P R O J E C T C O N S U L T Enterprise Content Management

P R O J E C T C O N S U L T Enterprise Content Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer Euroforum 2-Tage-Intensiv-Workshop Köln, 12. – P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Dokumentation der Flipcharts
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Was erwarten Sie vom Workshop ?
Informationen zu Archivierung und Workflow (1) Informationen zu DMS (2) Positionierung Workflow (3) Veränderungen Rechtssituation (3) Abgrenzung Knowledge Management, Enterprise Content Management, Web Content Management (2) Intranet-Lösungen (1) Entwicklung und Trends Informationsmanagement (1) Mehr Wissen zu Enterprise Content Management (2) Anzahl Nennungen in Klammern Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Die vier „i“ der WebSite-Entwicklung
i1 Image ca. 65% aller WebSites im Internet i2 Information ca. 20% aller WebSites im Internet i3 Interaktion (z.B. auch B2C ...) ca. 10% aller WebSites im Internet i4 Integration (zusammengeführte Internet-, Extranet- und Intranet- Lösungen mit Backoffice&Legacy-Integration) < 1% aller WebSites im Internet Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Notes/Domino und Archivierung Flache Integration
DMS Enabling Verwaltung der Dokumente während des Lebenszyklus in Notes Nur für Langzeitarchivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes Notes- und diverse Attachment-Formate Nutzung Archiv nur eingeschränkt außerhalb von Notes möglich Notes-Client Anwendungs- funktionen DB Notes DB-Verwaltung Dynamisches Dokumenten-Management Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Schnittstelle DB Index Archiv

Notes/Domino und Archivierung Tiefe Integration
DMS Enabling Frühe Auslagerung von Daten und Dokumenten aus Notes Nutzung eines DMS mit Indexdatenbank für Ablage und Archivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes Konvertierung in neutrale Formate Nutzung des Archives auch außerhalb von Notes Notes-Client Anwendungs- funktionen DB Notes temporäres Caching Interface/Konverter Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 DB Index Ablage Archiv

Rapid Prototyping versus Standard-Vorgehen
Rapid Prototyping Standard-Vorgehen Kriterien überschaubares Fachliche, technische und Umfeld organisatorische Vorbereitung nötig Risiken Fehlschlag durch Aufwendiges und zeitinten- falsche Produktauswahl sives Vorgehen, geringe und mangelnde organi- Risiken satorische Vorbereitung Vorgehen 1. Anforderungsdefinition 1. Zielsetzung 2. Vorbereitungsphase 3. Fachliche Definition 2. Produktauswahl 4. Produktauswahl 5. Vertragsmanagement 3. Prototyping 6. Pilotierung 4. Vertragsmanagement 5. Optimierung 7. Produktivversion 6. Rollout 8. Rollout Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Websites Erwähnte WebSites mit Inhalten zum Thema: http://www.doq.de
PROJECT CONSULT Website Rubrik „Wissen“, Unterrubrik “Archiv“ Passwort und Kennung für den geschützten Bereich: Kennung: PCA10901 Passwort: Austern Weitere Informationen in den Unterrubriken von „Wissen“: „Was ist ...“ „Glossar“ „Artikel“ „Download“ Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Benutzte Folien des vorbereiteten Vortrages

Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT
Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors Europäische Kommission, DLM, Brüssel Member of the DLM-Monitoring Committee Chair of the DLM/ICT-Industry Working Group BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und Management Mitglied des Vorstands Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Agenda – 1. Seminartag 09:00 Begrüßung
09:15 Enterprise Content Management Markttrends 13:00 Mittagessen 14:00 Auswahl, Einführung und Betrieb 17:30 Ende des 1. Seminartages Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Agenda – 2. Seminartag 09:00 Veränderungen der Rechtssituation Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen 13:00 Mittagessen 14:00 Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien Typische Anwendungsszenarien (Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche Verwaltung) Abschlussdiskussion 16:30 Ende des 2. Seminartages Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Enterprise Content Management Eingrenzung & Definition
Content Management (ECM, WCM) Document Related Technologies Architektur von ECM-Lösungen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Von DM zu ECM Komponenten-Architektur
E-COMMERCE SALES AUTOMATION CRM SUPPLY-CHAIN MGT. MARKETING CAMPAIGN MGT. COMMERCE (FRONT-END APPLICATIONS PORTALS B2E B2C B2B BROWSERS Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGING EAI E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALS STORAGE MOBILE APPLIANCE CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT. ENTERPRISE CONTENT MANAGMENT This diagram helps to illustrate the relationship of document technologies (the ones that drive e-business applications) with both the business applications and an organization’s technology foundation. The technology foundation includes internally mandated or standardized hardware, operating systems (such as Windows NT), networks and databases. The technologies that are the GLUE between the custoner-facing front office applications and and back-office applications space include collaborative tools (such as Lotus Notes), Content Management tools (such as Open Text), Image Management tools (both electronic and film), Data Warehousing/Data Mining tools (or what some people call business intelligence tools such as IBM’s MQ series, Thinking Machines), KM tools (such as Autonomy) and Workflow/Business Process Tools (such as Staffware or Lucent Technologies’ Mosaix). The different points of access are dependent less on the architecture (since many organizations are migrating to web-based access) but more on the audience. Who is knocking on the door, determines what processes will be initiated and what that person or business will see. ORDER PROCESSING WAREHOUSE MANAGEMENT ERP SHIPPING SYSTEMS ELECTRONIC BILL PRES./PAYMENT FULFILLMENT (BACK-OFFICE APPLICATIONS DATABASES STORAGE NETWORK INFRASTRUCTURE

Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage Deliver CM Products Capture - -paper -feeds Unternehmen Document bases Office apps Kunde Automatiseirte Prozesse EDM Services Templates & styles Design & devices Personalisierter Content Properties Meta data Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Web apps Regierung Firmen Anwend. Datenbanken Mobil Federated repository Intranet/extranet Infrastruktur Quelle Strategy Partners

Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage Deliver CM Products Eine zukünftige Basis-Technologie XML Capture - -paper -feeds Unternehmen Dokumenten Grundlage Office apps Kunde Automatiseirte Prozesse EDM Services Properties Meta data Vorlagen & Stile Design & devices Personalisierter Content Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Web apps Regierung Firmen Anwend. Datenbanken Mobil Gemeinsamer Speicher Intranet/extranet Infrastruktur Quelle Strategy Partners

