1. Osnovni pojmovi upravljanja projektima
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

2. Što je PROJEKT? Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim:
jasnim i ostvarivim ciljem
konačnim trajanjem
raspoloživim resursima (ljudi, vrijeme, financijska sredstva)
željenom razinom kakvoće konačnog proizvoda

3. Po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih aktivnosti
Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unaprijed zadanom predlošku NISU projekti.
Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog izvješća, rješavanje predmeta upravnog postupka, računovodstveni obračun, plaćanje računa
Primjeri projekata: organizacija dana škole, organizacija državnog natjecanja, organizacija maturalnog izleta, upisi ...

4. Što su PROGRAMI u odnosu na projekt?
Program = skup povezanih projekata
usklađeno upravljanje pojedinim projektima
koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata
primjer: program “Suradnici u učenju” traje nekoliko godina i obuhvaća projekte suradnje obrazovne zajednice i Microsofta koji se odvijaju u okviru pojedinih nastavnih godina

5. Što je CILJ projekta? Cilj projekta je NEŠTO
čega prije realizacije projekta NIJE BILO,
čega bez projekta NE BI bilo,
vrijedno ulaganja u projekt.
Dobro postavljeni ciljevi su:
Jasno određeni (opisani)
Mjerljivi
Dostižni
Ostvarivi
Vremenski uokvireni

6. Što su to RESURSI projekta?
Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili željeni cilj ...
Ljudi
Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana, ...)
Vrijeme
Projekt se ne može uspješno završiti ako resursi nisu osigurani ili raspoloživi kad su potrebni!

7. Sudionici projekta Naručitelj(i) projekta Sponzor(i) projekta
Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugom za realizaciju koje je potreban projekt. Određuju cilj projekta.
Sponzor(i) projekta
Utjecajni pojedinci zainteresirani za uspjeh projekta koji svojom podrškom pomažu njegovu uspješnu realizaciju.
Ulagač(i) u projekt
Svi oni koji u projekt ulažu potrebne resurse: ljude, sredstva, novac …
Voditelj(i) projekta/projekata/programa
Članovi tima zaduženi za komunikaciju sa sponzorima i ulagačima te koordinaciju aktivnosti ostalih članova projektnog tima
PROJEKTNI TIM - članovi tima
Osobe zadužene za realizaciju pojedinih aktivnosti u okviru projekta.

8. Naručitelji projekta
Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja:
postavlja zahtjeve za provedbom projekta
odobrava rezultate projekta
pokriva troškove projekta
koristi se rezultatima projekta
razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja:
interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta
eksterni radi u drugoj ustanovi

9. Nadzor projekta Tijelo koje uspostavlja naručitelj sa zadaćom:
praćenja provedbe projekta
davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta
izdavanja konačne potvrde kako su rezultati projekta (isporučevine) u skladu sa početnim zahtjevom naručitelja

10. Voditelj projekta
Osoba odgovorna za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bi se projekt uspješno završio, odnosno – kako bi se ciljevi projekta ostvarili u željenom vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna projekta.
Za vođenje projekta potrebno je imati:
Komunikacijske vještine
Stručnost u predmetnom području projekta
Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji

11. Sponzor projekta
osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i pomaže voditelju projekta u uspješnoj provedbi projekta
“najvažniji saveznik voditelja projekta”
razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora:
interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta
eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi

12. Ulagači u projekt “stakeholders” ili “dioničari” projekta
osobe (pojedinci ili ustanove)
kojima je u interesu uspješna realizacija projekta
koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta
koji ulažu resurse s kojima raspolažu u projekt s ciljem njegove uspješne provedbe
ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebno identificirati tijekom pripreme projekta

13. Vremenski okvir projekta
Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj!
Vremenski kraj projekta određen je željama naručitelja projekta.
Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti.
Nakon što je utvrđen može se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!

14. Mjerila uspješnosti projekta
Rok
Troškovi
Kvaliteta
KVALITETA
Trokut
prilagodbe
(Trokut “trgovanja”
Ili “cjenjkanja”)
Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju.
TROŠKOVI
VRIJEME

15. “Trgovanje” mjerilima uspješnosti
Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadržati nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja projekta), troškovi rastu.
Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene.
Želite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene.

16. Podsjetimo se ...
Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloživim resursima
Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti.
Sudionici u projektu su: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici.
Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa željenom razinom kakvoće.
Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloživih resursa (“Trokut cjenjkanja”)

17. Idemo dalje ... Kako dobro opisati ciljeve projekta ...
Što su preduvjeti za uspjeh projekta ...

18. Neki važniji pojmovi s kojima se susrećemo u sljedećih 45 minuta
Projektna dokumentacija – skup dokumenata koji opisuju projekt i bilježe aktivnosti na njemu
Opseg projekta – sveukupnost resursa i aktivnosti potrebnih za uspješno postignuće cilja projekta u zadanim uvjetima (i ograničenjima)
Projektni rizik – moguć događaj koji povećava vjerojatnost neuspjeha projekta
Projektna ograničenja – unaprijed poznati čimbenici zbog kojih je broj mogućih staza do željenog cilja konačan (npr. rokovi, novci …)

19. Ciljevi projekta trebaju biti …S
SPECIFIC
SPECIFIČNI M
MEASURABLE
MJERLJIVI A
ACHIVEABLE & AGREED UPON
DOSTIŽNI I
USUGLAŠENI R
REALISTIC
REALISTIČNI T
TIME-ORIENTED
VREMENSKI ODREĐENI

20. Školski primjer: JFK i Mjesec
Govor pred Kongresom SAD,
“Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na Zemlju”
Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog cilja možemo prepoznati?

