1. Copyright Course Technology 2001 1 Bab 5: Pengurusan Masa Projek

2. Copyright Course Technology 2001 2 Al-'Asr [1] Demi Masa! [2] Sesungguhnya manusia itu dalam kerugian - [3] Kecuali orang-orang yang beriman dan beramal soleh, dan mereka pula berpesan-pesan dengan kebenaran serta berpesan-pesan dengan kesabaran.

3. Copyright Course Technology 2001 3 By (the Token of) Time (through the ages), Verily Man is in loss, Except such as have Faith, and do righteous deeds, and (join together) in the mutual teaching of Truth, and of Patience and Constancy.

4. Copyright Course Technology 2001 4 Kepentingan Jadual Projek Pengurus sering mengatakan menyiapkan projek mengikut masa sebagai cabaran terbesar utk mereka Laporan CHAOS 1995 menunjukkan peratus lebih masa sebanyak 222%; ini dikurangkan kpd 63% dalam kajian 2001 Masa mempunyai kebolehlenturan terkecil, ia tetap berlalu Isu jadual adalah sebab utama konflik dalam projek, khasnya dalam bahagian terakhir projek

5. Copyright Course Technology 2001 5 Rajah 5-1. Konflik Sepanjang Hayat Projek

6. Copyright Course Technology 2001 6 Proses Pengurusan Masa Projek Melibatkan proses utk menentukan bahawa projek ditamatkan mengikut masa. Antara proses: –Takrifan aktiviti –Turutan aktiviti –Anggaran tempoh aktiviti –Pembangunan jadual –Kawalan jadual

7. Copyright Course Technology 2001 7 Dari Mana Dtgnya Jadual? Menakrifkan Aktiviti Jadual projek dihasilkan dari dokumen asas yang memulakan projek –Piagam projek termasuk tarikh mula dan tamat projek dan maklumat belanjawan –Pernyataan skop dan WBS membantu menjelaskan apa yg akan dilakukan Definisi aktiviti melibatkan penghasilan WBS yg teliti dan menyokong penerangan tentang semua kerja yg akan dilakukan

8. Copyright Course Technology 2001 8 Turutan aktiviti Melibatkan ulasan aktiviti dan menentukan sandaran –Sandaran mandatori: sifat kerja, logik kasar (hard logic) –Sandaran Discretionary: ditakrif oleh kump projek; logik lembut (soft logic) –Sandaran luaran: melibatkan hubungan antara aktiviti projek dan aktiviti lain Anda perlu menentukan sandaran sebelum menggunakan analisa laluan kritikal

9. Copyright Course Technology 2001 9 Rajah Rangkaian Projek Rajah rangkaian projek adalah teknik yg sering dipilih untuk menunjukkan turutan aktiviti Rajah rangkaian projek adalah paparan tentang hubungan logikal atau turutan aktiviti projek

10. Copyright Course Technology 2001 10 Rajah 5-2. Cth Rajah Rangkaian Activity- on-Arrow (AOA) utk Projek X

11. Copyright Course Technology 2001 11 Kaedah Arrow Diagramming (ADM) Juga dipanggil rajah rangkaian projek activity- on-arrow (AOA) Aktiviti diwakilkan dengan anak panah Nod atau bulatan adalah titik mula dan akhir untuk aktiviti Hanya menunjukkan sandaran awal ke akhir

12. Copyright Course Technology 2001 12 Proses Utk Mencipta Rajah AOA 1. Cari semua aktiviti yang bermula dari nod 1. Kemudian lukiskan nod akhirnya dan tambahkan anak panah di antaranya. Letakkan nama atau tanda dan tempoh bagi setiap anak panah. 2. Teruskan melukis rajah rangkaian dari kiri ke kanan. Cari bursts and merges. Bursts terjadi apabila nod tunggal diikuti dengan 2 atau lebih aktiviti. Manakala merges terjadi apabila satu nod terjadi apabila 2 atau lebih nod sebelumnya. 3. Teruskan lukis projek rajah rangkaian sehingga semua aktiviti dirangkumi bergantung kepada sandarannya. 4.Kesimpulannya, semua anak panah mesitlah menunjukkan ke arah kanan dan tiada anak panah bersilang antara satu sama lain.