Alles nur eine Frage der Definition ?
von Groupware zum Knowledge Management vom Dokumenten-Management zum Content Management vom elektronischen Archiv zum Document Warehouse von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation vom Workflow zu CRM Costumer Relationship Management und SCM Supply Chain Management von Intranet-Document-Management zum Enterprise Portal von Enterprise-Document-Management-Solutions (EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Von DM zu ECM AIIM’s Definition von ECM
Enterprise Content Management “The technologies used to create, capture, customize, deliver, and manage enterprise content to support business processes.” Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

AIIM’s Definition of ECM
CUSTOMIZE CAPTURE DELIVER MANAGE CREATE Unstructured Content Data Business Processes Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 I would like to start with AIIM’s definition of Enterprise Content Management, or ECM. How many of you are familiar with AIIM? (show of hands). How many of you know that AIIM has been around for over 50 years? How many of you know that AIIM started out as an organization focused on microfilm? How many of you are wondering what on earth microfilm has to do with ECM? For over 50 years, AIIM has been about the relationship between unstructured information and business processes. That is the core that runs through the long history of AIIM’s efforts to bring together users and suppliers of technology. Over the years the technologies related to the management of unstructured information have changed, but the core necessity of managing this information in a strategic and cost effective fashion has remained remarkably consistent, and in fact is more a business imperative today than ever before. If we start with business process, most IT implementations have focused on effective management of the data related to those processes. Left unmanaged in many organizations is the huge volume of unstructured content that surrounds a transaction. This content provides the business context in which a transaction occurs. It provides the explanation for why a transaction occurs. It provides the reference point and the documentation that captures the set of assumptions surrounding a transaction. Some analysts have pointed out that managing the data associated with business processes represents just 10% of the challenge. The remaining 90% is all about unstructured content and represents a far more complex challenge – but one that if addressed properly can yield significant cost efficiencies and a high return on investment. How organizations create, capture, customize, deliver, and manage the content associated with business processes is what ECM is all about. [This would be an appropriate place for any specific examples with which the speaker is familiar…government applications, mortgage loan, financial services, FDA applications, etc etc]

Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management

Was ist der Unterschied? Knowledge Management

Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management

Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM

Definitionen Was ist Content ?
Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank) Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien) Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.) Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Definitionen Was ist Content Management ?
Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung) die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn) die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution) die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung) die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten) Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.) Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-Technologien Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Definitionen Was ist Web-Content-Management ?
Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren: Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.) Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen) Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Definitionen Was ist Enterprise-Content-Management?
Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse) ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Definitionen Was ist eBusiness ?
eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-Technologien eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen: intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB), im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.) im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden) eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
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Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management als integrative Middleware Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Basis Idee Nr. 2 Enterprise Content Management als unabhängige Dienste für alle Anwendungen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Basis Idee Nr. 3 Enterprise Content Management als ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz
Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien Aus den Beispielen werden die geeigneten Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet Es gibt keine grüne Wiese! Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Elektronische Archivierung
Records Management Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem „Records Management“ im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Revisionssichere Archivierung Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Elektronische Archivierung
Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Elektronische Archivierung Anwendungsbereiche
Traditionelle Archivsysteme „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme Spezielle Archive „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme nur für eine Anwendung „ -“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen Universelle Archive „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite, einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content-Management-Systeme Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Fehleinschätzung ?! Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei... Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20% Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.) -, Transaktions- , Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce
Transaktionsarchivierung Eingang Ausgang Verarbeitung Zeitstempel / Zeitzonenproblematik Authentifizierung Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten Angebote auf Websites Informationsnutzung entsprechend Copyright und Urheberrecht Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit operativen Systemen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness
Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E... Harmonisierung elektronischer Signaturen im internen und externen Gebrauch Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position und Rolle Medienbrüche zwischen internem und externem Content Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme Unified, federated Repositories als Enterprise-Content-Management-Infrastruktur Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Generelle Anforderungen an die Archivierung
Transaktionsarchivierung Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu Recherchierfähigkeit Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage Objektbildung Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B. elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben) Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Generelle Anforderungen an die Archivierung
Elektronische Signaturen Die elektronische Signatur ist rechtskräftig Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu gewährleistet sein Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Standards Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt: veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ... ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ... Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an: alt: TIFF, JPEG, HTML neu: XML, JPEG2000, PDF Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie: ISO/IETF/OASIS: , WebDAV, XML Dialekte, Metadatenstandards elektronische Signatur ... branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ... Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Vom Dokumenten-Management zum Enterprise-Content-Management
Document Related Technologies Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Enterprise-Content-Management Web-Content-Management ?
Von DM zu ECM Also, wo ist der Unterschied zwischen Enterprise-Content-Management und Web-Content-Management ? Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Marketing & Positionierungs-Problem eine komplett neue Entwicklung ?
Von DM zu ECM Nur ein Marketing & Positionierungs-Problem oder eine komplett neue Entwicklung ? Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Was ist DRT ? Document Related Technologies
Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

DRT Document Related Technologies
Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution DRT sind Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind Dokumenten-orientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

DRT „Abgrenzungen“ Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)
Elektronische Archivierung, COLD Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management Workflow, Groupware Capture, Scannen Knowledge Management 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz, DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc. Enterprise Content Management Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge Management, ASP/DMCO etc. Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management, Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

DRT-Trends Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete Outsourcing Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management Directory Services Elektronische Signatur Web Content Management und Enterprise Content Management Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

