1. 1 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Die Intelligenz der digitalen Steuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST & YOUNG Mai 2003

2. 2 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Agenda Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierung Ausblick

3. 3 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung

4. 4 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren, Dokumentenmanagement seit über 50 Jahrhunderten und elektronisches Dokumentenmanagement erst seit 25 Jahren! © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

5. 5 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Der Dokumentbegriff orientierte sich bis zur Erfindung des Computers an einer physisch greifbaren, an ein Medium gebundener Form: in sich geschlossen, authentisch, jederzeit lesbar © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

6. 6 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Der Dokumentbegriff orientierte sich bis zur Erfindung des Computers an einer physisch greifbaren, an ein Medium gebundener Form: in sich geschlossen, authentisch, jederzeit lesbar In der elektronischen Welt werden Dokumente nur durch „Bits & Bytes“ repräsentiert. Sie sind nicht mehr physisch greifbar © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

7. 7 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Daten Informationen Dokumente Content Media Assets © PROJECT CONSULT 2002

8. 8 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Daten Informationen... mit dem Dokument begriff verbindet sich zugleich eine rechtliche Bedeutung... Content Media Assets © PROJECT CONSULT 2002

9. 9 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Der neue Dokumentenbegriff Ein Dokument kann heute alles sein: gescannte Faksimiles E-Mails mit Attachment Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten etc.... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

10. 10 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Elektronische Archivierung, „elektronische Langzeitarchivierung“ und „revisionssichere elektronische Archivierung“ © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

11. 11 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Dokumentenmanagement und Document Life-cycle Management © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

12. 12 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Der Document Life-cycle © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

13. 13 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Erfassung Verwaltung Ausgabe Speicherung Nutzung Der Dokumenten-Lebenszyklus © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002 Elektr. Archivierung

14. 14 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement

15. 15 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente ist nur die Spitze des Eisberges! © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

16. 16 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Die rechtliche Gleichstellung von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

17. 17 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt Die rechtliche Gleichstellung von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

18. 18 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 HGB Handelsgesetzbuch §§ 239, 257 HGB

19. 19 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Grundsätzliche Anforderungen des HGB: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit

20. 20 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 AO Abgabenordnung §§ 146, 147, 200 AO

21. 21 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995

22. 22 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 für das Thema Archivierung sind die GoBS von grundlegenderer Bedeutung als die GDPdU Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung

23. 23 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 für das Thema Archivierung sind die GoBS von grundlegenderer Bedeutung als die GDPdU Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung

24. 24 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 BGB Bürgerliches Gesetzbuch §§ 126, 127 BGB

25. 25 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Eine elektronische Signatur entspricht... „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“ §2 SigG

26. 26 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen Einfache elektronische Signaturen Fortgeschrittene elektronische Signaturen Qualifizierte elektronische Signaturen

27. 27 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 SigG Signaturgesetz qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung

28. 28 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Elektronisch signierte Dokumente existieren rechtskräftig nur in elektronischer Form und sind daher elektronisch sicher zu speichern

29. 29 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 ZPO Zivilprozessordnung § 286, 292a ZPO

30. 30 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Europäische Richtlinien treiben die rechtliche Entwicklung voran!

31. 31 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Europäische Richtlinien treiben die rechtliche Entwicklung voran! Zahlreiche Gesetze in Deutschland wurden dementsprechend angepasst oder neu erlassen

32. 32 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierung

33. 33 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 1.Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden. 2.Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3.Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein. 4.Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5.Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6.Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Grundsätze der elektronischen Archivierung Die 10 Merksätze des VOI

34. 34 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können. 8.Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9.Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10.Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Grundsätze der elektronischen Archivierung Die 10 Merksätze des VOI

35. 35 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Anforderungen an unternehmensweite elektronische Archivsysteme Speicherung aller Arten von Informationen Konsistente Langzeitspeicherung unveränderlicher Informationen Dienstekonzept Eigener Recherche-Client oder Integration in vorhandene Anwendungen Zentrale und verteilte Indexdatenbanken Modular ausbaubar Schutz für den Zugriff auf Informationen Sicherheit der Systeme Einfache Nutzbarkeit und einfacher Betrieb © PROJECT CONSULT 2002

