1. Frá hugmynd til framkvæmdar
Verkefnavæðing sem leið til hagræðingar á Veðurstofu Íslands
Heiðveig María Einarsdóttir
Sérfræðingur í Verkefnastjórnun – VÍ
Með verkefnavæðingu er átt við að öll verkefni innan stofnunarinnar skuli unnin eftir verklagi faglegrar verkefnastjórnunar.
Til þess skal nota tól og tæki verkefnastjórnunar.

2. Yfirlit Hugmynd Grunnur að framkvæmd Fagleg verkefnastjórnun
Flokkun verkefna
Verkefnastofa
Innleiðing
Dæmi
Samantekt
HME

3. Hugmynd 1.janúar 2009 Ný Veðurstofa Íslands
Sameining Vatnamælinga Orkustofnunar og Veðurstofu Íslands (hinnar eldri).
Lög nr. 70/2008 um Veðurstofu Íslands.
Verkbókhald notað með góðum árangri
Vatnamælingar Orkustofnunar.
T.d. Vatnshæðarmælar.
Veðurstofa Íslands (hin eldri).
Tímaskráning starfsmanna.
3.mgr.4.gr. laga nr. 70/2008
,,Veðurstofa Íslands skal greina kostnað allra verkefna, hvort sem fjármögnun byggist á sértekjum eða framlögum úr ríkissjóði. Kostnaðargreining tekur til alls kostnaðar, þ.m.t. kostnaðar vegna yfirstjórnar, sameiginlegrar þjónustu, húsnæðis, afskrifta og þróunar.”
HME

4. Grunnur að framkvæmd Verkbókhald (Oracle)
Tímar,tæki, tól, aðkeypt aðföng, aðkeypt þjónusta, stoðþjónusta o.s.frv.
Skráð á verknúmer viðkomandi verkefnis.
Verkbókhaldið endurspeglast í fjárhagsbókhaldi
Ítruð kostnaðargreining
Fagleg verkefnastjórnun
HME

5. Fagleg verkefnastjórnun
Tól og tæki verkefnastjórnunar.
Verkáætlanir, kostnaðaráætlanir, faglega fundarstjórnun, eftirfylgni og uppfærsla verkefnisáætlana.
Skilamat.
Flokkun verkefna.
Mismunandi aðferðir eftir verkefnum.
Stofnun verkefnastofu.
Handleiðsla, aðhald, eftirfylgni og yfirsýn.
HME

6. Flokkun verkefna Flokkun verkefna
Stór Rannsóknarverkefni – Alþjóðleg – Innlend.
Dæmi: SVALI (Stability and variation of Arctic Land Ice).
Styrkt af Top Level Research Initiative (TRI, Norrænn sjóður).
Project Office á Veðurstofu Íslands.
Umfang : 17 stofnanir, 6 lönd, 70 þátttakendur, 5 ár.
Minni rannsóknarverkefni.
Dæmi: Lagnaðarís, 4 stofnanir auk hagsmunaaðila, 13 þátttakendur, u.þ.b. 1 mannár.
Innri verkefni.
Dæmi: Stefnumótun VÍ, Sparnaðarátak í Ríkisrekstri.
HME

7. Verkefnastofa Hlutverk Verkefni Verkefnastofu skipa:
,,Hlutverk verkefnastofu er að innleiða faglega verkefnisstjórnun innan stofnunarinnar og liðsinna þeim sem stjórna stærri verkefnum.”
Verkefni
,,Verkefnastofu er ætlað að innleiða faglega stjórnun verkefna innan stofnunarinnar og viðhalda henni. Hópurinn skal koma á samræmdu verklagi í því skyni. Ennfremur skal hann veita stuðning og aðhald þeim sem sinna stærri skilgreindum verkefnum á vegum stofnunarinnar.”
Verkefnastofu skipa:
2 verkefnastjórar (MPM : Master of Project Management).
Gæðastjóri.
Yfirverkefnastjóri Upplýsingatæknimála.
HME

8. Innleiðing Kynningar Rekstrarhandbók Verklagsreglur.
Verkefni skilgreint – Verkefni >40 klst / Smáverk < 40 klst.
Innleiðing í verki
Í gegnum almenn rannsóknarverkefni.
Í gegnum innri verkefni.
Stefnumótun
Sparnaðarátak í ríkisrekstri
HME

9. Sparnaðarátak í ríkisrekstri
Átaksverkefni um sparnað í ríkisrekstri
Leitað var til starfsmanna með hugmyndir.
Hugarflugsfundir og vefskráning á hugmyndatorgi.
Vinnustofa var haldin í Desember. 4 starfsmenn VÍ.
Hugmyndir flokkaðar og unnar saman ~ 130 hugmyndir frá starfsmönnum.
11 verkefni.
Fundir (ekki farið af stað)
Félagslegt (ekki farið af stað)
Hús (í vinnslu)
Mötuneyti (í vinnslu)
Nýsköpun (farið af stað)
Samgöngur (ekki farið af stað)
Skipulag og stjórnun (ekki farið af stað)
Skjalastjórnun ( farið af stað)
Upplýsingatækni (farið af stað)
Verkefnastjórnun ( farið af stað )
Verkferlar (í vinnslu)
HME

10. Stefnumótun Aðkoma verkefnastofu
Verkefnastofa verður ,,regnhlíf” yfir þeirri vinnu auk þess að leiða og stuðla að faglegri verkefnastjórnun í þessari vinnu.
Stefnumótun fyrir hvert svið
Unnið í hópum
Hópstjórar
Allir vinna með sama sniðmát
Hóparnir vinna saman að efni sem síðan verður notað í lokaskýrslu.
Lokaskýrsla unnin af Verkefnastofu auk sviðsstjóra
Verklag verkefnastjórnunar
Dæmi : fundir, verkefniseyðublöð, kostnaðargreining, skilamat o.s.frv.
HME

11. Stefnumótun: Dæmi um verklag
1 Ræsfundur, 2 stærri vinnufundir, 1 stöðufundur, 1 lokafundur, lokaskýrsla.
Ræsfundur
Allt sviðið
60 mínútur
Áætlað 11.október
Vinnufundur 1
Allt sviðið, jafnvel skipt upp í 2-3 hópa.
90 mínútur
Áætlað 18.október
Stöðufundur
45 mínútur
Áætlað 1.nóvember
Vinnufundur 2
Allt sviðið, skipt upp í 2-3 hópa.
90 mínútur
Áætlað 8.nóvember
Lokafundur
Allt sviðið
Kynning á niðurstöðum, glens og gaman.
Áætlað 22.nóvember
Uppkast að lokaskýrslu allra sviða
Áætlað 10.desember
HME

12. Samantekt Ávinningur Fjárhagslegur.
Aukin kostnaðarvitund allra starfsmanna.
Aukin yfirsýn.
Verkefnalok.
Ítarlegri þarfagreining á mannauð í verkefnum.
Aukin vandvirkni í verkefnum.
HME