1. Amalan Perhubungan Awam Dalam Organisasi Pn. Kamaliah Siarap
YBP 224 –Perhubungan Awam
Amalan Perhubungan Awam Dalam Organisasi
Pn. Kamaliah Siarap

2. Amalan Perhubungan Awam
PA adalah fungsi pengurusan yg diamalkan pelbagai Organisasi spt:
- Korporat
- Kerajaan
- Kesatuan professional dan perdagangan
- NGO
- Pelancongan
- Pendidikan
- Kesatuan sekerja
- Ahli Politik
- Sukan dan
- Media

3. Amalan PA
Matlamat:
Mencapai hubungan berkesan dgn pelbagai publik demi memelihara imej dan reputasi organisasi.
Publik:
Luaran- (pelanggan, media, komuniti kewangan, msykt, umum, kerajaan)
Dalaman - (pelabor, kakitangan, lembaga pengarah

4. Amalan PA Periklanan memberi perhatian kpd meningkatkan jualan
PA memberi perhatian pd pemeliharaan imej
PA belum tentu selaras dgn fungsi komunikasi dan promosi yg lain
PA beroperasi dlm dua tahap iaitu tugasan fizikal dan penasihatan pengurusan
Dalam perancangan pemasaran PA tidak kelihatan dapat meningkatkan jualan/ keuntungan

5. Perbandingan PA dgn Periklanan
PA berbeza dari periklanan dlm tiga cara yg ptg:
i. Kegunaan Media- Periklanan Membayar
- PA Memujuk
ii. Kawalan - Periklanan di kawal
- PA kurang kawalan
iii. Kredibiliti Kurang kredibiliti
- PA lebih kredibiliti

6. Marketing PR (MPR) PA Pemasaran
Periklanan dan PA bertindih dlm MPR yg nerupakan proses perancangan , perlaksanaan, dan penilaian program yg menggalakkan pembelian dan kepuasan pelanggan melalui pengkomunikasian informasi dan tanggapan kpd pelangan bahawa produk sykt adalah utk memenuhi keperluan dan kepentingan pelanggan

7. Fungsi Pengurusan PA dan Pemasaran
1. Sbg fungsi pemasaran PA merangkumi :
Meramal, menganalisa, menelah pendapat publik, sikap dan isu g akan memberi kesan kpd operasi organisasi
Menasihati pengurusan di semua peringkat mengenai polisi, tindakan dan komunikasi dgn mengambilkira kptgn publik dan tanggungjawab sosial organisasi.
Menyelidik dan menilai secara berterusan. Merancang program tindakan dan komunikasi mendapatkan pemahaman publik. Ini termasuklah kewangan,kebajikan hbgn kerajaan komuniti dll.
Merancang dan melaksana usaha organisasi utk mempengaruhi pendapat publik
Menetapkan objektif, perancangan belanjawan, mengambil dan melatih kakitgn, membangunkan kemudahan dan menguruskan sumber melaksanakan perkara-perkara di atas

8. Fungsi Pengurusan PA dan Pemasaran
Pengamal PA menggunakan pelbagai kemahiran komunikasi professional dan memainkan peranan penyatuan antara organisasi dgn persekitaran luarannya.
Fungsi pemasaran selalu dikelirukan dgn PA kerana adanya pengamal yg menganggap kerja mereka sbg komunikasi pemasaran atau program yg menyokong pemasaran dan menamakan PA pemasaran kepd bahagian Panya.

9. Fungsi Pengurusan PA dan Pemasaran
4. Kedua-dua fungsi ini boleh dibezakan secara konseptual dan hubungan itu boleh dijelaskan Oleh definisi keduanya adalah spt berikut:
Pemasaran memfokas pd pertukaran hubungan den pelanggan yg membawa kpd transaksi, memenuhi permintaan pelanggan dan mencapai objektif keuntungan org.
PA merangkumi hubungan yg pelbagai dan luas dgn pelbagai publik spt k.tgn, pelabur, kerajaan, komuniti . Dll. PA yg berkesan menyumbang pd usaha pemasarandgn memelihara persekitaran sosial dan politik yg positif.

10. Jenis-jenis aktiviti PA
Menguruskan Program PA dimulai dgn perancangan
Pengurusan Imej dan reputasi
Pengurusan hubungan dgn publik-publik -
pengurusan Isu dan krisis

11. Pengurusan Publik
Soalan utama utk merancang program publik umum.
i. Publik yg manakah paling ptg kpd organisasi masa kini dan masa akan dtg.
ii. Apakah pemikiran publik ini?
Pendapat publik ialah apa yg difikirkan oleh publik
“Kepercayaan publik sebahagiannya bergantung pada tanggapan, penilaian terhadap sesuatu peristiwa, individu, institusi atau produk.”

