Download presentation
Presentation is loading. Please wait.
1
Accounting Information Systems
بنام خداوند مهربان Accounting Information Systems موضوع :توسعه و اجرای اثربخش سیستم های اطلاعاتی حسابداری استاد گرامی : دکتر نیلوفر میر سپاسی ارائه دهنده: سمیرا مرادی دانشگاه ازاد واحد اسلامشهر
2
رئوس مطالب چرخه عمر توسعه سیستم برنامه ریزی سیستم تجزیه و تحلیل سیستم طراحی سیستم اجرا ، پیگیری و تعمیر و نگهداری
3
مقدمه حکومت IT، به عنوان بخشی از ماموریت ها، اهداف ، سیاست ها و روش های کلی سازمان، فرآیندی برای اطمینان از آن است که IT بطور موثر ، با کارایی بالا و به صورت استراتژیک استفاده شود . یک راه حل جامع در استراتژی فناوری اطلاعات ، نیاز به مطالعه دقیق سیستم و اولویت بندی توسعه ی سیستم های اطلاعاتی مختلف، از جمله سیستم عامل ها و برنامه های کاربردی، مانند سیستم های اطلاعاتی حسابداری می باشد. مطالعه سیستم فقط نباید توسط سیستم های عمومی اجرا شود. توسعه موثر در استراتژی سیستم های اطلاعاتی ، کار برنامه نویسان سیستم ، تحلیل گران، طراحان، کاربران و مدیران می باشد . حسابداران، به عنوان حسابرسان و استفاده کنندگان اصلی اطلاعات ، باید با تمام مطالعات IT ، به ویژه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، آشنا باشند.
4
1) چرخه عمر توسعه سیستم مطالعه AIS کاری دشواری است . مطالعه سیستم ها با یک تحقیق رسمی از سیستم اطلاعات موجود آغاز می شود. سوالی که در این قسمت مطرح می شود این است که در واقع چه کسی یک سیستم را مطالعه می کند؟ این از شرکتی به شرکت دیگر و همچنین در میان پروژه های مختلف، متفاوت است. بسیاری از سازمان های بزرگ اشخاص حرفه ای داخل سازمانی برای انجام این کار دارند. در حالی که، سازمان های کوچکتر با تخصص فنی محدودتر، بیشتر محتمل به استخدام یک تیم از مشاوران خارجی برای انجام این کار هستند .
5
چهار مرحله در چرخه عمر توسعه سیستم
1)برنامه ریزی و تحقیق : این مرحله شامل انجام یک تحقیق مقدماتی از سیستم های موجود، سازماندهی سیستم های تیم مطالعه و توسعه استراتژیک برنامه ریزی ها برای باقی مانده این مطالعه ، می باشد. 2) تجزیه و تحلیل : این مرحله شامل تجزیه و تحلیل سیستم فعلی شرکت به منظور شناسایی نیازهای اطلاعاتی و نقاط قوت و ضعف سیستم موجود است. 3) طراحی : در این مرحله، یک سازمان تغییراتی را طراحی می کند که باعث حذف )یا به حداقل رساندن( نقاط ضعف سیستم فعلی می شود ، در حالی که نقاط قوت خود را حفظ کند. 4) اجرا، پیگیری، تعمیر و نگهداری : این مرحله شامل به دست آوردن منابعی برای سیستم جدید و همچنین آموزش کارکنان جدید و یا کارمندان موجود برای استفاده از آن است. شرکت پیگیری را برای تعیین اینکه آیا سیستم جدید موفق است و همچنین برای شناسایی هر گونه مشکلات جدید با آن ، انجام می دهد. در نهایت ، کسب و کار باید از سیستم پشتیبانی کند، یعنی نقص های جزئی را اصلاح کند و درمواقعی که نیاز باشد سیستم را بروز رسانی کند. این چهار مرحله، چرخه عمر سیستم توسعه (SDLC) (system development life cycle ) از یک سیستم اطلاعاتی کسب و کار می باشند.
6
شکل 13-1چرخه عمر سیستم توسعه از سیستم اطلاعاتی کسب و کار
عملکرد سیستم به صورت روزانه تحقیق مقدماتی تجزیه و تحلیل سیستم برای تعیین علت یا علل مشکلات طراحی تجدید نظر سیستم برای از بین بردن مشکلات پیاده سازی و بهره برداری اولیه از این سیستم تجدیدنظر شده پیگیری مطالعات برای تعیین اینکه آیا سیستم جدید طراحی شده بطور موثر عمل می کند شکل محدوده چرخه عمر زمانی که در طی آن سیستم یک شرکت به طور عادی عمل می کند و پس از آن به عنوان یک نتیجه از بعضی از مشکلات مورد تجدید نظر قرار می گیرد را نشان می دهد. هر بار که یک سیستم مجددا مورد تجدید نظر قرار می گیرد و بر فعالیت های عملیاتی روزانه شرکت غلبه می کند ، چرخه عمر جدید آغاز می شود.
7
مطالعه سیستم و سیستم های اطلاعاتی حسابداری:
مطالعه یک سیستم در پرتفوی اعمال شده شرکت ، در مجموعه IT قابل مشاهده است. این پرتفوی ممکن است شامل یک سیستم سازمانی، همراه با دیگر سیستم های اطلاعاتی تخصصی، و یا ممکن است شامل بسیاری از سیستم های جداگانه برای مناطق عملکردی مانند حسابداری، بازاریابی، و منابع انسانی باشد. سیستم های اطلاعاتی حسابداری (AIS) ازاهداف اولیه برای مطالعه سیستم هستند.اما به طور کلی، یک مطالعه سیستم به معنای بیش از فقط جایگزینی و یا تغییر سیستم های اطلاعاتی موجود است. به طور معمول، تغییر سیستم اطلاعات همچنین بر جریان کار، جمع آوری داده ها و ثبت وظایف ، مسئولیت ها ی کارمند ، و حتی راه پاداش مدیران سازمان خود ، تاثیر دارد. بنابراین، یکی از دلایل چرایی سازماندهی انجام سیستم های مطالعاتی این است که این مطالعات بیشتر وظیفه مهندسی مجدد یک یا تعداد بیشتری از سیستم های مرکزی خود را برعهده بگیرد.
