1. GUIDE LINE TO ACCESS 2007 THE FIRST PART MEDICAL INFORMATICS
Shiva Faramarzi
Medicine 88
SUNFLOWER GROUP
Dr.Dehqan
THE FIRST PART
MEDICAL INFORMATICS

2. راهنماي استفاده از اين فايل آموزشي
هنگامي كه ميخواهيد فايل را مطالعه كنيد حتما
آن را در حالت
قرار دهيد
در هنگام استفاده حتما دستورات آموزشي را روي فايل اكسسي كه خودتان ميسازيد امتحان كنيد
SLIDE SHOW

3. آشنايي با اكسس
مايكروسافت اكسس2007 برنامه اي است جهت ايجاد پايگاههايي به منظور ذخيره ي اطلاعات بازرگاني يا شخصي يا... .شما ميتوانيد اكسس را جهت بازيابي،ايجاد و يا مديريت مجموعه هاي بزرگ و كوچك اطلاعات به كار بريد

4. آغاز كار با اكسس:
شما بعد از نصب بسته نرم افزاري آفيس مي توانيد با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محيط اكسس شويد. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممكن است برنامه اكسس در قسمت ذكر شده نباشد و به صورت معمول اين برنامه در اين قسمت قرار مي گيرد.

5. با وارد شدن به محيط اكسس با پنجره اي ظاهر مي شود كه به شما امكان مي دهد تا آنچه را كه مي خواهيد انجام دهيد انتخاب كنيد

6. مدولها، جهت نوشتن برنامه در پایگاه داده استفاده می شوند
اجزای پایگاه داده
مدولها، جهت نوشتن برنامه در پایگاه داده استفاده
می شوند
صفحات، برای تغییرو مشاهده می شونداطلاعات در وب استفاده
ماکروها، برای تسریع عملکرد پایگاه داده استفاده می شوند.
گزارشها، برای چاپ اطلاعات پایگاه داده استفاده می شوند
فرمها، برای ورود اطلاعات می توان از فرمها استفاده کر
معیارها امکان استخراج داده را از جدول فراهم می آورند.
جدول، محلی که تمامی اطلاعات پایگاه داده در آن ذخیره می شود و اولین جزء پایگاه داده است که تولید می شود و اگر وجود نداشته باشد اجزای دیگر هم بکار نمی آیند.

7. 1ST:TABLE جدول
برنامه ي اكسس داده ها را در جدول هايي ذخيره مي نمايد.هر سطر مجزا در جدول يك ركورد ناميده ميشود
هر ركورد از يك يا چند فيلد تشكيل يافته است كه شامل
بخشهاي مجزايي از انواع داده ها ميباشد
بنابر پيش فرض هر جدول به صورت يك صفحه ي گسترده شبكه بندي شده است.اين شبكه صفحه ي داده ناميده ميشود

8. بستن برنامه

9. قابل توجه كاربراني كه كه نياز به دسترسي سريع به اكسس دارند
اين مراحل را طي كنيد

10. ايجاد يك پايگاه داده ي خالي
يك پايگاه داده ي خالي هيچ جدول يا فرم و......اي ندارد و به شما اين امكان را ميدهد تا مطابق نياز پروژه ي خود به آن عناصر مورد نياز را اضافه كنيد مطابق اسلايد بعد:

11. Blank Access Database

12. بستن يك پايگاه داده
شما ميتوانيد يك پايگاه داده را بدون اين كه از خود برنامه ي اكسس خارج شويد ببنديد
ميتوان به صورت همزمان پايگاه هاي داده ي متعددي را باز نگه داشت لكن بستن يك پايگاه داده هنگام اتمام
كارتان با آن حافظه ي رايانه را آزاد ميكند
مطابق اسلايد بعد عمل كنيد:

15. ايجاد يك پايگاه داده با استفاده از الگو

16. :در صورت ظاهر شدن نوار هشدار اينطور عمل كنيد
نوار هشدار ايمني
:در صورت ظاهر شدن نوار هشدار اينطور عمل كنيد