12. Pengurusan imej dan Reputasi
Imej korporat menggambarkan bgmn publik melihat organisasi
Program imej diharapkan membantu publik membina imej yg positif terhadap organisasi
Matlamat utama program pengurusan reputasi ialah mengukuhkan kepercayaan publik terhadap organisasi
Polisi dan tindakan organisasi menentukan reputasinya

14. Pengurusan Hubungan Hbgn Media Hbgn K.tgn Hbgn Kewangan Hbgn Kerajaan

15. Pengurusan Krisis dan Isu
Bersedia menghadapi krisis/isu
Membina perancangan krisis/isu
Peranan semua pihak dlm orgn

16. Publik PA
Publik oleh dikategorikan kepada beberapa kategori yang bertindih Seitel , 2004)
i. Publik Dalaman – dalam organisasi:
Kakitangan, pasukan pengurusan, pemegang saham, dan lembaga pengarah.
ii. Publik Luaran - tidak berkaitan secara langsung dengan organisasi:
Media, kerajaan, pendidik, pelanggan, masyarakat dan pembekal.
iii. Publik Utama
Penting kerana mereka membantu usaha
Organisasi.

17. Publik PA vi. Sekunder dan tidak ptg v. Pinggiran
v. Pinggiran
Paling sedikit kepentingannya
vi.Publik Tradisional dan Masa Depan
Kakitangan dan pelanggan semasa adalah publik tradsional manakala pelajar dan pelanggan berpotensi adalah publik masa depan
vii.Penyokong, penentang dan berkecuali

18. Publik PA
Publik adalah semua yang berminat atau merasakan pengaruh sesuatu organisasi, dasar, pendapat, produk, perkhidmatan atau perseorangan dan kesan hubungan ini dirasakan oleh organisasi
Publik adalah sekumpulan manusia yang berkepentingan dalam sesuatu oragnaisasi. Kedua0duanya salng bergantungan.
Publik adalah sekumpulan orang yang mempunyaikepentingan dalam sesuatu isu atau idea.
Publik itu wujud apabila sekumpulan orang :
- menghadapi situasi/isu yang serupa
- menyedari masalah/isu dalam situasi tersebut
- bertindak melakukan sesuatu mengenainya.

19. Organisasi Pelanggan Syarikat Kewangan Pekerja Pengurusan Atasan
Pemegang Saham
Kesatuan
Sekerja
Media
Komuniti Setempat
Pembekal
Agensi Kerajaan

20. PA dan Pengurusan
Untuk memainkan peranan yg lebih serius dlm buat putusan organisasi PA perlu:
i. memenangi sokongan dan pemahaman pengurusan
ii. Menjadi lebih dari juruteknik dgn meluaskan pengetahuan, minat dan perspektif.
iii. Belajar berfikiran spt pengurus.
iv. Berorientasikan isu

21. PA dan Pengurusan
Aspek ini akan menjadikan PA bahagian yg berkesan dlm proses buat keputusan organisasi dan berperanan lebih serius. Pengurusan atasan akan menentukan status dan peranan PA dlm organisasi di samping menunjukkan kepercayaannya dalam keberkesanan PA melalui tindakan dan perkataan mereka.
Peranan PA memelihara aliran komunikasi antara organisasi dan publik-publiknya. Publisiti yg dijana oleh akiviti PA membantu menonjolkan organisasi.

22. UNIVERSITY PUBLIC RELATIONS DEPARTMENT
Vice President for University Relations and Advancement
Director News Service
Staff Writers
Director Publications
Writers and Editors
Director Graphic Service
Photographers and Artists
Director Alumni Relations
Events and Annual Fund Specialists
Director Development
Area Development Specialists
Office Manager and Secretaries

23. LINE AND STAFF ORGANIZATION CHART
Chairman
(Board of Directors)
President
(Chief Executive Officer)
Vice President
Finance and Development
Operation
Marketing
Legal Counsel
Public Relations

24. CORPORATE PUBLIC RELATIONS DEPARTMENT
Vice President for Public Relations
Manager of Planning and Research
Research Analysis and Planners
Manager of Public Relations Operations
Area and Media Relations Directors
Manager of Government Relations
Washington, DC, and state Directors
Manager of International
Country and Area Directors
Manager of Communication Services
Directors of Publications and Audiovisual
Office Manager
Secretary to Vice President

25. Pengurusan Fungsi Staff dan Line
Fungsi Pengurusan “Line”
- Semua fungsi dan aktiviti adalah terkibat secara langsung dlm menghasilkan produk dan perkhidmatan seperti Bahagain kejuruteraan, dan Jabatan Pemasaran
Fungsi Pengurusan “Staff”
- Membekalkan nasihat dan sokongan kpd pengeurusan ‘line” dan diadakan utk menyumbang pada kecekapan dan pemeliharaan organisasi. PA adalah sebahagian fungsi pengurusan “staff” berkhidmat sbg penasihat dan sokongan kpd pengurus “line”.Selain PA, fungsi “staff termasuklah bahagian penyelidikan, sumber masusia, perakauan dan bahagian perundangan

26. Kedudukan Perhubungan Awam Dalam Organisasi
Pengamal Perhubungan Awam dalam organissasi perlu diberi kedudukan selaras dengan fungsi pengurusannya
Perubahan dalam penentuan organisasi, mengendalikan perubahan dalam dan luaran menyebabkan banyak organissasi lebih selesa menggunakan perkhidmatan dari firma P.A luaran kerana ia lebih menguntungkan.