8
برنامه ریزی برای موفقیت
2) برنامه ریزی سیستم : اولین مرحله از مطالعه سیستم شامل برنامه ریزی سیستم ها و تحقیقات اولیه است. برنامه ریزی برای موفقیت در سازمان های بزرگ، طراحی مجدد سیستم یا توسعه سیستم جدید ، به طور معمول می تواند دارای اشتباهاتی باشد که میلیون ها دلار هزینه برای شرکت داشته باشد . در سازمان های کوچک، اشتباهات بزرگ می تواند فاجعه بار باشد، طوری شرکت ورشکسته شود. هنگامی که سازمان برنامه ریزی دقیقی انجام نمی دهند چه اتفاق دیگری می تواند رخ دهد؟
9
دیدگاه گسترده در مطالعه سیستم :
هنگامی که مطالعه یک سیستم اجرا می شود ، شرکا باید از یک رویکرد سیستمی استفاده کنند . این رویکرد مطالعه سیستم با ماموریت سازمان و اهداف برنامه ریزی استراتژیک آنها، در یک راستا قرار دارند. به عنوان مثال، اگر یک شرکت در نظر دارد خطوط تولیدی که برای شرکت سودی ندارد را قطع کند ، در سیستم های IT جدید نیاز به منعکس کردن این برنامه ها وجود دارد.
10
تیم مطالعه و کمیته راهبری :
استفاده از یک تیم مطالعه میان رشته ای برای یک دیدگاه وسیع به هنگام اجرای مطالعه یک سیستم لازم است. از آنجا که اکثر حرفه ای ها در حسابداری و کامپیوتر متخصص هستند ، بعید است که هر یک یا دو نفر در زمینه های گسترده ای تجربه لازم را برای درک و تغییر AIS داشته باشند. به همین دلیل، رویکرد توصیه شده این است که به شکل یک تیم از متخصصان {یک تیم "مطالعه{ " به انجام مطالعه سیستم پرداخته شود. مهم این است که تیم مطالعه ارتباط نزدیک و معنی داری با مدیران ارشد شرکت داشته باشد . برای فراهم کردن این روابط، مدیران ارشد شرکت نیز باید یک کمیته راهبری برای کار با تیم مطالعه، تعیین کند . در حالت ایده آل، کمیته شامل پرسنل مدیریت ارشد (به عنوان مثال، کنترل کنندگان، معاون رئیس امور مالی، مدیریت سیستم های اطلاعاتی، یکی یا تعدادی از کارمندان حسابرسی و حتی مدیر اجرایی از شرکت می باشد). پایه و اساس چنین مشارکتی آسان است ؛ تعهد مدیریت ارشد برای موفقیت نهایی یک سیستم جدید یا تجدید نظر شده حیاتی است.
11
بررسی سیستم های فعلی : برنامه ریزی برای IT شامل نظارت و مراقبت دائمی از سیستم های فعلی است. هنگامی که به نظر می رسد مشکل وجود دارد، تیم مطالعه سیستم ، تحقیقات مقدماتی از سیستم در مورد سوالات و توصیه های کمیته راهبری را انجام می دهد. در مذاکرات خود ، تیم مطالعه ممکن است جایگزینی برای سیستم فعلی ، تلاشی برای برآورد هزینه ها و منافع و یا توصیه هایی برای گزینه های مطلوب، را درنظر بگیرد. در این مرحله از پروژه، تیم مطالعه از آزادی عمل وسیعی برای انتخاب راهی برای بررسی برخوردار است. طول مدت تحقیقات مقدماتی نسبتا کوتاه است و به طور معمول چند هفته طول می کشد. گزارش این مرحله از مطالعه سیستم شامل ، گزارش اولیه تحقیق ، توصیف مشکلات یا شناسایی اهداف تیم مطالعه ، راه حل ها و یا جایگزین های آن می باشد. تیم مطالعه گزارشی را به کمیته راهبری شرکت برای تصمیم نهایی ارئه میکند. کمیته راهبری ممکن است برای تصمیم گیری از (1) انحلال تیم مطالعه و انجام ندادن کار،(2) انجام تحقیقات اولیه بیشتر و یا (3) اقدام به مرحله تجزیه و تحلیل رسمی سیستم ، استفاده کند.
12
3) تجزیه و تحلیل سیستم : هدف اصلی این مرحله، بررسی یک سیستم در عمق است. تیم مطالعه کار خود را با آشنایی با سیستم عامل فعلی شرکت ، شناسایی ورودی ها و خروجی های خاص، شناسایی نقاط قوت و ضعف، و در نهایت ایجاد توصیه هایی برای کار بیشتر، آغاز می کند. شکل 13-2 فرایندی منطقی که این تیم باید دنبال کند را نشان می دهد. تیم مطالعه در انجام کار خود ، باید در تلاش برای جلوگیری ازتجزیه و تحلیل بیش از اندازه سیستم شرکت باشد. در عوض، این تیم باید بر شناسایی و درک اهداف سازمان برای سیستم، انجام بررسی سیستم ها و آماده سازی یک یا چند گزارش که شرح آن یافته ها باشد، تلاش کند .
13
شکل 13-2 روش تجزیه و تحلیل سیستم
درک اهداف سیستم برآورد سیستم جهت به دست آوردن اطلاعات کافی مربوط به مشکلات سیستم فعلی پیشنهاد راه حل های ممکن برای حل مشکلات سیستم موجود از طریق گزارش تجزیه و تحلیل سیستم
14
شناخت اهداف سازمانی : تیم مطالعه جهت انجام کار خود ابتدا باید کاربران آن سیستم را شناسایی کنند. اهداف سازمان عبارتند از: (1) اهداف سیستم های عمومی ، (2) اهداف سیستم های مدیریت ارشد و(3) اهداف سیستم های مدیریت عملیاتی
15
اهداف سیستم های عمومی : اهداف سیستم های عمومی در سیستم های اطلاعاتی سازمان ها و برای کمک به همکاری AIS در یک سازمان کارآمد و موثر، اعمال می شود .اصول این اهداف عبارتند از: (1) آگاهی از اینکه مزایای استفاده از سیستم جدید باید بیش از هزینه های آن باشد، (2) خروجی این سیستم کمک می کند تا مدیران بهتر تصمیم بگیرند،(3) تعهد به طراحی یک سیستمی که دسترسی مطلوب به اطلاعات را مجاز می کند، و (4) انعطاف پذیری به طوری که این سیستم بتواند تغییرات نیازهای اطلاعاتی را در خود جا دهد. تیم مطالعه باید تعیین کند که آیا سیستم اطلاعاتی فعلی برای رسیدن به اهداف سیستم های عمومی کمک می کند. به عنوان مثال، اگرAIS هزینه های بیش از حد در ارتباط با استفاده از اسناد کاغذی سنتی داشته باشند ( سفارشات خرید، دریافت گزارش ها و ارسال فاکتورهای فروش به فروشنده ) تجاوز از تعدادی از اهداف می باشد و تیم مطالعه ممکن است که توصیه کنند این شرکت به جای آن ، از یک سیستم مبتنی بر وب استفاده کند.