36. 36 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Architektur Archivsystem Management

37. 37 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Architektur Archivsystem Management Index Datenbank

38. 38 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Architektur Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank

39. 39 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Architektur im Zusammenspiel mit anderen Anwendungen Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank AusgebenErfassen Anwendungen ERP Client E-MailOffice... Client AusgebenErfassen

40. 40 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Architektur von elektronischen Archivsystemen Was heißt dies für die GDPdU ? Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank Kaufmännische Anwendung Client Übergibt an das Archiv auswertbare Daten Erhält auswertbare Daten zurück Erlaubt Zugriff nach Z1 und Z2 Z1 & Z2 Erstellt Daten für Z3 Überlassung Z3

41. 41 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Architektur von elektronischen Archivsystemen Was heißt dies für die GDPdU ? Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank Kaufmännische Anwendung Kaufmännische Anwendung kann Daten nicht verarbeiten Spezielle Anwendung auf dem Archivsystem Spezielle Anwendung Erlaubt Zugriff nach Z1 und Z2 Z1 & Z2 Erstellt Daten für Z3 Überlassung Client Z3

42. 42 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Funktionale Anforderungen Grundfunktionen Erfassen Erschließen Verwalten Speichern Finden Zugänglich machen Sichern Reproduzieren Integrieren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 Migrieren © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

43. 43 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Erfassung © PROJECT CONSULT 2002

44. 44 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Datenbank und Indizierung © PROJECT CONSULT 2002

45. 45 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Speichern © PROJECT CONSULT 2002

46. 46 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Berechtigungen © PROJECT CONSULT 2002

47. 47 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Viewer und Konverter © PROJECT CONSULT 2002

48. 48 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Ausgabe © PROJECT CONSULT 2002

49. 49 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Protokollierung und Journale © PROJECT CONSULT 2002

50. 50 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Integration © PROJECT CONSULT 2002

51. 51 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Restart und Recovery © PROJECT CONSULT 2002

52. 52 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Speichermedien © PROJECT CONSULT 2002

53. 53 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Es ist zu unterscheiden zwischen den Archivspeichermedien und den Übergabemedien bei der Datenträgerüberlassung Die GDPdU schreiben kein Archivspeichermedium vor © PROJECT CONSULT 2002

54. 54 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 „Traditionelle WORM“-Medien CD und DVD „WORM-Tapes“ Festplatten mit „WORM- Eigenschaften“ © PROJECT CONSULT 2002

55. 55 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Anwendungsgebiete Imaging-Archive für die Speicherung gescannter Dokumente E-Mail-Archive für E-Mails und Attachments Web-Archive für die Speicherung von Transaktionen und Webseiten COLD-Archive für die Speicherung von Listen und Output- Dateien Multimedia-Archive für Video, Filme, Sprache und multimediale Objekte (Rich Media oder Media Assets) CAD-Archive für die Speicherung großformatiger Pläne und Plandateien... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

56. 56 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Das Ziel Universal-Archive für die Speicherung aller Formen von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und Media Assets © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

57. 57 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht Fremdbestimmt Eigennutzung DFÜ E-Mail - Attachment - Signatur Fax Posteingang - Scan Akte - Scan Dokumente Internet-Formular „no-Scans“ Eigenbestimmt E-Mail - Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Vordrucke Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente E-Mail Druck Fremdnutzung DFÜ Dokumente Vorgänge Vordrucke E-Mail Webseite Prüfung DRT-Lösung Vorgangs- bearbeitung WFDMSAkte Archiv Aus- sonderung Historisches Archiv

58. 58 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht Fremdbestimmt Eigennutzung DFÜ E-Mail - Attachment - Signatur Fax Posteingang - Scan Akte - Scan Dokumente Internet-Formular „no-Scans“ Eigenbestimmt E-Mail - Attachment Scan Office (Word) Cold Daten Vordrucke Intranet Sicherheitskopien Statistik Protokoll Vorgänge Dokumente E-Mail Druck Fremdnutzung DFÜ Dokumente Vorgänge Vordrucke E-Mail Webseite Prüfung DRT-Lösung Vorgangs- bearbeitung WFDMSAkte Archiv Aus- sonderung Historisches Archiv

