1. Uloga odbora za ocjenjivanje u postupku ocjenjivanja ponuda - twinning
Zagreb, Ulica grada Vukovara 284, poslovni centar Almeria, blok C, velika dvorana, 5.kat, 6. travnja 2009

2. Zaprimanje ponuda i priprema
Slide title
Uvod
Zaprimanje ponuda i priprema
Formalno - administrativna kontrola ponuda
Tehnička evaluacija
Priprema izvještaja
Obavještavanje sudionika o rezultatima
Prijenos dokumentacije (Hand – over)

3. Uvod
Zašto twinning?
Glavni instrument jačanja administrativnog kapaciteta zemalja korisnica u cilju usklađivanja administrativnih praksi i zakonodavstva (harmonizacija i provedba)
Razmjena iskustava i transfer znanja između zemalja članica i kandidatkinja
Katalizator reformi u zemljama kandidatkinjama

4. Uvod
Postupak odabira se temelji na univerzalnim principima javne nabave – transparentnost i jednakost u postupanju
Specifičnost
interakcija javne nabave i diplomacije (pregovori)
NCP/twinning AO
Ex-ante sustav
Twinning vs. twinning light
Odgovornost SAFU u postupku (odabir, ne i ugovaranje)

5. Zaprimanje ponuda
Nova (stara) praksa – cirkulacija TF – odmah nakon odobrenja
Rok za dostavu ponuda – cca. 8 tjedana od dana slanja TF u cirkulaciju
Odbor za ocjenjivanje mora biti poslan na ex-ante odobrenje najkasnije u trenutku slanja TF u cirkulaciju (CV-i moraju sadržati kontakt podatke članova odbora – dostava pristiglih ponuda)

6. Zaprimanje ponuda Registriranje ponuda:
1. Delegacija EK – registrira i prosljeđuje ponude na twinning AO
2. SAFU – twinning AO – prosljeđuje ponude predsjedavajućem/tajniku odbora za ocjenjivanje te članovima odbora za ocjenjivanje sa pravom glasa
3. SAFU – stručnjak za nabavu (tajnik odbora za ocjenjivanje) provodi kontrolu formalne/administrativne prihvatljivosti ponuda
Kontrola se provodi kroz obrazac C 6 (Twinning annexes) i uvodni dio obrasca C 7 (preklapanje)

7. Zaprimanje ponuda Tajnik odbora za ocjenjivanje je odgovoran i za:
Dostavu kontakt podataka ( ) članova odbora za ocjenjivane ponuda twinning AO-u (twinning AO prosljeđuje ponude članovima odbora za ocjenjivanje)
U dogovoru sa predsjedavajućim odbora i twinning AO, priprema raspored prezentacija i službene pozive koji se šalju faksom (šalje tajnik odbora) na:
a) institucije koje su dostavile ponude
b) nacionalne kontakt točke (NCP)

8. Zaprimanje ponuda U elektronskom obliku (twinning AO):
Institucije koje su dostavile ponude i/ili NCP-e
Kopija – twinning koordinator pri Delegaciji EK
Po dostavi poziva/rasporeda, moguće su daljnje korekcije
Zemlje članice upućuju zahtjeve za prilagodbom rasporeda ili postavljaju druga pitanja formalne prirode u vezi postupka odabira (logistika, sastav tima itd. )
Važno: linije komunikacije između SAFU i zemalja članica nisu rigidne te je vrlo važno da se sva pitanja u vezi pojedinog natječaja prikupe na jednom mjestu i u roku razriješe zajedničkim naporima twinning ureda i našeg sektora (prosljeđivanje pitanja i priprema odgovora)
Pitanja se postavljaju uglavnom putem a (tajnik mora pohraniti relevantnu korespondenciju u poseban direktorij a ispise zajedno sa ostalom dokumentacijom čuvati u posebnom registratoru)

9. Zaprimanje ponuda Važno:
linije komunikacije između SAFU i zemalja članica nisu rigidne te je vrlo važno da se sva pitanja u vezi pojedinog natječaja prikupe na jednom mjestu i u roku razriješe zajedničkim naporima twinning ureda, Ureda za ocjenjivanje ponuda i ugovaranje i korisnika (prosljeđivanje pitanja i priprema odgovora)
pitanja se postavljaju uglavnom putem a (tajnik mora pohraniti relevantnu korespondenciju u poseban direktorij a ispise zajedno sa ostalom dokumentacijom čuvati u posebnom registratoru)