16
اهداف سیستم های مدیریت ارشد :
به طور معمول AIS نقش کلیدی در رضایت اهداف مدیران ارشد بازی می کنند. به عنوان مثال، AIS معمولا برای مدیران ارشد اطلاعات بودجه ریزی بلند مدت ارائه می کند به طوری که آنها می توانند تصمیم گیری های استراتژیک موثر در مورد خط تولید ، فروش و یا فعالیت های کسب و کار آتی ، با قابلیت مقایسه اتخاذ کنند . همچنین مدیران ارشد نیاز به شناسایی عملکردهای کوتاه مدت از سیستم های فرعی سازمان دارد. به عنوان مثال، خلاصه ای ازاطلاعات در مورد نتایج عملکرد شرکتهای فرعی را فراهم می کند.
17
اهداف سیستم های مدیریت عملیاتی :
در مقایسه با مدیران ارشد ، اطلاعات مورد نیاز مدیران عملیاتی راحت تر قابل تعیین هستند . دلیل آن این است که عمل تصمیم گیری مدیران عملیاتی به مناطق سازمانی محدود و به خوبی تعریف شده ، بستگی دارد. علاوه بر این، اکثر تصمیمات مدیران عملیاتی مربوط به کسب و کار سال جاری می باشد. (برعکس عمل تصمیم گیری مدیران ارشد بلند مدت است). مثال : یک بانک مکزیکی با حدود 1،200 شعبه ، 3میلیون مشتری و 9 بیلیون دلار دارایی دارد . مدیران شعبه معمولا نیاز به دسترسی به اطلاعات مربوط به حساب مشتری در شعبه های دیگر داشتند. در یک نقطه از زمان، مدیران می توانستند پایگاه داده های عظیم برای کسب اطلاعات را بپرسید، اما خروجی گاهی اوقات 500 صفحه گزارش به جای استفاده از اطلاعات خاص که برای یک مدیر لازم است، بود . طراحی مجدد از این اطلاعات سیستم منجر به یک اینترانت در آن بانک شد. اینترانت به مدیران شعب و مدیران ارشد اجازه دسترسی دقیق به داده های مورد نیاز آنها برای اندازه گیری عملکرد شعب را می دهد. این بانک مزایای غیر مستقیم بسیاری از سیستم جدید بدست آوردند و موجب صرفه جویی در حدود 6000 $ در هر ماه فقط در هزینه چاپ شد. اينترانت شبكهاي رايانهاي است كه از زبان مشترك ارتباطي شبكه جهاني اينترنت براي تبادل دادهها استفاده ميكند .
18
بررسی سیستم : هدف از بررسی سیستم ها قادر کردن تیم مطالعه برای به دست آوردن درک کاملی از سیستم اطلاعاتی عملکردی فعلی شرکت است . شناسایی نقاط قوت و ضعف سیستم فعلی از اهمیت ویژه ای برخوردار است .هدف کلی این است که نقاط قوت این سیستم حفظ شود در حالی که نقاط ضعف سیستم از بین بروند، به ویژه نقاط ضعفی که باعث مشکلات فعلی سیستم می شوند. این نقاط ضعف به احتمال زیاد مربوط به اهداف مشخصی است که سیستم فعلی در حال حاضر نمی تواند انجام دهد.
19
آشنایی با عناصر انسانی و مشکلات بالقوه رفتاری:
از آنجا که تیم مطالعه معمولا تغییرهای مشخصی اعمال می کند، کارکنان اغلب برای همکاری مقاومت نشان می دهند . مگر در مواردی که تیم مطالعه به طور مستقیم در ابتدا به این مشکل بپردازد، فرصت خوبی برای کارمندانی که مخالف تغییرات پیشنهادی این تیم هستند ، وجود دارد . به طور خلاصه، تیم مطالعه سیستم باید همکاری کامل و حمایت آن دسته از کارمندانی که به اثربخشی یک سیستم جدید بسیار اهمیت میدهد، به دست آورند. بهترین سیستم فرضی طراحی شده ، به احتمال زیاد به علت مشکلات رفتاری در هنگام اجرا، آن هم اگر سیستم پشتیبانی گسترده ای نداشته باشد ، با شکست مواجه می شود.
20
جمع آوری اطلاعات : بررسی سیستم نیاز به جمع آوری اطلاعات مربوط به سیستم موجود توسط تیم مطالعه دارد . راه های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد. بررسی مستندات موجود : این اسناد شامل اطلاعات توصیفی از قبیل نمودار سازمانی، طرح های استراتژیک، بودجه، سیاست، دستور العمل های شیوه کار، توصیف شغل ، نمودار حسابها، و همچنین اسناد فنی مانند فلوچارت ها، نمودار روند ها و دستور العمل های آموزشی. مشاهده سیستم فعلی در عمل : بازدید از بخش های مختلف یک برنامه در عمل و پرسیدن سوال از کارگران در مورد شغل شان که می تواند در فهم اینکه آیا این سیستم طوری که شرح داده شده کار می کنند ، همچنین کشف روحیه کارکنان، وقایع زمان استراحت آنها و دوره های حجم کارو ... بسیار مفید است.