DRT-Trends ... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Automatischer Klassifikation ? Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung Automatische Indizierung von und anderen elektronischen Dokumenten Intelligente Unterstützung der Recherche Auswertung von Datenbasen im Sinne von DataMining Sichere und personenunabhängige Klassifikation Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Was verbirgt sich hinter Content Management mit XML ? Verwaltung von Daten- und Dokumenten- beständen auf Web-Servern Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und Austauschformate Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von Informationen Grundlage vieler Web-Content-Management-Lösungen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Was verbirgt sich hinter Integration in Bürokommunikation und EAI ? Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP) Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung Zusammenführung von untershciedlichsten Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller Dokumente in einem Speichersystem Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ? Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Was verbirgt sich hinter ASP und Dokumentenmanagement-Outsourcing ? Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers Outsourcing von Erfassung und Betrieb Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal, keine Migrationen ... „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“ Nutzung mit Internet-Mitteln Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Was verbirgt sich hinter Security ? Kryptographie für die sichere Übertragung Elektronische Signaturen für authentische Dokumente Rollenbasierte Authorisierungskonzepte Firewalls und „Viren-Killer“ Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Was verbirgt sich hinter Directory Services und LDAP ? Single-Logon in allen Systemen Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme Konsistente und nicht-redundante Adressbestände Standardisierte Verwaltung von Ressourcen- Daten Ersparnis bei den Pflegekosten Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Was verbirgt sich hinter Knowledge Management ? Verbesserte inhaltliche Erschließung von Informationen Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektiven Wissens einer Organisation Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“ Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management und Enterprise-Content-Management ? WCM dient zur Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von Redaktionsprozessen und Verwaltung von externen Websites (Internet) und internen Intranets ECM folgt der Idee, dass Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs- und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Was verbirgt sich hinter E-Business ? Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln aber auch z.B. Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- und Verwaltungsprozessen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Anforderungen an unternehmensweites Content Management
Speicherung aller Arten von Informationen Speicherung dynamischer und unveränderlicher Informationen Dienstekonzept Große und kleine Lösungen Eigener Recherche-Client oder Einbindung in vorhandene Anwendungen Zentrale und verteilte Indexdatenbanken Konsistente Langzeitspeicherung Modular ausbaubar Verteilte Archive Integration in vorhandene Systeme Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

ECM Anwendung Aktuelle Themen
Verlinkung von Technologien mit Anwendungen -- e-Business Automation Effektives Management von Web Content -Intranet, Extranet Content Aufgaben Rechtssituation, Langzeitverfügbarkeit und Migration von Daten Beschleunigung der time-to-market - Überlegungen zu ASP-Lösungen Implementierungsfragen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 So, it’s not about technology, it is how to apply technology to effectively manage business processes. Increasingly these e-processes involve the application of the web as the vehicle for information transfer and management of the exponential growth of content in order to deliver benefits at the customer level

ECM Anwendung Intranet, Extranet und Content-Fragen
Welche Typen und Klassifikationsmöglichkeiten von Daten existieren? Wieviele Typen sind es, wieviele können es werden und wie sieht es mit dem Lebenszyklus aus? Einzelseiten, Container, Vorgänge, Journale ...wie sind sie gemeinsam zu speichern? Anpassung an individuelle Bedürfnisse, wie steht es um einheitliche Archive und inhaltliche Erschließung Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

ECM Anwendung ASP-Problematik
Sicherheit Bandbreite Langfristige Informationsverfügbarkeit Anpassungsfähigkeit Implementation und Integration Die Risiken... Sind Sie bereit, Risiken zu teilen? Wie steht es um die Sicherheit? Ist die ständige Verfügbarkeit der Informationen garantiert? Was passiert, wenn es nicht funktioniert? Wird das ASP-Unternehmen überleben? Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

ECM Anwendung Implementationsfragen
Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren Import, Konvertierung, Migration Plattformen, Datenbanken, Browser, Client Desktop Integration, Integration von Anwendungen, Back Office Integration Prozess und Workflow Modellierung Kulturelle Grenzen bei Online vs. Offline Arbeit Wie werden die Komponenten vernetzt? (EAI Enterprise Application Integration) Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

CM als reines Redaktionssystem
Firewall Redaktions- Applikation Inhalte Layout Präsentation Publikationsprozess Web Server Content Repository Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

CM als Content Management System
Firewall Redaktions- Applikation Nutzungs- Applikation Präsentation Content Management Workflow Engine Intranet Server Application Server (eBusiness) Legacy Systems Web Server Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Content Repository

CM als Enterprise Content-Management-System
Firewall Portal Interface Redaktions- Applikation Capture Fachan- wendung Groupware- Kommuni- kation ERP Application Content enabled Content enabled Präsentation eBusiness- Transaktionen EAI Portal Intranet Server Content Management Classification Knowledge Management DMS Workflow Application Server Groupware Server ERP Web Server Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Content Repository Legacy Groupware Repository ERP Repository Enterprise Records Management (Archivierung)

Information Aggregation & Publishing
Der Portal-Stern Internet Information Aggregation & Publishing Knowledge Management Retrieval Groupware ERP Dokumenten- Management Business Intelligence Portal Excalibur PC DOCS FULCRUM Dataware grapeVine Hyperwave Intraspect Meta Systems Guild Semia Verity Autonomy Knowledge Track Verge Perspecta Datachannel Sagemaker Giyphica Powerize.com Coextant USU Aaneid Microsoft Lotus/IBM Radnet InfoImage Gorechange SAP (mySAP) PeopleSoft J.D.Edwards Oracle Ariba Yahoo! AOL/Netscape Infoseek Inktomi Portera Epicentric Intranet Solutions OpenText Documentum CE AG Viador Hummingbird Sqribe Information Advantage Top Tiar SER Quelle: Delphi Group Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Bedeutung von e-Business Zwei Architekturen im Wettbewerb
Host & Legacy Client/ Server versus Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 To understand what is driving today’s IT management, it’s helpful to think back to “the old days,” when: Data, applications and users were all safely contained within the four walls of the enterprise. The introduction of client-server computing, with individual PCs and workstations running software applications locally, created new complexity in managing this increasingly heterogeneous environment. Management focused on the physical systems and the network- desktop PCs and workstations, and managing the network. Even at that time, managing diverse types of information and departmental document silos, was a challenge.

Bedeutung von e-Business DREI Architekturen im Wettbewerb
Host & Legacy Client/ Server WebServer Portal versus versus Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 To understand what is driving today’s IT management, it’s helpful to think back to “the old days,” when: Data, applications and users were all safely contained within the four walls of the enterprise. The introduction of client-server computing, with individual PCs and workstations running software applications locally, created new complexity in managing this increasingly heterogeneous environment. Management focused on the physical systems and the network- desktop PCs and workstations, and managing the network. Even at that time, managing diverse types of information and departmental document silos, was a challenge.

