1. ARC – מחולל הדוחות של Aleph

2. Copyright Statement
All of the information and material inclusive of text, images, logos, product names is either the property of, or used with permission by Ex Libris Ltd. The information may not be distributed, modified, displayed, reproduced – in whole or in part – without the prior written permission of Ex Libris Ltd.
TRADEMARKS Ex Libris, the Ex Libris logo, Aleph, SFX, SFXIT, MetaLib, DigiTool, Verde, Primo, Voyager, MetaSearch, MetaIndex and other Ex Libris products and services referenced herein are trademarks of Ex Libris, and may be registered in certain jurisdictions. All other product names, company names, marks and logos referenced may be trademarks of their respective owners.
DISCLAIMER The information contained in this document is compiled from various sources and provided on an "AS IS" basis for general information purposes only without any representations, conditions or warranties whether express or implied, including any implied warranties of satisfactory quality, completeness, accuracy or fitness for a particular purpose.
Ex Libris, its subsidiaries and related corporations ("Ex Libris Group") disclaim any and all liability for all use of this information, including losses, damages, claims or expenses any person may incur as a result of the use of this information, even if advised of the possibility of such loss or damage.
© Ex Libris Ltd., 2008

3. תוכן העניינים הקדמה למחולל הדוחות של אלף - ARC:
תצוגת הממשק.
תיקיות ציבוריות מול תיקיות פרטיות.
אופציות שונות (העדפות תצוגה, פילטרים, הוספת גרף, יצירת קבוצות...).
הרצת דוחות.
תזמון דוחות.
חבילות מידע חדשות מול חבילות ישנות.
Query Studio: בחירת דוחות קיימים \ יצירת דוחות חדשים.

4. הקדמה למחולל הדוחות של אלף - ARC
ראשי תיבות של Aleph Reporting Center
מבוסס על הממשק של Cognos שנקרא ReportNet
ידידותי למשתמש
בעל בסיס נתונים נפרד מבסיס הנתונים של אלף
מכיל מאגר דוחות מובנים (מוכנים מראש)

5. למה צריך ARC?
בניית בסיס נתונים יחודי ל-ARC מאפשר הפעלת דוחו"ת במהירות רבה יותר מאשר יצירתם על בסיס הנתונים המקורי בשל הפרדת המשאבים.
ARC מגיע עם חבילת דוחו"ת מובנים ומותאמים מראש.
ARC מאפשר לכל משתמש לשנות דוחו"ת קיימים ולהתאים אותם לצרכי הספרייה שלו.
ARC מאפשר למשתמש לבנות דוחו"ת חדשים.
ARC אינו דורש ידע טכני מוקדם או מעמיק בתכנות על מנת וליצור דוחו"ת.
ARC מאפשר דוחות סטטיסטיים נרחבים הנותנים תמונה כללית נרחבת על מצב הספריה וכך מאפשר לקבל החלטות נכונות יותר.

6. Extract Transform Load ?ARCכיצד עובד ARC משתמש בתהליך שנקרא ETL:
שליפה תקופתית של מידע ממערכת אלף
Transform
שינוי מבנה המידע שהגיע מאלף למבנה שמותאם לביצוע דוחות
Load
אחסון המידע במבנה החדש בבסיס נתונים נפרד
מחולל הדוחות של אלף

7. תצוגת הממשק URL: http://192.168.247.220
אחרי שהתחברתם בעזרת שם משתמש וסיסמא, המסך הראשון נראה כך:
על-ידי מחיקת הסימון ניתן לדלג מעל המסך הזה בעתיד.

8. תיקיות ציבוריות מול תיקיות פרטיות
התיקיות הציבוריות מכילות את כל "חבילות המידע" הקיימות ב-ARC.
כל חבילה מכילה את הדוחות המובנים המבוססים על אותה חבילת מידע.
לא ניתן לשמור דוחות פרטיים בתיקיות הציבוריות (חוץ מאשר בתוך התיקייהCustomized Reports)
לעומת זאת התיקיות הפרטיות מכילות אך ורק דוחות שנבנו ע"י המשתמשים

9. התאמה אישית – העדפות ניתן לבצע התאמה אישית של הממשק
כאן ניתן להגדיר את מספר השורות שיופיעו בכל דף, את התצוגה שלהם, את הפורמט שבו יפתח דוח לפי ברירת המחדל, ואת שפת הפקודות והתוכן.

10. התאמה אישית - דף הבית
ניתן לשנות את דף הבית הסטנדרטי של ARC על-ידי כניסה לדף אחר והקלקה על האופציה "Set View as Home"

11. התאמה אישית - תרגיל שנו את הגדרות הממשק כך
שכל התיקיות הציבוריות יופיעו בדף אחד,
השורות השונות יופרדו,
שפת התוכן תופיעה בצרפתית,
והדוחות יפתחו בפורמט PDF לפי ברירת מחדל.
בסוף תשנו את דף בית שלכם.