21
ادامه... استفاده از پرسشنامه و نظر سنجی : افراد می توانند به صورت ناشناس نظرات خود را آشکارا در مورد مسائل حساس بیان کنند. پرسشنامه باز و بدون ساختار ایده هایی که ممکن است مسائل جدید را به روشنی به ارمغان بیاورد، فراهم می کند . پرسشنامه بسته هم ، کارآمد هستند و جدول بندی آسان نتایج را ممکن می سازد. نمونه ای از یک سوال باز در بررسی پرسشنامه ای سیستم : لطفا توضیح دهید که چرا شما با سیستم فعلی معین راضی یا ناراضی هستید ؟ نمونه ای از یک سوال بسته در بررسی پرسشنامه ای سیستم : لطفا سطح رضایت از سیستم فعلی را ازطریق انتخاب مناسب پاسخ های زیر نشان دهد: 1) بسیار راضی 2) تا حدودی راضی 3) نه راضی و نه ناراضی 4) تا حدودی ناراضی 5) بسیار ناراضی
22
ادامه... نقد و بررسی رویه های کنترل داخلی : نقاط ضعف در کنترل داخلی شرکت می تواند باعث مشکلات عمده برای شرکت باشد. تیم مطالعه باید مناطق دارای ریسک بالا، نقاط قوت، و نقاط ضعف، را شناسایی کنند. مصاحبه با استفاده کنندگان سیستم : مصاحبه رو در رو تیم مطالعه ، باعث جمع آوری اطلاعات در مورد سیستم در بیشترین عمق می شود . برای مثال، مصاحبه ممکن است نشان دهد که تصمیم گیری یک مدیر واقعا نیاز به ورودی از چند گزارش موجود ندارد .
23
تجزیه و تحلیل داده ها هنگامی که تیم مطالعه کار بررسی را تکمیل کرد ، باید نتایج به دست آمده را تجزیه و تحلیل کنند . اغلب، این به معنی چیزی بیش از تهیه یک خلاصه آماری نیست، اما می تواند شامل توسعه فلوچارتها و یا فرایند نقشه ها باشد که می تواند تنگناها ی جریان اطلاعات ، گزارش کار اضافی، و لینکهای اطلاعات از دست رفته ، را برجسته کند. کار تجزیه و تحلیل سیستم ، به طور معمول از یک تحقیق مقدماتی بیشتر طول می کشد، مثلا چندین ماه ممکن است به طول بیانجامد . هر جا نیاز باشد ، تیم مطالعه گزارشی موقت در مورد پیشرفت کار خود به کمیته راهبری ارائه می کند . مهم ترین گزارش ، مربوط به بخش تجزیه و تحلیل مطالعه سیستم است که نشانگر پایان دوره تجزیه و تحلیل مطالعه سیستم می باشد. مانند گزارش های دیگر، تیم مطالعه گزارشی به کمیته راهبری تسلیم می کند که بر یافته ها و توصیه هایی که دارد ، تمرکز می کند. کمیته راهبری ، به عنوان نماینده مدیران ارشد، در مدتی معین ، تصمیم خود را اتخاذ می کند. این کمیته می تواند پروژه را واگذار کند ، درخواست تجزیه و تحلیل اضافی داشته باشند ، و یا رای جهت اقدام به طراحی مراحل سیستم را اعلام کند.
24
بررسی امکان سنجی سیستم پس از به دست آوردن پاسخ مثبت از کمیته راهبری، تیم طراحی باید یک بررسی دقیق از سیستم های مختلف بالقوه انجام دهد.این کار شامل پنج روش یا فعالیت اصلی است.اولین آن این است که، تیم طراحی عملی بودن طرح جایگزینی را تعیین کند. تنها پس ازاینکه این مرحله به اتمام رسید ، تیم طراحی می تواند به مراحل دیگر بپردازد. برای هر سیستم جایگزین، تیم طراحی باید پنج حوزه امکان سنجی را بررسی کند : (1) امکان سنجی فنی، (2)امکان سنجی عملیاتی، (3) امکان سنجی زمان بندی ، (4) امکان سنجی قانونی، و (5) امکان سنجی اقتصادی.
25
شکل 13-4گام های طراحی سیستم در مراحل مطالعه سیستم
انجام ارزیابی امکان سنجی آماده سازی دقیق طراحی سیستم آماده سازی گزارش مشخصات سیستم خرید ایجاد تسلیم کردن گزارش مشخصات سیستم به فروشندگان تسلیم کردن گزارش مشخصات سیستم به بخش داخلی IT انتخاب طرح پیشنهادی فروشنده توسعه برنامه های کاربردی در داخل سازمان
26
امکان سنجی فنی : امکان سنجی فنی در هر سیستم پیشنهادی برای یافتن پاسخ به این سوال تلاش می کند که '' چه منابع فنی برای یک سیستم خاص مورد نیاز است؟'' سخت افزار و نرم افزار از اجزای آشکارآن است . سیستم پیشنهادی می تواند نظر خود در رابطه با نرم افزار موجود را بیان و نیاز سازمان جهت خرید نرم افزار جدید را بیشتر توصیف کند. علاوه بر این برای توسعه اولیه ترکیب سخت افزاری یک سیستم پیشنهادی، تیم طراحی باید تعیین کند که آیا کارکنان کنونی مهارت های فنی لازم برای استفاده از آن را دارند؟ اگر سیستم کامپیوتری جدید برای کارمندان شرکت پیچیده باشد ، بعید است که استفاده از آن در عملیات روزانه بدون آموزش مناسب ، موفق باشند.
27
امکان سنجی عملیاتی : امکان سنجی عملیاتی یک سیستم پیشنهادی، وجود سازگاری آن با محیط عملیاتی کنونی است . سوالی که مطرح می شود این است که، وظایف و روش های مورد نیاز توسط سیستم جدید چگونه با کسانی که از سیستم های قدیمی استفاده می کردند ، سازگار خواهد بود ؟ تیم طراحی باید قابلیت های کارکنان فعلی برای انجام عملکردی خاص ، که هر سیستم پیشنهادی به آن نیاز دارد را تجزیه و تحلیل کنند و آنچه را که کارکنان تا حدی به آموزش تخصصی آن نیاز خواهد داشت را تعیین کنند. کارکنان معمولا نسبت به تغییراتی که ممکن است وظایف سازمانی آنها را تحت تاثیر قرار دهد، دارای نگرش منفی هستند . اگر مدیران ، کارکنان را برای وجود تغییرات تشویق کنند و آنها را به خوبی در مورد چگونگی هر سیستم جدید درتاثیر برعملکرد کاری آنها مطلع کنند، سازمان می تواند مقاومت کارکنان را محدود کند.