17. وارد كردن ركورد
شما ميتوانيد ركورد ها را در يك صفحه ي داده،يك صفحه ي گسترده،فرم و... وارد كنيد.يك صفحه ي داده به شما اين امكان را ميدهد تا تمام ركورد هايي كه تا كنون در آن وارد كرده ايد مشاهده كنيد.اين در حاليست كه فرم به شما امكان تمركز بر ركورد هاي يك فيلد را ميدهد

18. پيوست كردن فايل ها به ركوردها
در اكسس2007 براي پيوست كردن فايل هاي مجزا از برنامه هاي ديگر ميتوانيد از فيلدهاي پيوست استفاده كنيد
پيوست ها را تنها ميتوان در فايل پيوست قرار داد
مطابق اسلايد بعد عمل كنيد

19. Peivast kardan

20. باز كردن و بستن فايل پيوست
باز كردن و بستن فايل پيوست

21. باز كردن و بستن فايل پيوست
باز كردن و بستن فايل پيوست

22. ذخيره ي فايل پيوست

23. Oleوارد كردن يك شي
براي ذخيره كردن انواع مختلف فايل ها،ميتوانيذ از نوع فيلدي كي اشيا را لينك كرده و يا جاي ميدهد استفده نماييد.اين نوع ركورد نسبت به ركورد پيوست اين مزيت را دارد كه قادر است يك لينك ديناميكي با نسخه ي اصلي ايجاد نمايد به نحوي كه آن نسخه به طور خودكار در اكسس به روز
ميشود.
نحوه ايجاد اين شي را در اسلايد بعدي مشاهده كنيد:

24. اگر ميخواهيد لينكي ايجاد كنيد روي مربع مجاور لينك كليك كنيد.
اگر لينكي ايجاد كنيد زماني كه نسخه ي اصلي به روز ميشود نسخه ي موجود در اكسس نيز به روز خواهد شد در غير اين صورت لينكي بين اين نسخه ها بوجود نمي ايد
اگر ميخواهيد لينكي ايجاد كنيد روي مربع مجاور لينك كليك كنيد.

25. ‍‍create new چه عملي انجام ميدهد؟
به شما اين امكان را ميدهد كه با استفاده ي مجازي از هر برنامه اي روي كامپيوتر خود يك شي .جديد ايجاد كنيد .با انتخاب اين گزينه فهرست جديدي از انواع اشيا ظاهر ميشود:روي نمونه ي مورد نظر مطابق اسليد بعدي كليك كنيد.براي بازميشود.bitmapنمونه برنامه ي

26. Display as icon چه مزيتي دارد؟
اين انتخاب عمدتا مربوط به استفاده در برنامه هاي ديگر است نه در اكسس.محتويات ا.ال.اي همراه با در نماي صفحه ي داده نام متني نوع فايل

27. Oleحذف يك شي
كليك نماييدDelete روي گزينه Homeدر برگه ي را از صفحه كليد بفشاريدdeleteهمچنين ميتوانيد

28. وارد كردن داده ها در يك ركورد چند مقداره
يكي از امكانات جديد اكسس 2007 ذخيره كردن چند مقدار در يك قيلد ميباشد.به جاي تايپ كردن در فيلد مورد نظر فهرستي را باز كرده و هر يك از موارد مورد نظر را با علامت زدن كنار آن انتخاب ميكنيم
براي وارد كردن ركورد چند مقداره فيلد موردنظر بايد به وسيله ي لوك آپ ويزارد تنظيم شود

29. پاك كردن ركورد ها ركورد ها را ميتوانيد به صورت مجزا يا گروهي پاك كنيد
ركورد هاي پاك شده به صورت دائمي از بين ميروند بنابراين در پاك كردن آنها
دقت كنيد.
مطابق اسلايد بعد سمت چپ ركورد مورد نظر كليك كنيد
(با استفاده از كليد هاي كنترل و شيفت ميتوانيد ركورد هاي مورد نظر را به صورت متوالي و غير متوالي انتخاب كنيد)
كليك كنيد. Deleteروي Home در برگه ي

