1. Izrada opisa poslova i okvirnog proračuna za ugovore o uslugama
Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata EU,
Zagreb, 14. svibnja 2009.
Helga Bubanović Devčić

2. TEME
Izrada opisa poslova (Terms of Reference) za ugovore za nabavu usluga (Service contracts)
Izrada okvirnog proračuna za projekte tehničke pomoći

3. Natječajna dokumentacija za ugovore o nabavi usluga
Poziv ponuditeljima
Upute ponuditeljima
Nacrt ugovora: Special conditions
Nacrt ugovora: General conditions (prilog 1)
Nacrt ugovora: TOR (prilog 2)
Nacrt ugovora: Organizacija i metodologija (prilog 3)
Nacrt ugovora: Popis i životopisi ključnih stručnjaka (prilog 4)
Nacrt ugovora: Proračun (prilog 5)
Nacrt ugovora: drugi obrasci (FIF,LEF, financijska garancija) (prilog 6)
Nacrt ugovora: model ToR-a i izvješća za revizorsko izvješće (prilog 7)
Obrazac za administrativnu evaluaciju
Obrazac za tehničku evaluaciju
(prijedlog proračuna)

4. Sadržaj opisa poslova http://ec. europa
1. BACKGROUND INFORMATION
1.1. Beneficiary country
1.2. Contracting Authority
1.3. Relevant country background
1.4. Current state of affairs in the relevant sector
1.5. Related programmes and other donor activities:
2. OBJECTIVE, PURPOSE & EXPECTED RESULTS
2.1. Overall objective
2.2. Purpose
2.3. Results to be achieved by the Consultant
3. ASSUMPTIONS & RISKS
3.1. Assumptions underlying the project intervention
3.2. Risks
4. SCOPE OF THE WORK
4.1. General
4.2. Specific activities
4.3. Project management
5. LOGISTICS AND TIMING
5.1. Location
5.2. Commencement date & Period of implementation
6. REQUIREMENTS
6.1. Personnel
6.2. Office accommodation
6.3. Facilities to be provided by the Consultant
6.4. Equipment
6.5. Incidental expenditure
6.6. Expenditure verification
7. REPORTS
7.1. Reporting requirements
7.2. Submission & approval of progress reports
8. MONITORING AND EVALUATION
8.1. Definition of indicators
8.2. Special requirements

5. 1.3 Relevant country background
Kratki opći podaci o Hrvatskoj  općeniti recentni nacionalni socio-gospodarski podaci te općeniti podaci vezani uz relevantni sektor (EK Izvješće o napretku, NPPEU, PEP, relevantni nacionalni strateški dokumenti, Operativni programi...)
1.4 Current state of affairs in the relevant sector
Podaci o stanju u sektoru u kojem se provodi projekt uključujući institucionalni okvir unutra kojeg će se projekt provoditi te stanje pregovora u relevantnom sektoru
(relevantni nacionalni strateški dokumenti, izvješća o radu, uredbe o unutarnjem ustroju, pregovaračka stajališta, EK Izvješće o napretku, NPPEU, PEP, Operativni programi...)

6. 1.5 Related programmes and other donor activities
Ostali projekti institucije financirani EU sredstvima ili kroz bilateralne izvore, a koji su relevantni za projekt
2.1 Overall objectives
Dugoročni, širi cilj koji nije moguće postići provedbom projekta, ali kojemu će uspješna provedba projekta tj. njegovi rezultati pridonijeti;
1 opći cilj po projektu
Konzistentnost s Projektnim sažetkom

7. 2.3 Results to be achieved by the consultant
2.2 Purpose
Svrha projekta; konkretni cilj (specific objective) koji če se postići sa sa završetkom projekta
Veći , kompleksniji projekti – moguće definirati više svrha
2.3 Results to be achieved by the consultant
Rezultati moraju proizlaziti iz aktivnosti, te veza među njima mora biti jasna
Uvijek prvo definirajte aktivnosti, jer ako su one dobro definirane, rezultate će biti jednostavno razraditi (uobičajeno da više aktivnosti dovodi do jednog rezultata)
Rezultat = output (ne uvijek!!)
Pasivna forma