ECM-Architekturen Traditionelle monolithische Anwendungen
Modulare C/S-Anwendungen Engines Web-Server Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

ECM-Architekturen Geschlossene "Insel"-Anwendungen
Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S-Anwendungen Engines Web-Server Geschlossene "Insel"-Anwendungen Client Applikation DMS Alle benötigten Anwendungen müssen in den Clienten und die ECM-Applikation einge- bunden werden Kein Dienste-Konzept Häufig fehlende Modularität Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

ECM-Architekturen ECM als Master- Anwendung Traditionelle
monolithische Anwendungen Modulare C/S-Anwendungen Engines Web-Server Benutzeroberfläche ECM als Master- Anwendung Workflow DMS Client Anwendungen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Server Dienste Workflow DMS Index- DB Anwendungen DMS- Repositories Jukebox

ECM-Architekturen Keine eigenen Clienten
Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S-Anwendungen Engines Web-Server Anwendung Client ECM Workflow ECM Enabling Anwendung Keine eigenen Clienten Image- und Document-Management-Enabling von kommerziellen Anwendungen Workflow- und Document-Management-Service-Engines werden in kommerzielle Anwendungen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Anwendung Server Dienste Workflow DMS Engine DB DMS- Repositories Jukebox

ECM-Architekturen Traditionelle monolithische Anwendungen
Modulare C/S-Anwendungen Engines Web-Server Browser Applet Web- Server Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Server Dienste DMS- Service DMS- Repositories Jukebox

Three Tier C/S Architektur
Recherche-Client “Enabling” Oberfläche Anwendung Client Lokales Lokales Viewer- Viewer Dokumen - Dokumen - Anzeige- Anzeige- Zugriff ten - Mana - Zugriff ten - Mana - komponente komponente gement gement Fax- Group - Autori - Interface ware - Workflow sierung - Ablage- Interface Interface Konverter Unique Lokali - Cache Daten- Versions - Identifier sierer bank Management . . . Ebene Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Benutzer- . . . FAX Notes Workflow verwal - tung Archiv- IRS IRS IRS IRS IRS Speicher- Speicher- Speicher- Speicher- Speicher- Ebene system - system - system - system - system - verwaltung verwaltung verwaltung verwaltung verwaltung

Three Tier C/S Architektur
Recherche-Client “Enabling” Oberfläche Anwendung Client Lokales Lokales Viewer- Viewer Dokumen - Dokumen - Anzeige- Anzeige- Zugriff ten - Mana - Zugriff ten - Mana - komponente komponente gement gement Verschiedene Schnittstellen Fax- Group - Autori - Interface ware - Workflow sierung - Ablage- Interface Interface Konverter Unique Lokali - Daten- Versions - Identifier sierer Cache bank Management . . . Ebene Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Benutzer- . . . FAX Notes Workflow verwal - tung Eine Archivsystemschnittstelle Archiv- IRS IRS IRS IRS IRS Speicher- Speicher- Speicher- Speicher- Speicher- Ebene system - system - system - system - system - verwaltung verwaltung verwaltung verwaltung verwaltung

Markttrends Marktkonsolidierung und Anbieterverlässlichkeit
Produktangebot nach Kategorien Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Trends 2001 Trends aus Marktsicht Trends aus Marketingsicht
Trends aus Anbietersicht Trends aus Produktsicht Trends aus Beratungssicht Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Markt Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content-Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content-Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Marketing Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU
Web-Enabling und Portale Knowledge Management Integration in bestehende Softwareumgebungen Enterprise-Content-Management -Archive Branchenlösungen für vertikale Märkte Zertifizierung Digital Preservation und Langzeitarchivierung Wirtschaftlichkeit Document Warehouses ASP Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Anbieter Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs-wettbewerb zu bestehen Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Produkte Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten. Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte: Automatische Klassifikation Hochleistungserfassungssysteme Speziallösungen für CRM, -Archiv und Fachanwendungen Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte Personalisierung Output-Management Web-Content-Management Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration Portale Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe Multilingualität Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML) Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Beratung Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen: DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting-Marktsegment ein Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Entwicklung Das Produkt-Anbieterfeld teilt sich auf:
wenige führende Unternehmen USA: IBM, FileNet, Tibco, Oracle, Xerox u.a. Europa: SER, CE, EASY, iXOS, FileNet, IBM u.a. das Mittelfeld fällt zurück Europa: A.I.S., ACS, COI, Docunet, Fabasoft, Materna, Staffware, Win!DMS u.a. Viele kleine laufen hinterher ... Aus vielen Produktanbietern werden Systemintegratoren Aus vielen traditionellen Anbietern und Dienstleistern werden ASP-Anbieter Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Kosten, Nutzen-Potenziale und Wirtschaftlichkeit
Rechenbare und qualitative Nutzenargumente Effizienter Einsatz von DRT bei HEINGAS Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Rund 90 % der Ablagekosten sind Personalkosten
Zeit- / Personalkosten % Raumkosten % Einrichtungskosten % größtes Rationalisierungspotential Ablagemittel und -technik richten sich nach den Personalanforderungen DRT erleichtert die Arbeit und erlaubt, in der gleichen Zeit mehr zu leisten Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Relevante Kostenarten
Arbeitskosten für Archivierungs- und Retrievalfunktionen Dokumenteneingang und –ersterfassung, Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und –wartung, Benutzerbetreuung Sachkosten Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung, Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten Einführungskosten Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung, interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung (gegebenenfalls externer Scanservice) Kapitalkosten Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Rechenbarer Nutzen Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort Vollständigkeit von Unterlagen Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und Sichten Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung Geringerer Raumbedarf für Archive Sicherung vor Verlust und Verfälschung Überwindung Medienbruch zwischen Papier und elektronischen Daten Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Infrastruktur Vollständigkeit Rechenbarer Nutzen Zeit
Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort Vollständigkeit von Unterlagen Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und Sichten Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung Geringerer Raumbedarf für Archive Sicherung vor Verlust und Verfälschung Überwindung Medienbruch zwischen Papier und elektronischen Daten Zeit Infrastruktur Vollständigkeit Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Qualitativer Nutzen Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit) Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff Verringerung der Informationsflut (Information Overload) Entlastung von Routinetätigkeiten Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation) Reduzierung geistiger Rüstzeiten Kein „Verschwinden“ von Unterlagen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Dienstleistung Markt Sicherheit Qualitativer Nutzen Qualität
Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit) Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff Verringerung der Informationsflut (Information Overload) Entlastung von Routinetätigkeiten Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation) Reduzierung geistiger Rüstzeiten Kein „Verschwinden“ von Unterlagen Qualität Dienstleistung Markt Sicherheit Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Nutzenkategorien von DRT-Lösungen
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung Eher gering Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport Reduktion Raumkosten kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung breitere Informationsbasis höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer höhere Sicherheit mehr Transparenz, bessere Steuerung keine Fehlablagen erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung das weitaus höhere Potenzial Eher gering Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Ganzheitliche Nutzenermittlung, Basis für die Wirtschaftlichkeit

