1. Priprema poziva na dostavu projektnih prijedloga u grant shemama
Zagreb,

2. Sadržaj Uvod - ključni pojmovi
Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga
Izrada dokumentacije
Zaključak
Pitanja 2

3. Cilj prezentacije Edukacija djelatnika – članova jedinica za
provedbu projekata i IPA provedbenih tijela - za
pripremu poziva na dostavu projektnih prijedloga u
grant shemama
Identifikacija dokumenata i točaka ključnih za
izradu poziva na dostavu projektnih prijedloga 3

4. Uvod - ključni pojmovi
Call for Proposals (CfP) – poziv na dostavu projektnih prijedloga
Guidelines for Applicants (GfA) – upute prijaviteljima. Osnovni dokument poziva na dostavu projektnih prijedloga.
The “Action” – projekt koji se provodi naziva se “the Action” (budući aneks I ugovora)
Concept Note – projektni sažetak
Application – projektni prijedlog

5. Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga
Local publication – objava poziva
Guidelines for Applicants (GfA) – upute prijaviteljima
Application Form and Concept Note (obrazac projektnog prijedloga i projektnog sažetka) – Annex I
Logframe (logička matrica) – Annex I
Budget template (obrazac budžeta) – Annex III 5

6. Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga
Special Conditions (posebni uvjeti ugovora)
General Conditions (opći uvjeti) – Annex II
(Contract) Award Procedures (procedure sekundarne nabave) – Annex IV
Request for Payment (zahtjev za plaćanje) – Annex V
FIF (financijska identifikacija) – Annex V
LEF (pravni status) – private/public 6

7. Sadržaj poziva na dostavu projektnih prijedloga
Interim Report (među-izvještaj) – Annex VI
Final Report (završni izvještaj) – Annex VI
Financial Report (financijski izvještaj) – Annex VI
Expenditure Verification (revizija, ako je potrebno) –
Annex VII
Financial Guarantee (financijska garancija, ako je
potrebno) – Annex VIII
Per Diem rates table 7

8. Izrada dokumentacije Local Publication (objava poziva)
Uz opće podatke pažnju treba obratiti na:
Nature of activities – treba sadržavati kratak opis
sličan onome u općem cilju:
“…is seeking proposals for <projects that will
contribute to … by means of …> in Croatia”
Deadline date and time – moraju biti identični kao
u GfA 8

9. Izrada dokumentacije - GfA
DEADLINE for submission of proposals
1. naslovna stranica
2. točka Deadline for submission of
Applications
3. točka Indicative time table
4. Application Form – naslovna stranica
rok za dostavu - minimalno 90 dana od objave CfP
u slučaju pojedinačnih grantova jednakih ili manjih od
EUR , minimalan rok je 60 dana
OPEN/RESTRICTED Call for Proposals (CfP)
izabire se procedura otvorenog poziva - pripaziti na dijelove GfA koje je potrebno izbrisati i ažuriranje sadržaja 9

10. Izrada dokumentacije - GfA
Logička struktura GfA:
Definicija: Akcija (projekt) se sastoji
od skupa aktivnosti. 10

11. Izrada dokumentacije - GfA
1.3 Financial Allocation
Daje sljedeće informacije:
iznos sredstava
min. i max. iznos granta
traženi postotak sufinanciranja
podatke o načinu raspodjele (po potrebi) 11

12. Izrada dokumentacije - GfA
Eligibility of applicants:
Kriteriji prihvatljivosti su transparentni i nediskriminatorni. Obuhvaćaju:
opće kriterije (nacionalnost, privatne/pravne
osobe, (ne)profitnost, intermedijarnost) i
specifične kriterije važne za pojedini poziv –
vrstu organizacije ili posebne tražene uvjete.
Ključno je definiranje dokumenata koji potvrđuju određene kriterije 12

13. Izrada dokumentacije - GfA
Partnerships
PARTNERI:
Partneri mogu i ne moraju biti obvezni
Moraju zadovoljavati sve uvjete kao i prijavitelji
(moguće je dodatno definirati)
Svi troškovi partnera su prihvatljivi u projektu
Partneri ne potpisuju ugovor (potpisuju Partnership
statement” direktno s korisnikom) 13