21. Većina projekata NIJE uspješna!
Propali
Problematični
Uspješni
23%
49%
28%
2000
28%
46%
26%
1998
40%
33%
27%
1995
31%
53%
16%
1994
Graf prikazuje ishode oko 30,000 projekata u velikim, malim i srednjim
tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994.
Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2000
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

22. Zašto projekti ne uspijevaju?
Nejasni ili neusklađeni ciljevi
Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača
Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe)
Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora
Loša procjena rizika
Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!

23. Glavni uzroci neuspjeha projekata (primjer: u IT industriji)
“Kada projekt propadne, razlog je rijetko tehničke prirode.”
Jim Johnson, The Standish Group
Odvojenost cilja i funkcije
Odvojenost poslovanja i tehnologije
Nedostatak zajedničkog jezika i razumijevanja procesa
Manjak komunikacije i timskog djelovanja
Postupci u kojima se kasnije teško mogu napraviti izmjene
Pomoć za izbjegavanje neuspjeha?
Dobar i testiran okvir za upravljanje projektima!
Probijanje budžeta: 45%
Probijanje vremenskih okvira: 63%
Udio planirane funkcionalnosti na kraju projekta: 67%
Standish Group
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

24. Što je potrebno za uspjeh projekta? “12 zlatnih pravila”
ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu)
izabrati najbolji mogući tim
održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije
realistična procjena potrebnih resursa
realističan vremenski plan aktivnosti na projektu

25. Što je potrebno za uspjeh projekta? “12 zlatnih pravila”
ne izlaziti izvan opsega projekta
voditi računa o ljudima
stalna podrška sponzora
spremnost na promjene i inovacije
dobra međusobna komunikacija
stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika)
potencijal za - vođenje

26. Podsjetimo se ...
što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv, dogovoren, realističan i vremenski uokviren
za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci
Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija između ulagača u projekt

27. Neki važniji pojmovi s kojima se susrećemo u sljedećih 45 minuta
Projektna metodologija – skup pravila za upravljanje projektima
Projektni okvir – skup preporuka za upravljanje projektima
Faza projekta – skup logički povezanih aktivnosti koje za ishod imaju jednu ili više projektnih isporučevina
Projektni ciklus – slijed faza projekta
Miljokaz – trenutak u vremenu i točka u projektnom ciklusu u kojem se provodi pregled dotadašnjih aktivnosti, poduzimaju korektivne radnje i odobravaju proizvedene projektne isporučevine

28. Zašto je potrebno upravljanje projektima?
Može olakšati ono što radimo.
Može unaprijediti način rada.
Može ubrzati postizanje ciljeva/rezultata.
Može sniziti troškove rada.
Može potaknuti promjenu.
Izazovno. Inovativan, kreativan (ali i – stresan) posao.

29. Projektni ciklus - procesni model
Završetak implementacije
Uvođenje
rješenja u
uporabu
Osmišljanje
Prihvaćenost spremnosti plasmana
Prihvaćena Vizija / Opseg projekta
MSF
Provjera i
Stabilizacija
rješenja
Planiranje
Opseg projekta ispunjen
Prihvaćeni projektni planovi
Razvoj
rješenja

30. Osnovna projektna dokumentacija
Temeljni projektni dokument – izjava o viziji i opsegu projekta
Plan projekta
Izjava o ostvarenju opsega projekta
Odobrenje za uvođenje u uporabu
Dokument o završetku uvođenja u uporabu (završetku implementacije)

31. Umjesto zaključka
Upravljanje projektima je jedna od vještina koje nastavnici (i ostali zainteresirani zaposlenici u školama) trebaju steći, ne da bi nužno sami upravljali mnoštvom projekata, već da bi mogli djelovati savjetodavno i korektivno na zbivanja u školi i sustavu u kojima se njihov angažman očekuje.
Potreban dio stručnog usavršavanja svih.
Fleksibilnost i dosljednost su potrebni.

32. Podsjetnik
Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloživim resursima
Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti.
Sudionici u projektu su: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici.
Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa željenom razinom kakvoće.
Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloživih resursa (“Trokut cjenjkanja”)

33. Ponavljanje 1. modula - nastavak
Kako dobro opisati ciljeve projekta?
Što su preduvjeti za uspjeh projekta?
Zašto je potrebno upravljanje projektima?
Što je to projektni ciklus?

34. Podsjetnik
što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv, dogovoren, realističan i vremenski uokviren
za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci
Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija između ulagača u projekt

35. Što planiramo? Odgovore na ključna pitanja!
Planiranje - što se gradi
Planiranje – kako se gradi
Planiranje – koliko nam je vremena potrebno
Planiranje – kako provjeravamo jesmo spremni za put i jesmo li na dobrom putu (prema cilju)
Fokus projektnog tima
prikupiti što je moguće više informacija u što kraćem vremenu
znati kada imate dovoljno informacija da možete krenuti naprijed
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

36. Ključne točke i proizvodi faze planiranja u projektu
Rezultati
funkcionalne specifikacije
plan glavnog projekta
raspored glavnog projekta
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

37. Učinkovito planiranje osnažuje projekt
Planiranje smanjuje rizike jer omogućava
rano otkrivanje pogrešaka
kontrolu troškova
poboljšanje kvalitete
Planiranje zahtijeva trud
budite proaktivni u planiranju
planiranje shvatite kao proces
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

