1. Chương 4: FORMS
Microsoft Access

2. Nội dung Tìm hiểu công dụng của form.
Tìm hiểu các dạng form và các thành phần trên form.
Làm thế nào tạo một form để hiển thị dữ liệu từ các table hay query.
Thay đổi thiết kế của form theo ý muốn.

3. Công dụng của form Nhập hoặc hiển thị dữ liệu trong database.
Bảng điều khiển (switchboard) để mở các biểu mẫu và các báo cáo khác.
Là một hộp thoại (dialog box) nhận dữ liệu nhập từ người sử dụng và thực hiện hành động dựa trên dữ liệu nhập đó.

4. Công dụng của form (t.t)
Form nhập liệu
Form điều khiển
Hộp thoại

5. Dữ liệu nguồn của form
Dữ liệu nguồn (record source) của form dùng để chỉ các field trong các table và query gắn với form.
Các phần tử đồ họa như các đường thẳng và hình chữ nhật.
Dữ liệu lấy từ các field trong dữ liệu nguồn.
Phép toán được tính từ một biểu thức và được lưu trong phần thiết kế form.
Văn bản mô tả được lưu trong phần thiết kế form.

6. Các chế độ hiển thị của một form
Chế độ Design
Chế độ Form và Datasheet

7. Các Dạng Form Thông Dụng
Columnar
Mỗi field xuất hiện trên một dòng và có một label ở bên trái field.

8. Các Dạng Form Thông Dụng (t.t)
Tabular
Các field trong mỗi record xuất hiện trên một dòng, các label được hiển thị một lần ở ngay đầu form.

9. Các Dạng Form Thông Dụng (t.t)
Datasheet
Các field trong mỗi record xuất hiện dưới dạng dòng và cột.

10. Các Dạng Form Thông Dụng (t.t)
Main – Sub
Subform là một form được chèn vào một form khác. Form chính được gọi là main form, và form bên trong form đó được gọi là subform.

11. Các Phương Pháp Tạo Form
Dùng AutoForm
Tạo một form hiển thị tất cả các field và record trong một table hay query.
Dùng FormWizard
Tạo form dựa trên một hoặc nhiều table hay query. Wizard sẽ hỏi dữ liệu nguồn, các field, dạng trình bày (layout) và định dạng cho form. Sau đó wizard tạo một form dựa trên các câu trả lời.
Dùng DesignView
Tạo một form trống và thay đổi nó trong chế độ Design để phù hợp với các yêu cầu của mình.

12. Tạo Form: Dùng AutoForm
1. Trong cửa sổ Database, click Forms trong phần Objects.
2. Click nút New trên thanh công cụ của cửa sổ Database.
3. Trong hộp thoại New Form, click chọn một trong các wizard sau:
AutoForm: Columnar
AutoForm: Tabular
AutoForm: Datasheet
4. Click chọn table hoặc query chứa dữ liệu dùng để tạo form.
5. Click OK.

13. Tạo Form: Dùng FormWizard
Tạo form main–sub
Form dạng main–sub sẽ thể hiện các field từ nhiều table hay query. Trước khi tạo form dạng main–subform ta phải thiết lập đúng quan hệ giữa các table.
1. Trong cửa sổ Database, click Forms trong phần Objects.
2. Thực hiện:
Click Create form by using wizard.
Hoặc
Click nút New trên thanh công cụ của cửa sổ Database.
Trong hộp thoại New Form, click chọn Form Wizard.
Click OK.

14. Tạo Form: Dùng FormWizard (t.t)
3. Trong hộp thoại wizard đầu tiên, chọn một table hay query để tạo form chính. Ví dụ để tạo form hiển thị các sản phẩm của mỗi loại trong subform, ta chọn table Categories (phía 1 của quan hệ 1-nhiều).
4. Double–click vào các field trong table hay query.
5. Cũng trong hộp thoại wizard này, chọn một table hay query khác. Như trong ví dụ trên, ta chọn table Products (phía nhiều của quan hệ 1-nhiều).
Lưu ý: chọn table hay query nào trước không quan trọng.

