1. Osnove financijskih pravila Sedmog okvirnog programa mr. sc
Osnove financijskih pravila Sedmog okvirnog programa mr. sc. Hrvoje Mataković Sveučilište u Zagrebu Ured za istraživanje 11. ožujka 2010.

2. Budget – ukupna vrijednost projekta
Terminologija
Budget – ukupna vrijednost projekta
Grant - iznos koji pokriva Europska Komisija
- kao % dozvoljenih troškova
Funding regime – troškovni modeli
način na koji se obračunavaju indirektni troškovi
određeni posebno za svaku instituciju
Prihvatljivi troškovi = direktni troškovi + indirektni troškovi
Izvor: 2

3. Prihvatljivi troškovi (eligible costs)
Prihvatljivi troškovi moraju biti:
stvarni
napravljeni od strane ugovaratelja
napravljeni tijekom trajanja projekta (izuzetak: završni izvještaj i završna revizija)
napravljeni u svrhu postizanja projektnih ciljeva
napravljeni u skladu sa standardnim računovodstvenim pravilima koje primjenjuje ugovaratelj
sačuvani u računovodstvenim arhivama ugovaratelja 3

4. Neprihvatljivi troškovi (non-eligible costs)
indirektni porezi uključujući PDV (postupak oslobođenja od plaćanja PDV – zamolba MZOŠ-u –
kamate
provizije
gubitci na tečaju
troškovi nastali u vezi sa drugim projektom koji je financiran od EU
dugovi ili usluge servisiranja dugova 4

5. DIREKTNI troškovi Osoblje Oprema Materijali - potrošni Putovanja
Podugovaranje (subcontracting) – samo za aktivnosti koje ne možete sami provesti: revizija, tiskanje, izrada mrežnih stranica...
... 5

6. INDIREKTNI troškovi (Overheads)
Troškovi koji se ne mogu direktno povezati sa projektom
→ infrastruktura, režije, zajednička oprema, telefonski troškovi, fotokopiranje, uredski pribor, mjesečne pretplate, lokalni porezi, knjige za knjižnicu…
Ne trebaju se pravdati računima! – raspodjela različita po institucijama – sastavnica/ zavod/ istraživač
Ne obračunavaju se na podugovaranje!
Kod Coordination/Support Actions – 7% 6

7. Obračun indirektnih troškova
1. Standardna fiksna stopa - “flat rate”
- stvarni direktni troškovi
- fiksna stopa indirektnih troškova – stopa od 20% direktnih troškova;
- industrija
2. Posebna prijelazna fiksna stopa - “flat rate”
- fiksna stopa indirektnih troškova – stopa od 60% direktnih troškova;
- javne institucije
- trebala se nakon 31. prosinca smanjiti na 40% direktnih troškova - odustalo se od toga
3. Obračun stvarnih indirektnih troškova – “full cost model”
- stvarni direktni i indirektni troškovi
- koriste sve institucije koje mogu identificirati i dokazati indirektne troškove – za sada RIJETKO! (Nizozemska, Švedska, V. Britanija) → mogućnost dobivanja više indirektnih troškova!
Jednom odabran način obračuna indirektnih troškova kasnije se ne može mijenjati. 7

8. Koncept sufinanciranja
Ideja sufinanciranja:
U većini europskih programa (npr. CARDS, TEMPUS, IPA...)
Partnerima je EU projekt prioritetni projekt u kojem žele sudjelovati bez obzira na potencijalne troškove
Svaki partner bi trebao biti sposoban osigurati sufinanciranje
Ukupan iznos financijskih sredstava =
kontribucija EU + kontribucija partnera (sudionika)
Financijski doprinos Europske komisije u FP7 je određen:
Tipovima aktivnosti (RTD, demonstration, projektni menadžment, ostale aktivnosti)
Kategorijom sudionika. 8

9. Aktivnosti RTD – istraživanje i tehnološki razvoj
Demonstration activities – dokaz komercijalne ostvarivosti novih tehnologija – npr. testiranje prototipa koji će se uskoro plasirati na tržište
3. Management activities
Vođenje administrativnih, financijskih, pravnih i etičkih aspekata projekta – na razini konzorcija
Troškovi revizije
Znanstveno-tehnička koordinacija projekta obično se klasificira kao RTD aktivnost
4. Other activities
Training
Networking
Diseminacijske aktivnosti (uključujući publikacije) 9