Nutzenpotenziale verbesserte Prozesse Informations- verfügbarkeit
Informationsschutz Qualität der Arbeitsergebnisse Kundenzufriedenheit Mitarbeitermotivation neue Services/Produkte Organisationsstruktur Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition Raumkosten Personalkosten techn. Ausstattung z.B.: Papierlogistik Mikroverfilmung administrativer Aufwand Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Mittagspause bis 14:00 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Auswahl, Einführung und Betrieb
Neue Ansätze für Auswahlverfahren Grundlagen der Vertragsgestaltung Vorgehen bei Tests und Abnahmen Einführungskonzepte Betriebskonzepte Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Ziele und Rahmenbedingungen
ECM-Projekte Strategie Ziele und Rahmenbedingungen Organisation Vorgehensweisen und Reihenfolgen vor Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Technik Einzusetzende (technische) Mittel vor

Projektmanagement Projekt- team Entscheider Qualitäts- sicherung
Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Lenkungs- ausschuß Sponsor Fachberater

Einsatzmittelplanung
Projektmanagement Zusammensetzung des Projektteams Aufgaben Strukturplanung Leiter Projekt-Struktur-Plan erstellen Ablaufplanung Assistent Dokumentator Vorgänge und deren Anordnungsbeziehung darstellen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Teilprojekt- leiter 1 Teilprojekt- leiter 2 Teilprojekt- leiter 'n' Terminplanung Dauer, Zeitpunkte ermitteln und Termine berechnen Assistent Einsatzmittelplanung Mitarbeiter 1 Personal-Kapazitäten und Einsatz- Mittel ermitteln und berechnen Mitarbeiter 2 Kostenplanung Kosten ermitteln und berechnen Mitarbeiter 'n'

Strategien "Buy experience instead of reinventing the wheel"
Einbeziehung erfahrener Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters anstelle der Nutzung eigener Ressourcen "Just do it, then fix it" Beginn mit Prototyping anstelle der sofortigen Entwicklung von Gesamtkonzepten "Flexibility versus predefined structure" Ad hoc Workflow für weniger strukturierte Vorgänge anstelle aufwendiges Prozessdesign und Production Workflow "Pull is easier than Push" Aktive Suche in Dokumenten-Management- oder Archivsystemen anstelle automatisierte Bereitstellung in Workflow oder Groupware Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Vorgehen bei der Produktauswahl
Fachkonzept Kriterienkatalog Ausschreibung Auswertung Vertragliche Regelungen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine Lösungsauswahl
Vergleichbarer Erfolg bei unterschiedlichen Wegen und technologischen Lösungsansätzen Konkrete Definition der fachlichen Anforderungen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Gliederung Fachkonzept
Definitionen und Abgrenzungen IT-Infrastruktur Anforderungen an das DMS-/Archivsystem DMS-Architektur Lösungsszenarien Formate und Standards DMS-Komponenten DMS-Integration Datenbanken Berechtigungssystem Datensicherheit und Datenschutz Risikobewertung und Empfehlung Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?
Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden immer bedeutender Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer effizienten Anbieterauswahl Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Gliederung Kriterienkatalog
Technische Voraussetzungen Software Voraussetzungen Datenschutz Datensicherheit Utilities und Tools Installation, Wartung und Support Unternehmen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Erstellung und Auswertung Kriterienkatalog
Tool-gestützt Nicht nur Ja/Nein-Fragen Gezielte Redundanzen Fangfragen Auswertung Basis: Preis- / Leistungsverhältnis, Personalressourcen des Anbieters, Garantien für die Lebensdauer, Wartung, Migration K. O.-Kriterien definieren, Anbieterkreis reduzieren Nachrecherche bei verbliebenen Anbietern Bei Bedarf: neues konkretisiertes Angebot Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Allgemeine Auswahlkriterien (1)
Ausbaufähigkeit eines Systems Speichervolumen, Anwendungsspektrum, ... Support bei der Systempflege, beim Ausbau und bei der Wartung des Systems Schulung der Anwender, der Administratoren Standort des Anbieters Entfernung zum Einsatzort Referenzinstallationen Anzahl der Installationen, Vergleichbarkeit mit den vorliegenden Anforderungen, Zufriedenheit der Anwender Preis .... Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Allgemeine Auswahlkriterien (2)
Funktionale Erfordernisse Zu welchem Grad in welcher Qualität lassen sich mit einem System die funktionalen Anforderungen erfüllen Standards Nationale bzw. internationale Normen für Betriebs-, Netzwerk- und Softwaresystemarchitekturen, Schnittstellen zu Anwendungsprogrammen, Speichermedien Hausinterne Standards und Konventionen für Dateiformate und Kompressionsalgorithmen, Datenbanksysteme, Benutzeroberflächen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Bestandteile einer Ausschreibung
Fachkonzept = Basiskonzept der Archivlösung auf der Grundlage der IST-Analysen und den Anforderungen der Fachabteilungen Kriterienkatalog Basiert auf fachlichem Sollkonzept Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem Anbieter liefert Feindesign Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und Fehlerverantwortung beim Anwender Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Vorgehen (1) Selbst erstellen oder Unterstützung durch Berater/Tools
Beispiel 4ap Datenbank-basierte Verwaltung von Auswahlkriterien Ständige Aktualisierung durch aktiven Einsatz in Projekten Automatische Generierung des Kriterienkatalogs Unterstützung der Auswertung Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Vorgehen (2) Auswahlverfahren Konventionelle Ausschreibung
Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis Aufwendiges, langwieriges Verfahren Verkürztes Verfahren Vorselektion der Anbieter mit Berater Kritische Punkte bei Auswahl Vertrag Personal Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Vertragliche Regelungen
Rahmenvertrag und Einzelvertäge Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Vorgehen bei Test und Abnahme
Definition von Szenarien Eindeutige Fehlerklassifikation Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Elemente der Einführungsstrategie
Personal für das Archivsystem Ist- Analyse Schu- lungen Abnahme- verfahren Migration Stufenplan Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Verfahrens- beschreibung Datenschutz/ Datensicherheit Test- verfahren

Strukturierte Einführung
Planung und Vorbereitung Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Planung und Vorbereitung Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Einführung und Betrieb Realisierung, Einführung, Erhaltung, Personaleinsatz Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Planung und Vorbereitung Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Einführung und Betrieb Realisierung, Einführung, Erhaltung, Personaleinsatz Qualität und Erfolg Abnahmeverfahren, Verfahrensdokumentation, Testbetrieb, Risiken und Erfolgsfaktoren Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Betriebskonzepte Fachbereich Intranet Rechenzentrum ASP

