1. Središnja agencija za financiranje i ugovaranje
Nabava robe – postupak odabira i ugovora
Zagreb, 17. rujna 2008.

2. Sadržaj POSTUPAK ODABIRA SIMULACIJA POSTUPKA OTVARANJA
TIPIČNE GREŠKE U PRIMJENI KRITERIJA I KONTROLI TEHNIČKE I FINANCIJSKE PRIHVATLJIVOSTI PONUDA
PRIPREMA I SKLAPANJE UGOVORA
PITANJA 2

3. Cilj prezentacije
STVARANJE JASNE SLIKE O ULOZI SUBJEKATA POSTUPKA OCJENJIVANJA PONUDA
IDENTIFIKACIJA SPECIFIČNIH KORAKA U POSTUPKU
IZBJEGAVANJE GREŠAKA KOJE MOGU DOVESTI DO GUBITKA FINANCIJSKIH SREDSTAVA I NEPRAVILNOSTI 3

4. OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME
PRAG:
Podjela postupka prema vrijednosti
Opis postupaka (faze postupka, uloge subjekata u postupku)
Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste u različitim fazama postupka
Naglasak na praksi (PRAG nije vademekum već zbir smjernica) 4

5. Postupak odabira – zaprimanje ponuda
U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice – poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene)
Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude) 5

6. Postupak odabira – zaprimanje ponuda
Dobra praksa – podaci (privremeni) se istovremeno unose u “Summary of tenders received” (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja)
Za ponude pristigle na zadnji dan se uz datum, obavezno navodi i točan sat prispijeća
Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. “publication reference”) te naziv predmetnog nadmetanja 6

7. Postupak odabira – zaprimanje ponuda
Napomena na hrvatskom i službenom jeziku nadmetanja u vezi otvaranja ponuda (“Do not open….”)
Postupak otvaranja ponuda koje nisu označene u skladu sa uvjetima nadmetanja (zapisnik o otvaranju);
Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao a) povlačenje ponude (“withdrawl”) ili b) promjena (“alteration”) 7

8. Postupak odabira – javno otvaranje
Tajnica/tajnik odbora za ocjenjivanje priprema:
Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao što je projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora
Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 dana prije isteka roka za dostavu ponuda
Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju (uzeti u obzir praznike i druge okolnosti koje mogu utjecati na dostupnost članova/zamjena) 8

9. Postupak odabira – javno otvaranje
Priprema standardne obrasce (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije početka otvaranja ponuda
1 kopija natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju
Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje)
Istraživanje tržišta (važna za financijski dio)
za svakog člana povjerenstva:
Instructions to tenderers
Technical Specification (prilagođeni aneks II+III) 9

10. Postupak odabira – javno otvaranje
Procurement notice (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja)
Administrative compliance grid (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao referenca)
Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids, technical compliance sub-grids)
Obrasci za ocjenjivanje (Evaluation grids)
Questions & answers + corrigendum (ukoliko postoji) 10

11. Postupak odabira – javno otvaranje
Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja (stvara sliku o tijelu koje vodi postupak)
Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja
Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG
Tek kada predsjedatelj da znak tajniku da je sve spremno, tajnik pušta predstavnike ponuditelja u prostor predviđen za javno otvaranje 11

12. Postupak odabira – javno otvaranje
Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o:
tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje će im biti predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist)
Dostupnost izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog
Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi:
Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do trenutka koji je označen kao krajnji rok za dostavu ponuda
krajnji rok za dostavu ponuda
Samo ponude koje su stigle u navedenom roku će biti otvorene tijekom javnog otvaranja (?) 12

13. Postupak odabira – javno otvaranje
Predsjedate zatim provodi slijedeće:
Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u “Summary of tender received”
Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju)
Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente:
Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici, 13

14. Postupak odabira – javno otvaranje
Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene)
Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan)
Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja),
Da li ponuda sadrži “Tender submission form”,
Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaration” i to za svakog člana u slučaju konzorcija
Javno čitanje cijene iz dokumenta “Tenderer’s Declaration”, 14

15. Postupak odabira – javno otvaranje
Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno.
Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude
Predsjedatelj prilikom kontrole ponude, obavještava ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda temeljem prispjelih omotnica
Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude) 15

16. Postupak odabira – javno otvaranje
- Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva
predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja
izvještaj sa javnog otvaranja, zajedno sa kopijama “Tender submission form” i jamstva se dostavlja Delegaciji na odobrenje 16

17. Postupak odabira – administrativna usklađenost
- Zaključci se unose u tkz. “Administrative compliance grid”
- ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja 17

18. Postupak odabira – administrativna usklađenost
ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora, ponuda se smatra administrativno neprihvatljivom
Odluke moraju biti jasno argumentirane
koncept potpunosti ponudbene dokumentacije
proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje
odbora za ocjenjivanje 18

19. Postupak odabira – administrativna usklađenost
Adminstrative compliance grid:
- nacionalnost ponuditelja
- potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS)
- upotreba službenog jezika postupka
- potpunost – “Tender submission form”
- potpisi (autorizirani) – Tenderer’s declaration(s)
ostale administrativne odrednice iz natječajne dokumentacije (primjer: FIF i LEF, podugovaratelji i sl.) 19

20. Postupak odabira – tehnička usklađenost
- pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje:
Kvalifikacijski kriteriji
Tehnički kriteriji (ponuđeni parametri i povezane usluge)
Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani
Glavni obrazac (Evaluation grid) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa)
Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje 20