15. Tạo Form: Dùng FormWizard (t.t)

16. Tạo Form: Dùng FormWizard (t.t)
8. Double–click vào các field trong table hay query.
9. Khi click Next, nếu ta đã thiết lập quan hệ đúng trước khi bắt đầu wizard, thì wizard sẽ hỏi table hay query nào ta cần làm form chính. Trong ví dụ trên, click By Categories và đánh dấu Form With Subform(s).
10.Theo các chỉ dẫn trong các hộp thoại wizard còn lại. Khi click Finish, Access sẽ tạo hai form: một form chính (main form) và một form phụ (subform).

17. Tạo Form: Dùng FormWizard (t.t)

18. Tạo Form: Dùng FormWizard (t.t)

19. Tạo Form: Dùng FormWizard (t.t)

20. Tạo Form: Dùng FormWizard (t.t)

21. Thay đổi thiết kế của form
Có thể thay đổi form ở chế độ thiết kế theo nhiều cách:
Thay đổi table và query dùng để tạo form (record source).
Thay đổi thuộc tính của form để không cho phép người dùng thêm, xóa, hoặc thay đổi các record.
Thêm các núm Maximize và Minimize và các thành phần khác trong cửa sổ form.
Thêm, xóa, dấu hoặc thay đổi kích thước header, footer và phần chi tiết của form (các section của form).
Di chuyển, thay đổi kích thước, thay đổi font của các control.

22. Form hiển thị ở chế độ Design
Click nút View để chọn chế độ hiển thị.
Dùng thanh công cụ Formatting để thay đổi font chữ, canh văn bản, đóng khung hoặc chọn màu.
Sử dụng thước để canh chỉnh các control.
Đặt control trong phần chi tiết (detail section), hoặc một trong các phần của form.
Dùng hộp công cụ (toolbox) để thêm các control, ví dụ như label (nhãn) và text box (hộp văn bản).

23. Cửa sổ thuộc tính (property sheet)
Các thuộc tính quyết định các đặc tính của các đối tượng trong database như table, query, field, form, report.
Mỗi thành phần và mỗi control trên form đều có các thuộc tính xác định cấu trúc, hình dạng và phản ứng của nó.
Để thiết lập thuộc tính, ta dùng cửa sổ thuộc tính (click chọn đối tượng và nhấn F4).

24. Thay đổi dữ liệu nguồn (data source)
Mở form ở chế độ Design.
Double-click vào form selector (hình vuông bên trái thước) để mở cửa sổ thuộc tính (property sheet).
Nếu thêm tất cả field từ table hay query thì click vào mũi tên trong hộp thuộc tính RecordSource để chọn table hay query.
Nếu chỉ chọn một số field, hoặc chọn field từ nhiều query, click nút Build gần thuộc tính RecordSource.

25. Không cho phép thay đổi record
Mở form ở chế độ Design.
Double-click vào form selector để mở cửa sổ thuộc tính (property sheet).
Thay đổi một trong các thuộc tính sau:
Allow Edits
Allow Delections
Allow Additions

26. Thay đổi cửa sổ form Mở form ở chế độ Design.
Double-click vào form selector để mở cửa sổ thuộc tính (property sheet).
Thay đổi thanh tiêu đề:
Gõ vào tiêu đề mới trong ô thuộc tính Caption.
Dấu nút Minimize và Maximize:
Đặt thuộc tính MinMaxButtons là None.
Bỏ nút Close:
Đặt thuộc tính CloseButton là No.

27. Thêm hoặc xóa một section
Header và footer xuất hiện ở đầu và cuối của form.
Page header và footer xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang khi in.
Mở form ở chế độ Design.
Để thêm hoặc xóa phần header và footer, click Form Header/Footer trong menu View.

28. Các control trên form
Control là các đối tượng trên form dùng để hiển thị dữ liệu, thực hiện các hành động hoặc dùng để trang trí.
Microsoft Access có các loại control sau: text box, label, option group, option button, check box, list box, command button, tab control, image control, line, rectangle, and ActiveX custom controls. Tất cả các control đều được đặt trong hộp công cụ (toolbox) và được hiển thị ở chế độ Design.