28
امکان سنجی زمان بندی : امکان سنجی حقوقی :
بهنگام بودن مهم است. امکان سنجی برنامه ها به برآورد تیم طراحی به منظور اینکه چه مدت یک سیستم جدید یا تجدید نظر شده برای تبدیل شدن به حالت عملیاتی و برای برقراری ارتباط با این اطلاعات برای کمیته راهبری لازم می باشد ، نیاز دارد. برای مثال، اگر یک تیم طراحی نیاز به 16 ماه برای تبدیل طراحی سیستم های خاص به حالت کاربردی داشته باشد، کمیته راهبری ممکن است این پیشنهاد را رد کند و سیستم ساده تری را جایگزین کند که شرکت می تواند آن را در یک چارچوب زمانی کوتاه تر پیاده سازی نماید. امکان سنجی حقوقی : سوالی که مطرح می شود این است که آیا بین یک سیستم جدید ارائه شده و وظایف قانونی سازمان هیچ تضادی وجود دارد؟ یک سیستم جدید یا تجدید نظر شده باید منطبق با تمام قوانین فدرال و ایالتی در مورد گزارشگری مالی و همچنین تعهدات قراردادی شرکت باشد .
29
امکان سنجی اقتصادی : از طریق ارزیابی امکان سنجی اقتصادی، تیم طراحی برای یافتن پاسخ این سوال که آیا منافع پیش بینی شده این سیستم بیش از هزینه های پیش بینی شده می باشد، تلاش می کنند . انجام تجزیه و تحلیل هزینه و منفعت برای حسابداران یک نیاز است . منافع گاهی اوقات به سختی پیش بینی یا برآورد می شوند. اشتباهی که اغلب در مورد سیستم های جدید اتفاق می افتد، ناچیز در نظر گرفتن هزینه های اجرا و ادامه عملیات می باشد. بنابراین تجزیه و تحلیل امکان سنجی اقتصادی ، بدست آوردن بهترین برآورد در یک پروژه می باشد.
30
4) طراحی سیستم : هنگامی که کمیته راهبری با امکان سنجی طرح کلی سیستم (پروژه) موافقت کردند ، تیم طراحی می تواند کار بر روی طراحی جزییات سیستم را آغاز کند. این شامل تعیین خروجی ها، فرایند پردازش و ورودی های سیستم جدید است. جزئیات طرح یک سیستم جدید ویژگی لازم برای ایجاد و یا دستیابی به یک سیستم اطلاعاتی جدید را فراهم می کند . شکل 13-5 نمونه هایی ازاین جزئیات می باشد. از نقطه نظر حسابداری، یکی از مهم ترین عناصر یک سیستم جدید نیاز به کنترل آن است. در این صورت ، تیم طراحی باید "زمان واقعی" برای طراحی روش های کنترل یک سیستم را داشته باشند. به عبارت دیگر، به جای اضافه کردن کنترل های بعد از توسعه و نصب یک سیستم ، تیم باید روش های کنترل عمومی و کاربردی سیستم را به عنوان اجزاء یکپارچه به صورت مقرون به صرفه طراحی کند .
31
شکل 13-5 نمونه جزئیات مورد نیاز برای طرح یک سیستم
شکل نمونه جزئیات مورد نیاز برای طرح یک سیستم بحث موارد مورد نیاز پردازش شرح مراحل مختلف در اجراء سیستم اصلاح شده ، تاکید بر اینکه چه چیزی باید انجام شود و توسط چه کسی باید انجام گیرد عناصر داده شرح عناصر داده های مورد نیاز، ازجمله نام، اندازه، فرمت، منبع و اهمیت آنها ساختار دادهها ساختار مقدماتی داده ها که نشان می دهد چگونه عناصر داده ها به اسناد قانونی سازماندهی خواهند شد ورودی ها نسخه ورودی های سیستم و توصیفی از مطالب، منابع، و اینکه مسئولیت آنها با چه کسی است خروجی ها نسخه خروجی سیستم و توصیفی از اهداف، فراوانی ها، و توزیع آنها مستندات شرح اینکه هر سیستم اصلاح شده و سیستم های فرعی چگونه به کار خود ادامه خواهند داد محدودیت شرح محدودیت های از قبیل محدودیت های نیروی انسانی و الزامات قانونی کنترل ها کنترل به منظور کاهش خطر اشتباهات غیر قابل تشخیص و بی نظمی در مراحل کار پردازش داده های ورودی، فرایند ها و خروجی ها تجدید سازمان تغییرات لازم از جمله افزایش سطح کارکنان، اضافه کردن عملکرد شغل جدید و پایان دادن به موقعیت های خاص موجود
32
طراحی خروجی ، فرآیندها و ورودی سیستم :
هنگامی که تیم طراحی اجرای یک سیستم برایش عملی و ممکن باشد ،طرح کلی آن را ایجاد می کند و می توان برروی الزامات ورودی، پردازش و خروجی سیستم در حال توسعه تمرکز کرد . هنگام انجام وظایف طراحی، تیم طراحی اول برروی خروجی تمرکز می کنند ، نه بر روی الزامات ورودی و یا پردازش سیستم جدید. دلیل این امر این است که مهم ترین هدفAIS برآوردن نیازهای کاربران است. تهیه مشخصات خروجی در ابتدا ، این امکان را فراهم می کند تا این شرایط ، وظایف ورودی و پردازش مورد نیاز برای تولید آنها مشخص شود. در طول مرحله تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم به طور کلی، تیم مطالعه مرزهای سیستم جدید را توسعه می دهند . این مرزها حدود پروژه تعریف می شوند.
33
خروجی های سیستم : تیم طراحی از داده های جمع آوری شده از کار تجزیه و تحلیل سیستم قبلی استفاده می کنند و به کمک آن تصمیم می گیرد که چه نوع خروجی مورد نیاز است و همچنین نوع فرمت هایی که این خروجی باید داشته باشد را تعیین می کند . اگر چه ممکن است برای تیم طراحی صرفا خروجی های سیستم های قدیمی تررا کپی کنند اما این خروجی های طراحی شده ، نیاز کاربران اطلاعات خود را بهتر از سیستم قدیمی برآورده خواهد کرد . خروجی ها ممکن است با توجه به منطقه عملکرد آنها (به عنوان مثال، بازاریابی، منابع انسانی، حسابداری، یا تولید) و اینکه آنها چگونه باید تولید شوند (به عنوان مثال، روزانه یا هفتگی) طبقه بندی می شوند . جایی که در آن گزارش خاصی به طور منظم در یک مورد ، نیاز نمی باشد (گزارش تقاضا) یا زمانی که یک وضعیت خاص وجود دارد (گزارش استثنا) سیستم باید قادر به ارائه آن در زمان درخواست باشد . هر چند بسیاری از سازمان ها هنوز هم به شدت به نسخه چاپی (پرینت) تکیه می کنند ، طراحان سیستم همچنین باید امکان ایجاد نسخه غیر چاپی گزارش به عنوان یک جایگزین در نظر بگیرند.
