1. Check Up koolituskohtumine Toetuse kasutamise juhised

2. Rahastuleping ja aruandlus
leping sõlmitakse kõigi projekti osapooltega - koordinaator ja partnerid. Lepingule kirjutab alla koordinaator ka teiste osapoolte eest (mandate)
Leping jõustub kuupäeval, mil viimane osapool sellele alla kirjutab (SA Archimedes Noorteagentuur e SANA).
leping põhjalikum ülevaade:
rahastureeglid, aruandluskohustus on välja toodud
aruandlus läbi veebiplatvormi Mobility tool

3. elluviimise kohta lõpparuande
Aruandlus
Toetusesaaja esitab 60 kalendripäeva jooksul lepingus toodud projekti lõppu veebiplatvormi Mobility tool kaudu projekti
elluviimise kohta lõpparuande
Antud keskkonnas tuleb igal projekti elluviijal täita ning esitada oma projekti lõpparuanne. Projekti lõpparuandesse tuleb sisestada infot õpirännete, rahastuse ning sisukirjelduse kohta.
Aruandevormi võib täita eesti või inglise keeles.
Abi: visuaalne abimaterjal, käsiraamat, kontakt

4. Aruandega koos tuleb esitada järgmised kohustuslikud lisad
Aruanne peab olema allkirjastatud organisatsiooni/grupi seadusliku
esindaja poolt ning allkirjastatud lehekülg (declaration of honour) tuleb aruandele lisada;
Kõikide ellu viidud tegevuste tegevuskavad (sh ettevalmistav kohtumine, kui see toimus);
Osalejate nimekiri allkirjadega osalejate allkirjastatud nimekirjad kõikide tegevuste kohta (skännitult). EK vormi pole olemas, Eesti Noorteagentuuril on olemas soovituslik vorm
erikulude ja erivajadustega seotud kulude (vastavalt exceptional costs ja special needs support) kuludokumentide ja maksekorralduste koopiad – juhul kui neid taotleti taotluses ja need ka aktsepteeriti ning kui neid kulusid on aruandes küsitud.
Ning ka reisitoetuse dokumendid juhul, kui osaleja marsruut eristub taotluses väljatooduga!
KOHUSTUSLIK OSA (tekib MT-s):
- Õpikogemuse analüüs: Participant Report Form - KA1 – Learning Mobility of Individuals in Youth Exchanges (noortevahetuse puhul täidavad noorteliidrid)

5. Rahastuleping ja toetuse kasutamine
Projektiga seotud tegelike kulude alusel eraldatud toetuse (erikulud, erivajaduste toetus) rahalisi tehinguid tohite teha vaid taotluses kinnitatud ajavahemikus. Ühikuhindades eraldatud toetuse (reisikulud, elamiskulud, korraldustoetus, keelelise ettevalmistuse toetus) kulusid võib tegema hakata otsuskirja saamisest.
Projekti periood e taotluses kinnitatud ajavahemik on aeg, millal toimub projekti tegevuste elluviimine ning eelarvet puudutab see niimoodi, et vaid selles ajavahemikus tohivad erikukud ja erivajadustega osalejate kulud tekkida, sest neid makstakse tegelike kulude alusel.

6. € Toetus
Lepingus on toodud maksimum summa ning seda ei saa ühelgil põhjendusele suurendada. Projekti elluviimisel tuleb lähtuda lepingu lisas I toodud sisukirjeldusele, lisas II toodud eelarvele ning lisas III toodud rahastamis- ja muudele lepingutingimustele
Abikõlblikkuse tingimus: toetus on abikõlblik, kui õpiränne on kokkulepitud mahus ja tähtaegselt elluviidud.
Esimene väljamakse on 80 %.
Toetuse lõppmakse makstakse 60 kalendripäeva* jooksul peale lõpparuande laekumist.
*Juhul, kui konsultandil/finantsspetsialistil on
vaja Teie käest lisaküsimusi küsida, siis pikeneb see
periood nende päevade võrra.

7. Bürood tuleb muudatustest teavitada enne muudatuste sisseviimist
Muudatused projektis
Projekti ajal on Teil kohustus Noorteagentuuri (SANA) teavitada kõikidest projekti vormilistest või sisulistest muudatustest.
Vormilised e lepingut puudutavad muudatused: näiteks uus vastutaja, partnerluse tühistamine, tegevuse kestuse lühendamine (sel juhul peab olema ametlik avaldus DigiDoc allkirjaga), projekti lõppkuupäeva edasilükkamine jne
Sisulised: osalejate vanus / profiili muutmine, tegevuse toimumisaja edasilükkamine (kui kestus jääb samaks, kvaliteet ei lange), toimumiskoht on muutunud (linn/küla) jne
Bürood tuleb muudatustest teavitada enne muudatuste sisseviimist
ning saada muudatuste tegemiseks
agentuuripoolne nõusolek.

