1. מטרת הרכש
קניית פריטים באיכות הנדרשת, בכמויות הנדרשות, במועדים הנדרשים ובמינימום עלות.
חומרים לייצור ולמלאי
ציוד
שירותים
קבלני משנה

2. תהליכים עיקריים ברכש רכש חומרים לפי תוכנית שוטפת
רכש לפי דרישה (חומרים, ציוד ושירותים)
ניהול ופיתוח ספקים
הערכת והסמכת ספקים
ניהול חוזי רכישה

3. מחירונים מחירון ספק לפריט מחירון ספק לפריט / כמות תאריכי תוקף
סוגי, תנאי ואחוזי הנחה
הנחה על כל הכמות
הנחה שולית
הנחה על קבוצה חלקית של פריטים
הנחה התלויה בסכום הרכישה
ניהול המחירונים צריך לאפשר רמות שונות של עדכונים: פריט בודד, קבוצת פריטים, קבוצת ספקים...

4. ניהול ופיתוח ספקים
מטרה: יצירת קשרי עבודה עם הספקים המיטביים עבור הפריטים הנדרשים בארגון.
גישה מערבית: מספר ספקים אלטרנטיביים לפריט
תחרות כמניע להורדת עלות
הקטנת תלות בספק אחד: הקטנת סיכון
שיקולי מכס והטבות מס
גישה יפנית: עבודה מול ספק יחיד לפריט
טיפוח קשרי ספק-לקוח
השגת תנאים משופרים (מחיר, זמן אספקה, תנאי אספקה) על ידי יצירת מחוייבות מצד הספק
בחירת הספק מהווה אישור והסמכה וחוסכת בדיקות שוטפות

5. הערכת ספקים
הערכה עקרונית של התאמת הספק - מתבצעת בתחילת העבודה עם הספק. הערכה מחדש יכולה להתבצע באופן תקופתי.
יכולות תהליכי הייצור, השירות ואבטחת האיכות אצל הספק.
מצב כספי - רמת סיכון (רווחיות, הון עצמי, נזילות)
יכולות לוגיסטיות - זמני אספקה, גמישות בזמני אספקה
רמה וכיוונים של מאמצי פיתוח

6. הערכת ספקים הערכה שוטפת לאור ביצועי הספק:
זמני אספקה: ממוצע ושונות
עמידה במועדי אספקה: ממוצע ושונות
איכות הסחורה: ממוצע ושונות
רמת מחירים ויציבותם
מגמות במדדי הביצוע (יציבות, שיפור, ירידה)
ההערכה היא הן אבסולוטית והן ביחס למקובל בשוק.
מתן משוב לספק לצורך מיקוד מאמצי השיפור.

7. הסמכת ספקים תהליך המהווה לפעמים חלק מיצירת קשרים ארוכי טווח עם הספק.
בהסמכה מבצע הלקוח סדרת בדיקות של הספק, תהליכיו, ספקיו ויכולותיו. כתוצאה מבדיקות אלה מוגדר הספק כ”ספק מאושר ללקוח”.
יתכנו רמות אישור שונות, החל מאפשרות רכישה מהספק ועד לביטול הצורך בבדיקת הסחורה.
ההסמכה הפשוטה ביותר מתבססת על תקנים בינלאומיים כגון ISO, FDA...

8. רכש חומרים לפי תכנית קלט: הזמנות שנוצרו ע”י מנגנון תכנון (לדוגמא MRP).
ההזמנות מוגדרות עבור ספק ברירת המחדל של הפריט.
יתכנו הזמנות נפרדות עבור פרוייקטים או יחידות ארגוניות שונות.
מהלך:
בחירת ספק עבור כל הזמנה לפי שיקולי מחיר, אמינות, זמן אספקה ושיקולים נוספים.
איחוד הזמנות וקביעת כמויות.
הוצאת הזמנה לספק.

9. הזמנת רכש כותרת הזמנה - כוללת פרטים משותפים:
ספק
תאריך הוצאה
מטבע
תנאי תשלום ואספקה
שורות הזמנה - כל שורה כוללת:
נתוני פריט
כמות
מועד אספקה נדרש
מחיר

10. מעקב הזמנת רכש
קבלה ותיעוד של אישור הספק לפרטי ההזמנה: פריטים, כמויות, מועדי אספקה ומחיר. אישור זה מהווה התחייבות מצד הספק.
המעקב מתבצע ברובו ידנית, ע”י קשר שוטף עם הספק.
כל שינוי במועד האספקה המובטח ע”י הספק מחייב הודעה לגורמים המתאימים בארגון ותיעוד.
לקראת הגעת הסחורה נדרש עדכון אנשי המחסן והיערכות לקליטתה.

