1. Upravljanje projektima, 8. dio Planiranje i praćenje troškova
Darko Jureković, PMP
Suradnici u učenju - Partners in Learning,
Microsoft Hrvatska
© 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary.

2. O današnjem predavanju
Današnja tema je: planiranje i praćenje troškova te nabava na projektu
Govorit ćemo o:
Procjeni, planiranju i praćenju troškova
Osnovnim pojmovima vezanim uz nabavu, uključujući ugovaranje i modele naknade troškova izvođačima

3. Dodatni resursi
Upravljanje nabavom (procurement management):
Definicija nabave:
Definicija ponude:
Definicija fiksnih troškova:

4. 1. Upravljanje troškovima

5. 3 faze
PROCJENA
BUDŽETIRANJE
PRAĆENJE TROŠKOVA

6. Što utvrđujemo? PRECIZNOST (način zaokruživanja troškova)
MJERNU JEDINICU (radni sat / dan / tjedan)
ALARMNE OKIDAČE
Odnos stvarne i planiranje potrošnje

7. Kako procjenjujemo troškove?
“Po sličnosti” – “Per analogiam”
“Odozdo nagore”
Temeljem utvrđenog cjenika
Prikupljanjem podataka od dobavljača usluga
“Parametričkim procjenjivanjem”

8. Po sličnosti Usporedbom sa prošlim sličnim projektima
Koristimo stvarne podatke (prošlih projekata)
“Skaliramo” troškove sukladno “veličini” našeg projekta

9. Kako procjenjujemo “odozdo”?
Prikupljanjem i grupiranjem podataka (procjena) članova tima o troškovima vezanim uz njihove zadatke i aktivnosti

10. Što je to “parametrička procjena”?
Korištenje statistički dobivenih podataka (procjena) o jediničnoj cijeni potrebnog posla
Temeljem analize većeg broja prošlih projekata
Točnija od “analogne procjene” (“po sličnosti”)

11. 2. Upravljanje nabavom

12. Što se nabavlja?
Sve što projektni tim ne može osigurati vlastitim angažmanom, a potrebno je za realizaciju projekta!

13. Proces nabave ukratko Proces / Aktivnost
Projektna faza u kojoj se odvija
Rezultat - dokumentacija
Planiranje nabave
Planiranje
Plan nabave
Planiranje ugovaranja
Predložak ugovora Kriteriji za evaluaciju
Zahtjevi za ponudom
Provedba
Popis potencijalnih dobavljača
Odabir dobavljača
Odluka o odabiru
Ugovaranje i praćenje ugovaranja
Ugovori i promjene u ugovoru
Zatvaranje ugovora
Zatvaranje projekta
Isplate i zatvaranje ugovora

14. Osnovni pojmovi i međuveze
PONUDA
PROCJENA
PRIHVAĆANJE / ODBIJANJE PONUDE
UGOVARANJE

15. Ponuda
Prijedlog za prodajom (ili kupnjom) određenih dobara ili usluga od druge (pravne ili fizičke) osobe.
Nije obvezujuća za drugu stranu.
Po prihvaćanju ponude, predstavlja podlogu za sklapanje ugovora i ne očekuje se mijenjanje uvjeta iz ponude na način koji bi bio štetan za drugu stranu.

16. Ugovor
Ugovor o javnoj nabavi jest ugovor s financijskim interesom sklopljen u pisanom obliku između jednog ili više ponuditelja i jednog ili više naručitelja i čiji je predmet nabave izvođenje radova, isporuka robe ili pružanje usluga.

17. Ugovor Službeni dogovor dviju ili više strana
Pravni dokument obvezujući za sve uključene strane.
Promjene moguće ali moraju biti u pisanom obliku i prihvaćene od svih.

18. Osnovni tipovi ugovaranja
Fiksna cijena/naknada
Moguće “s bonusom”
Naknada stvarnih troškova
Moguće i “s bonusom”
Fiksnim
Postotnim
Naknada za vrijeme i materijal

19. Fiksna cijena / naknada
Najčešći oblik ugovaranja
Dogovoren posao za fiksnu cijenu
Traži točnu narudžbu (opis posla) i izračun troškva
Pretpostavlja se da neće biti promjena opsega posla i dodatnih troškova
Najveći rizik za izvođača/dobavljača usluge

20. “Bonus”?
(Unaprijed dogovoreni) Dodatak na ugovoreni iznos naknade zbog kvalitetnog izvođenja radova.
Može biti fiksnog iznosa ili ovisnog o uštedi (odstupanju stvarnih od procijenjenih troškova).

21. Naknada za vrijeme i materijal
Vrijeme – po unaprijed određenoj jediničnoj cijeni (npr. sat ili dan rada)
Materijal – po stvarnim troškovima nabave
Primjeri:
Usluge održavanja tehničke, uredske ili računalne opreme

22. ZAPAMTITE:
Nakon što ste utvrdili što je potrebno napraviti, za svaki zadatak ili ključni trenutak (miljokaz) potrebno je popisati sve što vam je potrebno:
Vještine potrebne za realizaciju
Materijalne potrebe
Informacije
Ostale resurse

23. ZAPAMTITE:
Prije konačnog odobrenja plana projekta, provjerite još jednom procijenjene troškove te raspoloživost resursa potrebnih za realizaciju

24. ZAPAMTITE
Procjene troškova vezanih uz nabavu materijala i opreme moguće je dobiti od dobavljača.
Za procjenu je potrebno utvrditi potrebne količine i rokove.
Prije narudžbe potrebno je utvrditi i pouzdanost dobavljača.

25. ZAPAMTITE
Nabavu je moguće organizirati kroz postojeće organizacijske jedinice/odjele/grupe u okviru ustanove u kojoj radite.
Prednosti: štedi se vrijeme, veća sigurnost, racionalnije raspolaganje projektnim resursima
Potrebno je upoznati njihove procedure te osigurati dobru komunikaciju s njima kao i jasnu potporu sponzora.

26. 3. Dodatni sadržaji

27. Zakon o javnoj nabavi
Zakon o javnoj nabavi:
Izmjene i dopune Zakona o javnoj nabavi:
Upisnik obveznika Zakona o javnoj nabavi:

28. Javni naručitelji su i ...
Javni naručitelji (tj. oni na koje se odnosi i primjenjuje Zakon o javnoj nabavi) su u području znanosti, obrazovanja i športa i odgojno-obrazovne ustanove kojima je osnivač Republika Hrvatska ili jedinice lokalne ili područne (regionalne) samouprave.