8. Kogu suhtlus SA Archimedes Noorteagentuuri
Suhtlus Noorteagentuuriga
Kogu suhtlus SA Archimedes Noorteagentuuri
ja toetusesaaja vahel toimub
kirjalikult (eesti või inglise keeles).
Suulised kokkulepped on tühised.
Alati tuleb kirjas (e-kirja TEEMAs) viidata projekti numbrile, mille kohta suhtlus käib (nt EE01-KA XXX).

9. Rahastuleping ja aruandlus
Toetusesaaja on kohustatud kõiki projekti elluviimise-tulemuste ja toetuse kasutamisega seotud originaaldokumente säilitama 3 aastat alates toetuse lõppmakse tegemisest (tagastusnõude laekumisest) alates. Kui toetussumma on suurem kui €, siis on säilitamise kohustus 5 aastat.
Osalejate kindlustus
on kohustuslik –
reisikindlsutus, sh tõrkekindlustus

10. Erasmus+ programmi nähtavus (VISIBILITY)
Iga Erasmus+ programmist toetust saanud projekt on ka Erasmus+ programmi visiitkaart. Visiitkaarti ei tasu aga niisama taskus hoida, vaid julgelt huvilistele jagada koos üleskutsega ka ise oma häid ideid Erasmus+ programmi toel ellu viia.

11. Mida teha programmi nähtavuse suurendamiseks?
-Alusta oma teavitustööd projekti partneritest ja projektis osalejatest - nemad on esmane sihtgrupp, kes peaks teada saama, et projekt on ellu viidud programmi Erasmus+ toel ning milliseid võimalusi programm veel noortele tegutsemiseks pakub.
-Kui projekti on planeeritud väljapoole suunatud töötube, seminare või koolitusi, tutvustage ka seal Erasmus+ programmi ja võimalust programmi toel enda ideid ellu viia
Tee projekti ja programmi nähtavuse suurendamiseks koostööd Noorteagentuuriga: jaga oma sündmusi, fotosid ja lugusid Noorteagentuuri blogis, lae oma projektivideo üles videoveeb Telepurki, lisa projekti pressikajastus meie meedia rubriiki, postita oma projekti kohta Euroopa Noored Facebooki lehel. Büroo pakub samuti toetavaid vahendeid programmi tutvustamiseks –
programmi ppt presentatsioonid, kleepsud, voldikud jne. 
Soovitused on kättesaadavad meie kodulehelt:

12. Erasmus+ programmi nähtavus
NB! Toetusesaajal on kohustus projektiga seotud avalikel trükistel, materjalidel ja kommunikatsioonis näidata ära, kust projektitoetus pärineb. Selleks tuleb materjalidel kasutada programmi Erasmus+: Euroopa Noored ja sihtasutus Archimedes Noorteagentuuri sümboolikat ning mainida rahastajat ka avalikus kommunikatsioonis (nt meedia, avalikud üritused jmt).
Täpsemad juhised, soovitused ja vajalikud logod allalaadimiseks on kättesaadavad meie kodulehelt

13. Põhitegevuse päevakava: oluline on vaadata seda kui õppeprotsessi, mille eesmärk on pakkuda osalejatele mitmekesiseid õpikogemusi
Nõuanne: näidisprogramm

14. NOORTEPASS / YOUTHPASS lisainfo, soovitused ja abimaterjalid:

15. Rahastuleping ja aruandlus
Toetuse kasutamise tingimused - abikõlblikud kulud
toetussumma koosneb ühikuhindadest ja tegelike abikõlblike kulude hüvitisest
ühikuhindade alusel makstakse reisikulusid ja korralduskulusid
tegelike kulude alusel makstakse erikulusid ja erivajadustega osalejate kulusid
ühikute aluseks olevad asjaolud peavad olema tekkinud või loodud lepingus toodud projekti perioodi jooksul
ühikute aluseks olevad asjaolud peavad olema vajalikud projekti elluviimiseks või tekkima seoses projekti elluviimisega
ühikute arvu peab olema võimalik kindlaks määrata ja kontrollida, eeskätt lepingus kirjaldatud dokumentide alusel.