30. همچنين ميتوان ركورد ها را از فرم هم پاك كرد:براي انتخاب يك ركورد در يك فرم روي ميله ي عمودي نازك سمت چپ كليك كنيد.براي كليك انتخاب چند ركورد كليد شيفت را نگهداريد وروي يا كليك كنيد تا انتخابتان را گسترش دهيد

31. نمايش دادن خلاصه ي آمار
يكي از دلايل ايجاد گزارش ها و پرس و جو ها،دسترسي به خلاصه ي آمار داده ها مانند جمع و ميانگين مقادير فيلد هاي بخصوص ميباشد.نمايش مستقيم چنين اطلاعاتي روي صفحه ي داده بدون نياز به يك پرس و جو يا گزارش از امكانات جديد
اكسس 2007است
مطابق اسلايد بعد:

32. . اطلاعات مورد نظر در فيلد توتال با هم جمع ميشوند و جمع آنها نمايش داده ميشود

33. .براي پنهان كردن مجدد رديف توتال ميتوانيد مجددا روي دكمه ي توتال كليك نماييد

34. چاپ يك صفحه ي داده يا يك فرم
ميتوانيد در هر زماني نسخي سريعي از يك صفحه ي داده و يا يك فرم را چاپ نماييد.در نسخه ي سريع فرم و صفحه ي داده براي چاپ صفحه آرايي اين حالت براي امتحان داده ها مفيداست اما اگر بخواهيم آن را براي توزيع
بين ديگران جذابتر كنيم.ابتدا بايد فيلد هاي مورد نظر را انتخاب كنيم
مطابق اسلايد بعد روي دكمه ي آفيس كليك كنيد
كادر محاوره اي پرينت باز ميشود

35. با كليك برروي اين كادرميتوانيد چاپگر متفاوتي را انتخاب كنيد

36. با كليك در اينجا ميتوانيد ركورد هاي خاصي را انتخاب نماييد

37. با وارد كردن عدد در اينجا ميتوانيد تعداد نسخه هاي چاپي را تنظيم نماييد

38. برنامه ريزي براي جدولهايي كارآمد
بايد بتوانيم جدولهايي ايجاد كنيم كه با نياز هاي موجود همخواني داشته باشند.جدولها را ميتوانيم بر اساس الگوهاي اكسس ايجاد نماييم و يا بر حسب نياز جدولهاي نو بسازيم

39. ايجاد جدول از روي الگو
هنگامي كه پايگاه داده ي جديدي ايجاد ميكنيم يك جدول به نام ايجاد ميشود.شما ميتوانيد از جدول پيشفرض اكسس استفاده كنيد
اين الگو ها زماني كارايي كافي دارند كه شما نياز به جدولهايي نسبتا استاندارد داشته باشيد
:مطابق اسلايد بعد عمل كنيد
TABLE 1

41. جدول ايجاد شده شامل فيلدهايي است كه معمولا براي آن نوع جدول مورد نياز است.براي آنكه يك جدول جز دايمي پايگاه داده بشود بايد آن را ذخيره كنيد.زماني كه يك جدول را ذخيره ميكنيد نامي براي آن انتخاب كنيد كه در پيدا كردن آن شما را ياري كند. مطابق اسلايد :