14. Izrada dokumentacije - GfA
Partnerships
ASSOCIATES:
Aktivni su sudionici projekta
Nisu direktno financirani (prihvatljivi troškovi
uključuju per diem i putovanja)
Ne moraju zadovoljiti kriterije prihvatljivosti
SUBCONTRACTORS:
- Nisu ni partneri ni suradnici
Procedure pod-ugovaranja definirane su u dodatku
IV (Annex IV) 14

15. Izrada dokumentacije - GfA
Eligible actions
Definira:
Trajanje projekata, u mjesecima (min. i max.)
Lokaciju
Sektore (teme), akcije i aktivnosti.
Neprihvatljive akcije i aktivnosti: moraju biti u
skladu s PF, OIS, OP, FA!
Broj mogućih prijava na CfP i broj mogućih
odobrenih projekata te uvjete vezane uz partnerstva 15

16. Izrada dokumentacije - GfA
Eligibility of costs
u skladu s obrascem budžeta.
Contributions in kind – nije prihvatljiv trošak
Popis neprihvatljivih troškova – usklađen sa PF,
OIS, OP, FA
Troškovi osoblja zaposlenog na projektu, a koji su
trenutni zaposlenici institucije koja se bilo kojim
dijelom kontinuirano financira iz bilo kojeg dijela
lokalnog ili državnog proračuna, mogu biti
prihvatljivi samo kao sufinanciranje. 16

17. Izrada dokumentacije - GfA
Application
Ukoliko postoji potreba za dodatnim dokumentima,
kao što su studije održivosti, analiza troškova i
koristi, razvojni planovi, itd., potrebno ih je ovdje
nabrojati
Listu dokumentata potrebno je uskladiti s listom u točki i kontrolnom listom u prijavnom obrascu (Application Form, sekcija V, dio B) 17

18. Izrada dokumentacije - GfA
Deadline
U slučaju dostave poštom, ne naznačuje se
vrijeme (jer poštanski žig ne pruža dokaz za
vrijeme, nego samo datum)
U slučaju dostave osobno, vrijeme se naznačuje
(kraj radnog vremena)
Further information
Mogućnost organiziranja informacijske sesije
PADOR – on-line baza podataka EK – EuropeAid ID 18

19. Izrada dokumentacije - GfA
2.3. Evaluation and selection
(2) Concept Note & (3) Full application evaluation
ukoliko postoji posebna lista bilo koje vrste
potrebno je ovdje objasniti
moguće dodati pod-tablicu za ocjenjivanje (sub-
grid). Pritom se ostavlja tablica kao u obrascu i
dodaje proširena tablica koja uključuje potpitanja). 19

20. Izrada dokumentacije - GfA
2.3. Evaluation and selection
Pod-tablica (sub-grid):
pitanja moraju biti formulirana tako da ni na
koji način ne diskriminiraju ili ograničavaju
prijavitelje
mora dati dodanu vrijednost – olakšati postupak
ocjenjivanja
moraju biti u skladu s obrascem – ne mogu
prejudicirati vrstu akcija ili aktivnosti
2.4. Supporting documents
Lista obveznih dokaznih dokumenata koji dokazuju status organizacije (neovisno o listi traženoj pod ) 20

21. Izrada dokumentacije - GfA
Indicative time table
Informacijsku sesiju treba uskladiti s podacima danim pod
2.2.4.
Pripaziti da datumi ne padaju na neradne dane
Vrijeme se naznačuje samo pod “Deadline for submission of
Application Form”.
Napomena:
Poštanska dostava: dokaz je poštanski štambilj, poštanska
marka ili potvrda slanja. Rok dostave je zadan datumom.
Osobna dostava: dokaz dostave je potvrda o primitku
pošiljke. Rok dostave zadan je datumom i vremenom. 21

22. Izrada dokumentacije Application Form – dodatak I (Annex I)
Rok dostave (deadline) - naslovna stranica
obratiti pažnju na dijelove koji se brišu (prema GfA
- lotovi, iznosi u drugim valutama osim EUR itd.);
ažurirati sadržaj
Sadržava obrazac za pripremu koncepta (Concept Note) 22