16. 2. Elluviimise e korralduslikud kulud (ORGANISATIONAL SUPPORT)
Eelarveartiklid: KA1 Rahastus:
1.Reisikulud (TRAVEL)
Panus osalejate reisikuludesse. Summad põhinevad kilometraažil - EK “vahemaa kalkulaator” *kalkuleerimiseks tuleb kasutada Euroopa Komisjoni ning kilomeetrite arv tuleb võtta nö ühe otsa kohta plus/tools/distance_en.htm
2. Elluviimise e korralduslikud kulud (ORGANISATIONAL SUPPORT)
  -Kõik kulud, mis on otseselt seotud projekti tegevuste elluviimisega (nt majutus, toitlustus, materjalid, meened, sõit e kohalik transport Tegevuse toimumise ajal, järeltegevused jne).
-Summa põhineb Tegevuse kestvusel ja inimeste arvul
3. Erikulud (EXCEPTIONAL COSTS)
Viisa ning viisa taotlemisega seonduvad kulud, vaktsiinide kulud.
4. Erivajadustega osalejate kulud (SPECIAL NEEDS SUPPORT)
täiendavad kulud, mis on seotud otseselt puuetega osalejate kaasamisega.

17. Toetuse kasutamise tingimused - abikõlblikud kulud - 1
Reisitoetus (Travel costs):
reisitoetuse ühikuhinnaks on reisi alg- ja lõpp-punkti vahelise edasi-tagasi reisi vahemaa kohta kehtiv ühikuhind vastavalt EK “vahemaa kalkulaatorile”
makstakse juhul, kui osaleja on ka tegelikult reisi läbinud.
vaikimis on alguspunktiks saatva organisatsiooni asukoht ning lõpp-punktiks vastuvõtva organisatsiooni asukoht. Kui tegelik alguspunkt ja lõpp-punkt on erinevad, siis tuleb seda lõpparuandes Mobility Toolis selgitada
tõendusdokumendid - allkirjastud osalejate nimekiri, tegelik reisimarsruut, piletid, pardakaardid, muu kolmanda osapoole kinnitus, kus on ära toodud reisi algus- ja lõpp-punkt.

18. Reisitoetus
Juhul kui tegelikku reisimist ei ole toimunud ei saa ka reisiraha küsida. (nt välisriigi osaleja asemel tuleb osaleja Eestist – agentuuriga eelneval kokkuleppel) e väheneb kogutoetus vastava reisitoetuse summa võrra.
Reisitoetuse kontrolliks küsitakse marsruuti tõendavaid dokumente – pileteid-arveid. Aga arved tuleb koos aruandega esitada vaid nende osalejate puhul, kellel erineb organisatsiooni aadress ja alguspunkt tuleb marsruudi erinevust MT-s põhjendada. Marsruudi tõendusdokumendid peaksid esitama need kellel teise alguspunkti tõttu muutub ka "distance band".´Dokumendid peaks ikka MT-sse üles laadima.
Ehk kui osaleja tegelik reisi-alguspunkt muutus ning uue alguspunkti järgi tema distance band vähenes, siis väheneb summa, isegi kui ta reaalselt reisis (põhjenduseta) vahepeatuste tõttu pikema vahemaa. 

19. Autoga... OK!
Autoga tulnud osalejad peavad suutma tõestada*, et autoga sõideti ning selleks võib olla nt avaldus/taotlus kütuskulu hüvitamiseks. Lisaks, siis peavad avaldusele märkima osalejate nimed ning allkirjad. NB! Oma raamatupidamises peavad kõik kulud seadusandlusele vastama ning kütuskulu tõestus kuludokument on avaldus (transpordikulude taotlus), kus on sõidu kohta käiv info ja lisatud kütusetšekk. Kindlat tariifi pole, see on teie endi kokkuleppe küsimus, kui palju kaetakse. Summa peab olema mõistlik ning realistlik. Võimalik on ka auto margi järgi välja arvutada keskmist kütuse kulu.  
*An invoice from a gas station (it has the date and the place of departure) and a declaration from the receiving organisation (certifying the place of arrival) would be the applicable supporting documents.

20. Kui keegi soovib paar päeva varem tulla...
Rahastuslepingus on kirjas, et reisimine peab olema selgelt seotud konkreetse mobiilsusega. Oluline, et noored/noortejuhid oleksid õigel ajal õiges kohas e osaleksid õppetegevuses 100% täies mahus. (TÕENDUSDOKUMENT: osalejate nimekiri, sh ka APV kohta) Täpset reeglit ei ole, aga meie poolt on aktsepteeritav kui mõned osalejad tahavad kohale tulla nt 2-3 päeva varem/ lahkuda hiljem, tingimusel, et oma majutuse ja kaasnevate kuludega tegelevad nad ise.