21. Postupak odabira – financijska prihvatljivost
Financijska ponuda usklađena sa formalnim pretpostavkama nadmetanja (incoterms, valuta, svi predmeti nabave uključeni)
Aritmetička točnost financijske ponude (jedinična cijena prevladava)
Napomena: korigirana cijena je obvezujuća za ponuditelja – u slučaju
da ponuditelj odbije prihvatiti ovako korigiranu cijenu, ponuda se
smatra neprihvatljivom (implikacija – klarifikacija)
Usporedba financijskih ponuda (formalno i aritmetički točnih) po grupama nabave u cilju utvrđivanja najniže ponude (“least expensive tender”)
Napomena: u skladu sa postojećom praksom, maksimalan budžet se
definira za svaku pojedinu grupu nabave (temelj: cijene utvrđene
tijekom istraživanja tržišta) 21

22. Postupak odabira – Zaključak
ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (derogacija: Most Economically Advantageous Tender)
odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora u ex-ante sustavu već samo daje preporuku
Tijelo nadležno za nabavu (Contracting Authority) provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom) 22

23. Priprema i sklapanje ugovora
odmah po odobrenju izvještaja sa odbora za ocjenjivanje od strane tijela nadležnog za nabavu, pristupa se izradi ugovora
Ugovor za više grupa nabave ili individualni ugavor
Struktura ugovora je opisana u “Letter of Invitation to tender”
Priprema ugovora nije puko kopiranje, ugovor je potrebno prilagoditi specifičnosti pojedine nabave 23

24. Postupak odabira – Zaključak
ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (derogacija: Most Economically Advantageous Tender)
odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora u ex-ante sustavu već samo daje preporuku
Tijelo nadležno za nabavu (Contracting Authority) provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će:
odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom)
Zatražiti dodatna obrazloženja od odbora prije donošenja odluke
Poništiti nadmetanje 24

25. Postupak odabira – Zaključak
Odgovornost za provedeni postupak je uvijek na tijelu nadležnom za ugovaranje (PRAG, točka 2.2)
Ex-ante tijelo (npr. Delegacija EK) provjerava ispunjenost svih preduvjeta za sufinanciranje predmetnih ugovora te:
Odobrava izvještaj i potpisuje ugovore
Suspendira odobrenje uz zahtjev za dodatnom informacijom
Odbija izvještaj
A sada, praksa! (simulacija postupka otvaranja ponuda i ocjenjivanja ponuda; tijekom simulacije polaznici će se neposredno uključiti u rad odbora preuzimajući uloge pojedinih subjekata postupka). 25

26. Priprema i sklapanje ugovora
Dijelovi ugovora:
DRAFT CONTRACT
SPECIAL CONDITIONS
ANNEX I GENERAL CONDITIONS
ANNEX II +III TECHNICAL SPECIFICATIONS + TECHNICAL OFFER (TO BE TAILORED TO THE SPECIFIC PROJECT)
ANNEX IV BUDGET BREAKDOWN (MODEL FINANCIAL OFFER)
ANNEX V FORMS 26

27. Simulacija
Po završetku simulacije javnog otvaranja, polaznici koji sudjeluju u radu odbora za ocjenjivanje kao članovi odbora sa pravom glasa će odgovoriti na niz praktičnih pitanja.
Predsjedatelj odbora će dati prosudbu o točnosti odgovora
Trener će zajedno sa svima analizirati mišljenja sudionika i prezentirati rješenja 27

28. Priprema i sklapanje ugovora
Posebno je važno adekvatno prilagoditi posebne uvijete (Special Conditions) s obzirom na njihovu supremaciju u odnosu na ostale dijelove ugovora
Uključivanje korespondencije u aneks II i III ugovora
Aneks V treba sadržati specifične dijelove ponudbene dokumentacije koji su važni za provedbu (npr. izjave o jamstvu)
Ovlašteni potpisnik u SAFU potpisuje ugovor i parafira sve strane posebnih uvjeta (financijska ponuda kopirana u ugovor već mora sadržati potpise tajnika i predsjedatelja) te ga dostavlja na ex-ante odobrenje 28

29. Priprema i sklapanje ugovora
Slanje obavijesti o dodjeli ugovora (Contract notification letter, annex A8) po ex-ante odobrenju ugovora
Obavijest potrebno prilagoditi činjeničnom stanju (npr. da li je ponuditelj već dostavio pojedine dokaze u vezi paragrafa PRAG-a)
Rok za dostavu dokumentarnih dokaza: 15 dana od dana dopisa – pažljivo pratiti
Kontrola dostavljenih dokaza:
Primjena nacionalnog zakonodavstva ponuditelja
Informativna lista dokaza: 29

30. Priprema i sklapanje ugovora
po primitku svih potrebnih dokaza, tijelo nadležno za nabavu dostavlja 3 primjerka ugovora i popratni dopis (Contract submission letter, annex A9) pobjedniku
Rok za povrat 2 potpisana primjerka ugovora je 30 dana od datuma dopisa
Po primitku 2 potpisana primjerka ugovora, 1 primjerak se prosljeđuje ex-ante tijelu (Delegacija) a drugi u odjel nadležan za izvršenje plaćanja 30

31. Pitanja ? 31

32. Hvala na pažnji… 32