10. Formalno – administrativna kontrola ponuda
Twinning priručnik – aneksi C6 i C7
C6 – šira razrada formalnih kriterija sadržanih u aneksu C7
Ideja ista: ocijeniti da li pristigle ponude zadovoljavaju minimalne formalne kriterije

11. Formalno – administrativna kontrola
Razlozi za odbacivanje:
Projektni prijedlog izvan roka
Značajni formalno – administrativni nedostaci
RTA/PL nisu nominirani
Ponuda nije dostavljena od strane tijela državne administracije zemlje članice i/ili tijela sa posebnim ovlastima (Mandated body)
U slučaju ostalih nedostataka (nedostaju CV-i, predloženo trajanje provedbe je izvan postavljenih rokova, dostupnost RTA itd.), predsjedavajući/tajnik evidentiraju nedostatke te mogu zatražiti od zemlje članice pojašnjenje tijekom postupka odabira (nedostatke unijeti u obliku komentara u obrazac)

12. Formalno – administrativna kontrola
ANNEX C6
(for IPA and ENPI)
ADMINISTRATIVE COMPLIANCE AND ELIGIBILITY GRID
Grid completed by _____ _______ _______ ______ Date completed
FORMAL CRITERIA (to be checked before the selection meetings)
I. IDENTIFICATION DATA
Reference number.Budget line.Applicant (country)Applicant 2 (junior partner, if applicable)BC
II. ADMINISTRATIVE COMPLIANCE Yes No
1. The proposal is complete and in the correct format
2. The proposal includes at least the CVs of project leader and RTA
3. Are the full details of a contact person for both the PC and the lead MS provided?
4. Is the proposal sent from the address from a NCP?
III. ELIGIBILITY Yes No
1. The proposed Project Leader and RTA is eligible (nationality, formal years of experience)
2. The proposed project duration does not exceed the maximum allowed
3. The proposed activities are covered by the twinning project fiche
4. The applicant body is a MS administration or an accepted mandated body
5. The applicant 2 body is a MS administration or an accepted mandated body (if applicable)
IV. COMMENTS (Specify any missing information or documents)
Does the MS proposal fulfil the formal criteria? YES † NO †

13. Formalno – administrativna kontrola ponuda
ANNEX C7
(for IPA)
SELECTION FACT SHEET
This Selection Fact Sheet covers both the written proposal and the presentation
PROJECT DATA
Twinning Number
Project Title
Administration of Beneficiary country
Applicant (lead country)
Applicant 2 (junior partner, if applicable)
Duration Months
Total Budget
Number RTAs
Date selection Meeting
FORMAL CRITERIA (to be checked before the selection meetings)
The institutions proposed by the MS are public administrations or/and
accepted mandated bodies?
The proposal contains the CVs of PL and RTA?
Do the PL and RTA fulfill the minimum requirements?
Are the Full details of a contact person for lead MS provided?
Does the MS proposal fulfill the formal criteria? YES † NO †

14. Tehnička evaluacija
Pripremni sastanak – predsjedavajući upoznaje članove odbora prije početka prezentacija sa:
a) planom i rasporedom rada (timetable)
b) sustavom ocjenjivanja i obrascem C7
c) problemima uočenim prilikom kontrole formalne prihvatljivosti i povezanim odlukama
d) povjerljivost i nepristranost – potpisivanje izjave
e) praćenjem prisutnosti članova odbora (attendance record)

15. Tehnička evaluacija Prezentacije zemalja članica:
Uvodna riječ – predsjedavajući: predstavljanje SAFU kao ugovaratelja, zahvala na iskazanom interesu i definiranje pravila prezentacije ( minuta); obavijest o modalitetu izvještavanja o rezultatima sa odbora za ocjenjivanje
Tajnik: bilježi se nazočnost članova delegacija
Osiguravaju se tehnički uvjeti za provedbu prezentacija (prijenosno računalo, projektor)

