1. in osnove programa Microsoft Access
Podatkovne baze
in osnove programa Microsoft Access
2. del: poizvedbe

2. Poizvedbe
Glavni način uporabe poizvedbe (querry) je za pridobivanje različnih informacij iz podatkov, pri čemer pridejo v poštev le podatki, ki izpolnjujejo dane kriterije.
Na poizvedbo lahko gledamo kot na podatkovno sito. Neželeni podatki padejo skozi luknje sita, ostanejo pa le podatki, ki nas zanimajo.
Poizvedbe lahko delamo na eni ali več tabelah.
Narejene poizvedbe lahko shranimo za ponovno uporabo ali za izdelavo novih poizvedb na osnovi obstoječih.
Poleg tega lahko uporabljamo poizvedbe tudi za:
računanje različnih statistik iz podatkov,
brisanje vrstic, ki izpolnjujejo kriterije,
spreminjanje podatkov, ki izpolnjujejo kriterije,
kreiranje nove tabele s podatki, ki izpolnjujejo kriterije.
Podatkovne baze

3. Poganjanje in načrtovanje poizvedb
Seznam poizvedb je zapisan na kartici Poizvedbe glavnega okna zbirke podatkov.
Nove poizvedbe načrtujemo s pomočjo ukaza Novo. Na izbiro imamo ročno načrtovanje poizvedbe v poizvedbenem oknu (Ustvari poizvedbo v pogledu Načrt) ter nekaj čarovnikov za izdelavo posebnih vrst poizvedb.
Z ukazom Načrt lahko v poizvedbenem oknu preoblikujemo že obstoječo poizvedbo, z ukazom Odpri pa si ogledamo rezultate poizvedbe v obliki preglednice.
Podatkovne baze

4. Poizvedbeno okno
V zgornjem delu je prikaz tabel in poizvedb, ki jih potrebujemo, skupaj z medsebojnimi povezavami. Pred sestavljanjem nove poizvedbe nas program vpraša, katere tabele in poizvedbe želimo uporabljati, dodatne tabele ali poizvedbe pa lahko dodamo tudi kasneje z ukazom Poizvedba|Pokaži tabelo...
V spodnjem delu določamo, katera polja in v kakšnem vrstnem redu bi radi imeli v poizvedbi. Polje iz tabele iz zgornjega dela poizvedb enega okna dodamo v spodnjo razpredelnico z dvojnim klikom ali pa z vlečenjem.
Poizvedbo izvršimo z ukazom Poizvedba|Zaženi, rezultati pa se pojavijo v obliki preglednice. Vsako poizvedbo lahko tudi poimenujemo in shranimo.
Podatkovne baze

5. Polja v poizvedbenem oknu
Vsakemu polju poizvedbe lahko v poizvedbeni razpredelnici postavimo še nekaj lastnosti:
Pokaži: ali želimo to polje videti v rezultatu poizvedbe
Razvrsti: način urejanja zapisov (če so naj bodo urejeni po tem stolpcu).
Kadar urejamo po več poljih hkrati, je pomemben vrstni red teh polj, saj program po več poljih ureja vedno od leve proti desni.
Pogoj, ali (pa tudi naslednje neimenovane vrstice): za vsako polje omejimo vrednosti, ki nas zanimajo.
Podatkovne baze

6. Kriterij
Kot kriterij lahko vpišemo poljuben izraz, najpogosteje pa uporabljamo eno od naslednjih oblik, kjer znak # predstavlja poljubno konstantno vrednost (število, niz, datum, …), ## pa poljuben izraz:
# enako #
< # manjše od #
> # večje od #
<= # manjše ali enako kot #
>= # večje ali enako kot #
<> # različno od #
Between # And # med # in #
Like # ustreza regularnemu izrazu (nizu) #
Not ## negacija izraza ##
## Or ## ## ali ##
## And ## ## in ##
Podatkovne baze

7. Združevanje kriterijev
Če več kriterijev za posamezna polja zapišemo v isto vrstico poizvedbene razpredelnice, bo poizvedba vrnila samo tiste zapise, ki ustrezajo vsem naštetim kriterijem.
Če pa jih zapišemo v več vrstic (lahko tudi po več v eno vrstico), bo poizvedba vrnila tiste zapise, ki ustrezajo kriterijem v vsaj eni vrstici.
Podatkovne baze

8. Urejanje rezultatov
V tabelo, ki se nam prikaže kot rezultat poizvedbe lahko vnašamo nove vrednosti in popravljamo obstoječe zapise.
Polja, ki jih ni v poizvedbi, ostanejo prazna oz. zavzamejo privzete vrednosti. Če je prazno polje v tabeli označeno za potrebno, potem zapisov v rezultat poizvedbe ne moremo vnašati.
Podatkovne baze

9. Seštevalne poizvedbe
Če uporabimo Pogled|skupaj, se nam v poizvedbenem oknu spodaj pokaže še vrstica Skupaj. Tu lahko izberemo, kako želimo sešteti podatke.
Vrstice, po katerih ne seštevamo temveč grupiramo, morajo imeti v vrstici Skupaj označeno Zruži po.
Možne funkcije v vrstici Skupaj so:
Vsota: vsota vseh vrednosti v skupini
Povprečje: povprečna vrednost
Min, Maks: najmanjša in največja vrednost
Štetje: število zapisov
StdOdk: standardna deviacija
Var: varianca
Prvi, Zadnji: prvi in zadnji zapis v skupini
Podatkovne baze

10. Brisalna poizvedba
Če izberemo Poizvedba | Poizvedba za brisanje, potem lahko zbrišemo zapise, ki ustrezajo pogojem.
Zapis, ki ga brišemo, označimo z Brisanje:Iz, za polje pa izberemo *
Pri ostalih poljih, kjer opisujemo kriterije, pustimo Brisanje:Kjer
Vedno se splača najprej narediti izbiralno poizvedbo, da vidimo rezultat in šele nato pognati brisanje. Lahko tudi le pogledamo rezultat poizvedbe v načinu preglednice, saj vidimo le ustrezna polja, nič pa se ne zbriše.
Podatkovne baze

11. Poizvedba, ki naredi novo tabelo
S poizvedbo lahko naredimo novo tabelo iz rezultatov poizvedbe.
Vse kar je potrebno je navadno izbiralno poizvedbo spremeniti v Poizvedba|Poizvedba za izdelavo tabele in izbrati ime nove tabele.
Če tabela z izbranim imenom že obstaja, jo program najprej zbriše in nato ustvari novo z rezultati poizvedbe.
Podatkovne baze

12. Spreminjanje podatkov s poizvedbo
S poizvedbo lahko spreminjamo podatke.
Izbrati moramo Poizvedba|Poizvedba za posodabljanje.
Pojavi se nova vrstica Posodobi na kamor za vsako polje, ki mu želimo spremeniti vrednost, vpišemo novo vrednost.
Novo vrednost lahko izračunamo.
Podatkovne baze

13. Poizvedba s parametrom
Če v kriteriju uporabimo ime spremenljivke med oglatimi oklepaji, potem bo pred izvajanjem poizvedbe program vprašal za njeno vrednost.
Na ta način lahko naredimo poizvedbe, kjer mora uporabnik vnesti še vrednosti parametrov, ki določajo poizvedbo.
Podatkovne baze

14. Zahtevni filtri s poizvedbo
S pomočjo poizvedbe lahko sestavimo zapletene filtre.
Če izberemo Zapisi|Filter|Dodatni Filter/Razvrščanje, lahko sestavimo zapletenejše filtre.
Podatkovne baze