21. Reisitoetuse tõendusdokumendid: pardakaardid?!
SANA kontrollib pileteid eelkõige selleks, et osalejad tõendaksid reisimarsruuti ja kuupäevi. Seega on meil vaja dokumente, mis seda meile detailselt tõendavad. Lennukipiletite ostuarve on üldjuhul liiga üldsõnaline, seega juhul kui on olemas elektrooniline pilet, mis kirjeldab detailselt marsruuti - piisab sellest. Juhul kui piletit ei ole võivad olla pardakaardid. Seega meie sõnum toetusesaajale on, et te peate suutma tõendada reisi marsruuti piletite või pardakaartidega. Meile peab esitama ühe dokumendi kahest. Kõikidelt osalejatelt pardakaartide kokku kogumine ei ole vajalik, kui ollakse kindlad, et suudetakse reisi marsruuti kuidagi teisiti tõendada (piletid on olemas). Toetusesaaja enda kindluse huvides, soovitame siiski võimalusel pardakaardid koguda.

22. Reisitoetuse tõendusdokumendid:
Isegi kui meile ei ole vaja koos lõpparuandega esitada reisi toimumist tõendavaid dokumente (reisi marsruut saatva ja vastuvõtva organisatsiooni vahe) peavad teil alltoodud dokumendid olemas olema.
Näiteks võiks eristada järgmiseid transpordivahendeid:
Lennuk –  lennukipilet või pardakaart (arve)
Rong – rongipilet
Buss – bussipilet
Auto – transpordikulude hüvitamise avaldus (või lähetusotsus), bensiinitšekid
Tellitud transpordivahend – arve (arvel peavad olema märgitud reisimise kuupäevad ning marsruut)
Muu liiklusvahend – kolmanda osapoole kinnitus
Toetusesaaja peab suutma tõendada reisi marsruuti piletite või pardakaartidega!

23. Toetuse kasutamise tingimused - abikõlblikud kulud -2
Korraldustoetus (Organisational support):
summa põhineb põhitegevuse kestvusele ja inimeste aruvle .
Ühikuhind kehtib ka vajadusel tuleku ja mineku reispäeva kohta
abikõlblikud on kõik kulud, mis on otseselt seotud projekti tegevuste elluviimisega
makstakse juhul, kui osalejad on tegelikult lepingus äratoodud tegevusetest ettenähtud perioodil osa võtnud
tõendusdokumendid - allkirjastatud osalejate nimekiri

24. Toetuse kasutamise tingimused - abikõlblikud kulud -3
Erikulud:
hüvitatakse 100 % tegelikest abikõlblikest kuludest
viisa ning viisa taotlemisega seonduvad kulud, vaktsiinide kulud
vähemate võimalustega noori kaasava projetkti puhul nt tugevdatud mentorluse kulud, spetsiaalne ettevalmistus (kui on põhjendatud taotlusvormis)
tõendusdokumendid: kuluarved/tšekid, maksekorraldused. Kõik kuludokumendid tuleb esitada koos lõpparuandega
Erivajadustega osalejate kulud :
kõik kulud, mis on vältimatud erivajadustega isikute osalmiseks projektis ja mida ei kaeta lepingus toodud ühikuhindade alusel
tõendusdokumendid: kuluarved/tšekid.

25. Erikulud: APV Travel: arrival Activity DAY 1 Activity DAY 2
APV eelkohtumise aktsepteeritav kestus on maksimaalselt 2 päeva (pluss reisipäevad) Reisipäev ei sisalda reisimisele kuluvat aega, nt lahkumisepäev, kui sel päeval ei toimu ühtegi sisutegevust. NB! see Programme guide: duration of the APV: maximum 2 days (travel days excluded) Maximum duration: 2 Activity days + 2 travel days
Travel: arrival
Activity DAY 1
Activity DAY 2
Travel: departure
Topic xxx
departure
arrivals

26. Osalejate nimekiri ---- Mobility Tool (NB
Osalejate nimekiri ---- Mobility Tool (NB! MT-s inglise keeles NATIONALITY = elamisriik) Aruandlus: põhiline tõestusdokument on projekti osalejate nimikiri.

27. Toetuse tingimused
Tegelike kulud hüvitamise alus määratava toetuse tingimused:
kulud peava olema tehtud toetusesaaja poolt, eristatavad, kontrollitavad, raamatupidamises kajastatud kehtivatele õigusaktidele ning kooskõlas kehtivate maksuseadustega
tekkinud lepingus äratoodud projekti perioodi jooksul
kirjeldatud projekti eelarves
vajalikud projekti elluviimiseks
kulud on mõistlikud, õigustatud, kooskõlas heade majanamistavadega nig eelkõige säästlikud ning hea hinna ja kvaliteedi suhtega
kulud ei ole kaetud ühinkuhindadest kaetavate kululiikidega
Lisaks kehtivad kõikide projektide puhul mõned üldised põhimõtted, mida taotleja arvestama peab:
Mittekasumlikkus – antava toetuse eesmärgiks ega tulemuseks ei tohi olla toetusesaajale kasumi tootmine. Topeltrahastamisele ei – igal toetusesaajal on õigus ELi eelarvest saada ühele ja samale projektile ainult üks toetus.