12. שינוי סדר של דוחות
בתוך כל תיקייה ניתן לשנות את סדר הדוחות שמופיעים בו ע"י לחיצה על הכפתור ה המופיע בשורה העליונה

13. חיפוש ב-ARC ניתן לחפש דוחות לפי שם, תיאור, או שילוב של שניהם.
ניתן לחפש צירוף מילים מדויק בכל אחת מהתיקיות או תיקיות המשנה.
ניתן גם לחפש דוח לפי תאריך עדכון אחרון.
מילות החיפוש יכולות להיות באותיות גדולות או קטנות.

14. חבילות הידע ב-ARC הדוחות המובנים מסודרים לפי חבילות ידע.
החבילות הללו בנויות לפי תחומי התוכן השונים בניהול הספרייה.

15. מידע על השאלות בהווה ובעבר Loans השאלות
נושאים עיקריים
בחר בחבילת ידע
כדי ליצור דוח על...
מידע על השאלות בהווה ובעבר
Loans
השאלות
סיכום של מידע על קנסות וחיובי קוראים
Cash
קנסות
מידע על הזמנות עותקים והזמנות כותרים
Requests
הזמנות
מידע על השאלות וסטיסטיקות על פעולות השאלה כגון השאלות, החזרות, הארכות, ספרים אבודים וטעונים החזרה – מובסס על פעולות השאלות ועל אירועי השאלות
Events
פעולות השאלה
מידע על תקציבי הזמנות, הוצאות, ספקים, תביעות, וסטיסטיקות רכש כלליות, מובססות על נתוני רכש
Acquisition Orders
רכש
פרטי קוראים גלובליים ומקומיים
Patrons
נתוני קוראים

16. מידע על עותקים ועל עותקים בעבר, ונתוני השאלה המובססים על נתוני עותקים.
Inventory
עותקים
מידע על רשימת קריאה לקורסים והפריטים שבו
Course Reading
רשימות קריאה לקורסים
נתונים על פעולות בתקציבים, הזמנות וחשבוניות המבוססות על נתוני תקציב
Acquisition Budgets
תקציבים
סטטיסטיקות על ה-OPAC
OPAC
הקטלוג המקוון
נתונים ביבליוגרפיים ומקטלגים
Bibliographic Data
מידע ביבליוגרפי
תהליכי ETL
ETL
תהליכי ה-ETL
פעולות משתמשים ב-ARC
Audit
שימוש ב- ARC

17. שימוש בדוחות
הפעילויות העיקריות שניתן לבצע בדוחות הן הרצה, פתיחת דוח, תזמון ויצירת קיצור דרך או שכפול דו"ח (לצורך שינוי, תוך שמירה על גיבוי המקורי)

18. הרצת הדוח הרצת דוח יכולה להתבצע בכמה צורות: הקלקה על שם הדוח
כאשר הדוח נבנה ב-Query Studio, הקלקה על סמל הכלי
הקלקה על הסימן הנמצא בסוף השורה, המאפשר בחירת אופציות נוספות (כגון שליחת הדוח במייל או הדפסתו, בחירת פורמטים שונים, שפות שונות ודחיית שעת ההרצה). לבסוף יש ללחוץ על הכפתור “Run”.

19. הרצת דוח – אופציות מתקדמות

20. קיצור דרך קיצור דרך מצביע על דוח הנמצא בתיקייה אחרת
כל שינוי הנעשה בדוח המקור יעדכן אוטומטית את כל קיצורי הדרך של אותו דוח

21. שכפול דוח
שכפול דוח הוא העתק של הדוח המקורי, אבל ניתן ליחס לו תזמון, שפה, נתוני פתיחה ופורמט שונים מאלו של הדוח המקורי שממנו הוא נוצר.

22. יצירת תזמון ניתן לתזמן הרצת דוח: לפי דקות, שעות, שבועות, חודשים ושנים.
עבור פורמטים שונים.
כך שהדוח ישמר או ישלח לכתובות שונות.
לכל דוח ניתן ליצור תזמון אחד בלבד!