29. Các control trên form (t.t)
Có 3 kiểu control: bound, unbound và calculated:
Bound control: được gắn với một field trong table hoặc query dùng làm dữ liệu nguồn. Các bound control dùng để hiển thị, nhập hoặc cập nhật các giá trị của các field trong database.
Unbound control: không có dữ liệu nguồn, dùng để hiển thị thông tin mô tả, các đường thẳng, hình chữ nhật và các hình ảnh.
Calculated control: là một biểu thức, dùng dữ liệu từ một field trong table hoặc query, hoặc từ một control khác trên form.

30. Các control trên form (t.t)
Bound control lấy dữ liệu từ field ProductName và field UnitPrice trong table Products.
Control tính toán dùng biểu thức sau: =[UnitPrice]*.75. Ta gõ biểu thức trong hộp thuộc tính ControlSource.
Unbound control là hình chữ nhật và label không có dữ liệu nguồn.

31. Text Box
Text box được dùng trên form để hiển thị dữ liệu từ dữ liệu nguồn (record source). Loại text box này được gọi là bound text box, bởi vì nó được gắn kết với dữ liệu trong một field. Text box cũng có thể là unbound. Ví dụ, ta tạo một unbound text box để hiển thị kết quả của một phép tính hoặc nhận dữ liệu nhập từ người sử dụng. Dữ liệu trong unbound text box không được lưu ở bất kỳ nơi nào.
Các bound text box này hiển thị dữ liệu từ field ProductName và UnitPrice trong table Products.
Unbound text box này hiển thị kết quả của một phép tính toán.

32. Label
Dùng để hiển thị các chuỗi mô tả như các tiêu đề, nhãn, hoặc các chỉ dẫn ngắn. Label không hiển thị dữ liệu từ các field hoặc biểu thức, nó luôn là “unbound” và không thay đổi khi ta di chuyển từ record này sang record khác.
Label có thể đứng riêng một mình hoặc gắn chung với một control khác, như text box.

33. ListBox và ComboBox Dùng để lựa chọn một giá trị từ một danh sách.
List Box: gồm nhiều dòng dữ liệu, có một hoặc nhiều cột.
Combo Box: kết hợp của Text Box và List Box.

34. Command Button
Command button là nút lệnh cho phép thực hiện hành động bằng cách click vào nó. Khi ta chọn một nút nó sẽ thực hiện một hành động thích hợp.
Các nút command trên form dùng để bắt đầu một hành động hoặc một tập hợp các hành động. Ví dụ, ta có thể tạo một nút command để mở một form khác. Muốn tạo một nút command để làm một việc gì đó trên form, ta viết một macro hoặc một thủ tục biến cố (event procedure) và gắn nó vào thuộc tính OnClick của nút. Ta có thể hiển thị text hoặc hình ảnh trên một nút command trên form.

35. CheckBox
Check Box được dùng để hiển thị các giá trị Yes/No từ dữ liệu nguồn. Ví dụ, check box sau được gắn với field Discontinued trong table Products. Kiểu dữ liệu của field Discontinued là Yes/No. Nếu trong check box được đánh dấu, thì giá trị là Yes, ngược lại là No.
Check Box này được gắn với field Discontinued trong table Products.

36. Option Button
Option button được dùng trên form để hiển thị một giá trị Yes/No từ dữ liệu nguồn.
Option button này được gắn với field Discontinued trong table Products. Giá trị trong field là Yes.

37. Toggle Button
Toggle button dùng để hiển thị giá trị Yes/No từ dữ liệu nguồn. Khi nút được nhấn chìm, giá trị là Yes, khi nút được thả nổi, giá trị là No.

38. Option Group
Option Group hiển thị tập các chọn lựa, giúp cho việc lựa chọn một giá trị dễ dàng hơn. Khi click, chỉ có một option trong option group được chọn. Nếu muốn thể hiện nhiều chọn lựa hơn thì dùng list box hoặc combo box.
Một Option Group gồm một khung (frame) và tập hợc các check box, option button hoặc toggle button.