28. Rahastuleping ja aruandlus
Toetuse kasutamise tingimused - abikõlblikud kulud
Abikõlbmatud kulud:
kapitalikulud, kasum
võlad ja võlgade sissenõudmise teenustasud
eraldised kahjumi või võlgade katteks
intressid
ebatõenäoliselt laekuvad võlad
valuutavahetuse või konverteerimisega setud kulud või kahjum
arvelduskontode avamise ja haldamise tasud
kulud, mida toetusesaaja on deklareerinud mõne teise meetme või projeti raames, ms saab Euroopa Liidu eelarvest toetust
rendi või liisingu korral vara või vahendidte väljaostuõiguse kasutamise kulud
kolmandatelt isikutelt saadud mitterahaline osalus
üleliigsed ja hoolimatud kulud
käibemaks juhul, kui see on käimemaksu kohta käivate seaduste alusel tagastatav

29. Rahastuslepingu struktuur
Eritingimused
Üldtingimused
A OSA – õiguslikud ja haldussätted
B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Lisa I, Projekti sisukirjeldus
Lisa II, Projekti eelarve
Lisa III, Projekti rahastamis- ja muud lepingutingimused
Lisa IV. Lepinguga seotud dokumentide näidisvormid, mida toetusesaaja kasutab osalejatega suhtlemisel (EVT)
Lisa V. Koordinaatorile antud volitused (mandate)
Lisa VI. Vabatahtlike teabevorm

30. ERITINGIMUSED Lepingu sisu – nimi, number
Leping jõustub hilisema allkirjastamise kuupäeval – Archimedese allkiri
Lepingu periood – vastavalt taotlusele, algus mitte enne ja hiljemalt (R2)
Toetuse maksimaalne summa – ei saa suurendada!
Eelarve muutmine (lepingut muutmata)
- Toetusesaajatel on lubatud tõsta toetusi ühe liigi alt teise vaid samaliigiliste tegevuste korral. Need tegevused on:
- Noortevahetused programmi- ja partnerriikidega
- Euroopa vabatahtlik teenistus programmi- ja partnerriikidega
- Noorsootöötajate õpiränne programmi- ja partnerriikidega
- tõsta võib 100% ühikuhindade alusel arvutatavatest toetustest
- 10% tegelike kulude alusel arvutatavatest toetustest
Ettemakse 30 päeva lepingu jõustumisest – 80%
Lõpparuanne 60 päeva lepingu perioodi lõppemisest
Jääkmakse 60 päeva lõpparuandes esitatud dokumentide kättesaamisest

31. ERITINGIMUSED
Dokumentide mitteesitamine – õigus kogu toetus tagasi küsida
Pangaandmed
Kontaktandmed
Ohutus ja turvanõuded – osalejate kohustuslik kindlustuskaitse!
Projekti tulemuste kasutamine – materjalid avalikud
Veebikeskkondade kasutamine – Mobility Tool
Üldtingimused, mis käesolevas lepingus ei kohaldu!
Seaduslike esindajate nõusolek – alaealistel või piiratud teovõimega isikutel
Noortepassi teavitus (KOHUSTUSLIK), Noortepassi tunnistuste väljastamine
(VABATAHTLIK, aga tungivalt soovituslik ;) )

32. Oleme tänulikud, kui hoiate meid oma projekti käiguga kursis ning aeg-ajalt oma tegemistest (ja mitte vaid probleemidest ning muudatuste vajadustest) teavitate ;)

33. LEPINGU ÜLDTINGIMUSED
A OSA – õiguslikud ja haldussätted
Projekti ajal on toetusesaajal kohustus teavitada kõikidest projekti vormilistest (näiteks eelarve) või sisulistest (tegevustes) muudatustest. Muudatustest tuleb teavitada enne muudatuste sisseviimist ning saada muudatuste tegemiseks sihtasutuse nõusolek.
Kogu suhtlus SA Archimedes ja toetusesaaja vahel toimub kirjalikult. Suulised kokkulepped on tühised.
Alati tuleb kirjas viidata lepingu/projekti numbrile, mille kohta suhtlus käib.
Toetusesaajal on kohustus vältida huvide konflikti.
Kõik SA ja toetusesaaja dokumendid on konfidentsiaalsed, kui nende puhul on kirjalikult osutatud, et need on konfidentsiaalsed.
SA töötleb isikuandmeid vastavalt Eesti Vabariigi seadustele.
Kõigis projektiga seotud teadetes või väljaannetes tuleb osutada sellele, et projekt on saanud Euroopa Liidult rahalist toetust ja need peavad kandma Euroopa Liidu lipuembleemi ning Erasmus + ametlikku logo.