23. יצירת תזמון

24. הוספה למועדפים
ניתן לשמור דוח ברשימת האתרים המועדפים, כך שבחירת אותו הקישור יריץ אוטומטית את הדוח ללא צורך לפתוח את הממשק כולו:

25. הרצת דוח ותזמון - תרגיל
חפשו בתוך חבילת המידע "Inventory" דוח המכיל את המילים Library” "Stock by.
צרו קיצור דרך לדוח בתיקיית .Customized Reports
צרו שכפול של הדוח בתיקיית "My Folders" ושנו את פורמט הדוח ל-Excel.
תכננו תזמון לשכפול של הדוח כך שירוץ כל 2 דקות.
שלחו לעצמכם את תוצאות הדוח בדואר אלקטרוני בפורמט pdf.

26. יצירת דוח חדש ב-Query Studio
רשימת השדות מופיעה לפי תחומי תוכן שונים הניתנים להרחבה ע"י הקלקה על הסמל

27. Query Studio – גרירת שדות
בניית הדוח נעשית על-ידי גרירת השדות הרלוונטיים מתוך הרשימה למרכז הדף (או ע"י הקלקה כפולה על השדה הנבחר)

28. Query Studio - פילטר
ניתן לפלטר על עמודה מסויימת על מנת לצמצם את הנתונים:

29. Query Studio – מחיקת עמודה
ניתן למחוק עמודה מבלי למחוק את הפילטר:

30. Query Studio – מיון נתונים
ניתן למיין נתונים בתוך עמודה ע"י בחירת העמודה, ולחציה על הכפתור

31. Query Studio – קיבוץ נתונים
כאשר כמה נתונים זהים מופיע בעמודה ניתן לקבץ אותם ביחד ע"י בחירת העמודה ולחיצה על הכפתור :

32. Query Studio – חתך
ניתן ליצור חתך על-פי נתונים של עמודה מסויימת ע"י בחירת העמודה ולחיצה על הכפתור

33. Query Studio – סיכום נתונים
ניתן לסכם שורות של נתונים ע"י בחירת עמודה ולחיצה על הכפתור :

34. Query Studio - חישובים
ניתן לבחור עמודה ולהקליק על כפתור ולהוסיף חישובים שונים לדוח:

35. Query Studio - חישובים

36. Query Studio - תרגיל פיתחו Query Studio עם חבילת המידע Requests.
צרו דוח הבודק את מספר ההזמנות שבוצעו בספרייה בחודש האחרון, הכולל פירוט של הסטטוסים השונים של הפריטים ושל הקוראים שהזמינו אותם.
קבצו את הנתונים לפי סטטוס הקוראים, ולאחר מכן קבצו אותם לפי סטטוס הפריט.
סידרו את הסטטוסים לפי סדר אלפאביתי יורד.
מחקו את עמודת הסטטוס והשאירו רק את הפילטר.

37. Query Studio – יצירת טבלה
ניתן ליצור טבלה (מטריצה) ע"י בחירת עמודה מתאימה ולחיצה על הכפתור
למשל כאשר יוצרים דוח של מספר השאלות קיימות לפי שנים וחודשים:

38. Query Studio – יצירת טבלה
לחיצה על הכפתור תהפוך בין העמודות לשורות באותה טבלה:

39. Query Studio – כיווץ והרחבת עמודות
בחירת שורה של עמודות ולחיצה על כפתור תקבץ את כל העמודות ביחד. בכיוון ההפוך, הכפתור ירחיב את העמודות

40. Query Studio – הוספת גרף
ניתן להוסיף גרף לדוח ע"י לחיצה על כפתור ובחירת סוג הגרף הרצוי:

41. Query Studio – הוספת גרף

42. Query Studio – עיצוב נתונים

43. Query Studio - תרגיל
צרו דוח חדש בחבילת מידע OPAC, הבודק את כמות הפעילויות בקטלוג המקוון לפי סוג החיפוש וחלקי יום (בוקר, צהריים, ערב ולילה).
צרו טבלה המסכמת את הנתונים והוסיפו לה גרף לפי בחירתכם.
עיצבו את כותרות העמודים ולאחר מכן גם את כותרות השורות.
הפכו את השורות ואת העמודות של הדוח.

44. Query Studio – תפריט
מהתפריט הראשי של Query Studio ניתן לבצע פעולות שונות על אותו דוח בלי לצאת ממנו: הוספת שדות, שינוי שדות, עיצוב, הרצה בפורמטים שונים וניהול הקובץ.