8. 3.1 Assumptions underlying the project intervention
Pretpostavke koje moraju biti zadovoljene kako bi projekt bio uspješno proveden
Logički obrazac
Projektni sažetak
Risks
Rizici za koje se može predvidjeti da će utjecati na uspješnu provedbu projekta
Mogu biti negativno izražene pretpostavke, npr. pretpostavka: „Staff willing to be trained and acquire new skills“, može biti preformulirana u rizik: „Staff not willing to be trained and not willing to acquire new skills“

9. 4.1. General
4.1.1 Project description
Kratki opis projekta
4.1.2 Geographical area to be covered
Zemljopisno područje na kojem će biti proveden projekt (područje određenog grada, županije ili čitave Hrvatske)
4.1.3 Target groups
Ciljane skupine koje će biti uključene u provedbu projekta – „direktni” korisnici

10. 4.2 Specific activities
Detaljan opis aktivnosti koje će biti provedene tijekom projekta. Po mogućnosti brojčano iskazati (npr. 2 treninga od 3 dana za 15 osoba) i grupirati u faze (ukoliko su kronološki poredane) ili u tematske skupine (veza s rezultatima). Na osnovu aktivnosti se izrađuje okvirni proračun projekta i sporedni troškovi (”incidental expenditures“)
Prikaz po važnosti ili kronološkom slijedu
Aktivnosti vezane uz vidljivost (visibility activities)
Prije definiranja specifičnih aktivnosti potrebno je definirati ”inception phase“ (početnu fazu u provedbi projekta) čije je trajanje otprilike između 4 i 8 tjedana (uglavnom tekst vezan uz uspostavljanje ureda konzultanta, prikupljanje informacija od korisnika i sl.)

11. 4.3. Project Mangement
4.3.1 Responsible body
Isto kao i 1.2 Contracting Authority
4.3.2 Management structure
Uglavnom se opisuje struktura Upravljačkog odbora (institucije koje bi trebale biti uključene u Upravljački odbor/Steering Committee) i njegova uloga, te uloga ”projektnog partnera“ ili krajnjeg korisnika u provedbi projekta (pružanje logističke potpore, uloga PIU-a i sl.)
4.3.3 Facilities to be provided by the Contracting Authority and/or other parties
Tekst o uvjetima koje bi trebali osigurati krajnji korisnici projekta vezano uz radni prostor za stručnjake, telefonske linije, računala..

12. 5.1 Location
Lokacija projekta (smještaj ureda) + druga područja provedbe (Isto kao Geographical area to be covered)
5.2 Commencement date & period of execution
Okvirni datum početka provedbe projekta (mjesec i godina), te dužina trajanja projekta iskazana u mjesecima (VEZA S “PROCUREMENT NOTICE”)

13. Definirati minimalan broj radnih dana tijekom provedbe projekta.
6.1. Personnel
6.1.1 Key experts (max 4)
Definirati minimalan broj radnih dana tijekom provedbe projekta.
”Qualification and skills“
Formalno obrazovanje (voditi računa o “tržištu stručnjaka” i prirodi sektora), znanje jezika, poznavanje rada na kompjutoru, licence/certifikati;
Nije dozvoljeno eksplicite tražiti lokalnog stručnjaka
“General professional experience“
Šira, općenita, profesionalna iskustva vezana uz sektor u kojem se projekt provodi
” Specific professional experience”
treba tražiti ona iskustva koja će biti direktno vezana uz provedbu projekta
Izbjegavati detaljiziranje i veliki broj zahtjeva
Voditi računa da ova kategorija nosi najviše bodova tijekom evaluacije
Other experts
minimalan broj radnih dana stručnjaka
okvirni profili stručnjaka

14. 6.1.3 Support staff & backstopping
Potrebno je navesti da troškovi vezani uz backstopping i pomoćno osoblje moraju biti uračunati u fee rates stručnjaka
6.2 Office accommodation
Standardni tekst već unaprijed zadan u template-u, vezano uz radni prostor
6.3 Facilities to be provided by the Consultant
Standardni tekst. Opisuje koju vrstu podrške konzultantska tvrtka mora pružiti svojim stručnjacima tijekom rada na projektu
Potrebno je specificirati koji troškovi će biti plaćeni iz „fee rates“ stručnjaka (backstopping, local support staff, office rent, translation costs i sl.)