38. Prikupljanje podataka
Intervjui i razgovori s korisnikom
„rad u sjeni” korisnika na poslu
postojeća dokumentacija ako postoji
Poduka od strane korisnika
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

39. Željene karakteristike projektnog rješenja
Proširivost
Mogućnost ponovnog korištenja
Upravljivost
Pouzdanost
Integracija s postojećim sustavima
Sigurnost
Održivost
Skalabilnost
Izvedba
Dostupnost
Jednostavnost razvoja i implementacije
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

40. Svrha funkcionalnih specifikacija
Funkcionalne specifikacije opisuju funkcionalnost rješenja koje se stvara te:
osnažuju zajedničko razumijevanje poslovnih i korisničkih zahtjeva
služe kao “ugovor” između tima i kupca o tome što će se isporučiti
artikuliraju način rješavanja problema te jednoznačno anticipiraju rješenje
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

41. Preporuke za stvaranje funkcionalnih specifikacija
Shvatite potrebe korisnika i naručitelja
Označite značajke namijenjene krajnjem korisniku i poslovnim procesima
Sažeto specificirajte do dosljedne razine detalja
Izračunajte gdje je potrebno
Ograničenja unesite kao informacije
Često ponavljajte da biste ohrabrili povratne informacije
Polazne vrijednosti postavite rano, konačno definirajte na kraju
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

42. Evolucija pristupa u planove
Neka svaki član tima bude odgovoran za unos plana
Mijenjajte broj i složenost planova sukladno karakteristikama projekta
Nemojte miješati plan projekta s Microsoft Project .MPP datotekom!!!
Plan = Opis načina dovršetka rješenja
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

43. Procjenjivanje
Koristite metodu procjenjivanja odozdo prema gore da biste odredili trajanje zadataka
Neka vam u procjenjivanju pomognu iskustva s prethodnih i “pilot” projekata
Diskretno dodijelite dodatno vrijeme kao “poseban” zadatak
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

44. Sastavljanje vremenskog dijagrama
Koristite procjene trajanja zadataka pri stvaranju početnog dijagrama!
Uključite godišnje odmore, praznike i unaprijed utvrdite dostupnost svih angažiranih resursa.
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

45. Preporuke za učinkovito stvaranje dijagrama
vodite računa o ograničenjima i rizicima
odredite rokove ondje gdje je to prikladno
uvijek imajte na umu da je rok isporuke zadan
dodajte dodatno vrijeme kao posljednji zadatak prije dovršavanja jedne faze projekta
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

46. Uspješna faza planiranja:
Postignut je dogovor nositelja interesa i tima o:
komponentama rješenja koje treba isporučiti
datumima dovršetka ključnih faza projekta
načinu izgradnje rješenja
Sponzor i/ili ulagači su dali svoje formalno odobrenje za rezultate i postignuća ove faze projekta
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

47. Sažetak modula
Ciljevi faze planiranja su stvaranje rješenja arhitekture i dizajna, planiranja projekta i stvaranja rasporeda
Funkcionalne specifikacije sastavljene su od detaljnih zahtjeva, detaljnih scenarija i dokumenata dizajna
Preporučene tehnike procjene koriste procjenjivanje odozdo prema gore i diskretno dodjeljuju dodatno vrijeme kao poseban zadatak
U fazi planiranja rezultati su funkcionalne specifikacije, glavni plan projekta i glavni raspored projekta
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

48. Osnovni pojmovi Rastavljanje projekta na zadatke – WBS Mrežni dijagram
Vremenski dijagram

49. Što je to WBS?
Hijerarhijski prikaz aktivnosti na projektu povezanih u logičke (povezane) cjeline
U pravilu u obliku stabla s različitim razinama
Projekt
Pod-projekti (ukoliko je projekt složen)
Ključne točke (miljokazi projekta)
Ključne i zbirne aktivnosti
Zadaci i aktivnosti

50. Savjeti za izradu WBS dijagrama
Prvo utvrdite osnovne dijelove projekta koje je moguće jasno i nedvosmisleno razlikovati.
U okviru tih pojedinačnih dijelova utvrdite pojedinačne aktivnosti ili zadatke koji su međusobno logički povezani.
Provjerite razumiju li svi članovi tima WBS i jesu li suglasni s njegovom strukturom.
Ako je potrebno, revidirajte početnu inačicu!

51. Koliko duboko raščlaniti WBS?
Do razine zadatka kojeg možete pratiti (koji ima mjerljiv rezultat i može se izvršiti u određenom vremenu).
Do raščlanjenosti koja omogućava prepoznavanje i uspostavu veza među pojedinim zadacima.
Izrada WBS-a traži vrijeme i daje, ako je dobro odrađena cjelovitu sliku projekta. Dajte si dovoljno vremena za valjanu izradu WBS prikaza projekta!