11. רכש לפי דרישה מתייחס לפריטים כגון:
ציוד שוטף מתכלה (ציוד משרדי, חומרי נקיון, מזון)
ציוד יעודי (חלפים, כלים, מכשירים)
ציוד קבוע (מכונות, רכב, מחשבים)
שירותים (יעוץ, בינוי)

12. דרישה לרכש
בחלק מהארגונים קיים תהליך מסודר של יצירת דרישה לרכש וטיפול בה.
דרישה יכולה להיות שלב מקדים לבקשת הצעת מחיר או שלב לאחר שהמחיר ידוע.
דרישה מפרטת פריט, כמות ומועד אספקה נדרש.
כאשר ידוע המחיר עוברת הדרישה לאישור. מסלול האישור נקבע לפי גובה ההוצאה והשיוך ליחידה ארגונית.

13. בקשה להצעת מחיר
המטרה: קבלת פרטי מחיר מספקים שונים עבור פריט הנדרש לרכישה.
תהליך:
הוצאת בקשה לספקים
מעקב ומתן תזכורות במידת הצורך
קבלת הצעת הספק ועדכון הפרטים: מחיר מוצע ותאריכי תוקף ההצעה.
מבנה בקשה:
כותרת: ספק, תאריך, מטבע, תנאים נדרשים
שורות: פריט, כמות מבוקשת, תאריך נדרש.

14. בקשה להצעת מחיר בקשה להצעת מחיר עבור פריטים סטנדרטיים:
פריטים שנרכשו בעבר מהספק
פריטים המופיעים בקטלוג הספק
פריטים המזוהים לפי תקן בינלאומי מוכר
עבור פריטים אלה מספיק ציון מק”ט הפריט לשם זיהוי תכונותיו הדרושות.
בקשה להצעת מחיר עבור פריטים שאינם סטנדרטיים או פריטים הדורשים פיתוח.
במקרה זה צריכה הבקשה לכלול את מפרט הפריט.

15. קבלת סחורה מרכש
הגעת סחורה בתיאום עם מחסן (מידע זמין על פריטים, כמויות ומועד הגעה צפוי).
ניתובים אפשריים בקליטת הסחורה:
קבלת סחורה לאחסון במחסן.
קבלת סחורה הנכנסת מיידית לרצפת הייצור.
קבלת סחורה שאינה מנוהלת כמלאי.
רישום הקבלה ועדכון נתוני המערכת.
ביצוע בדיקות נדרשות.
קליטה פיזית.

16. קבלת סחורה מרכש: נתונים לעדכון
נתוני שורת ההזמנה:
כמות שהתקבלה
מועד קבלה
נתוני מלאי הפריט:
מלאי בפועל
אצוות ומספרים סידוריים
נתוני תכנון:
צפי קבלות
נתונים כספיים:
חשבונות לתשלום (לאחר אישור החשבונית)
ערך מלאי

17. בדיקת סחורה אופן ורמת הבדיקה תלויים במערכת היחסים עם הספק ובסוג הפריט.
לעתים מתבצעת הבדיקה לפני רישום הקבלה, כשהמלאי עדיין לא רשום במערכת, ולעתים נקלטת הסחורה כמלאי שאיננו מאושר לשימוש עד לקבלת תוצאות הבדיקה.
מלאי שאיננו מאושר יכול להרשם כמחסן נפרד או כסטטוס של המלאי.

18. סוגי בדיקה
בדיקה ויזואלית וכמותית: מטרתה לוודא שהכמות הרשומה בתעודת המשלוח אכן הגיעה ובמצב סביר.
בדיקות קבלה: מטרתן לוודא שהפריטים עומדים במפרט וראויים לשימוש. כתוצאה מהן יאושר המלאי לשימוש או יוחזר לספק.
בדיקות נוספות: מטרתן לקבוע מאפייני אצווה (במסגרת גבולות המפרט).