45. Query Studio – הוספת נתונים
באופצית Insert Dataרואים את כל השדות השייכים לאותה חבילת מידע, וניתן להוסיף/להסיר עמודות:

46. Query Studio – עריכת נתונים
באופציית Edit Data ניתן לערוך את העמודות הקיימות בדוח (פילטר, מיון, סיכום ופעולות עריכה שונות).
למשל ניתן לשנות את שמה של עמודה:

47. Query Studio – עריכת נתונים
כאשר מגדירים פילטרים שונים, ברירת המחדל המחברת ביניהם היא "AND"
ניתן לשנות את חיבור בין הפילטרים השונים ולהגדירו "OR":

48. Query Studio – עריכת נתונים
כמו כן ניתן מכאן לשנות את פורמט הנתונים:

49. Query Studio – עריכת נתונים
ניתן להוסיף תיאור לפי טווחים לערכים השונים בתוך עמודה בדוח:

50. Query Studio – עריכת נתונים

51. Query Studio – שינוי מערך
בעזרת התפריט הזה ניתן גם להוסיף גרפים, לשנות את תצוגת הדוח ולעצב אותו.
כמו כן ניתן לשנות את כותרת הדוח.

52. Query Studio – שינוי מערך
ניתן להתאים עיצובים לפי ערכים:

53. Query Studio – שינוי מערך
מאותו תפריט ניתן לשנות את מספר השורות המופיעות בכל דף של הדוח:
וכן ניתן לקבוע עימוד לפי קבוצות ערכים שנקבעו:

54. Query Studio – הרצת דוח
כאשר הדוח מכיל נתונים רבים והרצת הדוח דורשת זמן רב, ניתן להריץ אותו עם נתונים חלקיים או ללא נתונים בכלל
ניתן לפתוח את הדוח בפורמטים שונים (PDF, Excel, XML…)
ניהול כותרות בשורות סיכום

55. Query Studio – ניהול קובץ
מהתפריט הזה ניתן ליצור דוח חדש או לשמור דוח קיים
כמו כן ניתן לראות את ההגדרה של כל אחד משדות הדוח:

56. Query Studio - תרגיל בצעו את התרגיל הבא בעזרת התפריט הראשי בלבד!!
צרו דוח חדש מחבילת המידע Patrons הבודק את מספר הקוראים החדשים בשנתיים האחרונות ואת מספר ההשאלות הקיימות אצלם, לפי סטטוס קורא, וסיכמו אותו.
הוסיפו לדוח את הקוראים שהתעדכנו בשנתיים האחרונות. (רמז: שילוב פילטרים עם OR)
הוסיפו לדוח את סוגי הקוראים הרלוונטיים (להוציא את אלה שלא מוגדרים).
עצבו את כותרות הדוח ושינו את שמם.
שילחו אותו בדואר אלקטרוני בפומרט PDF בעוד 30 דקות.

57. שאלות נפוצות (מתוך קריאות)
1. איך מפיקים דו"ח של כותרים בנושאי חינוך שנוספו לספרייה בחודשים אוקטובר 2009 עד ספטמבר 2010?
2. אני רוצה להוציא דוח על מספר קוראים הרשומים בספרייה על פי הסטטוסים השונים שלהם, לא כמה חדשים אלא מספר הרשומים.
3. איך ליצור ב-ARC דוח של פריטים עם סוג חומר "וידאו", הכולל מספר ההשאלות של כל פריט?
4. איך בונים דוח של סטודנטים שמחזיקים בידם ספרים והם באיחור? אנו מעוניינים לדעת את שם הסטודט, ת.ז. וכותר של הספר.
5. אני מנסה ליצור דוח השאלות: סטטוס השואלים על פי חודשים וכמות השאלות ב-5 השנים האחרונות.

58. תשובות לשאלות הנפוצות – שאלה 1
בוחרים בחבילת מידע "Bibliographic Data" ומפלטרים על השדה של הנושאים 6## וכן על שדה "Bib Open Date" ובוחרים בערכים הרלוונטיים.

59. תשובות לשאלות הנפוצות – שאלה 2
בוחרים בחבילת מידע “Patrons" וגוררים את השדות של סטטוס קורא ומספר קוראים:

60. תשובות לשאלות הנפוצות – שאלה 3
בוחרים בחבילת מידע Inventory ומפלטרים על סוג החומר. ניתן לפלטר בנוסף על מספר ההשאלות של כל פריט ולבחור רק את אלו בעלי ערך "0" כדי לקבל דוח של וידאו שלעולם לא הושאלו.

61. תשובות לשאלות הנפוצות – שאלה 4
בוחרים בחבילת המידע Loans וגוררים את השדות הרלוונטיים. מפלטרים על השדה Due Date כדי לבחור רק את הספרים המאחרים, ומוסיפים את הפילטר Current Loans כדי לראות רק השאלות נוכחיות.

62. תשובות לשאלות הנפוצות – שאלה 5
בוחרים בחבילת מידע Loans ויוצרים טבלה הכוללת מספר השאלות והמצליבה בין החודשים לבין סטטוסי הקוראים. ניתן להוסיף גרף לטבלה.

63. תודה רבה!