27.  PA Dalaman dan Luaran
PA Dalaman adalah struktur paling lazim dlm organisasi yg memenuhi keperluan organisasi
Kebaikan dan keburukan Jabatan PA dalaman:
Kebaikan:
i. Kerja Berpasukan
ii. Pengetahuan yg mendalam ttg organisasi
iii. Lebih kos efektif utk program yg dijalankan secara berterusan.
iv. Ketersedian rakan-rakan sekerja dlm organisasi

28. PA Dalaman dan Luaran Keburukan PA Dalaman i. Kehilangan Objektiviti
ii . Dominasi dan menurut perintah atau arahan org lain dlm organisasi
iii. Kekeliruan peranan dan misi

29. Kedudukan Perhubungan Awam Dalam Organisasi
Pengamal Perhubungan Awam dalam organisasi perlu diberi kedudukan selaras dengan fungsi pengurusannya
Perubahan dalam penentuan organisasi, mengendalikan perubahan dalam dan luaran menyebabkan banyak organissasi lebih selesa menggunakan perkhidmatan dari firma P.A luaran kerana ia lebih menguntungkan.

30. Perhubungan Awam Luaran / Agensi PA
Berbeza dari segi skop dan dan saiznya.
Khidmat Penuh atau khidmat khusus
Pemilik agensi (perhubungan awam / periklanan)

31. Perkhidmatan yang ditawarkan PA Luaran
Latihan berucap
Penyelidikan dan penilaian
Alat Komunikasi yang pelbagai
Pengurusan isu/komunikasi semasa krisis
Analisis Media
Hubungan komuniti (CSR)
Promosi produk
Pengurusan acara /majlis istimewa
Hal Ehwal Awam
Komunikais kakitangan
PenjenamaanHubungan Kewangan

32. Kebaikan Melanggani Agensi (PA Luaran)
Kemahiran yang Pelbagai
Objektiviti
Pengalaman yang luas dan pelbagai
Skop operasi mengikut lokasi
Pemindahan pengetahuan
Reputasi sebagai pakar
 Fkesibel

33. Keburukan Dipersepsikan sebagai mahal
Rintangan dan dari dalam organisasi
Pelanggan yang tidak memahami skop tugas, peranan PA
Peanggan sukar berunding
Konsultan tidak memahami masalah pelanggan
Konflik personality / tiada keyakinan

34. Alasan Menggunakan Agensi
Pegurus dan belum pernah menjalankan program PA dan tiada pengalaman
Ibu pejanbat jauh dari pusat komunikasi dan kewangan
Agensi mempunyai kontek yang luas
Agensi membekalkan perkhidmatan konsultan yang berpengalaman dam kreatif
Organisasi perluka pehidmatan yang terlalu khusus danm tidak memerlukannya secara penuh masa dan berterusan.
Hal-hal polisi yang memerlukan penilaian luaran

35. Panduan memilih Agensi
Kecekapan dan reputasi
Lama Dalam bidang konsultansi PA
Saiz – kakitangan dan pendaoatan
Khidmat penuh / khusus
Capaian (tempatan, kebangsaan dan antyarabangsa)
Pola pertumbuhan / Stabil
Jenis-jenis akaun
Pengalaman serupa organisasi anda
Contoh kerja
Contoh pembekal yang diguna

36. Panduan memilih Agensi
Pelanggan
- Yang sedia ada
-Pelanggan dulu
-Purata pelanggan dalam tempoh 3 tahun
-Pelanggan paling lama dan tempoh masa perkhidmatan diberikan
-Purata lama hubungan pelanggan terjalin
-Pelanggan yang menarik diri

37. Panduan memilih Agensi
Kakitangan
Senarai dan kelayakan
Senari bekas kakitangan
Kakitangan yang akan mengendalikan akauan syarikat berapa lama dengan agensi
Jumlah masa yang akan di tumpukan pada akauan syarikat
Kakitangan sokongan
Kakitangan yang bertukar ganti dalam tempoh dua tahun.

38. Panduan memilih Agensi
Hasil dan Ukuran
Adakah agensi memahami objektif syarikat
Bagaimana kemajuan di laporkan
Bagaimana hasilnya di ukur
Apakah kosnya – proses pembayaran, kadar mengikut jam. Perbelajanaan yang di buat dan proses kelulusan.

39. Konsultan membuat persembahan menggariskan perkara-perkara berikut:
Dapatan kajian dan analisis situasi masalah/peluang
Keuntungan dan keburukan yang berpotensi pada organisasi
Kesukaran dan peluang yang di gambarkan (bergantung pada pelbagai tindakan atau tiada tindakan di ambil)
Matlamat keseluruhan program dan juga objektif untuk publik yang pelbagai
Tindakan yang segera dan maklumbalas komunikasi sekiranya perlu untuk menangani krisis / isu
Perancangan jangka panjang untuk mecapai objektif dan matlamat
Penilaian untuk pemantauan program dan menilai kesannya
Perancangan kakiatngan, belanjkawan dan jadual.