16. Tehnička evaluacija Važno:
raspored mora osigurati potrebnu fleksibilnost prilikom prezentacija u cilju svrhovitosti čitavog postupka (dopušteno odstupanje u trajanju prezentacije) ali uz jednakost u postupanju
Prezentacije se ocjenjuju u kombinaciji sa pismenim prijedlogom (komplementarnost)
Članovi odbora tijekom prezentacije moraju bilježiti pitanja koja će postaviti te osobna zapažanja

17. Tehnička evaluacija Pitanja:
Formalna - ispunjavanje određenih formalnih uvjeta (C6/C7)
Tehnička – ispunjavanje obaveznih rezultata (mandatory results), ponuđena metodologija, kompatibilnost administrativnog sustava zemlje članice sa nacionalnim, identifikacija rizika i sva ostala pitanja koja trebaju učvrstiti stav odbora o prijedlogu zemlje članice
Standardna – prihvat zemlje partnera (JP) u slučaju individualnih ponuda, moguće preklapanje sa drugim projektima koji su u implementaciji

18. Tehnička evaluacija Obrazac za ocjenjivanje (C 7) Princip
5 kategorija, 16 pitanja
mogući odgovori: prihvatljivo/nije prihvatljivo
Prednosti i nedostaci
Specifični komentari
Zaključak (rezultat komparativne analize prednosti i nedostataka svih ponuda/prezentacija
Conclusion
Adequate/
not adequate
Strong /Weak points

19. Tehnička evaluacija Potrebno izbjeći:
Stvaranje neutemeljenih stereotipa i automatske diskriminacije pojedinih zemalja članica
Pristranost članova odbora, naročito u slučaju već postojećih veza sa zemljom članicom (i negativnih ili pozitivnih iskustava)
Prednosti i nedostatke koji su sročeni općenito
Prednosti i nedostatke koji logički ne objašnjavaju pozitivan ili negativan učinak na konkretan projekt

20. Tehnička evaluacija
Članovi odbora moraju neizostavno odgovoriti na slijedeća pitanja:
Da li je zemlja članica shvatila cilj projekta i specifične potrebe zemlje korisnice
Da li ponuda/prezentacija pokrivaju ključne projektne aktivnosti i nude metodološki okvir za njihovu provedbu
Da li je sustav zemlje članice kompatibilan sa nacionalnim sustavom i ciljevima projekta i jamči svrhovit transfer znanja
Da li PL i RTA zadovoljavaju minimalne uvjete
Da li ostali eksperti individualno i kao tim jamče učinkovitu provedbu aktivnosti i ostvarivanje zacrtanih rezultata

21. Tehnička evaluacija
Copy of ANNEX C7_Selection fact sheet_specimen.doc

22. Priprema izvještaja
Zaključak: utemeljen na objektivnim i jasno artikuliranim prednostima i nedostacima ponude/prezentacija
Zaključak se dostavlja zemljama članicama (Delegacija EK)
Tajnik odbora vodi bilješku (minutes) u kojoj se evidentiraju pojedinosti postupka (pitanja, odgovori, zaključci, specifični problemi)
U slučaju ponavljanja postupka, bilježe se i razlozi ponavljanja te zaključci sa nastavka rada odbora
Prilozi: potvrde o nazočnosti članova odbora, korespondencija, izjave o povjerljivosti i nepristranosti, 1 kopija popunjenih obrazaca (C6 i C7)

23. Slanje obavijesti
Ex-ante odobrenje – po odobrenju, Delegacija priprema i šalje obavijesti svim zemljama članicama koje su dostavile ponude (koriste argumentaciju odbora za ocjenjivanje)
U slučaju tkz. Twinning light postupka, SAFU / twinning AO preuzima obavezu

24. Zaključak
Twinning evaluacija zahtjeva suptilnu kombinaciju diplomacije, menadžerskih sposobnosti i poznavanja procedura
Zemlja korisnica u konačnici sama odlučuje o pobjedniku
Na nama je da pomirimo potrebe korisnika sa specifičnostima postupka i pri tome zaštitimo ugled svih institucija uključenih u postupak i osiguramo svrhovito i učinkovito trošenje financijskih sredstava EU
Zvuči jednostavno? Sretno!

25. DODATNE INFORMACIJE DG Enlargement: SAFU:
Twinning news
Twinning manual + annexes
List of mandated bodies
NCPs
SAFU:
Praktični vodič za twinning partnere:
RTA welcome pack