15. 6.4 Equipment
Standardni tekst kojim se zabranjuje kupovina opreme putem ugovora vezanih uz nabavu usluga
6.5 Incidental expenditure
Svi sporedni troškovi koji trebaju biti plaćeni iz proračuna projekta
Naznačuje se samo ukupna suma za ovu vrstu troškova
Potrebno je nabrojati što će sve biti pokriveno iz ove stavke (npr. iznajmljivanje dvorana za treninge, tiskanje materijala, studijska putovanja, putovanja stručnjaka unutar zemlje i sl)
Sporedni troškovi se razrađuju u posebnoj tabeli u kojoj se razrađuje okvirni proračun projekta – ova tabela nije sastavni dio opisa poslova niti natječajne dokumentacije i služi samo kao orijentacijski okvir

16. 6.6. Expenditure verification
Trošak revizije; 2-3% ukupnog proračuna
7.1 Reporting requirements
Instrukcije vezane uz broj i izgled/sadržaj izvješća, te rokove u kojim ih je potrebno predati
7.2 Submission & approval of progress reports
Navodi se koliko kopija izvješća je potrebno dostaviti i kome, te tko odobrava izvješća (uglavnom je to voditelj projekta unutar institucije ugovaratelja)
8.1 Definition of indicators
Indikatori mogu biti kvantitativni (količinski) ili kvalitativni (opisni)
U oba slučaja moraju biti SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound)
Veza s Logičkom matricom
Moguće je dodati i klauzulu po kojoj će dodatni indikatori biti određeni tijekom početne faze projekta u suradnji sa stručnjacima

17. 8.2 Special requirements
Navode se u slučajevima kada je projekt direktno povezan s drugim projektom (npr. nabava robe koja se naručuje putem drugog projekta), ovdje se dodatno objašnjava veza između dva projekta
Prilog Opisu poslova: LOGIČKA MATRICA

18. Okvirni proračun Stavke:
1) Plaće svih stručnjaka – broj dana iz ToR-a, iznos fee-rate-a; jedinica =working days (1 radni dan za ključnog stručnjaka iznosi između 800 i 1000 €, ovisno o godinama staža, području rada. U tom iznosu pokrivena je plaća, putni troškovi vezani uz međunarodne letove za sve stručnjake, javni prijevoz, iznajmljivanje ureda, plaća projektnog administratora, uredska oprema, dnevno prevođenje)
2) Incidental costs (veza s točkom 6.5 iz ToR-a)
Putovanja:
troškovi lokalnih putovanja za sve stručnjake – jedinica = times; prosječan trošak 70€
dnevnice - uključuju smještaj i hranu i plaćaju se samo u slučaju putovanja izvan mjesta provedbe projekta koje uključuje i noćenje

19. Okvirni proračun (2) 2) Incidental costs (nastavak) Putovanja:
troškovi međunarodnih putovanja (studijska putovanja)
dnevnice za studijska putovanja
Seminari, sastanci, radionice
Razdvojiti aktivnosti sukladno TOR-u
Iznajmljivanje dvorana i audio opreme (po danu), simultani prijevod (po danu/po satu), katering (po osobi), prijevod materijala (po osobi)
Publikacije, printanje, media production
Brošure, pozivnice, upute za rad (trošak dizajna; trošak printanja i prijevoda po kopiji/po stranici), plakati, web stranice (dizajn, održavanje, hosting)

20. Okvirni proračun (3) 2) Incidental costs (nastavak)
Oprema i uredski materijal :
NE PLANIRA SE TROŠKOVI!!!
Ostali troškovi
Npr. posebna istraživanja, kampanje i sl. (lump sum)
3) Expenditure verification
2-3 % ukupnog proračuna (veza s TOR-om)

21. HVALA NA PAŽNJI!!