezintă starea articolului si este o informatie "numai citire" gestionată automat de către sistem. Valorile pe care le poate lua acest câmp au următoarea semnificatie:
0          articol validat, deci poate fi comandat
1          o parte din cantitatea cerută a fost comandată
2          a fost comandată întreaga cantitate cerută
3          articolul nu a fost încă validat
4          articolul este utilizat într-o cerere de ofertă
Cod Agentie / Serviciu
Reprezintă codul unitatii organizatorice / serviciului (departamentului) pentru care sunt cerute articolele specificate.
Se poate selecta unitatea organizatorica / serviciul (departamentul) din fereastra Selector Unităti Organizatorice respective Selector Departamente, activate prin apăsarea tastei F2 sau a butonului selector.
Daca articolul solicitat este un articol non-stoc, activand tab-page-ul Descr.det., sistemul pune la dispozitia utilizatorului descrierea detaliata a articolului in cauza. Aceasta informatie este gestionata automat de sistem pentru articolele non-stoc, tab-page-ul nefiind disponibil pentru articolele de stoc.
November 30, 2018
Note

12. La adaugarea unui centru de cost, utilizatorul va specifica:
 In fereastra Detalii Cerere Achizitie, activata pe tab-page-ul Articole/CCost, sistemul permite vizualizarea/alocarea centrelor de cost pe care sa se deconteze achizitiile articolului curent.
Utilizatorul poate aloca cate centre de cost doreste, cu conditia ca suma cantitatilor de articol repartizate pe fiecare centru de cost sa fie egala cu cantitatea ceruta prin cererea de achizitie. In acest sens, sistemul verifica conditia, intervenind cu un mesaj de avertizare, functie de situatia creata:
 Cantitatea ramasa in suspendare poate fi distribuita pe centre de cost ulterior.”
La adaugarea unui centru de cost, utilizatorul va specifica:
- codul centrului de cost (informatie obligatorie) ; sistemul afiseaza descrierea ; sistemul va verifica întotdeauna existenta în directorul conturilor de cheltuieli a codului introdus aici.Se poate selecta contul de cheltuieli din fereastra Selector Cont de Cheltuieli Achizitii, activată prin apăsarea tastei F2 sau a butonului selector. Prin apăsarea tastei F7 sau a butonului drept al mouse-ului se activează fereastra Detalii Cont de Cheltuieli Achizitii pentru codul curent de cont.
- referinta centrului de cost, vis-a-vis de achizitia articolului curent (Reprezintă o referintă optională pentru contul de cheltuieli în lista de distributie )
- cantitate - Reprezintă cantitatea solicitată din articolul curent, o informatie obligatorie, numerică si pozitivă. Suma cantitătilor distribuite în conturi nu trebuie să depăsească cantitatea totală cerută.
inapoi
November 30, 2018
Note

13. Cerere de Oferta
Scopul acestui modul este de a permite utilizatorului sa genereze cereri de oferta pentru articolele considerate necesare la un moment dat. O cerere de oferta se adreseaza furnizorilor in scopul procurarii unuia sau mai multor articole de stoc si/sau non-stoc.
O cerere de oferta poate intra in componenta uneia sau mai multor comenzi de achizitie, create prin intermediul modulului Comenzi de Achizitie.
Sistemul gestioneaza cererile de oferta sub doua forme principale:
-   Cerere de oferta cadru, forma initiala a unei cereri de oferta, din care se genereaza cererile de oferta propriu-zise catre furnziori (sufix: 000 sau fara sufix).
-   Cerere de oferta propriu-zisa, obtinuta prin generarea dintr-o cerere de oferta cadru (sufix: 001, 002, …, 00N).Nu exista nici o limita referitoare la numarul de articole ce pot fi cerute printr-o cerere de achizitie. Totusi, pentru a fi salvata, o cerere de achizitie trebuie sa contina cel putin un articol avand cantitatea ceruta mai mare decât 0
Prin selectia Achizitii/Cerere de Oferta , utilizatorul poate vizualiza/inregistra cererile de oferta utilizate in procesul de achizitie.
O cerere de oferta poate trece prin urmatoarele stari:
cerere de oferta cadru, care nu a fost utilizata inca pentru generarea cererilor de oferta propriu-zise (cod stare: 0)
cerere de oferta cadru, utilizata deja pentru generarea cererilor de oferta propriu-zise, sau cerere de oferta propriu-zisa, abia generata (cod stare: 1)
cerere de oferta propriu-zisa, modificata de utilizator dupa generare (cod stare: 2)
cerere de oferta propriu-zisa, folosita pentru generarea unei comenzi de achizitie (cod stare: 3).
November 30, 2018
Note