52. Primjer WBS dijagrama i vježba

53. Podsjetnik
Zadatak – aktivnost s jedinstvenim mjerljivim rezultatom kojeg je moguće mjeriti i pratiti (po kakvoći i u vremenu)
WBS je hijerarhijski prikaz zadataka na jednom projektu
Ključne točke dijele projekt u logičke, mjerljive dijelove (podprojekte).
WBS je preduvjet za – planiranje redoslijeda aktivnosti, vremenskog plana projekta i za planiranje angažmana resursa

54. Što je to mrežni dijagram?
“Mreža” se ovdje odnosi na slijednu organizaciju zadataka u okviru jednog projekta.
Pokazuje međusobne ovisnosti pojedinih aktivnosti i njihov slijed pri izvođenju.
Povezuje aktivnosti koje su u okviru WBS prikaza bile odvojene u različite grane (hijerarhijskog) “stabla”
Omogućava praćenje usporednih aktivnosti na projektu

55. Važni pojmovi pri izradi mrežnog dijagrama
Prethođenje – karakteristika određenog zadatka da MORA biti završen prije nego što neki drugi zadatak započne.
Kašnjenje zadatka koji prethodi drugome najvjerojatnije će uzrokovati i kašnjenje tog drugog zadataka kao i svih zadataka koji mu slijede, a time i završetak projekta u zadanom roku može biti doveden u pitanje!

56. Savjeti za izradu mrežnog dijagrama
svakom zadatku u okviru WBS-a dodijelite jednoznačnu oznaku – šifru ili kod,
utvrdite povezanost pojedinih zadataka – što čemu prethodi, što čemu slijedi i što se može odvijati usporedno i zajedno,
utvrdite ključne točke (miljokaze) – ne zaboravite – miljokazi nisu zadaci
sastavite slijedni prikaz zadataka – često se počinje od kraja i kreće prema početku

57. Provjera, provjera, provjera …
Je li slijed zadataka dobro prikazan?
Jesu li sva “prethođenja” prepoznata?
Imamo li nepotrebna “prethođenja”?
Ima li nepotrebnih aktivnosti?
Treba li dodati aktivnosti koje nisu bile navedene?
Kad se svi zadaci završe, hoćemo li dobiti ono što od nas naručitelj očekuje?

58. “Kritična staza”
slijed zadataka u mrežnom dijagramu koji određuje trajanje projekta
kašnjenje zadataka na “kritičnoj stazi” uzrokovat će kašnjenje projekta u cjelini

59. Primjer mrežnog dijagrama

60. Podsjetnik WBS je logički i hijerarhijski prikaz zadataka na projektu
svaki zadatak mora imati jednoznačnu oznaku prije uključivanja u mrežni dijagram
mrežni dijagram je slijedni prikaz zadataka na projektu
oba dijagrama su međusobno povezana i promjene u jednom utječu na drugi
kritična staza je slijed zadataka koji najizravnije utječe na provedbu projekta

61. Što je Gantt? dopuna mrežnog dijagrama TRAJANJEM pojedinih zadataka
način prikaza projekta na “vremenskoj traci”
omogućava izračun ukupnog trajanja projekta
omogućava utvrđivanje nadnevka završetka ILI početka projekta

62. Primjer Ganttovog dijagrama

63. Podsjetnik WBS je logički i hijerarhijski prikaz zadataka na projektu
mrežni dijagram je slijedni prikaz zadataka na projektu
Ganttov dijagram (“Gantogram”) je prikaz ukupnosti aktivnosti na projektu na vremenskoj traci
Što je još potrebno?

64. Što je još potrebno? utvrditi NOSITELJE pojedinih zadataka
utvrditi ukupno radno vrijeme (trajanje opterećenja) članova projektnog tima na izvršavanju svih zadataka dodijeljenih svakom pojedincu
Utvrditi troškove rada svakog pojedinog člana projektnog tima (temeljem izračuna njegovog/njezinog angažmana i utvrđene jedinične cijene rada na projektu)

65. Osnovni pojmovi - podsjetnik
Rizici
“mogućnost gubitka ili ozljede”, Webster’s Collegiate Dictionary, 10. izdanje
očekivani problem ili buduća mogućnost negativnog ishoda, gubitka ili štete
Upravljanje rizicima
proces identificiranja raznih rizika i upravljanja onima koji najviše prijete projektu
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

66. Upravljanje rizicima
Rizik projekta = pretpostavljena mogućnost negativnog ishoda
razlikuje rizike od ograničenja - poteškoća i problema koji već postoje (“poznati problemi”)
definira proces upravljanja rizicima radi proaktivnog identificiranja, analize i rješavanja rizika
povećava vjerojatnost uspjeha u projektu minimaliziranjem mogućnosti neuspjeha
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

67. Temeljna načela upravljanja rizicima
Budite agilni, očekujte promjene
prihvatite promjenu i pokušajte ju pretvoriti u prednost ili priliku
neprestano procjenjujte i proaktivno upravljajte rizicima
Njegujte otvorenu komunikaciju
izbjegavajte traženje krivaca
otvoreno razgovarajte o rizicima da biste omogućili informiranije donošenje odluka
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

68. Temeljna načela upravljanja rizicima (nastavak)
Odredite jasnu, zajedničku odgovornost
neka uloge upravljanja programom budu odgovorne za aktivnosti upravljanja rizikom
neka svi članovi tima podijele odgovornost sudjelovanja u procesu upravljanja rizikom
među pojedinim članovima tima podijelite odgovornost za dodijeljene rizike i potrebne aktivnosti
Učite na iskustvu
iskoristite rad na projektu kao priliku za osobni napredak (usavršavanje) i uspjeh
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

69. Ključni koncepti upravljanja rizicima
rizik je svojstven svakom projektu ili procesu
prepoznavanje rizika ili ukazivanje na rizik smatrajte pozitivnom aktivnošću
prvo odredite rizike, a potom upravljajte njima
stalno procjenjujte rizike
pokušajte proaktivno upravljati rizicima
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