34. ÜLDTINGIMUSED A OSA – õiguslikud ja haldussätted
Projekti tulemuste omandiõigus kuulub toetusesaajale, kuid SA-l ja Euroopa Liidus on õigus tulemusi kasutada (avalikustada, paljundada, tõlkida jne.)
Kõik lepingute muudatused tehakse kirjalikult.
Vääramatu jõud (Force majeure)
Projekti elluviimise peatamine
Lepingu lõpetamine

35. ÜLDTINGIMUSED B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Ühikuhindades toetuse üldtingimused
Ühikute aluseks olevad asjaolud peavad olema tekkinud või loodud lepinguperioodil
Ühikute aluseks olevad asjaolud peavad olema projekti elluviimiseks vajalikud
Ühikute arv peab olema määratletav ja dokumentidega tõestatud
Ühikuhindade tabel on lisas III projekti rahastamis- ja muud lepingutingimused.

36. ÜLDTINGIMUSED B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Ühikuhindades väljendatud toetuse määramine
Reisitoetus
Arvutamine: Vahemaad läbivate osalejate arv korrutatakse läbitava vahemaa ühikuhinnaga. Reisitoetuse ühikuhind katab edasi-tagasi sõidu kulu. Vahemaa leidmisel abiks EK kalkulaator.
Abikõlblikkuse tingimus: toetus on abikõlblik, kui osaleja on õpirändega seoses tegelikult reisinud.
Tõendusdokumendid:
Reisimine saatvast organisatsioonist vastuvõtvasse organisatsiooni: tegevusest osavõtu tõend (osalejate nimekiri), mis sisaldab osaleja nime, e-posti aadressi, tegevuse asukohta ning alguse ja lõpu kuupäeva ning mille on allkirjastatud osaleja.
Reisimine teisest asukohast kui saatev organisatsioon ja /või reisimine teise asukohta kui vastuvõttev organisatsioon: tuleb tõendada tegelik marsruut ning esitada lahkumise ja saabumise asukoha määramiseks sõidupiletid ja – arved

37. ÜLDTINGIMUSED B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Ühikuhindades väljendatud toetuse määramine
Elamiskulude toetus (taskuraha, ainult EVT)
Arvutamine: Päevade/kuude arv osavõtja kohta korrutatakse elamiskulude ühikuhinnaga vastavas sihtriigis. Osalise kestusega kalendrikuude päeva hind on 1/30 ühe kuu ühikuhinnast.
Abikõlblikkuse tingimus: toetus on abikõlblik, kui õpiränne on kokkulepitud mahus ja tähtaegselt elluviidud.
Tõendusdokumendid:
Tegevusest osavõtu tõend, mis sisaldab vabatahtliku nime, i aadressi ning tegevuse alguse ja lõpu kuupäevi ning mille on allkirjastatud vabatahtlik.
Väljamaksmise tõend, mis näitab, et toetusesaaja on vabatahtlikule toetuse väljamaksnud. Sobib pangaülekande tõend või vabatahtliku allkirjaga toetuse kättesaamise tõend.

38. ÜLDTINGIMUSED B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Ühikuhindades väljendatud toetuse määramine
Korraldustoetus
Arvutamine: Toimunud õpirännete arv korrutatakse päeva/kuu ühikuhinnaga. Osalise kestusega kalendrikuude päeva hind on 1/30 ühe kuu ühikuhinnast.
Abikõlblikkuse tingimus: toetus on abikõlblik, kui õpiränne on kokkulepitud mahus ja tähtaegselt elluviidud.
Tõendusdokumendid:
Tegevusest osavõtu tõend, mis sisaldab osaleja nime, i aadressi ning tegevuse alguse ja lõpu kuupäevi ning mille on allkirjastanud osaleja.

39. ÜLDTINGIMUSED B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Tegelike kulude järgi toetuse määramise tingimused
a) tegemist on toetusesaaja poolt tehtud kulutustega
b) kulu on tehtud lubatud perioodi jooksul
c) kulud on kirjeldatud lisas II toodud eelarves
d) kulud on tehtud seoses lisas I kirjeldatud projektiga ja vajalikud selle elluviimiseks
e) kulud on selgelt eristatavad ja kontrollitavad, arvele võetud ja kirjeldatud toetusesaaja raamatupidamise arvestuses vastavalt kehtivatele raamatupidamise nõuetele ja vastavalt toetusesaaja raamatupidamise sise-eeskirjadele
f) kulud on kantud kooskõlas kõigi kehtivate maksuseadustega
g) kulud on mõistlikud, õigustatud, kooskõlas heade majandamistavadega ning eeskätt säästlikud ning hea hinna ja kvaliteedi suhtega
h) kulud ei ole kaetud artiklis ühikuhindade kululiikidega

40. ÜLDTINGIMUSED B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Tegelike kulude järgi toetuse määramine
Erivajaduste toetus
Arvutamine: 100% abikõlblikest kuludest
Abikõlblikud kulud: mis on hädavajalikud erivajadustega inimestele projektitegevustest osavõtmiseks ja mis lisanduvad ühikuhindade alusel määratud toetusele.
Tõendusdokumendid: tegelike kulude kuludokumendid, milles on märgitud arve väljaandja nimi ja aadress, summa, valuuta ja arve kuupäev.