59. 59 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Zusammenfassung Archivsysteme schützen Information vor Verlust, Veränderung und unautorisierter Benutzung Archivsysteme sind Infrastruktur-Komponenten Archivsysteme stehen als Dienst jeder Anwendung einheitlich zur Verfügung Archivsysteme bilden die universelle, übergreifend nutzbare Wissensbasis des Unternehmens Archivsysteme speichern alle Formen von Daten und Dokumenten und erschließen sie über Datenbanken Archivsysteme unterstützen die Nutzung von Informationen in geschlossenen und offenen Kommunikationsgemeinschaften © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

60. 60 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Ausblick

61. 61 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 10 Thesen zum Thema GDPdU und elektronische Archivierung 1.Die GDPdU betrifft vorrangig Daten in kaufmännischer Software 2.Der GOBS-konforme Betrieb der Buchhaltungssoftware erfüllt fast alle Anforderungen der GDPdU 3.Die GDPdU enthalten keine neue Definition für Revisionssicherheit 4.Neu sind nur Aufbewahrung von und Zugriff auf steuerrelevante Daten 5.Revisionssicherheit definiert sich nicht allein durch das Speichermedium © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

62. 62 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 10 Thesen zum Thema GDPdU und elektronische Archivierung 6.Elektronische Archive nur für die GDPdU sind unwirtschaftlich 7.Die GDPdU schreibt keine besonderen Medien für die Aufbewahrung vor 8.Strukturierte Daten sind durch wahlfreien Zugriff auswertbar, unstrukturierte Dokumente nicht 9.Die Verantwortung für die technische Auslegung liegt beim Steuerpflichtigen 10.Eine Verfahrensdokumentation nach GoBS ist wichtig © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

63. 63 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Ein schwerwiegender Interessenkonflikt: Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards... © PROJECT CONSULT 2002

64. 64 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Die Konsequenz der Abhängigkeit: Migration © PROJECT CONSULT 2002

65. 65 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „kontinuierliche Migration zu planen © PROJECT CONSULT 2002

66. 66 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „Continuous“, kontinuierliche Migration zu planen © PROJECT CONSULT 2002

67. 67 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „Continuous“, kontinuierliche Migration zu planen © PROJECT CONSULT 2002

68. 68 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Migration Entscheidung Realisierung Produktions- betrieb Geänderte Anforderungen Migration

69. 69 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Migration Typen im Archivierungsumfeld Kampffmeyer Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) © PROJECT CONSULT 2002

70. 70 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Migration Typen im Archivierungsumfeld Kampffmeyer Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration Nur umkopieren und neu organisieren der Index- Datenbank bei einer Systemumstellung Bestehende Medien werden genutzt © PROJECT CONSULT 2002

71. 71 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Migration Typen im Archivierungsumfeld Kampffmeyer Harte Migration Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) Weiche Migration Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei einer Systemumstellung Bestehende Medien werden genutzt Integrative Migration Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung) © PROJECT CONSULT 2002

72. 72 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Strategie Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus Betrieb, Informationsverfügbarkeit, Ausbaufähigkeit und Systemwechsel sicherzustellen © PROJECT CONSULT 2002

73. 73 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Die Herausforderungen der Zukunft © PROJECT CONSULT 2002

74. 74 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Die Herausforderungen der Zukunft Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft Erkki Likaanen EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft DLM-Forum Brüssel, 1999 © PROJECT CONSULT 2002

75. 75 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

76. 76 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

77. 77 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

78. 78 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Information Overflow Information Gap Information Divide © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

79. 79 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen John Naisbitt Megatrends 2000 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

80. 80 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Die elektronische Archivierung liefert einen wichtigen Beitrag zur Lösung der Probleme der Bewahrung und Erschließung von Information © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 © PROJECT CONSULT 2002

81. 81 GDPdU-Roadshow Die Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdU audicon und ERNST&YOUNG Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2003 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com Beratung, WebSite, Newsletter, Informationen... http://www.PROJECT-CONSULT.com