70. Prednosti proaktivnog upravljanja rizicima
Očekujte probleme, umjesto da na njih reagirate
pripremite planove za rješavanje problema prije nego se problemi pojave
kad god je moguće koristite preventivne mjere
Rješavajte temeljne uzroke, a ne samo simptome
Primijenite strukturiran i ponovljiv proces rješavanja problema
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

71. Karakteristike dobre politike upravljanja rizicima
Sveobuhvatnost
obuhvaćanje svih elemenata projekta (ljudi, procesi, tehnologija)
Discipliniranost
obuhvaća sistematičan i ponovljiv proces
Fleksibilnost
prihvaća širok raspon metoda analize rizika
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

72. Ponavljanje Koja je razlika između "rizika" te "poteškoća i problema"?
Što je konačni cilj upravljanja rizicima?
Kako "otvorena komunikacija" i "jasna, zajednička odgovornost" bivaju dio upravljanja rizicima?
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

73. Proces upravljanja rizicima
Analizirajte i odredite prioritete
Osnovni popis rizika
Glavni n broj rizika
Prepoznajte i utvrdite
Izjava o riziku
Kontrolirajte
Planirajte i sastavite rasporede
Učite
Baza znanja o rizicima, koncepti i procesi
Pratite i prijavljujte
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

74. 1. korak: Identificiranje rizika
Ciljevi
identificirajte rizike projekta
stvorite opsežan, dogovoren popis tih rizika, izrečen na jasan i nedvosmislen način
Identificiranje rizika - tim pronalazi rizike projekta i dolazi do informacija potrebnih za proces upravljanja rizikom
klasificiranje rizika – strukturiran pristup identifikaciji rizika koji pruža gotov popis područja aktivnosti na projektu koja zahtijevaju pažnju
izjava o riziku – jednostavnim riječima izrečen opis stanja koje može dovesti do gubitka i gubitak koji bi se mogao dogoditi ako rizik postane siguran
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

75. Pronalaženje izvora rizika u klasifikacijama rizika
Klasifikacije rizika koje se mogu koristiti za promišljanje o izvorima rizika
Klasifikacije rizika
Izvori rizika
Ljudi
kupci, krajnji korisnici, dioničari, osoblje, organizacija, vještine i politika
Proces
misija i ciljevi, odlučivanje, karakteristike projekta, proračun, troškovi, rasporedi, zahtjevi, dizajn, gradnja i testiranje
Tehnologija
sigurnost, razvoj i testna okruženja, alati, implementacija, podrška, operacijsko okruženje te dostupnost
Okruženje
zakoni, propisi, konkurencija, ekonomija, tehnologija i posao
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

76. Stvaranje izjava o riziku
Rizike treba jasno izreći
Izjava o riziku
Ukupni gubitak
ili
cijena mogućnosti
Temeljni
uzrok
Stanje
Posljedica
Uloge razvoja i ispitivanja u ovom su projektu kombinirane
Stoga
…proizvod može biti isporučen s više pogrešaka
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

77. Sastavljanje početnog popisa rizika
Klasifikacije
Temeljni uzrok
Stanje
Posljedica
Konačni učinak
Pojedini članovi tima ne rade u istom gradu ili organizaciji
Tehnologija
Promjena tehnologije
Programeri moraju raditi s novom tehnologijom isporučivanja
Vrijeme razvoja bit će dulje jer programeri trebaju vremena za obuku
Stižemo na tržište kasnije i konkurencija preuzima udio na tržištu
Ljudi
Organizacija
Isporuka proizvoda je odgođena zbog potreba dorade
Komunikacija među članovima tima može biti otežana
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

78. 2. korak: Analiziranje rizika i stvaranje prioriteta
Cilj
sastavite popis rizika prema prioritetima da biste timu omogućili da dio resursa posveti planiranju rješavanja rizika najvišeg prioriteta
Analiza rizika - proces preobrazbe procjena ili podataka o određenim rizicima projekta u oblik koji tim može koristiti da bi donio odluke prema prioritetima
Prioritetnost rizika - rangiranje rizika prema njihovoj ukupnoj prijetnji organizaciji i prioritetnosti djelovanja
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

79. 3. korak: Planiranje i sastavljanje rasporeda za upravljanje rizicima
Ciljevi
stvaranje detaljnih planova za rješavanje glavnih rizika
integracija tih planova u standardne procese upravljanja projektom, što jamči njihovo sigurno dovršavanje
Planiranje
proces prebacivanja prioritetnog popisa rizika u akcijske planove
Zakazivanje termina
proces integriranja plana za upravljanje rizikom u raspored projekta
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

80. Pristupi akcijskim planovima protiv rizika
Istraživanje
Možemo li dobiti više informacija o riziku prije nego nešto poduzmemo?
Prihvaćanje
Ako se rizik ostvari, možemo li živjeti s posljedicama?
Izbjegavanje
Možemo li izbjeći rizik promjenom opsega projekta?
Prijenos
Možemo li prenijeti rizik na druge projekte, timove, organizacije ili pojedince?
Ublažavanje
Može li tim učiniti išta da smanji vjerojatnost ili učinak rizika?
Krizni plan
Može li planirana reakcija smanjiti utjecaj rizika?
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

81. Ublažavanje rizika Ublažavanje uključuje prijevremeno djelovanje
nastoji posve spriječiti rizik ili
nastoji na prihvatljivu mjeru smanjiti učinak ili posljedice
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

82. Planiranje kriznih planova u slučaju ostvarenja rizika
Krizni planovi u slučaju ostvarenja rizika
razgovarajte o tome što učiniti ako se rizik doista ostvari
krizne planove treba odrediti unaprijed
unaprijed utvrđeni događaj (“okidač”) potiče aktiviranje kriznih planova
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