Agenda – 2. Seminartag 09:00 Veränderungen der Rechtssituation Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen 13:00 Mittagessen 14:00 Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien Typische Anwendungsszenarien (Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche Verwaltung) Abschlussdiskussion 16:30 Ende des 2. Seminartages Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Veränderungen der Rechtssituation
HGB, GoBS, GDPdU Spezielle Anforderungen für Personalakten Digitale Signatur Verfahrensdokumentation Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Rechtsgrundlagen (1) BGB - Bürgerliches Gesetzbuch § 126 BGB
Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 Bundessteuerblatt Teil 1 vom (GoBS) GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme auch bei Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen anzuwenden Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Rechtsgrundlagen (2) ZPO - Zivilprozeßordnung
keine Urkundenqualität Objekt des Augenscheins BDSG - Bundesdatenschutzgesetz Datenschutz Recht auf Löschung personenbezogener Daten IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz Daten- und Dokumentenaustausch Digitale Signatur Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz Unterweisungsrecht Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Rechtsgrundlagen (3) Bestimmungen des Sozialgesetzbuches für Sozialversicherungsträger besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits- und Sicherheitsvorschriften für Patientenakten in Krankenhäusern Regeln für Forschungs-, Produktions- und Antragsdokumentationen in der pharmazeutischen Industrie DoD/CALS-Standards im militärischen Umfeld Richtlinien des für Revisionsfragen zuständigen Ausschusses des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes für Institute der Sparkassenorganisation Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Grundsätze der elektronischen Archivierung
Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Sonstige Vorgaben und Empfehlungen Zehn Merksätze des VOI
1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden. 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder-auffindbar sein. 4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Sonstige Vorgaben und Empfehlungen Zehn Merksätze des VOI
7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können. 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Änderungen im HGB AO Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)
Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

GDPdU und andere Gesetze
Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ Umfeld Buchhaltungsdaten Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente Gültigkeit Brief vom BMF Umzusetzen ab Übergangsregelungen Herkunft Steuerreform (StSenkG) HGB AO Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Wichtige Aussagen der GDPdU
Datenzugriff Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit Drei Formen des Zugriffs: die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung) Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Elektronische Unterlagen sind: Elektronische Abrechnungen Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung Elektronisch signierte Dokumente Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden Aufbewahrungsfristen Speicherung von Zertifikaten Protokollierung Konvertierung Verarbeitung Indexänderungen Transformationen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Archivierung digitaler Unterlagen Maschinelle Auswertbarkeit COM-Verfilung nicht mehr ausreichend PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbare Dateien nicht zulässig Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many) Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Digitale Signatur Elektr. Signatur: Fortgeschrittene elektr. Signatur
einfache gescannte Unterschriften in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ Fortgeschrittene elektr. Signatur Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)
Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur Auswirkungen des geänderten SigG: Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB) Protokollierung der Zertifikatserstellung Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Die elektronische Signatur Teletrust
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt: Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt. Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland: Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG Trustcenter e.V. i.G. MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V.. Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur
Zeitlich begrenzte Gültigkeit Speicherung Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet Mehrfach-Signaturen, z.B.: Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration usw. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Integration der digitalen Signatur
Zeichnungsvarianten einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur Hierarchische Signatur Gemischte Signatur Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Integration der digitalen Signatur
Digital signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können ! Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Die elektronische Signatur USA - Digitale Signatur & Kryptographie
Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“ In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Grundlagen für die Verfahrensdokumentation
„Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssyteme e.V., 1996 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Verfahrensdokumentation nach GoBS
Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Verfahrensdokumentation nach GoBS Umfang und Struktur
Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung
1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11. Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb 15. Wartung 16. Migration Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Struktur von Verfahrensdokumentationen
organisatorische Teile des Betreibers Technik einschließlich Subsysteme Dritter Software - Grundmodule des Herstellers individuelle Anpassungen das Systemintegrators Betriebsvoraussetzungen für den Anwender Sicherheit, Wiederherstellung und Migration Qualitätssicherung Abnahme und Testdokumentation Testmaterial und Szenarien Abnahmendokument Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

ECM Anwendung Rechtsfragen (1)
Signaturfragen - Elektronische Signatur – seit Mai 2001 in Deutschland rechtskräftig Authentizität & Berechtigung Wer hat die Nachricht wirklich gesendet? Wer kann ein Unternehmen zu einer Investition von 1Mio. Euro verpflichten? Integrität von Dokumenten Wurde das Dokument unterwegs verändert oder ist es vollständig und unverändert? Wie wurde Versendung, Eingang, Verarbeitung und Speicherung nachgewiesen? Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

ECM Anwendung Rechtsfragen (2)
Bewahrung und Archivierung von Dokumenten und Aufzeichnungen In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen: Was kann weggeworfen werden? Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles... “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette ohne Papier.” (Unbekannt) In der neuen digitalen Welt folgende: Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor es für immer verloren ist? Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert? In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Integrity - The recipient must be able to determine whether or not the document received has been altered en route or is incomplete. Non-repudiation - The ability to “prove” the document in court in the event of a dispute; the sender cannot falsely deny sending the document, nor falsely deny the contents of the document. Signature formalities must be satisfied. The Federal Electronic Signature Act will go into effect October 1. Digital signatures will be equal to physical signatures in many types of transactions. Digital Signatures - uses the public key infrastructure (PKI) to tie the digital signature to the document being signed as well as to the sender.