13. Copyright Course Technology 2001 13 Kaedah Precedence Diagramming (PDM) Aktiviti diwakilkan dengan kotak Anak panah menunjukkan hubungan di antara aktiviti Lebih popular dari kaedah ADM dan digunakan oleh perisian pengurusan projek Lebih baik untuk menunjukkan berbagai jenis sandaran

14. Copyright Course Technology 2001 14 Rajah 5-3. Jenis Sandaran Kerja

15. Copyright Course Technology 2001 15 Rajah 5-4. Cth Rajah Rangkaian Precedence Diagramming Method (PDM) utk Projek X Project 98 file

16. Copyright Course Technology 2001 16 Anggaran Tempoh Aktiviti Selepas menakrifkan aktiviti dan turutan, langkah seterusnya dalam pengurusan masa ialah anggaran tempoh Tempoh termasuk masa sebenar yg dihabiskan ke atas aktiviti + sela masa (elapsed time) Mereka yang melakukan kerja perlu membantu menghasilkan anggaran dan pakar perlu buat ulasan

17. Copyright Course Technology 2001 17 Pembangunan jadual Pembangunan jadual menggunakan hasil proses pengurusan masa yang lain untuk menentukan tarikh mula dan tamat projek dan aktivitinya Matlamat utama untuk mencipta jadual projek yg realistik yang menyediakan asas untuk pemantauan projek. Alat dan teknik penting ialah carta Gantt charts, analisa PERT, analisa laluan kritikal dan rantai penjadualan kritikal.

18. Copyright Course Technology 2001 18 Carta Gantt Carta Gantt menyediakan format piawai untuk memaparkan jadual projek dengan menyenaraikan aktiviti projek dan tarikh mula dan tamat dalam format kalendar Simbol termasuk: –‘diamond’ hitam: milestones atau batu tanda yg mewakili peristiwa penting dalam projek dengan tempoh 0 –Palang tebal hitam: ringkasan kerja –Palang horizontal: kerja –Anak panah : sandaran antara kerja

19. Copyright Course Technology 2001 19 Rajah 5-5. Carta Gantt utk Projek X Project 98 file

20. Copyright Course Technology 2001 20 Rajah 5-6. Carta Gantt Utk Projek Pelancaran Perisian Project 98 file

21. Copyright Course Technology 2001 21 Rajah 5-7. Cth Carta Gantt Project 98 file white diamond: slipped milestone two bars: planned and actual times

22. Copyright Course Technology 2001 22 Kaedah Critical Path (CPM) CPM ialah teknik analisa rangkaian projek yang digunakan untuk meramal jumlah tempoh projek Laluan kritikal untuk projek adalah siri aktiviti yang menentukan masa terawal projek boleh disiapkan Laluan kritikal ialah laluan terpanjang melalui rajah rangkaian dan mempunyai slack atau float terkecil

23. Copyright Course Technology 2001 23 Mencari Laluan Kritikal Bangunkan rajah rangkaian projek yg baik Tambah tempoh utk setiap laluan melalui rajah rangkaian projek Laluan terpanjang adalah laluan kritikal

24. Copyright Course Technology 2001 24 Contoh Penentuan Laluan Kritikal Lihat rajah rangkaian projek. Andaikan masa dalam hari a. Berapa laluan yg ada dalam rajah? b. Berapa panjang setiap laluan? c. Mana satu laluan kritikal? d. Apakah masa terpendek untuk menyiapkan projek?

25. Copyright Course Technology 2001 25 Rajah 5-8. Penentuan Laluan Kritikal untuk Projek X

26. Copyright Course Technology 2001 26 Laluan Kritikal Jika lebih dr satu aktiviti dalam laluan kritikal mengambil lebih masa dr yg dirancang, seluruh jadual projek akan lewat kecuali langkah-langkah pembetulan diambil Salah anggapan: –Laluan kritikal bukan laluan dgn semua aktiviti kritikal; ia hanya mewakili masa –Boleh ada lebih dr satu laluan kritikal jika panjang dua atau lebih laluan adalah sama –Laluan kritikal boleh berubah serentak dengan kemajuan projek

27. Copyright Course Technology 2001 27 Menggunakan Analisa Laluan Kritikal Untuk Membuat Trade-off jadual Pengetahuan tentang laluan kritikal membantu anda membuat trade-off jadual Free slack atau free float ialah jumlah masa sesuatu aktiviti boleh dilewatkan tanpa melewatkan masa mula bagi aktiviti seterusnya Total slack / float ialah jumlah masa sesuatu aktiviti boleh dilewatkan dari awal permulaan tanpa melewatkan tarikh tamat projek yg dirancang Total slack= LS-EF atau LS-ES

28. Copyright Course Technology 2001 28 Jadual 5-1. Free dan Total Float/Slack utk Projek X ESEFLSLF LF-EF atau LS-ES

29. Copyright Course Technology 2001 29 Teknik utk Memendekkan Jadual Projek Memendekkan tempoh untuk kerja kritikal dengan menambah lebih sumber atau mengubah skop Crashing kerja – mendapatkan mampatan jadual terbesar untuk kos tambahan terkecil Fast tracking kerja – melakukan kerja secara selari atau secara bertindan

30. Copyright Course Technology 2001 30 Kisah Benar Tentang jadual Projek Cth “What Went Wrong?” tentang National Insurance Recording System Mencipta jadual realistik dan menggunakan jadual adalah cabaran utama PP