83. Postavljanje “okidača”
Koristite okidače da biste pokrenuli krizne planove
okidači uz neku vremensku točku – grade se oko datuma primjer: važna prekretnica prekasno je završena
prag – oslanjaju se na faktore koje se može izmjeriti ili prebrojati primjer: broj pogrešaka dosegao je 75
događaji – oslanjaju se na određeni slijed događaja primjer: članovi tima su dobili nove dužnosti ili dali ostavke
Temeljni okidači na temelju vrste rizika ili vrste njegova učinka
O okidačima i njihovim vrijednostima razgovarajte s upraviteljima na koje će se to odnositi
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

84. 4. korak: Praćenje i izvještavanje o statusu rizika
Ciljevi
pratite mjerenja rizika i status akcijskih planova protiv rizika
omogućite obavještavanje kada se pojave okidači za pokretanje kriznog plana
izvješćujte o promjenama u statusu rizika i o napretku planova za ublažavanje
Praćenje – Praćenje mjerenja rizika i događaja koji djeluju kao okidači da biste bili sigurni da planirana djelovanja protiv rizika funkcioniraju
Izvješćivanje – Omogućuje redovna, detaljna izvješća o rizicima namijenjena projektnom timu i izvješća o statusu glavnih rizika namijenjena projektnom odboru i drugim dioničarima projekta
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

85. 5. korak: Kontroliranje rizika
Ciljevi
uspješno provođenje kriznih planova u slučaju rizika
ažuriranje poznatih rizika te analiza rizika, prioriteta, planova i rasporeda
Kontrola rizika – Proces provođenja kriznih planova u slučaju rizika i s tim povezana izvješća o statusu
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

86. 6. korak: Učenje na rizicima
Ciljevi
omogućivanje jamstava kvalitete trenutnih aktivnosti upravljanja rizikom
označivanje lekcija koje valja iskoristiti u budućim projektima
popravljanje procesa upravljanja rizikom
Učenje – Dokumentiranje naučenih lekcija i njihovo upisivanje, zajedno s drugim važnim dokumentima projekta, u bazu znanja o rizicima, što tvrtki omogućuje da ih ponovo koristi
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

87. Sažetak modula upravljanje rizikom treba biti:
sveobuhvatno – obuhvaća sve elemente u projektu (ljude, procese i tehnološke elemente)
sistematično – obuhvaća ponovljiv proces upravljanja rizikom u šest koraka
neprekidno – primjenjuje se tijekom čitavog životnog ciklusa projekta
proaktivno – želi spriječiti ili ublažiti utjecaj rizika
fleksibilno – obuhvaća širok raspon kvantitativnih i kvalitativnih metoda analize rizika
usmjereno na budućnost – posvećeno je učenju na pojedinačnoj razini i na razini tvrtke
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

88. Simptomi zahtjevnih projekata
"Projekt je kasnio, a proračun je prekoračen"
"Stvoreno je ono što nam ne treba"
"Ne udovoljava našim očekivanjima – nismo zadovoljni"
"Nismo u potpunosti razumjeli što trebamo raditi"
"Nismo dobili informacije potrebne za obavljanje posla"
"Nismo znali koliko rad ostalih članova tima utječe na naš rad"
"Ne funkcionira pravilno u našem okruženju"
"Prekomplicirano je za korištenje"
"Potpuno je nepredvidivo – stalno nailazimo na nove probleme"
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

89. Ciljevi za uspješne projekte
Tipični simptom zahtjevnog projekta
Cilj uspješnosti projekta
Posjedovanje cilja
"Projekt je kasnio, a proračun je prekoračen"
Unutar granica projekta ?
"Stvoreno je ono što nam ne treba"
Izgradnja prema specifikacijama ?
"Potpuno je nepredvidivo – stalno nailazimo na nove probleme"
Verzija s identificiranim problemima i njihovim rješenjima ?
"Ne funkcionira pravilno u našem okruženju"
Glatka instalacija i dobra priprema za nadolazeće operacije ?
"Prekomplicirano je za korištenje"
Poboljšanje korisničke učinkovitosti ?
"Ne udovoljava našim očekivanjima – nismo zadovoljni”
Zadovoljstvo klijenata ?
"Potrebne informacije svi ne dobivaju pravovremeno"
Uspostavljanje dobre komunikacije ?
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

90. Upravljanje proizvodom Upravljanje programom
Model MSF tima
Pružanje rješenja unutar ograničenja projekta
Zadovoljni klijenti
Poboljšana korisnička učinkovitost
Glatka implementacija i nadolazeće operacije
Odobrenje za izdavanje nakon identificiranja i rješavanja svih problema vezanih uz kvalitetu
Izgradnja prema specifikacijama
Razvoj
Test
Upravljanje verzijom
Korisnički doživljaj
Upravljanje proizvodom
Upravljanje programom
Komunikacija
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

91. Ključni koncepti i dokazana iskustva
Tim suradnika
Stav usmjeren prema klijentima
Stav o proizvodu
Stav o izbjegavanju pogrešaka
Spremnost na učenje
Dokazana iskustva
Mali, interdisciplinarni timovi
Omogućite zajednički rad timova na jednom mjestu
Dizajn rješenja stvorite zajedničkim sudjelovanjem svih članova tima
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

92. Osnovni projektni tim
Skup članova tima koji zajedno s voditeljem projekta radi na projektu od početka do kraja.
Ostali članovi projektnog tima uključuju se u projektne aktivnosti povremeno i ovisno o potrebama.
Svaki član tima ima, sukladno svojim vještinama, znanju i iskustvu određenu unaprijed zadanu ulogu u timu.