14. Achizitii / Cerere de Oferta
In aceasta fereastra se specifica:
numarul cererii de oferta (informatie obligatorie)
numarul cererii de achizitie pe baza careia se genereaza cererea de oferta (informatie optionala)
centrul de cost (informatie obligatorie).
Pentru crearea unei cereri de oferta, utilizatorul va activa fereastra Detalii Cerere de Oferta in modul adaugare, prin actionarea butonului standard de adaugare(prompterul gasindu-se in campul Cod).
Starea butonului radio “Generare de la “, care poate fi:
Doar Furn.Princip - sistemul va genera cereri de oferta doar pentru furnizorii principali (preferati)
Toti Furn.Articole - sistemul va genera cereri de oferta pentru toti furnizorii de articole
Acest buton este accesibil numai pentru cererile de oferta cadru neutilizate inca pentru generare.
Daca cererea de oferta are la baza o cerere de achizitie, sistemul va propune centrul de cost al cererii de achizitie.
- referinta suplimentara, privind cererea de oferta (informatie optionala)
- responsabilul de analiza a ofertei (informatie optionala)
- articolele care fac obiectul cererii de oferta (informatie obligatorie).
November 30, 2018
Note

15. Daca cererea de oferta are la baza o cerere de achizitie, sistemul va propune lista de articole a cererii de achizitie, care poate fi completata/actualizata.
Detalii Articol Cerere de Ofertă
Articol
Reprezintă identificatorul articolului si este un câmp obligatoriu ce poate contine până la 16 caractere alfanumerice.
Se poate selecta articolul din selectorul corespunzător optiunii selectate în caseta radio Tip Articol (Selector Articole sau Selector Articole Non Stoc). Selectorul se activează prin apăsarea tastei F2 sau a butonului selector.
Prin apăsarea tastei F7 sau a butonului drept al mouse-ului se activează fereastra de detalii corespunzătoare optiunii selectate în caseta radio Tip articol, pentru codul curent de articol.
Tip Articol
Reprezintă tipul articolului. Indică de asemenea ce selector se va deschide prin apăsarea tastei F2..
Stoc
Articol de stoc. Tasta F2 deschide fereastra Selector Articole, iar tasta F7 deschide caseta de comenzi Articol
Non-Stoc
Articol Non-stoc. Tasta F2 deschide selectorul de Articole Non Stoc iar tasta F7 deschide fereastra Fisiere Non Stoc
Data
Reprezintă data ultimei modificări a articolului in contextul cererii de ofertă curente si este o informatie "numai citire", gestionată automat de către sistem.
Nume
Reprezintă descrierea articolului si este o informatie "numai citire", gestionată automat de către sistem.
Referintă furnizor
Reprezintă codul articolului curent la furnizor si este un câmp optional ce poate contine până la 16 caractere alfanumerice.
Cantitate
Reprezintă cantitatea de articol pentru care este solicitat pretul; este o informatie obligatorie care trebuie să aibă o valoare numerică pozitivă.
Unitate
Reprezintă unitatea de măsură a articolului respectiv. Este un câmp obligatoriu ce poate contine până la 4 caractere alfanumerice.
Existenta unitătii introduse de utilizator este verificată de sistem în directorul unitătilor. Pentru fiecare articol trebuie să existe definit un factor de conversie între unitatea de stoc si cea folosită aici.
Se poate selecta unitatea din Selectorul de Unităti prin apăsarea tastei F2 sau a butonului selector.
Prin apăsarea tastei F7 sau a butonului drept al mouse-ului se activează fereastra Detalii Unităti pentru codul curent de unitate.
November 30, 2018
Note