31. Copyright Course Technology 2001 31 Kepentingan Mengemaskini Data Laluan Kritikal Penting utk kita mengemaskini maklumat jadual projek Laluan kritikal boleh berubah apabila tarikh awal @ start dan akhir @ finish sebenar dimasukkan Jika anda tahu bhw tarikh selesai akan terlambat, berbincang dgn penaja projek

32. Copyright Course Technology 2001 32 Critical Chain Scheduling Teknik berkenaan cabaran untuk mencapai atau mengawalkan finish date projek dan aplikasi Theory of Constraints (TOC) Oleh Eliyahu Goldratt dalam bukunya The Goal and Critical Chain Critical chain scheduling ialah kaedah penjadualan yg mengambilkira sumber terhad apabila menghasilkan jadual projek dan memasukkan buffer utk melindungi tarikh tamat projek Critical chain scheduling mengandaikan sumber tidak multitask (buat beberapa kerja pada masa yg sama) kerana ia kerap melambatkan penamatan tugasan @ task completions and menambah jumlah tempoh

33. Copyright Course Technology 2001 33 Cth Multitasking

34. Copyright Course Technology 2001 34 Buffers dan Critical Chain Buffer ialah masa tambahan utk menyiapkan projek Murphy’s Law - if something can go wrong, it will, dan Parkinson’s Law – kerja berkembang untuk memenuhkan masa yg diberikan. Buffer selalu ditambah dlm anggaran tradisi dan buffer akan digunakan jadual critical chain mengalihkan buffers dr tugas individu dan menghasilkan –Buffer projek, masa tambahan yg ditambah sebelum tarikh tamat projek –Buffers feeding, masa tambahan yg ditambah sebelum kerja pada laluan kritikal

35. Copyright Course Technology 2001 35 Rajah 5-10. Cth Critical Chain Scheduling

36. Copyright Course Technology 2001 36 Program Evaluation and Review Technique (PERT) PERT – teknik analisa rangkaian yg digunakan untuk menganggar tempoh projek apabila terdapat darjah ketidaktentuan yg tinggi tentang anggaran aktiviti individu PERT – gunakan anggaran masa kebarangkalian dgn menggunakan anggaran optimistik, most likely, dan pesimistik utk tempoh aktiviti

37. Copyright Course Technology 2001 37 Formula dan Contoh PERT PERT weighted average formula: optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time 6 Example: PERT weighted average = 8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days6 where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 = pessimistic time

38. Copyright Course Technology 2001 38 Mengawal Perubahan Pada Jadual Projek Melakukan reality checks kepada jadual Benarkan contingencies Jgn merancang untuk semua org berkerja pada kapasiti 100% sepanjang masa Adakah mesyuarat kemajuan dgn pemegang saham dan bersikap jujur dan jelas dalam menyampaikan isu jadual.

39. Copyright Course Technology 2001 39 Isu Dgn Org Kepimpinan yg kuat dpt membantu kejayaan projek lebih dr carta PERT yg baik Pengurus projek patut gunakan –Kuatkuasa @ empowerment –Insentif @ incentives –Displin @ discipline –Rundingan @ negotiation

40. Copyright Course Technology 2001 40 What Went Right? Chris Higgins used the discipline he learned in the Army to transform project management into a cultural force at Bank of America. Higgins learned that taking time on the front end of a project can save significant time and money on the back end. As a quartermaster in the Army, when Higgins' people had to pack tents, he devised a contest to find the best way to fold a tent and determine the precise spots to place the pegs and equipment for the quickest possible assembly. Higgins used the same approach when he led an interstate banking initiative to integrate incompatible check processing, checking account, and savings account platforms in various states…He made the team members analyze, plan, and document requirements for the system in such detail that it took six months just to complete that phase. But the discipline up front enabled the software developers on the team to do all of the coding in only three months, and the project was completed on time.

41. Copyright Course Technology 2001 41 Menggunakan Perisian utk Membantu dlm Pengurusan Masa Perisian untuk membantu komunikasi menolong org bertukar maklumat berkaitan jadual Model sokongan keputusan membantu menganalisa trade-offs yg boleh dibuat Perisian pengurusan projek membantu dalam berbagai bidang pengurusan masa

42. Copyright Course Technology 2001 42 Jadual 5-2. Project 98 Features Related to Project Time Management

43. Copyright Course Technology 2001 43 Amaran Ttg Penggunaan Perisian PP Ramai org menyalahgunakan perisian PP kerana mereka tidak faham konsep penting dan tidak dilattih dgn baik Anda mesti memsukkan sandaran utk membolehkan tarikh diubah secara automatik dan untuk menentukan laluan kritikal Anda mesti memasukkan maklumat jadual sebenar untuk membandingkan kemajuan sebenar dgn kemajuan dirancang

44. Copyright Course Technology 2001 44 B=4 1 4 3 8 6 9 C=5 F=3 A=2 H=2 K=1 J=6 D=6 2 5 E=2 7 10 G=2 I=4 L=3 M=4