1. Uloga odbora za ocjenjivanje ponuda u postupku ocjenjivanja ponuda – nabava roba
Zagreb, 2. lipnja 2009.

2. Sadržaj Uvod Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
Javno otvaranje – formalna usklađenost ponuda
Administrativna usklađenost ponuda
Tehnička usklađenost ponuda
Pregled financijskih ponuda
Zaključak i priprema izvještaja
Preporuke / test 2

3. Cilj prezentacije
Jačanje učinkovitosti svrhovitosti postupka ocjenjivanja ponuda kroz upoznavanje potencijalnih članova odbora sa specifičnostima postupka
Izbjegavanje tipičnih grešaka sa učinkom usporavanja postupka a koje mogu rezultirati gubitkom sredstava i neostvarivanjem ciljeva projekta 3

4. Uvod Ugovaranje je temeljni zadatak provedbene agencije
Postupak se provodi u skladu sa Praktičnim vodičem (Practical Guide for contract procedures for EC external actions) i praksom
Važno je znati: priručnik predstavlja interpretaciju i razradu pravila opisanih u Financijske regulativi (Uredba Vijeća (EZ) 1605/ Uredba Vijeća (EZ) 1995/2006) i povezanim provedbenim pravilima (npr. Uredba komisije (EC, EURATOM) 478/2007 – tkz. MODEX) 4

5. Uvod PRAG: Podjednako važno: praksa (PRAG sadrži samo smjernice)
Podjela postupka prema vrijednosti
Opis postupaka
Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste u različitim fazama postupka
Objavljena natječajna dokumentacija (lex specialis)
Podjednako važno: praksa (PRAG sadrži samo smjernice) 5

6. SERVICES
USLUGE
 € 200,000
International restricted
tender procedure / ograničeni postupak
< € 200,000
but > € 10,000
Framework contracts procedure / Okvirni sporazum
2 Competitive negotiated procedure / Natjecateljski dijalog
 € 10,000
Single tender /direktna nabava
SUPPLIES
NABAVA ROBE
 € 150,000
International open
tender procedure
otvoreni međunarodni postupak
< € 150,000
but  € 60,000
Local open
otvoreni lokalni postupak
< € 60,000
Competitive
negotiated procedure
Natjecateljski dijalog
Single tender / direktna nabava
WORKS / RADOVI
 € 5,000,000
International open tender procedure / otvoreni međunarodni postupak
International restricted tender procedure (exceptional cases) / ograničeni međunarodni postupak
< € 5,000,000
but  € 300,000
tender procedure / lokalni otvoreni postupak
< € 300,000

7. Uvod Najčešći postupci: Otvoreni (međunarodni i lokalni):
Razlike između međunarodnog i lokalnog postupka: vrijednost, rokovi za dostavu ponuda i obaveze u vezi objave
Pregovarački postupak - u slučaju neuspjeha redovnog postupka, moguće je otvoriti i pregovarački postupak (ex-ante odobrenje, strategija i imena ponuditelja, konzistentnost i zadržavanje ključnih uvjeta iz inicijalnog nadmetanja) 7

8. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice: poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene)
Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude po redoslijedu prispijeća) 8

9. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
Dobra praksa – podaci (privremeni) se paralelno sa registracijom ponuda unose u Summary of tenders received (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja)
Za ponude zaprimljene na zadnji dan roka za dostavu ponuda se bilježi i točan sat prispijeća
Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. publication reference) te naziv predmetnog natječaja
Postupak otvaranje omotnica koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju) 9

10. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao:
a) povlačenje ponude (withdrawl) ili
b) promjena (alteration) 10

11. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
Tajnik odbora za ocjenjivanje priprema:
Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao što su projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora
Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 dana prije isteka roka za dostavu ponuda
Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju 11

12. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
Priprema materijal za članove odbora (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije javnog otvaranja koji sadrži:
1 kopiju natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju
Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje)
Istraživanje tržišta (budžet)
za svakog člana povjerenstva:
“Instructions to tenderers”
“Technical Specification” 12

13. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
“Procurement notice” (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja)
“Administrative compliance grid” (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao informacija)
Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids & technical compliance sub-grids)
Obrasci za ocjenjivanje (“Evaluation grids”)
“Questions & answers” + “corrigendum” (ukoliko je isti objavljen) 13

14. Javno otvaranje – formalna usklađenost
Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja
Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja
Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG
Predsjedatelj još jednom provjerava dostupnost svih zaprimljenih ponuda logističke elemente u vezi javnog otvaranja i poziva predstavnike ponuditelja u prostoriju 14