16. Fereastra Generare se prezinta implicit astfel :
Cererile de oferta generate au acelasi cod ca cererea cadru din care provin, primind insa automat, pentru identificare, un cod suplimentar denumit “sufix”. Acest camp “sufix” poate lua urmatoarele valori:
- fara valoare, pentru cererea cadru aflata in starea 0
- 000, pentru cererea cadru in starea 1
001 …. 00N, pentru cererile propriu-zise
In urma generarii, sufixul si starea cererii de oferta cadru vor fi actualizate automat de sistem.
Dupa stabilirea furnizorilor si articolelor corespunzatoare, utilizatorul poate trece la generarea cererilor de oferta catre furnizori, prin actionarea butonului nestandard Generare. In urma generarii, sufixul si starea cererii de oferta cadru vor fi actualizate automat de sistem.
November 30, 2018
Note

17. Din fereastra Detalii Cerere de Oferta, tab-page-ul Articole, activata pentru o cerere de oferta cadru utilizata la generare, avand selectat un articol, utilizatorul poate vizualiza lista cererilor de oferta generate. Pentru aceasta, sistemul pune la dispozitie butonul standard Generate. Acest buton este accesibil numai cererilor de oferta cadru (cu sufix 000).
In aceasta lista sunt gestionate urmatoarele informatii:
- codul-sufixul cererii de oferta
- data generarii cererii de oferta
- furnizorul pentru care s-a generat cererea
- cantitatea solicitata
- pretul unitar/valoare articolului solicitat
- termenul limita de livrare
November 30, 2018
Note

18. 1. Plecand de la cererea de oferta cadru:
 Actualizarea cererilor de oferta generate, cu datele primite de la furnizori, se poate realiza in doua moduri:
1. Plecand de la cererea de oferta cadru:
-in fereastra Detalii Cerere de Oferta tab-page-ul Articole, activata pentru cererea de oferta cadru, se selecteaza articolul in cauza
-se actioneaza butonul nestandard Generate, care va activa fereastra Selector Cereri de Oferta Generate
-se selecteaza cererea de oferta generata pentru furnizorul dorit si printr-un dublu click de mouse pe aceasta se activeaza fereastra Detalii Articol Cerere de Oferta, in care se specifica datele necesare.
Acest mod de actualizare este mai operativ, putandu-se actualiza toate
cererile de oferta generate pentru un articol, fara a activa fiecare cerere in
parte.
Utilizatorul poate preciza:
pretul articolului (informatie obligatorie)
perioada limita de livrare (informatie obligatorie)
alte informatii suplimentare: modul de calcul al valorii principale a articolului (daca se vor lua sau nu in calcul reducerile practicate de furnizor), reducerile practicate de furnizor, taxe de transport, alte categorii de cheltuieli etc.
November 30, 2018
Note

19. 2. Plecand de la cererea de oferta generata pentru furnizor:
in fereastra Detalii Cerere de Oferta tab-page-ul Articole/Detalii, activata pentru cererea de oferta generata, utilizatorul va specifica datele necesare.
Salv. ref.furniz.
Dacă este marcată, această casetă de optiune specifică salvarea în lista de articole cunoscute a referintei furnizorului dată pentru articolul curent. Această optiune nu este disponibilă pentru cererile de ofertă matrită.
Salvare unit.
Această casetă de optiune arată dacă unitatea de măsură a cantitătii pentru articolul specificat trebuie salvată în baza de date. Această optiune nu este disponibilă pentru cererile de ofertă matrită.
La comanda
Această casetă de optiune arată dacă trebuie generată o comandă pentru cererea de ofertă curentă.
Această optiune nu este disponibilă pentru cererile de ofertă matrită.
Pret unitar
Reprezintă pretul unitar al articolului specificat si este o informatie obligatorie, numerică si pozitivă.
Acest câmp nu este disponibil pentru cererile de ofertă matrită.
Întârziere
Reprezintă perioada de timp (în zile) în care furnizorul curent va trebui să furnizeze cantitatea solicitată din articolul specificat. Este o informatie obligatorie ce trebuie să aibă o valoare numerică pozitivă mai mare ca 0.
Această informatie nu este disponibilă pentru cererile de ofertă matrită.
Valoare
Reprezintă valoarea totală a cantitătii solicitate si este un câmp obligatoriu care trebuie să contină o valoare numerică pozitivă. Valoarea este egală întotdeauna cu produsul dintre cantitate si pretul unitar.
Această informatie nu este disponibilă la cererile de ofertă matrită.
November 30, 2018