23. Izrada dokumentacije Application Form – dodatak I (Annex I)
2. Budget for the Action i 3. Sources of funding – potrebno je ažurirati s obzirom na to da koristimo dodatni list u obrascu budžeta
Kontrolna lista (checklist, sekcija V, dio B) – mora biti usklađena sa stvarnim zahtjevima (trajanje projekta, iznos, sufinanciranje, traženi dokumenti)
Tablica procjene (assessment grid, sekcija VII) - mora biti usklađena sa stvarnim zahtjevima (step 4, eligibility verification) 23

24. Izrada dokumentacije Budžet – dodatak III (Annex III)
Obrazac budžeta treba uskladiti s GfA - izbrisati
neprihvatljive troškove, dijelove koji se odnose na
godinu 1 ukoliko projekti ne mogu trajati duže od 12
mjeseci, itd.
Provjeriti da obrazac sadrži radnu tablicu (sheet) 2:
Justification for the Budget; uskladiti ga s radnom
tablicom (sheet) 1.
Zahtjev za plaćanje – dodatak V (Annex V)
- Potrebno je unijeti adresu ugovarateljskog tijela 24

25. Izrada dokumentacije Special Conditions (SC)
2.2. Implementation shall begin on - Potrebno je izabrati opciju već pri slanju dokumentacije na ex-ante
– opcije pod-dodjele grantova (sub-granting) nisu dozvoljene i brišu se
4.1. Reporting - ovisno o vrsti grant sheme moguće je dodatno tražiti određene izvještaje (kvartalne, 4-mjesečne, među-izvještaje) te odrediti rokove dostave 25

26. Izrada dokumentacije Special Conditions (SC)
4.2. Payment – potrebno je odrediti opciju plaćanja, ovisno o veličini i trajanju ugovora
Napomena: opći uvjeti ugovora (GC) impliciraju među-izvještaj uz svaki zahtjev za plaćanje. Prema opciji 1, moguće je da ugovori koji traju duže od 12 mjeseci nemaju nikakav obvezan među izvještaj. Rješenje je tražiti dodatni izvještaj u točki 4.1.
5.2. Audit i 6.1. list of annexes – potrebno je uskladiti sa stvarnim stanjem 26

27. Izrada dokumentacije
Revizija (expenditure verification) – dodatak VII (Annex VII), opći uvjeti ugovora (General Conditions), članak 15.6.)
Reviziju obavlja ovlašteni revizor
Opis poslova nalazi se u dodatku VII ugovora
Revizija je obvezna uz:
svaki zahtjev za plaćanje po financijskoj godini za grantove
od EUR ili više
završni izvještaj za grantove veće od EUR
u slučaju operativnog granta, uz svaki zahtjev za plaćanje
preko EUR za financijsku godinu
Ukoliko nema revizije, brišu se dijelovi posebnih uvjeta ugovora (SC) - članak 5.2. i članak dio koji se odnosi na dodatak (Annex) VII 27

28. Izrada dokumentacije
Financijska garancija (Financial Guarantee) – dodatak VII (Annex VIII), (opći uvjeti ugovora, članak 15.7.)
ako je iznos pred-financiranja veći od 80% iznosa ugovora i
veći od EUR.
za nevladine organizacije: ako je iznos pred-financiranja
veći od 90% iznosa ugovora i veći od EUR
za javne organizacije i Vladina tijela ova provizija ne vrijedi
(ali se može tražiti)
Ukoliko nema garancije, brišu se dijelovi posebnih uvjeta ugovora (SC) - članak dio koji se odnosi na Annex VIII 28

29. Zaključak Nadležno tijelo priprema poziv na dostavu projektnih
prijedloga, kojeg objavljuje po ex-ante odobrenju DEU
Po isteku roka za dostavu, pristupa se ocjenjivanju
projektnih prijedloga
najmanje tri člana odbora s pravom glasa
assessori
4 koraka postupka
za financiranje se predlažu projekti sukladno
redoslijedu na rang listi do iscrpljivanja
raspoloživih sredstava 29

30. Zaključak Čišćenje proračuna Potpisivanje ugovora
Radionice o provedbi projekata i izvještavanju
Dobra priprema vrlo je važan preduvjet za kvalitetu
projektnih prijedloga, ali i kvalitetu provedbe! 30

31. Komentari i
pitanja… 31

32. Hvala na pažnji!
Ivan Serdarušić 32