Grundsätzliche Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen
Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Restart, Recovery, Sicherheit Benutzer und Directory Services Eindeutige Indizierung Transaktionsarchivierung ASP-Anforderungen Migration

Datenschutz und Datensicherheit
Software- komponenten Benutzer- profile Hardware- komponenten Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 organisatorische Planungen Migration datenschutz- rechtliche Vorschriften

Restart - Wiederanlauf
Wiederanlauf nach Betriebsstörungen Verlust der Netzwerkverbindung Störungen der Indexdatenbank Störungen des IRS Störungen der optischen Speichereinheit Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Verfahren zum Wiederanlauf
Redundante Systeme z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems z.B. Sicherheitsrechenzentren Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb Einspielen von Sicherungen z.B. Bandsicherungen Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Teil-Recovery Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar Teil-Recovery, z.B. Recovery über einen bestimmten Zeitraum Recovery eines Mediums Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Dokumentenortes Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Voll-Recovery Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen
Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den optischen Speichermedien Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall
Herkömmlich Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst (in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig) Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der optischen Platte geschrieben Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet) Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Eindeutige Indizierung
Widerspruch Automatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung Stabilität Volltext versus Struktur Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Transaktionsarchivierung
Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Migration Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:
Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ... Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Migration Migration Geänderte Entscheidung Produktions- Realisierung
betrieb Realisierung Migration Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Geänderte Anforderungen

Migration Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen. Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Migration Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept
Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien

Produktflexible Zwischenschicht mit temporärer Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser „ Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen „ classic “ Web- Server Smalltalk- Appl . Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Aktiver Index PZW Archiv- APIs ODBC Konverter DB Index DB Index DB Index Technische Archive ... IBM FileNet

Produktflexible Zwischenschicht mit redundanter Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser „ Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen „ classic “ Web- Server Master Smalltalk- Appl . Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 - PZW -Schnittstelle Caching Konverter PZW ODBC index Archiv- APIs Replikation DB Index DB Index DB Index Technische Archive ... IBM FileNet

Produktflexible Zwischenschicht mit ausschließlicher Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser „ Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen „ classic “ Web- Server DB - Smalltalk- Appl . Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Index PZW-Schnittstelle Caching Konverter PZW Archivfunktionalität Archiv- APIs DB- DB- DB- Technische Index Index Index Archive ... IBM FileNet

Produktflexible Zwischenschicht ohne Datenhaltung
Terminal BK-Client C/S-Client Applets Browser „ Master “- Client-Ebene Emulation Lotus Notes DMS-Client Scan , Index, DMS- DMS- DMS- DMS- Recherche Enabling Enabling Enabling Enabling Firewall IBM Host BK- Appl . C/S- Appl . Anwendungen „ classic “ Web- Server Smalltalk- Appl . Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Index- Schemata PZW PZW-Schnittstelle Archiv- APIs DB Index DB Index DB Index Technische Archive ... IBM FileNet

Anforderungen aus Anwendersicht
Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001 Automatisierung der Informationserfassung „Der einheitliche Postkorb" Integrationsaspekte Erschließung von Wissen Sicherheit Einfacher Betrieb Rechtssichere Archivierung

Integration in kommerzielle Anwendungen als Dienste
Client Keine eigenen Clienten Image- und Document-Management-Enabling von kommerziellen Anwendungen Server Workflow- und Document-Management-Service-Engines werden in kommerzielle Anwendungen integriert Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Integration in Bürokommunikation
Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP) Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Automatische Posterfassung
Automatische Klassifikation automatische Indizierung und Zuordnung von eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten Technologien neuronale Netze Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in unkontrollierbare Zustände versetzen Regel-basierte Ansätze Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche Administrationsaufwände entstehen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Enabling von Fachanwendungen
Nutzung nachgeordneter Dienste: Enabling Benutzerverwaltung Anhängen von Pointern etc. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Customer Relationship Management
Kundenakte Alle Kunden-relevante Informationen im zentralen Zugriff Telefonie Integration von Telefon, Daten und Dokumenten Call Center Durch die Anruferkennung werden die relevanten Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

SAP- und Bürokommunikationsintegration
Wesentliche Szenarien Anbindung an Office Nutzung SAP aus Office Produkten Nutzung Office Produkte aus SAP Anbindung Groupware Nutzung SAP mit Exchange Nutzung SAP mit Notes Nutzung Groupware und SAP mit Office Produkte Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Workflow als Middleware für Portale
Workflow-Standardclient Präsentationsebene Funktionsebene Datenbankebene Workflow - Datenbank Applikations -Client - Host -Emulation MS Office- Anwendungen Workflow- Engine Applikation Services Transaktionen MS Back Office Workflow-Webclient Middleware Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Workflow als Middleware für Portale
Workflow-Webclient Präsentationsebene Funktionsebene Datenbankebene Workflow - Datenbank Applikations - Host Applikation Services Transaktionen MS Back Office Sybase -Webclient EAS Workflow- Engine Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Technische Ansätze DMS / Archivierung als Add on zu Fachapplikationen
Datenarchivierung, z.B. Buchhaltungsdaten Dokumentenarchivierung für z.B. Lotus Notes DMS / Archivlösungen für spezifische, z. T. einmalige Anforderungen (Beispiel Vertragsumstellung Versorger) DMS / Archivlösungen für die Verwaltung spezifischer Abteilungsanforderungen (Beispiel Vorschlagswesen) DRT als unternehmensweite Basistechnologie DMS / Archiv als Infrastrukturkomponente Einheitliche Verwaltung aller Datentypen Zentraler Zugriff von Mitarbeitern, Partnern, Kunden... Hohe Anforderungen an das Berechtigungssystem Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Automatisierung der Informationserfassung
Schlagworte: Automatische Klassifikation, Auto-Categorisation Komponenten: OCR, ICR, Klassifikation, Indizierung, Routing, Workflow etc. Anwendererwartung: Keine manuelle Indizierung zur Informationsverteilung beim Posteingangsscannen Zusammenführen von gescanntem Posteingang mit anderen Quellen ( , elektronisches Fax) Abgleich mit vorhandenen Stammdaten zur Qualitätsverbesserung Routing von Dokumenten nach Klassifikationskriterien (Vor-)Indizierung und strukturierte Ablage nach Klassifikationskriterien Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Der „einheitliche Postkorb“
Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-Box Komponenten: Groupware, , Workflow, DMS, Portale etc. Anwendererwartung: Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang, Vorgangsbearbeitung, interne , Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muß wissen, wo die Information ist“) Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Integrationsaspekte Schlagworte: EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management Komponenten: Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc. Anwendererwartung: Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen über eine Middleware Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Erschließung von Wissen
Schlagworte: Knowledge Management, Knowledge Sharing, Knowledge Enabling Komponenten: Classification, Data-Mining, Profiling, Agents, Personalisation, Context-Analysis etc. Anwendererwartung: Verdichtung von vorhandenen Informationen durch „intelligente Software“ zu „Wissen“ um sich selbst Strukturierungs- und Ordnungsaufwände zu sparen Vollständigkeit, Richtigkeit, Relevanz und Aktualität von Recherche-Ergebnissen in unstrukturierten Daten und Dokumenten Übertragung des Wissens der Mitarbeiter in Softwaresysteme, um sich von den einzelnen Köpfen unabhängig zu machen, situations- und anforderungsgerecht, zeit- und ortsunabhängig „Wissen“ elektronisch bereitzustellen Wissen messbar und wirtschaftlich bewertbar zu machen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Sicherheit Schlagworte: Kryptographie, redundante Systemauslegung, Firewall, Active Protection Agents Komponenten: Verteilte Systeme, Sicherheitsprotokolle, Berechtigungssysteme etc. Anwendererwartung: Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen immer aktuell die gleichen Rechte Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Einfacher Betrieb Schlagworte: Grafische Administrationstools, Monitoring, Workflow-Self-Optimisation, „Browser“ Komponenten: Directory Services, übergreifende Admin-Tools für unterschiedliche Anwendungen, Software- verteilung, Portale mit “Thin-Clients“ etc. Anwendererwartung: Reduzierung der Administrationsaufwände bei gleichzeitiger Erhöhung der Datenintegrität Rollenkonzepte zur Überwindung der bisherigen Restriktionen von Berechtigungssystemen Einheitliche Speichersysteme als Enterprise Repositories oder DataWarehouses zur Überwindung von Medienbrüchen, Informationsredundanz und Format-Problemen Selbstoptimierende, fehlertolerante Software Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Typische Anwendungsszenarien einzelner Branchen
Banken Verbände Versicherungen Bauindustrie Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Banken Anforderungen an Integration und Enabling
Bürokommunikation / Groupware Hostanwendungen Client/Server-Applikationen (SAP) Service Center / CRM Posteingangsverarbeitung / Workflow Revisionssichere Archivierung Internetfähigkeit Elektronische Signatur Directory Services Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Sparkassen-Standardisierung Ziele des Projekts
Anforderungen der unterschiedlichsten Anwendungen Vorgangsmanagementsysteme, Groupware, Zahlungsverkehr, Kreditanwendungen etc. Einsatz für unterschiedlich große, zentrale wie verteilte Organisationen und von kleinen bis großen Instituten Lauffähig in unterschiedlichen Anwendungsumgebungen Client/Server-Systemen unter UNIX, Windows NT und OS/2 sowie in hybriden Systemen mit MVS-Host Bereiche mit geringem Archivbedarf wie auch mit hochkapazitiven Speichereinheiten Sicherstellung des Informationsaustauschs zwischen verschiedenen Systemen Rechtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Sparkassen-Standardisierung Architekturszenario

