1. درست نويسي در مكاتبات اداري

2. مقدمه:
امروزه مهم‌ترين ساز و كار ارتباطي و اطلاع رساني در سازمان ها،اداره ها ، نهاد هاي دولتي و غير دولتي مراكز پژوهشي و آموزشي،نگارش هاو مكاتباتي است‌كه به منظور اجرا يا ابلاغ امور اداري يا انتقال و انتشار اطلاعات و داده هاي علمي وپژوهشي صورت مي گيرد.
هر چيزي كه اين روند را مختل سازد علاوه بر اين كه مانع درك درست پيام خواهد بود ،موجب اتلاف وقت، هزينه،نيرو و توان فكري دو طرف دخيل در پيام خواهد شد . گذشته از اين ، گاه زيان هاي جبران ناپذيري نيز در پي خواهد داشت.

3. گسترش روز افزون فن آوري ارتباطات نه تنها از اهميت اين نگارش ها نكاسته ،بلكه با طرح چشم اندازي وسيع و با عنوان گونه اي از رسانه هاي گروهي بر حجم و نوع آنها نيز افزوده است.
در نظر پژوهشگران علوم ارتباطات ، آنچه در يك پيام داراي اهميّت است انتقال سريع ،درست و دقيق اطلاعات از فرستنده به گيرنده است.

4. متأسفانه يكي از مشكلات و گرفتاري هاي نظام اداري كشور،ضعف ها و كاستي ها وغلط هاي ريز و درشتي است كه در مكاتبات اداري نهادها و سازمان هاي دولتي و غير دولتي به چشم مي آيد.
عدم آشنايي كاركنان سازمان با اصول نگارش اداري، ضعف مهارت هاي نگارشي و دسترسي نداشتن به مرجع و منبعي كارآمد براي تبيين و تدوين ضوابط،باعث شده غلط هاي ظاهري و محتوايي زيادي در مكاتبات اداري راه يابد.

5. اين مسأله ضمن مخدوش ساختن حيثيت و اعتبار نهاد يا سازمان مربوط، موجب بروز كج فهمي ها ،تفسير به رأي ها و نا هماهنگي ها شده ، به از دست رفتن سرمايه ها،وقت و نيروي انساني سازمان خواهد انجاميد.
البته اين كاستي ها خاص مكاتبات اداري نبوده ودر نگارش متون و مدارك علمي (مقاله، كتاب ،گزارش پژوهشي، طرح تحقيق و سمينار) نيز به گونه اي رخ نشان مي دهد.

6. قواعد و نكته هايي چند در املا و نگارش:
قواعد و نكته هايي چند در املا و نگارش:
لفظ «مي، همي، نمي »هميشه جدا از فعل‌نوشته مي شود و متصل كردن اين لفظ ها به فعل،غلط املايي محسوب مي شود.
مانند: بنويسيم «مي‌خورد»ننويسيم«ميخورد»غلط بنويسيم «همي خورد» ننويسيم«هميخورد»غلط بنويسيم«نمي خورد» ننويسيم«نميخورد»غلط بنويسيم«مي ميرد» ننويسيم«مي مي رد »غلط

7. كاربرد علامت صفت تفضيلي
در پنج كلمه(به،كه،مه،كم، بيش) علامت صفت تفضيلي (تر) و علامت صفت عالي(ترين)متصل نباشد غلط محسوب مي شود.
مانند:
بنويسيم« بهتر يا بهترين» ننويسيم «‌به تر يا به ترين»غلط
بنويسيم« كمتر يا كمترين» ننويسيم «‌كم تر يا كم ترين»غلط
بنويسيم« بيشتر يا بيشترين» ننويسيم «‌بيش تر يا بيش ترين»غلط

8. لفظ «بي» و لفظ «به»
لفظ «بي» با كلمه هاي بعد از خود«قيد» يا «صفت» بسازد هميشه جدا نوشته مي شود.
مانند:
بي ادب،بي هنر،بي سواد، بي نياز
توجه: بهتر است كلمه هاي زير را هميشه متصل بنويسيم:
بيچاره، بيمار،بينوا و …

9. لفظ «به» لفظ «به» نبايد به اسم و ضمير و كلمه بعد از خود متصل شود:
لفظ «به» نبايد به اسم و ضمير و كلمه بعد از خود متصل شود:
مانند:
به علي، به مدرسه، به من،
كتابچه ثبت سوابق و تجهيزات به كار گرفته شده را تكميل نماييد.(SOP )
نكته:حرف « به » اگر حرف اضافه نباشد به كلمه بعد از خود متصل مي شود.
بلافاصله،بلاعوض و …