20. -numarul comenzii de achizitie (campul Referinta CA)
Prin compararea pretului si valorii totale, utilizatorul poate lua decizia de emitere a unei comenzi de achizitie a articolului curent pentru un furnizor. Dupa stabilirea furnizorului de la care se va achizitiona articolul dorit, se selecteaza furnizorul si printr-un dublu click de mouse pe acesta se activeaza fereastra Detalii Articol Cerere de Oferta, in care se va marca caseta de optiune La Comanda, ce va permite includerea acestui articol intr-o comanda de achizitie, realizata in baza cererii de oferta curente. Daca cel putin un articol al cererii de oferta are pretul unitar diferit de zero si are marcat indicatorul de comanda (este pusa bifa in caseta de optiune La comanda), sistemul activeaza un buton nestandard, denumit Comanda .
Butonul nestandard Comanda va activa fereastra Generare C-da Achizitie Noua, in care utilizatorul va preciza:
-numarul comenzii de achizitie (campul Referinta CA)
-daca comanda de achizitie va fi o comanda cadru sau nu (prin marcarea casetei de optiune Ref. Gen.)
-perioada de valabilitate a comenzii cadru (campurile De la / Pana la). Aceste campuri sunt accesibile numai pentru comenzi de achizitii cadru (caseta Ref. Gen. este bifata).
November 30, 2018

21. Utilizatorul are posibilitatea de a reveni la cererea de oferta, renuntand la generarea comenzii de achizitie (butonul Anulare), sau confirma incheierea procesului de generare (butonul Terminare).
Dupa generarea comenzii de achizitie, sistemul va actualiza datele cererii de oferta completand campul Com. Ach. cu valoarea specificata la nivelul campului Referinta CA.
inapoi
November 30, 2018
Note

22. Achizitii/Comanda Achizitie
Pe parcursul derularii procesului de achizitie, o comanda de achizitie poate trece prin urmatoarele stari:
Cod stare 0 : Comanda de achizitie nu a suferit nici o modificare de cand a fost creata, (dar nu s-au efectuat operatiuni asupra ei)
Cod stare 1 : Comanda de achizitie a fost partial onorata, existand intrari de articole (receptionate) in stoc pe baza acesteia
Cod stare 2: Comanda de achizitie a fost in totalitate onorata, fiind receptionate toate articolele specificate in comanda
Cod stare 3: Comanda de achizitie a fost facturata in totalitate
Cod stare 4: Comanda de achizitie a fost inchisa
Cod stare 5: Comanda de achizitie a fost anulata
Cod stare 6 : Comanda de achizitie nu a fost autorizata
Prin selectia Achizitii/Comanda Achizitie utilizatorul poate vizualiza /actualiza comanda nou generata.
November 30, 2018
Note

23. Sistemul permite crearea unei comenzi de achizitie in doua moduri: 1
Sistemul permite crearea unei comenzi de achizitie in doua moduri: 1. Prin generare dintr-o cerere de oferta (vezi modulul anterior) 2. Creare efectiva in fereastra « Detalii Comanda Achizitie », activata prin selectia Achizitii/Comanda Achizitie
Pentru crearea unei comenzi de achizitie, utilizatorul va activa fereastra Detalii Comanda Achizitie in modul adaugare, prin actionarea butonului standard de adaugare (prompterul gasindu-se in campul Nr. comanda).
In aceasta fereastra se specifica:
-         numarul comenzii de achizitie (informatie obligatorie)
-         data limita de livrare a articolelor (informatie obligatorie)
-         furnizorul catre care se emite comanda de achizitie (informatie obligatorie)
-         numarul cererii de achizitie, daca comanda de achizitie se emite in baza unei cereri de achizitie exprimate (informatie optionala)
-         solicitantul achizitiei (informatie optionala)
-         modul de plata a facturii emise de furnizor (informatie optionala)
-         tipul comenzii de achizitie (informatie obligatorie)
-         numarul rezervarii /dispozitiei de lucru, in baza careia se emite comanda de achizitie (informatie optionala)
-         centrul de cost pe care se inregistreaza valoarea comenzii de achizitie (informatie optionala)
-         referinta generala, daca comanda curenta este o comanda de achizitie prin acord (tip 2) (informatie obligatorie)
-         devizul valorii comenzii, pentru care trebuie sa existe deja definite conversii cu devizul contabil implicit (stabilit in programul de configurare) si cu devizul furnizorului, in cazul care acestea sunt diferite (informatie obligatorie)
-         articolele care fac obiectul comenzii de achizitie (informatie obligatorie)
November 30, 2018
Note