34
فرآیند ها : پس از طراحی خروجی، گام بعدی این است که روش های پردازش مورد نیاز برای تولید را شناسایی کرد. این ، شامل تصمیم گیری در رابطه با برنامه های کاربردی که لازم هستند واینکه وظایف پردازش چه داده هایی در هر برنامه باید انجام شود، می باشد . تعداد زیادی ابزار برای مدلسازی فرایندهای رایانه ای وجود دارد. از جمله فلوچارتهای سیستم ، نمودار جریان داده ها، فلوچارت برنامه ها ، نقشه فرایند ها، جداول تصمیم گیری ، نمودار رابطه موسسات (entity-relationship diagram) ، را می توان نام برد. نقطه اشتراک تمام این روش های طراحی ، ایده ساختاری آنها است. طراحی از بالا به پایین می باشد، که در آن طراحان سیستم در بالاترین سطح از چکیده شروع و پس از آن ، به سطوح مفصل تر و با جزئیات بیشتر به پایین می آیند ، تا زمانی که سیستم به طور کامل مشخص شود .
35
ورودی های سیستم : هنگامی که تیم طراحی خروجی ها و مراحل پردازش برای یک پروژه جدید را تعیین کرد ، اعضای آن می توانند در مورد داده ها یی که سیستم برای برآوردن این خروجی و پردازش نیاز دارند و باید جمع آوری کنند ، تمرکز کنند . به این ترتیب، تیم باید هر یک از عناصر داده را در طراحی سیستم شناسایی و توصیف کند و سپس راه هایی که اقلام داده ها باید کد گذاری شود را تعیین نمایند . این کار آسانی نیست، زیرا حتی در برنامه یک شرکت کوچک ، معمولا تعداد زیادی اقلام داده وجود دارد. پس ازاینکه تیم طراحی داده های ورودی را مشخص و توصیف کردند ، می توان منبع هر عنصر داده را تعیین کرد. به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به مشتری از قبیل نام، آدرس و شماره تلفن ممکن است به طور مستقیم در صفحه نمایش وب جمع آوری شود ، و در تاریخ جاری می توان از سیستم کامپیوتری خود به آنها دسترسی پیدا کرد.این روش از پرهزینه بودن و وقت گیر بودن رونویسی داده ها و همچنین اشتباهات رونویسی جلوگیری خواهد کرد. در نهایت، طراحان سیستم سعی می کنند سیستم هایی که در وظایف ورود اطلاعات ساده و موثر باشند را ایجاد کنند ، زیرا در این صورت پردازش تسهیل می گردد و به کاربران کمک می کند تا از اشتباهات دوری کنند.
36
نمونه اولیه: نمونه اولیه (پیش الگو) وسیله ای برای توسعه ی یک مدل ساده شده از یک سیستم اطلاعاتی پیشنهادی می باشد. یک تیم طراحی می تواند یک نمونه اولیه را که مقیاس کوچک شده ای از نسخه ی عملی یا تجربی از سیستم اطلاعاتی غیر موجود است را برای توسعه ی سریع و ارزان برای اهداف ارزشیابی کاربران استفاده کند. مدل نمونه تنها زمانی اجرا می شود که کاربران از آن استفاده کنند. طراحان می توانند از طریق دادن اجازه به کاربران برای آزمایش نمونه چیزهایی که کاربران از مدل انتظار دارند را بدانند . سپس آن ها می توانند سیستم طراحی شده را در پاسخ به این نیازاصلاح کنند.
37
شکل 13-7مراحل نمونه سازی یک سیستم اطلاعات حسابداری
نمونه سازی همان طور که در شکل 13-7 نشان داده شده است، 4مرحله دارد. بنایراین نمونه سازی یک فرایند تکراری از آزمایش ,استفاده و اصلاحات است و تا زمانی که کاربران راضی باشند، ادامه می یابد . شناسایی الزامات سیستم اطلاعاتی ایجاد یک نمونه اولیه روند ادامه می یابد تا زمانی که کاربران راضی باشند آزمایش و تجدید نظرنمونه خاتمه ی اعلام کاربر در مورد تایید نمونه اولیه
38
تصمیم گیری برای ایجاد یا خرید:
گزارش مشخصات سیستم: پس از کامل شدن کار ، تیم طراحی ورودی ها، خروجی ها و فرایند مورد نیاز سیستم را تعیین می کند و یافته های خود را در گزارش مشخصات سیستم خلاصه می کنند. تصمیم گیری برای ایجاد یا خرید: اگر پروژه جاری در یک موقعیت بحرانی باشد وکمیته راهبری جزئیات کار طراحی را تایید کند ، با تصمیم گیری برای ایجاد و یا خرید روبرو می شود. احتمال دیگر برون سپاری این پروژه به پیمانکار است.انتخاب این گزینه زمانی مفید است که یک سازمان فاقد تخصص داخلی برای انجام کار داخلی است. در نهایت، کمیته می تواند نرم افزار از پیش نوشته شده را خریداری نماید و آن را با توجه به نیازهای شرکت تغییر دهد .
39
مزایا ی برون سپاری: یکی از مزیت های برون سپاری این است که سازمان می تواند بر روی کارهای اصلی خود تمرکز کند در حالی که کارشناسان کار دیگری را انجام می دهند. به عنوان مثال بیمارستانها پردازش اطلاعات خود را برون سپاری می کنند پس آنها می توانند به نحو بهتری به مراقبت از بیماران خود بپردازند . همچنین برون سپاری وقت مدیریت مالی دارایی ها را آزاد می گذارد و سازمان ، دیگر نیازی به نگرانی در مورد نگهداری اطلاعات را نخواهد داشت. محرک اصلی در جهت برون سپاری ، صرفه جویی هزینه می باشد.این موضوع از مقیاسهای اقتصادی ناشی می شود که فرآیند ارائه شده در آن قادر به تسهیم هزینه ها در میان چندین مشتری و دستیابی به حجم بالایی از خرید باشد.یکی دیگر از انواع صرفه جویی در هزینه ها می تواند از انتقال عملیات به مناطقی که قیمت املاک و مستغلات ، اجاره ساختمان و یا هزینه های نیروی کار کمتر باشد ، حاصل شود.نمونه بارز آن OFFSHORING می باشد.این موضوع همچنین شرکت را قادر می سازد که نیروی کار خود را کاهش دهد و پول خود را پس انداز کرده و در بازار رقابت باقی بماند.
