1. הכנת דרישות מרצה : שם טוב יגאל כל הזכויות שמורות © למשה אמון .
הכנת דרישות מרצה : שם טוב יגאל כל הזכויות שמורות © למשה אמון .

2. דרישות הרכש
המסמך הראשון המתקבל ברכש כתוצאה מתכנון "הצורך" הינה הדרישה המהווה מסמך מקור לכל דבר.
בטרם נפעל להפקת בקשות להצעה, צריך לבחון במלאי הארגון האם הטובין המבוקש לא נמצא במלאים העודפים של הארגון.
במידה והתשובה תהיה שלילית אזי יש לפעול להשגת הטובין או השרות המבוקש.

3. כדי שניתן יהיה להשיג הטובין המבוקש ראשית נבדוק תהליכים פנים ארגונים האמורים להגדיר את: (1) מהות הטובין – שם ושם משפחה, ת.ז.,פרטים מזהים. (2) כמות נדרשת. (3) מועד הספקה נדרש. (4) טיב מבוקש. (5) מחיר יעד – הינו תהליך פנימי(להגדרת היקף הקניה).
למעשה מכאן נבחן את הדרישה והמסמכים שמלווים אותה.

4. הכנת הדרישה מתקבלת משלבים של עיבוד מקורות המידע של הארגון.
הבסיס למקורות אלה הוא אוסף רשימות החלקים או עץ המוצר (נפרט בהמשך), שאותם נעבד :
1 – מהזמנת לקוח ותרגומן לת"ע ולפקודת רכש.
2 – מתחזיות של מכירות המתורגמות לת"ע ולפקודות
רכש. 3 – מתוכניות העבודה – פק"ע נגזור את הצורך
במשאבים לצורכי הייצור או השרות – מפקודות הרכש נגזור את הצורך ברכישות, על פי
הדרישות המתקבלות ברכש.

5. המסמכים המופקים מעיבוד הנתונים המתואמים יופקו מהמסמכים הבאים: א – דרישות צורכי פיתוח המגדירות פריטים
באופן פרטני; בשלב זה ללא חיבור וקשר בין הפריטים
המבוקשים, לסוג דרישות זה נקרא "דרישות
חומר לפיתוח". ב – רשימה בסיסית של פריטים שאוחדו תוך כדי פיתוח המוצר עד ליצירתו של אב טיפוס של המוצר, דרישה זו נקראת "רשימת
פריטים קדם ייצור" (A.C.P.L.= Advance Catalog Part List).

6. ג – מבנה המגדיר מוצר מוגמר ומכיל את כל
הנתונים אודות המוצר המפרט את כל
הקשרים במוצר עצמו, למבנה זה נקרא "עץ
המוצר" – BOM= Bill Of Material
שלושת השלבים שהוגדרו לעיל, דרישות חומר לפיתוח, רשימת פריטים קדם ייצור ועץ המוצר, אינם סטטיים וחלים בהם שינויים תוך כדי פיתוח וייצור ובמשך חיי המוצר. השינויים החלים בעץ המוצר חייבים ברישום והודעה וזאת להלן.

7. שתי הדרישות הראשונות מלקטות אוסף מקרי של פריטים, לכן כל שינוי או תוספת יעשו על בסיס דרישות חדשות, ואילו עדכון השינויים בנתונים יעשה ע"י אנשי הפיתוח ו/או אנשי הנדסת הייצור בארגון.
עץ המוצר שהינו מוצר מוגמר (קרי; חבילה סגורה של קשרים ופריטים), מחייב טיפול שונה מהאמור לגבי הדרישות הקודמות.
תהליך העדכון בעץ המוצר נעשה בשני אופנים עיקריים:

8. הוראת שינוי הנדסי, קרי; E. C. O או E. C
הוראת שינוי הנדסי, קרי; E.C.O או E.C.N (Engineering Change Order or Notice), שבא להגדיר שינויים על פי: (1) הכנסת פריט חדש או חליפי למוצר לאחר גמר המלאי הקיים. (2) הכנסת פריט חדש או חליפי למוצר החל ממספר סידורי בקו הייצור. (3) ביצוע תיקון קוסמטי או עדכון מסמכים.
(4) החלטה לשדרוג המוצר או הכנסת טכנולוגיה
חדשה.

9. הוראת שינוי הנדסי בשדה, קרי; F. C. O. או F. C. N
הוראת שינוי הנדסי בשדה, קרי; F.C.O. או F.C.N. (Field Change Order or Notice). הוראה זו באה להגדיר, קודם כל עצירת כל הייצור של המוצר, להפיק הודעת אזהרה ללקוח/ות לגבי המוצרים שנמצאים ברשותם או בשימושם, להפסיק או לעצור כל פעילות.
הוראת העצירה היא יסודית (קרדינאלית) המחייבת שינוי חשוב, המהווה פגם מולד של המוצר, מכאן שנדרשת הערכות מצד הרכש למענה דחוף, בהתחשב שמדובר בתהליך שכל ההנהלה הבכירה בארגון מעורה בו.