93. Ostali sudionici projekta – vanjske interesne grupe
Pokrovitelji projekta – pojedinci koji potiču i odobravaju projekt i rezultate projekta
Klijenti (poslovni pokrovitelji) – pojedinci koji od rješenja očekuju dobivanje poslovne vrijednosti
Krajnji korisnici – pojedinci ili sustavi koji izravno stupaju u interakciju s rješenjem
Operacije – organizacija odgovorna za nadolazeću operaciju rješenja nakon isporuke
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

94. 6 osnovnih uloga u timu Nisu hijerarhijski postavljene.
Svaka uloga sa sobom nosi i odgovarajuća zaduženja, odgovornosti i radnu autonomiju
Jasna zaduženja, zajednička odgovornost (za uspjeh ili neuspjeh zajedničkog projekta)
Dvosmjerna komunikacija u timu: pričanje i slušanje

95. Zadaće pojedinih uloga i pod-timova
Zadaća
Uloga MSF timova
Briga o isporuci proizvoda u okvirima projektnih ograničenja
Upravljanje programom
Program Management
Briga o tome da proizvod bude isporučen u skladu s naručiteljevom specifikacijom proizvoda
Razvoj
Development
Briga o tome da proizvod bude objavljen tek nakon što su sva otvorena pitanja riješena
Testiranje
Test
Glatko uvođenje proizvoda u uporabu i upravljanje procesom uvođenja kod korisnika.
Nadzor nad objavljivanjem konačnog proizvoda
Release Management
Postizanje koristi (poboljšanja) za krajnjeg korisnika
Iskustvo korisnika
User Experience
Da naručitelj bude zadovoljan proizvodom
Upravljanje proizvodom
Product Management

96. Osnovni tim - preporuke
odabir članova prema sposobnostima i vještinama te motivaciji za rad u timu
izbjeći, ako je moguće, nametanje članova tima izvana (npr. od sponzora ili naručitelja)
osigurati sredstva za kvalitetnu međusobnu komunikaciju (portal projekta, sastanci)
izgraditi kulturu otvorene i iskrene komunikacije

97. Prilagodba veličine tima
Kombiniranje uloga. Neke je uloge moguće kombinirati već unutar timova od samo 3 člana
Nije dobro kombinirati određene uloge sukobljenih interesa (npr. programiranje i testiranje programa)
“Skaliranje” timova:
Funkcionalni pod-timovi (više ljudi na istoj ulozi)

98. Kombinacije 6 uloga N M T Upravljanje programom Razvoj Ispitivanje
Nadzor nad objavljivanjem konačnog proizvoda
Iskustvo korisnika
Upravljanje proizvodom N M T

99. Prošireni projektni tim
Poslovni fokus
Korisnici
Služba pomoći
Korisnički
doživljaj
Upravljanje
proizvodom
Klijent
Test
Projektni tim
Operacije
i grupe za podršku
Razvoj
Pokrovitelj projekta
Upravljanje
verzijom
Upravljanje
programom
Tehnološki projektanti i koordinacijski odbori
Tehnološki fokus
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

100. Načini povećanja timova
Koristite faktore kao što su složenost, veličina, rizik i vještine skaliranja
Velike timove podijelite u manje koji imaju manje troškove rada procesa, upravljanja i komunikacije te omogućuju bržu implementaciju
Postavite vođe podtimova
Za upravljanje cjelokupnim projektom koristite osnovni tim
Osnovni se tim sastoji od vođa timova i upravljanja programom
Osnovni tim koordinira i sinkronizira podtimove
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

101. Upravljanje programom Upravljanje proizvodom
Primjer: Mali timovi
Mali tim, kombinirane uloge
Korisnički doživljaj
Upravljanje programom
Razvoj
Upravljanje proizvodom
Upravljanje verzijom
Test
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

102. Primjena u školstvu
Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti!
Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti.
Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.

103. Potrebno je znanje o upravljanju projektima!
Velik je broj nastavnika koji su do sada u školama uložili trud i vrijeme u niz projekata.
Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće projekte rade i vode lakše i uspješnije.
Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata. I na greškama se uči.
Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i za iznalaženje resursa potrebnih za njegovu uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za potporu projektima.

104. Nastavnici u projektima ...
Snažne osobnosti, individualci naviknuti na samostalan rad. Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom radu na projektu – komunikacijski i organizacijski problemi.
Projekt je izvannastavna aktivnost. Zbog svakodnevnih poslova u školi i cikličke naravi nastavne godine (promjenjivog opterećenja tijekom nastave) nastavnici ne rade na projektu stalnim intenzitetom.
Nedostatak iskustva u upravljanju projektima česti dovodi do pogrešaka u postavljanju rokova i procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju projekta/projekata, kao i u predviđanju i procjeni rizika!

105. Projekti u školama u kojima se koristi IT - primjeri
Upisi
Tiskanje svjedodžbi
Izrada školskih web stranica
Sudjelovanje u programima/projektima:
Učenička natjecanja
LIDRANO
...

106. IT projekti u školama - primjeri
Implementacija novog softverskog rješenja (za računovodstvo, na primjer).
Uspostava računalno-komunikacijske infrastrukture:
Računalna učionica
Školska računalna mreža
Priključak škole na Internet
Uspostava školskog poslužitelja (servera)
Proizvodnja obrazovnog sadržaja

107. Primjena u školstvu
Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti!
Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti.
Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.