10. نوشتن مخفف كلمه ها
از نوشتن مخفف كلمه ها در نامه هاي اداري خودداري كنيم.
مانند:
بهتر است بنويسيم «از او» ننويسيم«ازو»
بهتر است بنويسيم «از اين» ننويسيم«ازين»
بهتر است بنويسيم «در اين» ننويسيم«درين»
بهتر است بنويسيم «بنا بر اين» ننويسيم«بنابرين»
متصل كردن حرف ندا به كلمه بعدي غلط محسوب مي شود.
بنويسيم«اي خدا» ننويسيم«ايخدا»

11. متصل نوشتن كلماتي كه حرف آخر قسمت اول با حرف اول قسمت دوم يكي باشد ،غلط محسوب مي شود.
مانند:
بنويسيم« جهان نما» ننويسيم «‌جهاننما»غلط
بنويسيم« سخت تر» ننويسيم «‌سختتر»غلط(پسوند تر و ترين جدا نوشته مي شود).
اگر مضاف و مضاف اليه يا صفت و موصوف متصل نوشته شود غلط است .
بنويسيم« كتاب علي» ننويسيم «‌كتابعلي»غلط
بنويسيم« كتاب خوب» ننويسيم «‌كتابخوب»غلط

12. «عليه» و «له»
كاربرد دو كلمه«عليه» و « له»:
مانند:
بنويسيم« عليه» ننويسيم «بر عليه»غلط
بنويسيم« له» ننويسيم «بر له»غلط
بنويسيم« له و عليه» ننويسيم «بر له و بر عليه»غلط

13. مطابقت موصوف و صفت در زبان فارسي موصوف و صفت با هم مطابقت نمي كند:
مانند:
بنويسيم « شاعر» ننويسيم «شاعره»غلط( در صورت كلي به كسي كه شعر مي گويد مي گوييم شاعر،جنسيت مهم نيست)
بنويسيم « اين جانب»ننويسيم «اين جانبه»غلط

14. متصل كردن لفظ « كه» و « چه»
متصل كردن لفظ « كه» و « چه» به كلمه قبلي و بعدي غلط املايي محسوب مي شود.
مانند:
بنويسيم « من كه» ننويسيم «منكه»غلط
نكته:اين قاعده كلي نيست چند استثنا دارد:
بلكه، كيست، چنانچه،آنچه،چيست،چگونه،چرا ،همين، همان و …

15. كلمه هاي« اين» و « آن »
كلمه هاي« اين» و « آن » هميشه از كلمه هاي بعدي و قبلي جدا نوشته مي شود.
مانند:
اين شهر،آن شهر،اين جا
بنويسيم « اين جانب»ننويسيم «اينجانب»غلط
جانداران را با«ان» و غير جانداران را با « ها»جمع مي بنديم.

16. حرف « ط» از حروف عربي است و كاربرد آن در كلمه هاي فارسي درست نيست.
حرف « ط» از حروف عربي است و كاربرد آن در كلمه هاي فارسي درست نيست.
مانند:
بنويسيم « تهران»ننويسيم «طهران»غلط
بنويسيم « اتاق»ننويسيم «اطاق»غلط
بنويسيم « بليت»ننويسيم «بليط»غلط
بنويسيم « غلتك»ننويسيم «غلطك»غلط
بنويسيم « باتري»ننويسيم «باطري»غلط

17. جمع هاي مكسر را نبايد دوباره با علامت جمع فارسي«ها» و يا «ات» عربي جمع بست.
مانند:
بنويسيم « اخبار»ننويسيم «اخبارها»غلط
بنويسيم « خواص»ننويسيم «خواص ها»غلط
بنويسيم « احوال»ننويسيم «احوالات»غلط
بنويسيم « آثار»ننويسيم «آثارها»غلط
هنگام جمع بستن از علامت جمع فارسي«ها» استفاده مي كنيم.
خبر+ها(خبرها)،اثر+ها(اثرها)

18. كلمه هاي صحيح را در جاي خود به كار ببريم:
مانند:
بنويسيم « به نام خدا»ننويسيم «بنام خدا»غلط
بنويسيم « باسمه تعالي»ننويسيم «بسمه تعالي»غلط
بنويسيم « ان شاءالله»ننويسيم «انشاءالله»غلط
بنويسيم « هيأت»ننويسيم «هيئت»غلط
بنويسيم « جناب عالي»ننويسيم « جنابعالي »غلط
بنويسيم « نظر»ننويسيم «نقطه نظر»غلط
بنويسيم « اعظم»ننويسيم «اعظم تر»غلط