19. החזרה לספק
כאשר נדחתה הסחורה ע”י בדיקות הקבלה יש להחזיר את הסחורה לספק.
ההחזרה לספק יכולה להרשם על אותה שורת ההזמנה או להפתח כשורה חדשה מסוג החזר.
החזרה לספק כוללת:
עדכון רמות מלאי, נתוני רכש, נתוני תכנון ונתונים פיננסיים
תעודת החזרה, הכוללת פירוט סיבת ההחזר

20. סגירת הזמנה
להזמנת רכש ולשורת הזמנה יש בדרך כלל סטטוס, המתעדכן במהלך חייה.
שורת הזמנה יכולה להסגר אוטומטית לאחר גמר הטיפול בה.
יתכן צורך בהגדרת טולרנס לכמות.
ההזמנה תסגר לאחר סגירת כל השורות בה.

21. קבלנות משנה קבלנות משנה היא רכישת שירותי ייצור. סוגי קבלנות משנה:
קבלנות משנה מבנית: רכישת שירותי ייצור על בסיס קבוע. משמשת עבור משאבי ייצור שאינם קיימים בארגון.
קבלנות משנה מזדמנת (אד-הוק): משמשת לפתרון בעיות זמניות של חוסר בקיבולת ייצור.

22. קבלנות משנה ישויות מעורבות בקבלנות משנה: תהליך קבלנות משנה:
הוראת ייצור
הזמנת רכש
תהליך קבלנות משנה:
יצירת הוראת ייצור והזמנת רכש מול השלב המתאים בנתיב
משלוח חומרים לספק
קבלת סחורה מהספק
דיווח התקדמות הוראת ייצור
המלאי הנמצא אצל הספק נחשב מלאי בתהליך. כמו כן יתכן קיום מחסן אצל הספק, בו מוחזקים חומרים השייכים לארגון.

23. חוזי רכש
חוזי רכש מהווים התחייבות לטווח זמן ארוך יחסית מצד הארגון לרכוש כמות מוסכמת ומצד הספק לספק כמות זו.
תמורת ההתחייבות מקבל הארגון בדרך כלל מחיר מיוחד.
לחוזה רכש יכול להיות לו”ז אספקות. אספקה יכולה להתבצע ישירות למול הלו”ז או ע”י הפיכת תכנית האספקות להזמנה ועבודה מולה.

24. מכרזים
מכרז הוא תהליך רכש בו מפרסם הארגון את מפרט הפריט או השירות הדרוש לו והספקים המעוניינים מגישים הצעות.
מסמך הדרישה של הארגון נקרא בקשה להצעות (Request For Proposals). במסמך מפורטים, בנוסף לדרישות המוצר או השירות, גם תנאים ולו”ז לאספקה נדרשים.
הצעות הספקים נבחנות על פי קריטריונים של תכולת ההצעה, המחיר וטיב הספק, ועל פיהם נבחרת אחת ההצעות.

25. הסדרי רכש מיוחדים קונסיגנציה: Vendor Managed Inventory (VMI):
הסחורה אינה נרכשת מהספק אלא מועברת תמורת פקדון.
דוגמא: רשת חנויות רוכשת סחורה בקונסיגנציה. מה שלא נמכר יחזור לספק.
Vendor Managed Inventory (VMI):
הספק מנהל מלאי עבור הלקוח. הסחורה נמצאת פיזית אצל הספק ובבעלות הלקוח.

26. שיתוף מידע ספק - לקוח שיתוף בתחזיות ביקוש שיתוף במידע שוטף
המטרה: מתן אפשרות לספק להתארגן לצורך עמידה בביקוש.
"שיריון" קיבולת ייצור עבור הלקוח.
בעיות אמינות.
שיתוף במידע שוטף
שקיפות
ניגוד אינטרסים

27. Bullwhip effect

28. תכנון משותף בשרשרת אספקה
ברמת התכנון:
תכנון דרישות משותף
זימון רב-שלבי ואופטימיזציה גלובלית
איזון קיבולת
מציאת מוצרים / מקורות חלופיים
AtP גלובלי
ברמת הבקרה:
מדידה משותפת (עמידה במועדי אספקה, זמני מחזור, רמות מלאי...)
זיהוי חריגות מתכנון, מתן התראות לגורמים מתאימים.
מהם התנאים לישימות?