108. Potrebno je znanje o upravljanju projektima!
Velik je broj nastavnika koji su do sada u školama uložili trud i vrijeme u niz projekata.
Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće projekte rade i vode lakše i uspješnije.
Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata. I na greškama se uči.
Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i za iznalaženje resursa potrebnih za njegovu uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za potporu projektima.

109. Nastavnici u projektima ...
Snažne osobnosti, individualci naviknuti na samostalan rad. Ne snalaze se često dovoljno dobro pri timskom radu na projektu – komunikacijski i organizacijski problemi.
Projekt je izvannastavna aktivnost. Zbog svakodnevnih poslova u školi i cikličke naravi nastavne godine (promjenjivog opterećenja tijekom nastave) nastavnici ne rade na projektu stalnim intenzitetom.
Nedostatak iskustva u upravljanju projektima česti dovodi do pogrešaka u postavljanju rokova i procjenjivanju potrebnih resursa za realizaciju projekta/projekata, kao i u predviđanju i procjeni rizika!

110. Projekti u školama u kojima se koristi IT - primjeri
Upisi
Tiskanje svjedodžbi
Izrada školskih web stranica
Sudjelovanje u programima/projektima:
Učenička natjecanja
LIDRANO
...

111. IT projekti u školama - primjeri
Implementacija novog softverskog rješenja (za računovodstvo, na primjer).
Uspostava računalno-komunikacijske infrastrukture:
Računalna učionica
Školska računalna mreža
Priključak škole na Internet
Uspostava školskog poslužitelja (servera)
Proizvodnja obrazovnog sadržaja

112. Savjeti
Posvetite dovoljno vremena osmišljanju i planiranju prije nego što pristupite samoj realizaciji projekta! Vrijeme uloženo u planiranje vraća se kroz uštedu vremena u samoj realizaciji i kasnijem ispravljanju pogrešaka.
Vodite računa da ciljevi budu na samom početku projekta jasno definirani, mjerljivi, ostvarivi i realistični, vremenski uokvireni te da su svi sudionici na projektu već na samom početku projekta suglasni oko ciljeva koji se projektom žele postići.

113. Savjeti
U planiranju vremena za realizaciju projekta vodite računa o zbivanjima tijekom školske godine tijekom kojih je otežana realizacija projekta zbog pojačanog angažmana članova tima na ispunjavanju svojih nastavnih obveza (vrijeme zaključivanja ocjena, popravni, upisi, natjecanja …)
Neka službeni početak projekta bude organiziran kao prvi sastanak svih sudionika (u živo, čak i ako su članovi projektnog tima iz različitih škola i dijelova Hrvatske). Kasnija komunikacija je moguća i “on line”.

114. Savjeti
Prvo definirajte potrebne uloge u timu i kompetencije potrebne za svaku ulogu, a tek tada razmišljajte o tome tko bi od kolega odgovarao pojedinoj ulozi.
Za članove tima birajte zainteresirane i motivirane kolege. Ne namećite i ne postavljajte ljude u uloge u kojima se sami ne vide ili ne osjećaju ugodno.

115. Savjeti
Vodite računa o tome da se uvijek može dogoditi da netko od kolega zbog nepredviđenih događanja (bolovanje, novi posao …) ne može više sudjelovati na projektu.
Pokušajte za svaku ulogu pronaći / osigurati barem još jednog (“zamjenskog”) kandidata ili člana tima.

116. Savjeti
Pokušajte izbjeći krute hijerarhijske strukture projektnih timova (jedan šef odlučuje o svemu, ostali slušaju i rade). Uspjeh (ili neuspjeh) zajednička je zasluga i odgovornost svih članova tima. U konačnici ne postoji “djelomični” uspjeh pojedinog člana, već samo ukupni uspjeh ili neuspjeh čitavog projektnog tima!
Zajednička odgovornost ne znači da uloge ne trebaju biti jasno podijeljene (i odijeljene). Svatko treba znati što radi, zašto i do kada to treba napraviti da bi se ostvario uspjeh u cjelini.

117. Savjeti
Ako naručitelj tijekom projekta počne mijenjati uvjete pod kojima se projekt odvija (npr. skraćivati vrijeme realizacije projekta) to se neizbježno odražava na uspjeh projekta (i rezultira ili porastom zahtjeva na resurse ili slabijom kvalitetom konačnog proizvoda). Ako naručitelj nije spreman kompenzirati svoje zahtjeve odgovarajućim ustupcima (dodatnim resursima, produljenjem vremena ili pristankom na nižu kvalitetu konačnog proizvoda), projekt ne može završiti uspješno!

118. Umjesto zaključka
Upravljanje projektima je jedna od vještina koje nastavnici (i ostali zainteresirani zaposlenici u školama) trebaju steći, ne da bi nužno sami upravljali mnoštvom projekata, već da bi mogli djelovati savjetodavno i korektivno na zbivanja u školi i sustavu u kojima se njihov angažman očekuje.
Potreban dio stručnog usavršavanja svih.
Fleksibilnost i dosljednost su potrebni.

119. Dodatni resursi MSF dokumentacija hrvatskom jeziku:
MSF stranice na Microsoft.com:
Project Management Institute (PMI):
Udruga za projekt menadžment PMI Hrvatska
Hrvatska udruga za upravljanje projektima
by Ratko Mutavdžić