Verband Ziele des Projektes
Planung und Realisierung aktueller und künftiger Informationstechniken zur Nutzung im Verband Technisch-organisatorische Gesamtlösung Verwaltung und Zugriff auf Daten und Dokumente Unabhängig vom Standort und bestehenden Organisationseinheiten Effizienter Betrieb und einfache Pflege der Lösung Integration aller Funktionen in eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche Integration der verschiedenen Bürokommunikationsmodule mit einheitlicher Nutzung Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten Verringerung des Raumbedarfs sowie Optimierung von Transport- und Zugriffszeiten durch elektronische Ablage und Archivierung Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Verband Kommunikationsmodell
Verbands-interne Kommunikation Bonn Berlin Neuhardenberg Brüssel Verbände Institute Landes- banken VRZ Verbund Medien Presse Politik andere externe Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Verband Trägerplattform
Betriebssystem Windows NT 4 Groupwaresystem Lotus Domino 5 Ablage-/Archivsystem SIZ-konformes CE-Archivsystem Client- und Anwendungskomponente: DocAkte Datenbanksystem Oracle 8 Standardanwendungen Office 2000 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Verband Architektur Einheitliche Oberflächen und Bedienung für allgemeine Bürokommunikations-Funktionen Nutzung von Standarddiensten wie Directory Service, Fax, etc. Zentrale, dezentrale, lokale und off-line Nutzung der Informationen Spezielle Clienten für Sonderfunktionalitäten Internetfähigkeit durch Nutzung von Browser-Technologien Trennung von Posteingangs-, strukturierter Ablage mit Informationsbearbeitungs- und Postausgangs-Funktionalität Modular erweiterbar SIZ-Konformität Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Verband Basislösung Einheitlicher Postkorb für den Anwender (Papierpost, , Fax) Kalendertool Adreßverwaltung/Ressource-Directory Informationsforen Internetrecherche Dokumentenmanagement und Archivsystem Indizierung unter Verwendung der Nomenklatur Elektronische Formularverwaltung Scannen Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Verband Basislösung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung

Verband Integrierte Spezialwendungen
Spezielanwendungen: Vermerk-Ablaufsteuerung Sitzungsdienst Raumverwaltung Vorstandsvorlagen Rundschreiben mit Dokument-Attachement Kongreßverwaltung Foren WWW-Bereitstellung von Unterlagen auf Basis von Rendition-Management Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Versicherung Übersicht
Problemstellung: DMS als Infrastrukturkomponente für alle Versicherungssysteme Geografische Verteilung, standortunabhänge Zugriffe Offline-Zugriffe Applikationen Fachanwendungen Host Lotus Notes Internet Lösung Konzeption Anbieterauswahl Pilotierung Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Versicherung Customer Relationship Management
Kundenakte Alle Kunden-relevante Informationen im zentralen Zugriff Telefonie Integration von Telefon, Daten und Dokumenten Call Center Durch die Anruferkennung werden die relevanten Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Versicherung Architekturszenario

Versicherung Verteilte Infrastruktur

Versicherung Posteingangsverarbeitung

Industrie Anforderungen an Integration und Enabling CAD SAP
Stücklisten Prüflisten / Qualitätsmanagement Supply Chain Management Groupware / Internet Multilingualität Roaming User / Notebookeinsatz Revisionssichere Archivierung Directory Services Workflow Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Industrie Übersicht Problemstellung Applikationen Ergebnis
Unternehmensweites Dokumenten-Management Neutrale, für alle Anwendungen geeignete Plattform Verteilte Standorte Multilingualität Applikationen SAP Grafik-Systeme Bürokommunikation baubetriebliche Systeme Intranet, Internet Ergebnis Konzeption Anbieterauswahl Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

Industrie SAP-Integration

Industrie Architekturszenario Ist

Industrie Architekturszenario Soll (1)

Industrie Architekturszenario Soll (2)

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Weitere Informationen: Dr. Ulrich Kampffmeyer Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg © PROJECT CONSULT 2001

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