10. התהליכים המלווים את הפקת הדרישה
תהליך הפקת הדרישה מתבצע כתוצאה מהרצת תוכנית התד"ח (תכנון דרישות חומר) או בשמה הלועזי MRP I (Material Requirement Planning), הרצת התוכנית למעשה מספקת לנו את סה"כ הקניה המבוקשת בטרם הפחתנו את המלאים הקיימים בארגון.
תהליך זה מוגדר כדרישות גרוס Gross (סה"כ הברוטו הדרוש להספקת המוצר או השרות ללקוח).
התהליך הבא הוא לאחר הפחתת המלאים הקיימים והוא מוגדר כ – Net וזה סה"כ הרכש הדרוש ולמעשה "הצורך".

11. שלבי הביצוע להגדרת הצורך לרכישה.
תוכנית עבודה: הלקוחה מהזמנת לקוח או מתחזית מכירה. (כפול עץ המוצר)
עץ מוצר: מעודכן במהדורה האחרונה הכוללת את כל השינויים הנובעים משינויים הנדסיים. (מהתוצאה המתקבלת כ – גרוס טרם נפחית את המלאים)
מלאי בתהליך: מלאי שנמצא בשלבים שונים של ייצור (עבודה, חומרי גלם ותקורה ישירה) וניתן לקחתם בחשבון כמלאי חופשי. מלאי עודף: מלאי שנרכש מהכרח לרכוש מינימום כמות או הזמנה, או שנוצר כתוצאה משינויים הנדסיים.
הזמנות פתוחות: שהופקו בטרם נעשתה הרצאת התד"ח, הזמנות אלה נוצרות לפריטים שמועד הספקתם ארוך, = LLI – Long Lead Items .
מלאי מחסן חופשי: הנוצר משחרור יתרות מפרויקטים או כפי שצוין לעיל ב מלאי עודף כרכישות הכרח.

12. המשך אם נעיין באמור לעיל נמצא שהתהליך מורכב מ:
"צורך" = ( ) – (2 x 1) או
NET = ( מלאי זמין ) – GROSS
עד כאן התהליך המסודר והמבוקר אבל קיימים גורמים נוספים שיוצרים לנו דרישות והן לא כתוצאה מהצורך כי אם מהאילוצים.

13. הגורמים הנוספים להפקת דרישות
דרישות כתוצאה מבלאי או אובדן בייצור,
אובדן במשלוח והחלטה לרכוש שנית,
דחית המשלוח בגלל סיבות של איכות,
דרישות להשיג טכנולוגיה משלימה מחוץ לארגון, ועוד.
דרישות הנובעות מ – ECO/N או מ – FCO/N.
דרישות לצורכי אחזקה בהתאם לצורכי אנשי האחזקה.

14. בשלב זה התעלמנו מכל התהליכים האדמיניסטרטיביים כגון; הגדרת מסגרת תקציבית, חתימת מורשי החתימה המאשרים דרישה להצטיידות ועוד.
כאשר מגדירים "צורך" בארגון צריך שתהיה ערנות לעצם הרכישה מכוון שיתכן ולא ניתן יהיה להשיג את המוצר בדרך "חוקית ו/או לגיטימית" וזאת ממספר סיבות הקושרות אותנו לרכש הגלובלי ולמגבלות שמדינות מעמידות למניעת בריחה של "תשומות אסטרטגיות" מארצן.

15. תהליכי הרכישה
תחילתו של תהליך הרכש היינו ביצירת "גירוי" אצל הספקים ע"י שליחת בקשות להצעה (RFQ), צעד זה מוגדר כ: S.O.P. (Steps Of Purchasing ) ולמעשה אלה הם הצעדים הראשונים של תהליכי הרכש בפועל.
תהליך זה טומן בחובו גם התחייבויות עתידיות שנושאות עימן השלכות משפטיות וכספיות.
בטרם נצא בבקשות להצעות, נבחן את הדרישות שברשותנו, מבחן זה נחוץ למניעת אי התאמות או שגיאות קולמוס, מצד מפיקי הדרישות או בתוכנית העבודה.

16. במבחן הדרישות נבדוק:
הבנת מהות הדרישה ותוכנה ( תאור הפריט המוצר, מק"ט הארגון והספק, תאימות בין תאור פריט לבין מק"ט, דרישות איכות, ועוד.)
הימצאותו של הספק ברשימת הספקים המאושרים של הארגון (מאגר ספקים מאושרים) או של הלקוח (ספק מוכתב).
התנהגות השווקים לפריט/מוצר לצורך מבחן המחיר ומועד ההספקה.
נתונים נלווים לתוכן הדרישה, כמות, מועד הספקה נדרש, מחיר יעד ו/או תקציב, מפרט אחרון מעודכן, יח' מידה תואמת קניה.

17. המשך מבחן הדרישה
התאמה בין נתוני הדרישה לבין מאגר המידע המצטבר של הרכש או הצעות מחיר קודמות רלוונטיות.
לאחר הפקת הצעות (RFQ) ועד לקבלת המשוב מהספקים, על הרכש להכין כלי נוסף לצורך מבחן ההצעות שתתקבלנה מהספקים בטרם נעבור לבחירת הספקים. ננסה לאבחן ולאתר ספקים.
תהליך זה איננו מהקלים שבתהליכי הרכש בהתחשב שקיימים גורמים רבים עם אינטרסים אישיים או סביבתיים המשפיעים על ההחלטות.