40
معایب برون سپاری : یکی از معایب آن عدم انعطاف پذیری می باشد. یک قرارداد معمولی برون سپاری ، شرکت را به ارئه خدمات برای مدت زمان طولانی (در حدود 10 سال) متعهد می کند. شرکت شاید از خدمات دریافت شده در طول این دوره ناراضی باشد ،با این حال فسخ قرارداد حتی با وجود بند فسخ قرارداد ، معمولا امری سخت می باشد. از دست دادن کنترل یکی از نقطه ضعف های بالقوه سیستم می باشد . هنگامی که یک پیمانکار برون سپار، بخش قابل توجهی از پردازش داده های یک سازمان را انجام می دهد آن سازمان کنترل سیستم های اطلاعاتی خود را از دست می دهد. در نهایت برون سپاری می تواند باعث از دست دادن مزیت رقابتی یک شرکت شود. برای همین زمانی که یک شرکت اقدام به برون سپاری اطلاعات خود می کند سازمان ممکن است سیستم های اطلاعاتی مورد نیاز خود را از دست بدهد.
41
اجرا ، پیگیری و تعمیر و نگهداری :
اجرا سیستم که اغلب مطالعات سیستم نامیده می شود ، به دلیل تغییرات توصیه شده در تجزیه و تحلیل ، طراحی و توسعه کار ، در حال حاضر درداخل عملیات گنجانده شده است . اما اجرا سیستم می تواند یک پروسه استرس زا باشد. همانطور که در زمان نصب یک سیستم جدید کاربران نهایی و پرسنل ارشد در مورد شغل خود نگران می شوند ، برای مدیران میانی مهم است که سیستم جدید همانطور که وعده داده شده بود مفید باشد ومدیران ارشد زمانی که مراحل نصب و اجرا طولانی تراز زمان بودجه شده باشد ناشکیب خواهند بود. حتی اگر یک سازمان مراحل آنالیز ، طراحی و توسعه یک سیستم جدید را به نحو احسن انجام دهد ، اگر اجرا آن ضعیف باشد ، کل پروژه با شکست روبرو خواهد شد .
42
فعالیت های اجرایی: اجرا یک سیستم اطلاعات حسابداری شامل بسیاری از فعالیت ها و وظایف می باشد که بسته به مقیاس و حجم سیستم و رویکرد توسعه آن می تواند پیچیده باشد.برخی از این مراحل عبارتند از : 1-آماده سازی فیزیکی : یک سازمان باید دارای فضای فیزیکی جهت استقرار سخت افزار و همچنین پرسنل باشند . 2- تعیین تغییرات کارکردی :هرگاه یک شرکت تغییرات عمده در سیستم حسابداری اعمال کند ، باید تاثیر تغییرات در ساختار گزارشگری و روابط کارکنان خود را نیز در نظر بگیرد. 3- انتساب و اختصاص کارکنان : از آنجایی که تیم طراحی جزئیات دقیق درباره سیستم جدید را توسعه داده اند ، این سازمان در حال حاضر باید ایده ای درباره شرح وظایف کاربران سیستم داشته باشند.
43
ادامه... 4- آموزش پرسنل : تیم اجرا و فروشنده کامپیوتر می توانند نسبت به آموزش کارکنان شرکت جهت کار با سیستم جدید کمک کنند. 5- تجهیزو نصب تجهیزات کامپیوتری :پس از آماده سازی محل فیزیکی برای استقرار سیستم کامپیوتری جدید ، شرکت باید تجهیزات کامپیوتری مانند رایانه شخصی ، وب سرور ، روتر، مودم و پرینتر را تهیه کنند. 6- ایجاد کنترلهای داخلی : شرکتها باید کنترل داخلی را برای حفاظت از دارایی ها و اطمینان از میزان دقت و قابل اعتماد بودن اطلاعات حسابداری ، ارتقا بهره وری و تشویق کارکنان مطابق با سیاست های تجویز شده مدیریت ، اعمال کنند. 7- تبدیل اطلاعات : سیستم اطلاعات جدید یک سازمان ممکن است اطلاعات را با فرمت های متفاوت ارائه کند. این کار هنگام ادغام دو سیستم به هم رایج می باشد . برای مثال زمان یکپارچه سازی بخشهای یک شرکت و یا ادغام دو شرکت جداگانه در یک سیستم جدید.
44
ادامه... 8 -دستیابی به نرم افزار کامپیوتری: تیم پیاده کننده باید نرم افزار توسعه یافته برای این پروژه را نصب کند. این نوع نرم افزارها معمولا نرم افزارهای از پیش تعیین شده نامیده می شود ، که گاها همرا ه با این نرم افزارها قفل سخت افزاری ارائه می شود 9-تست نرم افزار کامپیوتری: نرم افزارها باید بدون در نظر گرفتن اینکه در کجا قرار دارد به صورت روزانه برای اطمینان از دقت و صحت پردازش و تکمیل آن تست شوند. 10-تبدیل به سیستم جدید: در راه اندازی سیستم جدید، شرکت باید از یک تبدیل آنی استفاده کند. بدین ترتیب که استفاده از سیستم های قدیمی را قطع و به سیستم اطلاعاتی جدید اجازه کار کردن بدهند .جایگزین دیگر برای این کار تبدیل موازی می باشد که در آن سازمان برای مدتی از هر دو سیستم جدید و قدیم استفاده می کند . سخت ترین مسئله دراجرای این سیستم جدید مدیریت تغییرات به وجود آمده می باشد .