15. Javno otvaranje – formalna usklađenost
Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o:
tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje će im biti predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist)
dostupnosti izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog (izvještaj se dostavlja na ex-ante odmah po završetku otvaranja zajedno sa izvadcima iz ponudbene dokumentacije) 15

16. Javno otvaranje – formalna usklađenost
Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi:
Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do trenutka koji je označen kao krajnji rok za dostavu ponuda
krajnji rok za dostavu ponuda
Konstatira da će se tijekom javnog otvaranja pregledati samo ponude koje su stigle u roku (ponude pristigle izvan roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja – vraćanje natječajnog jamstva) 16

17. Javno otvaranje – formalna usklađenost
Predsjedate zatim provodi slijedeće:
Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u “Summary of tender received”
Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju)
Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente:
Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici, 17

18. Javno otvaranje – formalna usklađenost
Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene)
Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan)
Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja),
Da li ponuda sadrži “Tender submission form”,
Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaration” i to za svakog člana u slučaju konzorcija
Javno čitanje cijene iz “Tenderer’s Declaration”, 18

19. Javno otvaranje – formalna usklađenost
Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno.
Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude
Predsjedatelj prije otvaranja ponude, obavještava ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda koje su zaprimljene u roku
Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude) 19

20. Javno otvaranje – formalna usklađenost
- Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva
predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja
izvještaj sa javnog otvaranja se dostavlja Delegaciji na ex-ante 20

21. Administrativna usklađenost ponuda
- provodi se temeljm tkz. “Administrative compliance” obrasca
- ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja 21

22. Administrativna usklađenost ponuda
ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora, ponuda se odbija
koncept potpunosti ponudbene dokumentacije
proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje odbora za ocjenjivanje 22

23. Administrativna usklađenost ponuda
“Adminstrative compliance grid”:
državljanstvo ponuditelja
potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS)
upotreba službenog jezika postupka
potpunost – Tender submission form 23

24. Administrativna usklađenost ponuda
potpisi (ovlaštena osoba) – Tenderer’s
declaration(s)
ostale administrativne odrednice iz natječajne
dokumentacije (primjer: LEF, podugovaratelji itd.) 24

25. Tehnička usklađenost ponuda
- pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje:
Kvalifikacijski kriteriji
Tehnički kriteriji
Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani
Glavni obrazac (“Evaluation grid”) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa)
Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje 25

26. Tehnička usklađenost ponuda
Kontrola usklađenosti tehničke ponude sa tehničkom specifikacijom – da/ne pristup (jedan “ne” je dovoljan za konstatiranje tehničke neusklađenosti)
Kontrola usklađenosti traženih usluga (servis, post-prodaja itd.) – da/ne pristup
Pregledavaju se financijske ponude za koje nedvojbeno utvrđeno da zadovoljavaju sve formalne, administrativne i tehničke uvjete opisane u natječajnoj dokumentaciji 26

27. Pregled financijskih ponuda
formalne pretpostavke (DDU paritet, cijena iskazana u eurima, sve stavke u predviđenoj količini, unutar pojedine grube nabave uključene)
Aritmetička točnost
Diskrepancija:
Između jedinične cijene i totala (umnožak j. cijene i količine)
Između iznosa iskazanog u brojkama i slovima 27

28. zaključak i priprema izvještaja
- ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (koncept “best value for the money”)
Tajnik odbora priprema izvještaja koji potpisuju svi članovi odbora za ocjenjivanje
odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora, već samo daje preporuku tijelu nadležnom za nabavu (Contracting Authority)
Tijelo nadležno za nabavu provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom izvještaja) 28

29. zaključak i priprema izvještaja
U slučaju odbijanje izvještaja, isti se može:
Vratiti na postupanje odboru za ocjenjivanje
Proslijediti nepotpisan ex-ante tijelu sa obrazloženjem i prijedlogom daljnjih aktivnost (npr. provođenje pregovaračkog postupka temeljem dostavljene pregovaračke strategije) 29

30. Preporuke /analiza testa
Najčešći razlozi odbijanja preporuka odbora za
Ocjenjivanje prema učestalosti:
Predložena ponuda premašuje financijske resurse alocirane za tu grupu nabave (Lot)
Previd ili nedosljednost u pristup odbora za ocjenjivanje tijekom pregleda tehničkih ponuda
Nedosljedna ili netočna primjena kvalifikacijskih kriterija
- provođenje kratkog testa kojim se simuliraju situacije iz
prakse (vrijeme: 10 minuta + analiza rezultata) 30

31. Pitanja ? 31

32. Hvala na pažnji… 32