24. Sistemul gestioneaza trei tipuri de comenzi:
cod tip : 0 CD Normal - Comenzi de achizitie normale
cod tip:1 Ref. Generala - Comenzi de achizitie cadru, un tip special de comanda de achizitie realizata in baza unui aranjament efectuat intre firma beneficiara si furnizor. Conform acestui aranjament articolele comandate vor fi avea o anumita valoare si vor fi livrate intr-o anumita perioada de timp specificata
cod tip : 2 CD prin acord - Comenzi de achizitie prin acord, care reprezinta instante partiale ale comenzilor cadru. In baza acestor comenzi se efectueaza livrarile partiale ale unei comenzi cadru .
O comanda de achizitie prin acord va avea intotdeauna referita comanda de achizitie cadru corespunzatoare.
Articolele care urmeaza a fi achizitionate pot fi atasate unei comenzi de achizitie in doua moduri:
1. automat de catre sistem, in urmatoarele cazuri:
- comanda de achizitie a fost generata dintr-o cerere de oferta
- comanda de achizitie are la baza una sau mai multe cereri de achizitie
- comanda de achizitie este realizata in baza unei rezervari/DL
2. adaugare efectiva a articolelor de achizitionat. In acest caz, in fereastra Detalii Comanda Achizitie, tab-page-ul Articole, utilizatorul va putea adauga pe rand fiecare articol.
Sistemul pune la dispozitia utilizatorului, pentru precizarea sursei de selectie a articolelor pentru achizitie, un buton radio, denumit Piese - Non-stoc, cu doua stari:
-         Piese, care permite selectia articolelor de stoc
-         Non-stoc, care permite selectia articolelor non-stoc
Alte informatii :
-         codul articolului de achizitionat, selectand din lista de articole afisata automat de sistem la actionarea butonului selector atasat campului Articol
-         unitatea de masura pentru comanda
-         cantitatea comandata
-         data limita de livrare
-         pretul unitar
-         alte elemente suplimentare:
-         reduceri practicate de furnizor, taxe de transport sau alte categorii de taxe
-         centrele de cost pe care se deconteaza achizitia articolului curent
-         planul de livrari
November 30, 2018
Note

25. facut o specificare expresa de livrare.
Planul de livrari se specifica in fereastra Detalii Comanda Achizitie, activata
pe tab-page-ul Articole/Plan Livr., utilizand butonul standard de adaugare.
Sistemul propune, in mod implicit, livrarea intregii cantitati comandate la
data limita de livrare la nivel de articol specificata de utilizator, daca nu s-a
facut o specificare expresa de livrare.
Utilizatorul va preciza:
-         data prevazuta pentru livrare (campul Prevazut)
-         cantitatea de livrat
Sistemul gestioneaza urmatoarele informatii:
-         data prevazuta pentru livrare
-         cantitatea planificata
-         cantitatea livrata
-         numarul bonului de intrare
-         data efectuarii intrarii
November 30, 2018
Note