19. به كار بردن نشانه جمع عربي براي كلمه هاي فارسي مناسب نيست.
مانند:
بنويسيم « استادان»ننويسيم «اساتيد»غلط
بنويسيم «ميدان ها»ننويسيم «ميادين»غلط
بنويسيم «داوطلبان»ننويسيم «داوطلبين»غلط
بنويسيم «آزمايش ها»ننويسيم «آزمايشات»غلط
بنويسيم «گزارش ها»ننويسيم «گزارشات»غلط
بنويسيم «دستورها»ننويسيم «دستورات»غلط

20. علامت«يّت» مصدر ساز كلمه هاي عربي است
علامت«يّت» مصدر ساز كلمه هاي عربي است. استفاده از اين علامت دركلمه هاي فارسي درست نيست.
مانند:
بشريّت
بنويسيم «رهبري»ننويسيم «رهبريّت»غلط
بنويسيم «دوگانگي»ننويسيم «دوئيّت»غلط

21. همزه :
همزه ما قبل مفتوح (/) به صورت «أ» نوشته مي شود.
مانند:تأليف-تأييد- تأسيس- تأمين
همزه وسط، فتحه دار باشد و بعد از حرف «ا» قرار گيرد به صورت «ء» نوشته مي شود.
مانند: ان شاءالله
همزه قبل از حرف «ي» به صورت «ئ» نوشته مي شود.
مانند:رئيس- عزرائيل –ميكائيل –لئيم

22. توجه:«رئيس و رييس» هر دو صحيح است بهتر است بنويسيم «رييس»
توجه:«رئيس و رييس» هر دو صحيح است بهتر است بنويسيم «رييس»
نكته: در كلمات زير نوشتن «ي» به صورت «ء» غلط است.
مانند:پاييز(درست)، پائيز(غلط)
آيين(درست)آئين(غلط)
نوشتن همزه در پايان كلمه هايي كه به «الف» ختم مي شودغلط است.
مانند:املاء-صحراء-اجراء-دواء
نكته: كلمه هاي بالا و ساير كلمه هاي عربي در زبان فارسي بدون همزه نوشته مي شوند.

23. همزه
همزه «ء» در پايان كلمه قبل از ضمه« ٌ » قرار گيرد به صورت «ؤ» نوشته مي شود.
مانند: رؤيت
نكته: بهتر است بنويسيم«مسؤول»ننويسيم«مسئول»
بهتر است بنويسيم«مرؤوس»ننويسيم«مرؤس»

24. كلمه هايي كه «اين » و «آن» در ساختمان آنها صورت تركيبي پيدا كرده،مطابق عرف وعادت فارسي زبانان متصل نوشته مي شود.
مانند:
بهتر است بنويسيم«چنانچه»ننويسيم«چنان چه»
بهتر است بنويسيم«آنچه»ننويسيم«آن چه»

25. بهتر است بنويسيم«آن را»ننويسيم«آنرا»
نشانه «را» از كلمه پيش از خود جدا نوشته مي شود،به جزء در كلمه هايي نظير«مرا» و «چرا»،
مانند:
بهتر است بنويسيم«آن را»ننويسيم«آنرا»
بهتر است بنويسيم«تو را»ننويسيم«ترا»
بهتر است بنويسيم«كتاب را»ننويسيم«كتابرا»
بهتر است بنويسيم«حسن را»ننويسيم«حسنرا»

26. علامت جمع «ها» چسبيده به مفرد نوشته مي شود.
مانند:
بنويسيم«آنها»ننويسيم«آن ها»
بنويسيم«اينها»ننويسيم«اين ها»
بنويسيم«راهها»ننويسيم«راه ها»
بنويسيم«ماهها»ننويسيم«ماه ها»

27. بنابراين به كار بردن استعفا و استيفا به جاي يكديگر غلط است.
استعفاء و استيفاء:
دو كلمه مختلف و از دو ريشه جداست با معاني متفاوت.«استعفاء» يعني «عفو» خواستن و درخواست بركناري و تقاضاي معافيت اداري كردن.
استيفاء: از ريشه«وفي» به معني خواستن چيزي است به طور كامل، و فايده خواستن و بهره بردن از مال يا كار و تمام فراگرفتن و تمام باز ستاندن.ديوان استيفا كه در قديم برقرار بوده است، چيزي بوده شبيه به وزارت دارايي و ديوان محاسبات.
بنابراين به كار بردن استعفا و استيفا به جاي يكديگر غلط است.