39. Tạo Text Box Tạo bound text box
Trước khi tạo một bound control, phải kiểm tra form đã được gắn với dữ liệu nguồn chưa.
1. Mở form ở chế độ Design.
2. Nếu danh sách field chưa hiển thị, click Field List trên thanh công cụ.
3. Click Text Box trong hộp công cụ.
4. Kéo rê field từ danh sách field và đặt nó trên form.
5. Điều chỉnh lại kích thước của text box để nó có thể hiển thị dữ liệu.
6. Thay đổi nhãn nếu cần.
7. Chuyển sang chế độ Form để kiểm tra lại control.

40. Tạo Text Box (t.t) Tạo một unbound text box Tạo một text box tính toán
1. Mở form ở chế độ Design.
2. Click công cụ Text Box trong hộp công cụ.
3. Click vào nơi cần đặt text box trên form, hoặc kéo rê để tạo một text box có kích thước theo ý muốn.
Tạo một text box tính toán
3. Trong phần chi tiết, click vào nơi cần đặt text box.
4. Đặt điểm nháy trong text box và gõ vào biểu thức tính toán.

41. Tạo Label
Nếu muốn tạo một label gắn với một control, thì ta tạo control đó, MS Acess sẽ tự động gắn một label vào control khi ta tạo nó.
Thực hiện các bước sau để tạo một label riêng (stand-alone).
1. Mở form ở chế độ Design.
2. Click công cụ Label trong hộp công cụ.
3. Click vào nơi cần đặt label trên form và gõ chuỗi ký tự vào label.

42. Tạo check box, toggle button, option button
Tạo bound check box, toggle button, hoặc option button
1. Mở form ở chế độ Design.
2. Click công cụ thích hợp trong hộp công cụ.
3. Nếu danh sách field chưa hiển thị, click Field List trên thanh công cụ.
4. Click field thích hợp trong danh sách field, và kéo rê nó vào form.
5. Thay đổi chuỗi ký tự trong label nếu cần.
6. Chuyển sang chế độ hiển thị Form để kiểm tra control.
Tạo unbound check box, toggle button, hoặc option button
3. Click vào nơi cần đặt control trên form.

43. Tạo Option Group Tạo một option group bằng cách dùng wizard
1. Mở form ở chế độ Design.
2. Click Control Wizards trong hộp công cụ nếu nó chưa được chọn.
3. Trong hộp công cụ, click Option Group .
4. Click và nơi cần đặt option group trên form.
5. Theo các chỉ dẫn trong các hộp thoại wizard. Trong hộp thoại cuối cùng, click Finish để hiển thị option group trong chế độ Design.

44. Tạo Option Group (t.t) Tạo option group không dùng wizard
1. Mở form ở chế độ Design.
2. Click Control Wizards trong hộp công cụ (nếu nó được nhấn chìm) để tắt wizard.
3. Click Option Group trong hộp công cụ.
4. Để tạo một option group là unbound, click vào nơi cần đặt group. Để tạo một option group là một bound, click Field List trên thanh công cụ để hiển thị danh sách field, và kéo chọn field thích hợp từ danh sách field và thả vào form.
5. Trong hộp công cụ trên form, click Check Box , Option Button , hoặc Toggle Button .

45. Tạo Option Group (t.t)
6. Click vào bên trong khung của group để đặt check box, option button, hoặc toggle button.
7. Click chọn control, click Properties trên thanh công cụ, và thay đổi thuộc tính OptionValue nếu cần thiết. Khi ta thêm control đầu tiên vào option group trên form, Access thiết lập thuộc tính OptionValue của nó là 1.
Nếu option group được gắn với dữ liệu (bound), giá trị của thuộc tính OptionValue hoặc Value của control là giá trị mà Access lưu trong table nguồn khi ta click vào control đó.
8. Lặp lại các bước từ 5 đến 7 cho mỗi control mà ta thêm vào option group. Trên form, Access đặt thuộc tính OptionValue cho control thứ hai là 2, thứ ba là 3, và cứ tiếp tục.

46. Tạo Combo Box Tạo combo box bằng cách dùng wizard
Mở form ở chế độ Design.
Nhấn chìm Control Wizards trong hộp công cụ (toolbox).
Click công cụ Combo Box trong hộp công cụ.
Click vào nơi cần đặt combo box trên form. Các hộp thoại wizard xuất hiện. Thực hiện theo các hướng dẫn trong các hộp thoại wizard.