45
نمودار گانت: یکی دیگر از ابزارهایی که سازمان ممکن است در جهت کنترل و برنامه ریزی سیستم های اجرای پروژه مورد استفاد قرار دهد ، نمودار گانت می باشد نمودار گانت برای فعالیت برنامه ریزی و ردیابی فعالیت های اجرای سیستم است. پیشرفت واقعی و تضاد موجود با پیشرفت برنامه ریزی شده را می توان به طور مستقیم بر روی نمودار گانت نشان داد. شکل نمودار گانت ( Gantt ) برای فعالیت های پیاده سازی سیستم ها
46
نرم افزار مدیریت پروژه :
نرم افزار مدیریت پروژه ، وظایف پیاده سازی را کنترل کرده و می تواند تیم را در نصب یک سیستم جدید به روز، مطابق با بودجه کمک کند. نمونه هایی از نرم افزار مدیریت پروژه شامل ، eProject ، Microsoft Project ، PlanBee ، Time Line می باشد. نرم افزار مدیریت پروژه را کاربران برای تجزیه و تحلیل طرح های پیچیده به فعالیت های کوچکترو ساده تر ، برآورد زمان ، هزینه و دیگر منابع موردنیاز برای هریک از آن ها مورد استفاده قرار می دهند. کاربران پروژه این برآوردها را به کامپیوتری که نرم افزار پروژه درآن درحال اجراست ، همراه با اولویت های فعالیت های مختلف پروژه وارد می کند. سپس نرم افزار می تواند وظایف را فهرست کند و فعالیت های بحرانی و غیربحرانی را شناسایی کند و انقطاع زمانی را محاسبه کند. همچنین نرم افزار مدیریت پروژه ، مدیر پروژه را مجاز به انجام فعالیت های دیگری می کند ، برای مثال تجزیه و تحلیل برای بررسی پیاده سازی سیستم های مختلف ، عمل برنامه ریزی یا تعیین میزان تاخیر در فعالیت های ویژه که برای تاثیر وظایف دیگر پروژه محتمل هستند. سیستم های جدید فقط برای برنامه ریزی و مدیریت منابع محدود نیستند . این سیستم ها در حال حاضر جامع ترین سیستم ها هستند و می توانند کل چرخه عمر پروژه ها را پشتیبانی کنند .
48
بررسی پست اجرا صرف نظر از تغییر روش مورد استفاده ، سرانجام سیستم جدید در عمل به سیستمی منحصربه فرد تبدیل خواهد شد . این ما را به مرحله نهایی می رساند ، مرحله پیگیری و نگهداری از سیستم هایمان چرخه عمر را توسعه می دهد . هدف این مرحله ، نظارت و کنترل سیستم جدید و اطمینان از اینکه سیستم همچنان به برآورده کردن سه سطح از اهداف سازمانی مورد بحث در ابتدای این فصل ، ادامه می دهد. اهداف سیستم های عمومی اهداف سیستم های مدیریت ارشد اهداف سیستم های مدیریت عملیاتی زمانی که این اهداف به اندازه کافی راضی کننده نباشد ، به طور طبیعی مشکلات اتفاق می افتد و سیستم نیازمند اصلاحات بیشتری است.
49
ادامه... پس ازاینکه سیستم جدید در عمل برای دوره ای از زمان مورداستفاده قرار گرفت ، تیم اجرا باید اثربخشی سیستم را توسط موارد زیر دوباره مورد ارزیابی قرار دهد: گفتگو با پرسنل مدیریت ارشد و مدیریت عملیاتی درباره میزان رضایتشان از سیستم جدید. گفتگو با کاربران نهایی برای تعیین رضایتشان. ارزیابی روش های کنترلی سیستم به منظور بررسی اینکه آیا آن ها عملکرد درستی دارند. مشاهده عملکرد کارکنان اجرایی برای تعیین اینکه آیا آن ها قادر به انجام وظایف کاری شان به صورت کارآمد و موثر هستند . ارزیابی اینکه آیا وظایف پردازش کامپیوتری ، شامل دریافت داده ها و آماده سازی به صورت کارآمد و موثر انجام شده است . تعیین اینکه آیا خروجی نمودارها برای هردو گزارشات داخلی و خارجی با سیستم جدید کامپیوتری مواجه شده اند
50
ادامه... در نتیجه گیری از مطالعه پیگیرانه اولیه ، تیم ،گزارشی تحت عنوان " گزارش بررسی پست اجرا " را برای کمیته راهبری ارائه می کند که خلاصه ای از یافته های تیم اجرا می باشد. در صورتی که تیم اجرا از فعالیت سیستم رضایت داشته باشد، هیچ تجدیدنظری نیاز نیست ، اما اگر مطالعات پیگیرانه مشخص کند که هنوز مشکلاتی در سیستم جدید وجود دارد ، تیم این یافته هارا به کمیته راهبری مکاتبه خواهد کرد و احتمالا مطالعه بیشتر سیستم ها را توصیه خواهد کرد ، به محض دریافت تاییدیه از کمیته راهبری ، سازمان مراحل مطالعه سیستم را دوباره با هدف انجام تجدیدنظر در سیستم انجام خواهد داد.
51
تعمیر و نگهداری سیستم تیم های پیاده سازی ،کنترل از سیستم را به وظایف IT شرکت محول می کند و IT مسئولیت را برای نگهداری آن تحمل می کند. درنتیجه ، نگهداری سیستم وظایف ایجادشده از طریق مطالعه پیگیری مقدماتی را ادامه می دهد ، بجز کارشناسان سیستم های فرعی IT شرکت که اصلاحات را بطور انحصاری انجام می دهند. برای مثال ، زمانی که کاربران درباره خطاها یا اشکالات در سیستم جدید انتقاد می کنند ، سیستم های فرعی IT مسئولیت پاسخگویی به این نیازها ، برآورد بهای لوازم آن ها و انجام اغلب اصلاحات ضروری را برعهده می گیرند. نیاز به تجدیدنظرهای مداوم برای سیستم های تجاری رایج است ، بعضی از این دلایل معمول عبات است از : افزایش رقابت ، مقررات جدید دولتی ، یا نیازهای اطلاعاتی از تغییر مدیریت ارشد ( یا دیگر سطوح مدیریت ).
52
منابع کتاب مفاهیم اصلی سیستمهای اطلاعات حسابداری، خانم نانسی باگرانوف، مارک سیمکین، کارولین نورمن. استفاده از سایتهای اینترنتی مختلف
53
1 زندگی صحنه ی یکتای هنرمندی ماست هرکسی نغمه خود خواند از صحنه رود صحنه پیوسته به جاست خرم آن نغمه که مردم بسپارند به یاد
Similar presentations
© 2025 SlidePlayer.com. Inc.
All rights reserved.