26. Sistemul permite crearea unei comenzi de achizitie pentru mai multe cereri de achizitie, utilizatorul specificand, pe rand, la nivelul campului Nr.Cer.Ach., la crearea comenzii, fiecare cerere de achizitie.
Daca comanda de achizitie are specificate mai multe cereri de achizitie, acest camp va fi gol, utilizatorul putand vizualiza lista de cereri de achizitie la nivel de articol, fereastra Detalii Comanda Achizitie, tab-page-ul Articole, sub-tab-page-ul Cereri.
Cantitatea comandata este, in acest caz, data de suma cantitatilor specificate la nivel de cerere de achizitie.
November 30, 2018
Note

27. In fereastra Detalii Comanda Achizitie, activata pe tab-page-ul Articole/CCost, sistemul permite vizualizarea/alocarea centrele de cost pe care sa se deconteze achizitiile articolului curent, punand la dispozitie un buton radio, denumit CC cant. - Val. CC, pentru precizarea modului de alocare (prin cantitate sau prin valoare).
Utilizatorul poate aloca oricate centre de cost, cu conditia ca suma cantitatilor/valorilor de articol repartizate pe fiecare centru de cost sa fie egala cu cantitatea/valoarea comandata prin comanda de achizitie. In acest sens, sistemul verifica conditia, intervenind cu un mesaj de avertizare, functie de situatia creata.
La adaugarea unui centru de cost, utilizatorul va specifica:
-         codul centrului de cost (informatie obligatorie)
-         referinta centrului de cost, vis-a-vis de achizitia articolului curent (informatie optionala)
-         cantitatea/valoarea articolului distribuita pe acest centru de cost (informatie obligatorie).
November 30, 2018
Note

28. - desene ACAD sau scanate
Sistemul ofera posibilitatea completarii datelor despre o comanda de achizitie cu detalii referitoare la adresele de expeditie si de facturare. In fereastra Detalii Comanda Achizitie tab-page-ul Exp./Fact., la nivelul ferestrelor Transportat la si respectiv Facturat la, utilizatorul poate realiza  
editari de text ,atasari, prin tehnologie OLE, de documente electronice existente, de tipul :
- texte Word
- foi de calcul Excel
- desene ACAD sau scanate
- sunete si imagini video etc.
November 30, 2018

29. -desene ACAD sau scanate -sunete si imagini video
In fereastra Detalii Comanda Achizitie, tab-page-urile Comentarii si Urmarire, permit editari de text, atasari (prin tehnologie OLE) de documente electronice existente, de tipul :
-texte Word
-foi de calcul Excel
-desene ACAD sau scanate
-sunete si imagini video
November 30, 2018

30. Autorizarea comenzii de achizitie, utilizand butonul nestandard Autorizare. Numai utilizatorii cu drepturi vor avea acces la acest buton.  Anularea comenzii de achizitie, utilizand butonul nestandard Anulare. O comanda de achizitie poate fi anulata daca nu s-au inregistrat intrari corelate cu aceasta si daca nu a fost inchisa. Pe o comanda anulata nu se vor mai putea inregistra facturi pe ea si nici intari corelate cu aceasta.  Inchiderea comenzii de achizitie, utilizand butonul nestandard Inchidere. O comanda poate fi inchisa numai daca nu are starea 0 si daca nu este anulata. Dupa inchidere, nu se vor mai putea inregistra intrari in stoc in corelatie cu aceasta. In schimb, se vor putea factura intrarile deja efectuate.   Drepturile de autorizare/anulare/inchidere sunt acordate prin setarile efectuate in programul de configurare a componentei. Prin aceste drepturi se stabileste valoarea maxima pe care un utilizator o poate autoriza.
Utilizatorul are posibilitatea de a sterge o parte din comenzile de achizitie din baza de date, utilizand butonul nestandard Sterg Lot. Acesta realizeaza stergerea grupata a comenzilor de achizitie ale caror date sunt cuprinse intr-un interval definit prin limitele inferioara/superioara.
November 30, 2018

31. - numarul documentului de livrare, emis de furnizor
In fereastra Detalii Comanda Achizitie, tab-page-ul Intrari, sistemul gestioneaza urmatoarele informatii:
-  numarul documentului de livrare, emis de furnizor
-  data acestui document
-  numarul notei de intrare-receptie (NIR)
-  data NIR-ului
-  tipul intrarii
-  starea intrarii
inapoi
November 30, 2018