41. ÜLDTINGIMUSED B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Tegelike kulude järgi toetuse määramine
Erikulude toetus
Arvutamine: 100% abikõlblikest kuludest
Abikõlblikud kulud:
- osalejate viisade, elamislubade ja vaktsineerimisega seotud kulud
- osalejate elamiskoha kulude ettevalmistava kohtumise (APV) ajal
- tugevdatud mentorluse ja vähemate võimalustega noorte täiendava ettevalmistusega seotud kulud
- SA Archimedes finantsgarantii esitamisega seotud kulud
Tõendusdokumendid: tegelike kulude kuludokumendid, milles on märgitud arve väljaandja nimi ja aadress, summa, valuuta ja arve kuupäev.

42. ÜLDTINGIMUSED B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Abikõlbmatud kulud:
kapitalikulud, kasum
võlad ja võlgade sissenõudmise teenustasud
eraldised kahjumi või võlgade katteks
intressid
ebatõenäoliselt laekuvad võlad
valuutavahetuse või konverteerimisega seotud kulud või kahjum
arvelduskontode avamise ja haldamise tasud
kulud, mida toetusesaaja on deklareerinud mõne teise meetme või projekti raames, ms saab Euroopa Liidu eelarvest toetust
rendi või liisingu korral vara või vahendite väljaostuõiguse kasutamise kulud
kolmandatelt isikutelt saadud mitterahaline osalus
üleliigsed ja hoolimatud kulud
käibemaks juhul, kui see on käibemaksu kohta käivate seaduste alusel tagastatav

43. Valuutavahetuse kursid
ÜLDTINGIMUSED
B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Valuutavahetuse kursid
Kui toetusesaaja arveldused toimuvad eurodes, konverteeritakse muudes valuutades tehtud kulude summad eurodeks vastavalt toetusesaaja raamatupidamisetavadele.
Kui toetusesaaja raamatupidamisarvestus toimub muus valuutas kui euro, konverteeritakse muus valuutas aruandeperioodi jooksul tehtud kulud eurodeks kuludokumendi kuupäeval kehtiva kursiga, mis vastab Euroopa Liidu Teataja C osas (C series of Official Journal of the European Union) vastava valuuta kohta avaldatud päevasele vahetuskursile.
Kui Euroopa Liidu Teatajas vastavat vahetuskurssi avaldatud ei ole, konverteeritakse muus valuutas aruandeperioodi jooksul tehtud kulud eurodeks kuludokumendi kuul kehtiva kuu kursiga, mille kehtestab Euroopa Komisjon igakuiselt ja mis avaldatakse Euroopa Komisjoni kodulehel
ro_en.cfm.

44. ÜLDTINGIMUSED B OSA – Toetuse kasutamise tingimused
Dokumentide säilitamise kohustus
Toetusesaaja peab säilitama kõiki originaaldokumente viis aastat alates jääkmaksest.
Kui toetuse summa ei ületa 60 000 eurot on dokumentide säilitamise kohustus kolm aastat.

45. Lisa III Projekti rahastamis- ja muud lepingutingimused
Kohustuslikud rahastamis- ja muud lepingutingimused
Abikõlblikud tegevused ja kulu (abiks Mobility Tooli´i täitmisel)
Reisitoetus
Automaatselt arvestatakse lähtekohana saatva organisatsiooni asupaika ja projekti toimumiskohana vastuvõtva organisatsiooni asukohta. Kui tegelikud asukohad sellest erinevad, siis tuleb seda Mobility Toolis põhjendada.
Elamiskulude toetus (EVT taskuraha)
Mobility Tooli tuleb märkida iga teenistuse alguse ja lõpu kuupäev. KÕIK lähetuses osalejad täidavad veebipõhise küsimustiku
Korraldustoetus
Toetuse suurus arvutatakse Mobility Toolis automaatselt arvestades tegelikku projektis osalejate arvu ja projekti toimumise kuupäevi.
Lisada tohib reisipäevadena ühe päeva enne ja ühe päeva pärast tegelikku tegevust.
Noorsootöötajad täidavad veebipõhise küsimustiku.