10. Maksimalne stope sufinanciranja prema kategoriji sudionika i aktivnostima
Javne institucije – povlašten položaj → također i kod obračuna indirektnih troškova 10 10

11. Primjer proračuna 11 Overhead rate 60% Costs in € RTD DEM Other
Costs in €
RTD
DEM
Other
Management
TOTAL
Personnel Costs
9.000
Subcontracting
20.000
Other Direct Costs
Travel
10.000
15.000
3.000
28.000
Consumables
30.000
Durable Equipment
5.000
500
28.500
Audits
Total direct costs
19.000
43.000
Indirect Costs
92.580
11.400
25.800
1.800
Total budget
30.400
68.800
4.800
Requested EC contribution
15.200 11

12. Sufinanciranje – primjer za 75% sufinanciranja (aktivnost RTD)
Direktni troškovi projekta = €
Indirektni troškovi 60% = €
UKUPNI TROŠAK = €
75% od tog iznosa = €
“Staro” pravilo za FP6 projekte –
100% direktnih troškova + 20% indirektnih = € (načelno isti iznos) 12

13. 3 oblika sufinanciranja
Povrat dozvoljenih troškova (reimbursement of eligible costs) - najčešći
Fiksne stope indirektnih troškova (flat rate)
Jednokratne isplate (lump sum) – manji troškovi, do eura
+ kombinacija nabrojanog (najčešće!)
Flat rate i lump sum ne zahtijevaju dokaz o stvarno nastalim troškovima i potvrde revizije. 13

14. U roku od 45 dana od potpisivanja ugovora
Predfinanciranje
U roku od 45 dana od potpisivanja ugovora
 Projekt s 1 ili 2 izvještajna razdoblja: predfinanciranje = 60 do 80% od ukupnog proračuna
Projekt s više od 2 izvještajna razdoblja: predfinanciranje = 160% od prosječnog financiranja po razdoblju 14

15. Služi za pokrivanje financijskih rizika 5% vrijednosti projekta
Garancijski fond
Služi za pokrivanje financijskih rizika
5% vrijednosti projekta
Uzima se od prve tranše predfinanciranja
Kamate generirane od sredstava u Fondu poslužiti će za pokrivanje financijskih rizika
Iznos će se vratiti partnerima na kraju projekta
PROBLEM: trebaju se obaviti projektne aktivnosti, ali se novac dobiva tek nakon kraja projekta – poseban problem kod velikih projekata
Moguće rješenje – pozajmica od države; isplata plaće voditelju tek nakon završetka projekta. 15

16. Vremenik (timesheet) Služi za prikazivanje aktivnosti
Vremenik je potrebno voditi za 8-satni radni dan
Vremenik obuhvaća sve poslove/projekte koje ta osoba obavlja:
a) rad na osnovnim djelatnostima – nastava i priprema za nastavu, ispiti i priprema ispita, rad sa studentima, projekti MZOŠ-a, ...;
b) (europski) projekti;
c) ostale djelatnosti.
Program za timesheet –

17. Timesheet - primjer

18. Plaće zaposlenika Novo u FP7 – u FP6 nije bilo moguće
Nije definirano u RH – trenutno se izrađuje rješenje – radna skupina: preporuka Sveučilišta u Zagrebu
Osobe koje se zapošljavaju na FP7 projektu i 100% su plaćene s projekta - ugovor o radu.
Refund sredstava instituciji – na poseban račun → zatim isplata (na temelju zahtjeva voditelja + potpisani vremenici)
VAŽNO: sav posao se obavlja u okviru 8 radnih sati – izbjegavati prekovremeni rad! 18

19. Obveze vezane uz financije tijekom trajanja projekta
Izvješćivanje
a) periodično izvješće koje koordinator predaje u roku od 60 dana od kraja perioda (18 mjeseci) – Form C
b) završno izvješće koje koordinator predaje u roku od 60 dana nakon završetka projekta - Europska komisija u roku od 105 dana treba izvršiti evaluaciju i isplatu.
2. Revizija
- obvezna kad financiranje partnera dosegne € - osim ukoliko projekt traje do 2 godine → onda na kraju projekta 19

20. Informacije o financijskim pitanjima:
Vodič za financije: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf
Financije – RH:
Općenite informacije o financijama u FP7: 20