42. مشاهده ميكنيد كه جدول باز ميماند و نام جديد آن نمايش داده ميشود

43. ايجاد جدول در نماي صفحه ي داده بدون استفاده از الگو مطابق اسلايد عمل كنيد

44. به اين صورت ميتوان جدول با تعداد كمي فيلد ساخت

45. ايجاد يك جدول با نسخه برداري از ساختار جدول ديگر
زماني كه نياز به دو يا چند جدول با ساختار مشابه داريم،ميتوانيم با ايجاد يكي و سپس نسخه برداري از آن در زمان صرفه جويي نماييم
پس از ايجاد نسخه ي كپي ميتوانيم تغييرات جزيي لازم را در آن اعمال كنيم
براي نمونه جدولي كه در قسمت قبل براي كلاس ايجاد كرديم براي بيمارستان ايجاد ميكنيم
مطابق اسلايد بعد در نوار رهيابي روي ليست كلاس راست كليك ميكنيم
و روي گزينه ي كپي كليك ميكنيم
بعد روي قسمت خالي نوار رهيابي راست كليك نماييد
و در نهايت روي پيست كليك ميكنيم
در كادر محاوره اي كه باز ميشود نام ليست جديد را مطابق اسلايد تايپ ميكنيم

46. با انتخاب هر كدام از گزينه هاي اين اسلايد ميتوانيد به دلخواه فقط ساختار جدول،يا جدول و داده ها يا فقط داده ها را تايپ كنيد در نهايت نسخه ي كپي جدول در نوار رهيابي ظاهر ميشود

47. ايجاد يك فهرست محل اشتراك
نوعي شبكه ي اشتراك داده است كه بسياري از SHARE POINT SERVER
شركتها براي اينكه يه كارمند ها و مشتريانشان امكان استفاده ي مشترك از داده ها را بدهند از آن استفاده ميكنند
اگر شركت شما يكي از اين شبكه ها را داشته باشد شما ميتوانيد مستقيما جدولهايي روي آن شبكه ايجاد كنيد.بنحوي كه ديگر افراد به داده هاي روي آن جدول دسترسي داشته باشند
مطابق اسلايد بعد عمل كنيد:

48. در كادر محاوره اي ظاهر شده ادرس پايگاه محل اشتراك را تايپ كنيد
در كادر محاوره اي ظاهر شده ادرس پايگاه محل اشتراك را تايپ كنيد.در همين كادر براي ليست جديد نامي تايپ نماييداگر قبلا روي رايانه ي خانگي خود در پايگاه مورد نظر محل اشتراكي ذخيره كرده ايد ميتوانيد به جاي تايپ كردن آدرس از ليست پايگاه هاي قبلي استفاده كنيد

49. باز كردن يك جدول در نماي طراحي
.شما ميتوانيد يك جدول را در نماي طراحي اصلاح كنيد
همچنين ميتوانيد از نوار رهيابي مستقيما به نماي طراحي برويد
يا اگر جدول باز باشد ميتوانيد بين نماي طراحي و ساير نما ها جابجا شويد

50. الف)زماني كه جدول بسته است

51. ب)زماني كه جدول باز است روي جدول باز راست كليك كنيد

52. طبقه بندي مجدد فيلد ها
ترتيب قرار گرفتن فيلد ها در يك جدول را ميتوانيد تغيير دهيد
فيلد هايي كه در نماي طراحي از بالا به پايين موجودند به ترتيب از چپ به .راست در نماي صفحه ي داده قرار مي گيرند
ترتيب قرار گرفتن آنها همان استقرار پيشفرض فيلد ها در فرم ها و گزارش ها هم است
:;مطابق اسلايد بعد

53. درون مربع انتخاب گر در سمت چپ فيلد :كليك كنيد
درون مربع انتخاب گر در سمت چپ فيلد :كليك كنيد.ركورد را پس از انتخاب به بالا يا پايين بكشيد و حركت دهيد يك خط افقي نشان ميدهد كه فيلد كجا ميرود

54. نكته:براي جابجا كردن چند ركورد مجاور هم روي اولي كليك كنيد ،كليد شيفت را نگه داريد،و سپس روي ركورد آخر كليك نماييد.و از همين روش... استفاده ميكنيم

55. وارد كردن فيلد ها
ميتوانيد در انتهاي ليست فيلد ها فيلد حديدي اضافه كنيد آن را به موقعيت دلخواه خود ببريد.همچنين ميتوانيد يك رديف خالي جديد در محل دلخواه ايجاد
كنيد و نام ركورد جديد را تاپپ كنيد
مطابق اسلايد بعد:

56. روي مربع سمت چپ فيلدي كه ميخواهيد فيلد جديد بالاي آن قرار بگيرد كليك كنيد

57. با استفاده همزمان از كليد كنترل با حرف زد ميتوانيد فيلد هاي حذف شده را برگردانيد

58. شناخت انواع داده ها
هر فيلد مخصوص به يك داده ميباشد.حالا با توجه به نياز شروع به تغيير داده :هاي اين جدول ميكنيم
مطابق اسلايد بعد

59. داده متني يا text
با ظرفيت255كاراكتر،مورد استفاده متن و اعداد،مورد استفاده ي عموم و حاويي هر نوع داده اي است.براي داده هايي كه روي انها محاسبه انجام نميدهيد
داده ي memo
با محدوديت65535كاراكتري
نوع داده يdate/time
مورد استفاده ي فيلدهايي كه تنها نشنگر تاريخ و زمان هستند.تاريخ و زمان ها را تنها به صورت8بايتي ذخيره مي كند
داده يnumber
مورد استفاده ي فقط اعداد
قابل تنظيم براي ركوردهاي 1تا16بايتي.نمادهايي را كه بعنوان كمك به ارقام به كار ميروند مانند نقطه اعشار يا ويرگول را نگه ميدارد
Currency
مورداستفاده اعدادي كه نشانگر واحد پول ميباشند
ارزش واحد پول را به صورت اعداد 8بايتي ذخيره ميكند،گرچه ممكن است بسته به تنظيمات فيلد تنها دو رقم اعشاري را نشان دهد

60. مورد استفاده براي داده ي ارزشي است.عدد1نشانگر بله و 0نشانگر خير ميباشد
داده autonumber
براي شماره گذاري خودكار به كار ميرود و اعداد را به صورت 4بايتي ذخيره ميكند
داده ي yes/no
مورد استفاده براي داده ي ارزشي است.عدد1نشانگر بله و 0نشانگر خير ميباشد
داده ي hyperlink
نوعي ادرسس نوشتاري كه نشاندهنده ي مرجع خارجي است
دادهole object
قبلا توضيح داده شده،
داده attachment
مورد استفاده براي هرگونه فايل پشتيباني شده است
دادهlook up wizard
نوعي داده با استفاده ي متغير است.همچنين ميتواند براي ليست هاي چند مقداره مورد استفاذه قرار گيرد

61. بهتر است نوع داده ها را قبل از اين كه داده اي وارد كنيد تعيين كنيد اما در هر زمان ميتوان نوع داده هاي فيلد را مشخص كرد.با اينكار داده هايي كه با نوع داده ي مشخص شده همخواني نداشته باشد پاك ميشوند،البته اكسس پيش از پاك شدن آن به شما هشدار ميدهد

63. شناخت مشخصات فيلد
هر فيلد داراي يك سري مشخصات است كه آن را تعريف و كنترل ميكند.اين مشخصات شامل مشخصات ابتدايي مانند اندازه و شكل،و همچنين قواعد لازم براي ورود داده نظير نياز داشتن يا نداشتن به يك ورودي يا محدود كردن يك وروديي به مقادير بخصوص ميباشد

64. نوار خصوصيات:
زماني كه فيلدي در نماي طراحي انتخاب ميشود خصوصيات ان در اين نوار نمايش داده ميشود

65. ‘General’ tab

66. اطلاعات نشان دهنده ي خصوصيات

67. عمدتا براي تنظيم ليست هاي جستجو ميباشد
‘look up’tab
عمدتا براي تنظيم ليست هاي جستجو ميباشد

68. فهرست كردن يك فيلد
زماني كه در يك پايگاه داده كه حاوي فرم هاي بسياري است جستجو انجام ميدهيد وقت زيادي تلف ميشود.بنابراين بهتر است ركورد ها را براساس يك فيلد فهرست بندي كنيد.دو نوع فهرست بندي:با نسخه برداري و بدون نسخه .برداري وجود دارد
در نماي طراحي روي ركورد مورد نظر كليك كنيد و مطابق اسلايد بعد عمل كنيد:

69. اين انتخاب ركورد مورد نظر را بدون نياز به اين كه منحصر به فرد باشد فهرست ميكند

70. اما اگر پس از وارد كردن اين مقدار بخواهيد ركورد هايي با مقادير يكسان وارد كنيد پيام زير را مشاهده ميكنيد:
اگر ميخواهيد داده هاي يك فيلد هر كدام منحصر به فرد باشند مطابق زير عمل كنيد

71. استفاده از برچسب هاي هوشمند
ميتواند برچسب هاي هوشمند را براي يك فيلد روشن كنيدتا داده ها را راحتتر بين پايگاه هاي داده .ي اكسس و ديگر برنامه ها ارجاع دهيد

72. روي اين دستور كه ميتوان داده ها و اطلاعات شخصي را با آن وارد كرد كليك كنيد

73. ايجاد يك پوشش ورودي
براي كمك به مينيمم كردن اشتباهات در حين وارد كردن داده ها ميتوانيد يك پوشش ورودي ايجاد كنيد.پوشش هاي ورودي الگويي جهت وارد كردن داده ها تامين ميكنند نظير تايين تعداد خط هاي فاصله ها بين ارقام يك شماره تلفن و يا پرانتز ما بين سه رقم اول،يا وارد كردن كد پستي يا شماره ي ملي

74. ميتوانيد در صورت لزوم با استفاده از اين كادر كاراكتر جدا كننده ديگري را انتخاب كنيد
چون كد ملي كه وارد ميكنيد بدين صورت است كه از سمت چپ سه رقم بعد خط فاصله و6رقم دوباره خط فاصله و در آخر يك عدد قرار ميگيرد پس از اين قسمت استفاده كنيد
براي آزمايش كردن اين پوشش ميتوانيد از اين كادر استفاده كنيد

75. براي شرح اينكه چگونه ميخواهيد داده ها ذخيره شوند روي يكي از اين دكمه ها كليك كنيد

76. پوشش هاي ورودي جهت نوع داده هايي كه ميپذيرند از كاراكتر ها استفاده ميكنند.در اينجا كاراكتر هايي كه بطور معمول بيش ترين مورداستفاذه را دارند آورده شده اند.براي كاراكتر هاي بيشتر در سيستم راهنماي اكسس به دنبال عبارت بگرديد
Input mask character reference

77. ايجاد قاعده ي معتبر سازي
پوشش هاي ورودي ميتوانند كاربران در وارد كردن كاراكتر هاي درست راهنمايي كنند اما نميتوانند آن فيلد را به ورودي هاي بخصوص منطقي محدود كنند.ميتوان با ايجاد يك قاعده ي معتبر سازي ورودي هاي فيلد را مجبور به تبعيت از يك آزمون منطقي كنيد:بطور مثال ميتوانيد مطمئن شويد كه نميتوان در يك ركوردشمارش اعداد منفي وارد كرد.همچنين متن معتبر سازي را ميتوانيم به صورت يك پيام براي كاربر سفارشي كنيم تا در صورت سرپيچي از اين قاعده به صورت يك هشدار ظاهر شود.يا مثلا در يك فيلد تعداد واحد گذارنده بيشتر از 40 واحد نبايد پذيرفته شود

80. ايجاد يك قاعده ي معتبر سازي در سطح ركورد
براي ايجاد شرايط معتبر سازي كه شامل بيشتر از يك فيلد ميشود ميتوانيد يك قاعده ي معتبر سازي در سطح ركورد بسازيد.بعنوان مثال در ليست اعضاء يك گروه مطمئن شويد كه تاريخ عضويت يك عضو قبل از تاريخ انصراف او از عضويت باشد

82. اگر داده ها قوانين جديد را نقض كنند هيچ اتفاقي برايشان نمي افتد اما در عين حال به داده هاي جديد اجازه ي نقص قانون داده نميشود

84. THE END OF THE FIRST PART