47. Tạo Combo Box (t.t)

48. Tạo Combo Box (t.t)

49. Tạo Combo Box (t.t)

50. Tạo Combo Box (t.t)

51. Tạo Combo Box (t.t)

52. Tạo Combo Box (t.t)

53. Tạo Command Button Tạo command button dùng wizard
Mở form ở chế độ Design.
Nhấn chìm Control Wizards trên hộp công cụ.
Click Command Button trong hộp công cụ.
Click vào nơi cần đặt command button trên form.
Thực hiện theo các chỉ dẫn trong các hộp thoại wizard. Trong hộp thoại sau cùng, click nút Finish.

54. Tạo Command Button (t.t)

55. Tạo Command Button (t.t)

56. Tạo Command Button (t.t)

57. Tạo Command Button (t.t)
Tạo command button không dùng wizard
Mở form ở chế độ Design.
Nút Control Wizards ở trạng thái nổi (tắt wizard).
Click Command Button trên hộp công cụ.
Click vào nơi cần đặt command button trên form.
Click chọn command button và mở cửa sổ Properties.
Trong hộp thuộc tính OnClick, chọn tên của macro hoặc event procedure cần thực hiện khi button được click.
Gõ tên của command button trong hộp thuộc tính Caption.

58. Thay đổi các control
Kích thước: dùng con trỏ hoặc thay đổi kích thước của một control dựa vào chiều cao và chiều rộng của một control khác. Ở chế độ Design, ta dùng thước để thay đổi kích thước control.
Tô màu và các hiệu ứng đặc biệt: có thể thay đổi màu của control hoặc làm cho nó trong suốt (transparent). Có thể dùng các hiệu ứng đặc biệt để làm cho control nổi bật lên.
Kẻ khung: có thể chọn màu và độ rộng của đường kẻ khung cho control.
Dạng văn bản: chọn font và cỡ chữ cho văn bản trong control, làm cho nó in đậm, nghiêng, hoặc gạch dưới.
Vị trí: có thể di chuyển control hoặc canh chỉnh nó tương ứng với control khác.
Ta có thể thay đổi thuộc tính của một nhóm control cùng kiểu hoặc khác kiểu. Nếu chọn các control khác kiểu, Access chỉ trình bày các thuộc tính giống nhau trong cửa sổ thuộc tính. Khi ta thay đổi thuộc tính, thì sự thay đổi này sẽ áp dụng cho tất cả các control được chọn.

59. Thay đổi các control (t.t)
Chọn Control
1. Mở form ở chể độ Design.
2. Thực hiện:
Để chọn một control, click vào bất kỳ nơi nào trong control đó.
Để chọn các control nằm kế nhau, click vào một điểm bất kỳ bên ngoài một control và kéo rê thành một hình chữ nhật bao phủ các control còn lại.
Để chọn các control không nẳm kế nhau, giữ phíp SHIFT và click vào mỗi control muốn chọn.
3. Nếu muốn hủy bỏ việc chọn một hoặc nhiều control từ trong nhóm đã chọn, nhấn chìm phím SHIFT và click và control cần hủy bỏ việc chọn.
Lưu ý: Nếu click vào một control đã được chọn, điểm nháy xuất hiện trong control đó và ta có thể gõ vào văn bản hoặc thay đổi văn bản. Để chọn lại control, click vào bên ngoài nó, và sau đó click control lần nữa.

60. Thay đổi các control (t.t)
Canh biên (align) các control với nhau
1. Mở form ở chế độ Design.
2. Để chọn các control cần canh biên, giữ phím SHIFT và click vào mỗi control, hoặc click công cụ Select Objects trong hộp công cụ và sau đó kéo rê thành một hình chữ nhật bao phủ các control.
3. Trong menu Format, trỏ đến lệnh Align, và click một trong các lệnh:
Left: canh cạnh trái của các control với cạnh trái của control nằm bên trái nhất.
Right: canh cạnh phải của các control với cạnh phải của control nằm bên phải nhất.
Top: canh cạnh trên của các control với cạnh trên của control nằm trên cao nhất.
Bottom: canh cạnh dưới của các control với cạnh dưới của control nằm thấp nhất.