46. Lisa III Projekti rahastamis- ja muud lepingutingimused
II. Kohustuslikud rahastamis- ja muud lepingutingimused
B. Toetuse vähendamine projekti halva, osalise või hilise elluviimise tõttu
Lõpparuanne hinnatakse kvaliteedi kriteeriumite alusel ja selle maksimaalne punktisumma on 100. Kui lõpparuanne saab vähem kui 50 punkti, siis NA vähendab toetust halva kvaliteediga, osalise või hilise elluviimise tõttu isegi juhul kui kõik aruandes esitatud tegevused olid abikõlblikud ja viidi ka tegelikult ellu.
Toetuse vähendamist halva kvaliteediga, osalise või hilise elluviimise tõttu rakendatakse korraldustoetuse ja erikulude summale järgmiselt:
25% kui lõpparuande hinnang on punkti
50% kui lõpparuande hinnang on punkti
75% kui lõpparuande hinnang on 0-25 punkti

47. Lisa III Projekti rahastamis- ja muud lepingutingimused
II. Kohustuslikud rahastamis- ja muud lepingutingimused
B. Toetuse vähendamine projekti halva, osalise või hilise elluviimise tõttu
Kvaliteedi kriteeriumid keskenduvad:
ulatusele, mil määral saavutati ja viidi ellu toetusesaaja taotluses kirjeldatud tegevusi ja tulemusi
õpiväljundite kvaliteedile ja mõjule, mida õpiränne on osalejatele avaldanud
mõjule, mida õpiränne on avaldanud osalevatele organisatsioonidele
õpirännet toetavate praktiliste meetmete kvaliteedile, mis hõlmavad ettevalmistust, seiret ja tuge õpirändes osalejatele
osalejate õpiväljundite tunnustamise/kinnitamise korraldamise kvaliteedile
ulatusele, mil määral kanti õpirändes osalejatele lepingujärgselt üle toetussummad vastavalt toetusesaaja ja osaleja vahel.

48. Lisa III Projekti rahastamis- ja muud lepingutingimused
Toetusesaaja kontroll
Toetusesaajale võivad kohalduda järgmised kontrolliliigid:
Lõpparuande kontroll –kõikide aruannete puhul, toimub NA-s
Dokumentide täiendav kontroll – juhul, kui aruanne satub täiendava kontrolli valmisse, toimub NA-s lõpparuande läbivaatamise käigus või pärast seda
Kohapealne kontroll- juhul, kui aruanne satub kohapealse kontrolli valmisse, toimub toetusesaaja juures või kohas, kus toimub projekti tegevus:
- Kohapealne kontroll tegevuste ajal
- Kohapealne kontroll pärast tegevuste lõppu
NA võib vajadusel igas kontrolli etapis küsida ka kõiki lisadokumente.
Toetusesaaja poolt esitatavad dokumendid peavad olema originaalid, kui originaalide väljastamine ei ole vastuolus asutuse ja/või raamatupidamise sisekorraeeskirjadega.

49. Lisainfo:
Kui ELi toetust antakse ühikukuludel põhineva hüvitise, ühekordselt makstava summa või ühtse määraga toetusena – nagu enamiku käesolevas juhendis käsitletud meetmete puhul –tagab komisjon meetme puhul tervikuna kasumi taotlemise keelamise ja kaasrahastamise põhimõtte järgimise juba eelnevalt, kui ta määratleb selliste ühikukulude, ühekordselt makstavate summade ja ühtse määraga toetuste määrad või protsendi. Kasumi taotlemise keelamise ja kaasrahastamise põhimõtte järgimist eeldatakse üleüldiselt ning seepärast ei pea taotlejad esitama teavet muude rahastamisallikate kohta peale ELi toetuse ega põhjendama projekti käigus tehtud kulutusi.
Toetuse maksmisel ühikukuludel põhineva hüvitise, ühekordselt makstava summa või ühtse määraga toetusena säilib juurdepääsuõigus toetusesaajate juriidilistele dokumentidele. Kui kontroll või audit näitab, et toetuse saamise aluseks olnud sündmus ei ole aset leidnud (nt projektiga seotud tegevused ei ole taotlemise etapis heaks kiidetud kujul aset leidnud, osalejad ei ole meetmetest osa võtnud jne) ning toetusesaajale on ühikukuludel põhinev hüvitis, ühekordselt makstava summa või ühtse määraga toetus antud alusetult, on riiklikul bürool või rakendusametil õigus toetuse summa tagasi nõuda. Kui projekti tegevuse või tulemuse kvaliteet on ebapiisav, võidakse samuti toetust osaliselt või tervikuna vähendada isegi juhul, kui tegevused on aset leidnud ja on toetuskõlblikud.

50. Soovime teile edu!