28. بنابراين اين دو كلمه را به جاي هم نمي توان به كار برد.
اعلان،اعلام:
هر دو كلمه عربي و مصدر باب افعال است.«اعلان» به معني آشكار كردن و علني كردن است و «اعلام» به معني معلوم كردن و آگاه كردن است.
پس وقتي غرض اشكار كردن مطلبي است،مصدر مركب «اعلان كردن» را بايد به كار برد و وقتي مقصود معلوم كردن چيزي باشد و بايدكساني درباره مطلبي آگاه شوند از مصدر مركب «اعلام كردن» استفاده مي كنيم .
بنابراين اين دو كلمه را به جاي هم نمي توان به كار برد.

29. اقلاً،اكثراً:
به جاي اقلاًو اكثراً بايد «حداقل» يا «دست كم» و «حداكثر» يا «بيشتر» به كار برد، زيرا اقل و اكثر دو كلمه عربي است،كه بنابرقواعد دستور زبان عربي،تنوين نمي پذيرد.

30. برگزاري،برگذاري،گزاردن،گذاردن:
گزاردن به معني انجام دادن، به جا آوردن،پرداختن(وام،ماليات و جزآنها)ابلاغ كردن،رسانيدن،بيان كردن،اظهاركردن،شرح كردن،تفسير كردن،ترجمه كردن،خرج كردن و تعبير كردن است.
گذاردن به معني نهادن، طي كردن مسافت،عبور كردن،هضم كردن غذا،عبور دادن،سپري كردن،جاي دادن،منعقد كردن،بر پا داشتن مراسم،عفو كردن، درگذشتن از گناه كسي،بخشودن،ترك كردن و رها كردن است.

31. پس، هر تركيب فعلي كه مفهوم گزاردن را در بر داشته باشد با «ز»نوشته مي شود.
مانند:حق گزاردن،نمازگزاردن،وام گزاردن،پيام گزار،شكر گذار،خبر گزار،خواب گزار و هر تركيب كه مفهوم گذاردن داشته باشد طبعاً با «ذ» نوشته مي شود.
مانند:بنيان گذار،احترام گذاردن،قانون گذار

32. بي تفاوت:
تفاوت واژه اي است عربي و نسبت ميان دو چيز يا دو مورد را بيان مي كند،به سخن ديگرتفاوت يعني فرق و تمايز ميان دو يا چند چيز و طبعاً «بي تفاوت» يعني بي تمايز.
كاربرد غلط اين اصطلاح اخيراً در زبان فارسي راه يافته است و ناشي از ناآگاهي مترجمان از گنجينه واژه هاي زبان فارسي است كه چون با واژه Indifferent برخوردند،عيناً آن را به بي تفاوت برگرداندند و ديگران نيز به پيروي آنان را به كار گرفتند.

33. درب،در:
واژه«درب» عربي است به معناي«دروازه شهر و قلعه» و واژه«در»فارسي است،كه معادل آن در عربي «باب» است، بنابراين اگر در نوشته فارسي به
جاي«در»كلمه«درب»استعمال شود غلط است.

34. گرامي،گرام:
«گرامي»صفت است به معني عزيز:دوست گرامي،برادر گرامي،دانشمند گرامي
«گرام»فارسي نيست و از زبان هاي اروپايي به زبان فارسي راه يافته است و چنين مي نماياند كه مخفف گرامافون باشدكه دستگاهي است صوتي و امروز تنها واژه گرام براي نوع الكترونيكي آن به كار مي رود، اما وجود همين كلمه سبب شده است كه گروهي به غلط به جاي گرامي واژه گرام را به كار برند.

35. منابع و مراجع:
1- آئين نگارش و سخنوري،دكتر احمد محمدي ملايري،1376،قيام.
2- راهنماي نگارش و ويرايش،دكتر محمد جعفر يا حقي،دكتر محمد مهدي ناصح،آستان قدس رضوي.
3- جشن واژگان فارسي،سيد ابوالحسن مدرس صدراني،خليل كاظم زاده،عابد.
4- راهنماي درست نويسي،دكتر حسن ذوالفقاري،آموزش كشاورزي.
5- نگارش و ويرايش ،احمد سميعي گيلاني،سمت.

36. هيچ چيز نيست كه به يك بار خواندن نيرزد.(بيهقي)
با تشكر از توجه شما