1. Inventory Management

2. Definition of inventory control
Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
Definition of inventory control
Inventory control is the activity and methods of keeping the right level of inventory .
Three questions:
What should I keep on stock?
How much to order?
When to order?
Safety Stock
Time
Reorder Point
Order Quantity
Voorraadbeheer is de kunst van het op tijd bestellen van de juiste aantallen.
Daarbij gaat het om alle soorten en functies van voorraad.
Drie belangrijke vragen vormen de essentie van voorraadbeheer:
Wat moet ik op voorraad houden? Voor welke producten is het zinvol een voorraadrisico te dragen en voor welke producten zou het beter zijn om ze op order te bestellen of te maken? Voor welke producten is de markt bereid te wachten tot ze op order zijn besteld of gemaakt?
Hoeveel moet er dan in een bestelling worden ingekocht of gemaakt?
Wanneer moet de bestelling worden geplaatst? Ofwel: hoeveel veiligheidsvoorraad is er nodig om een bepaalde service in de markt te kunnen waarborgen?
Een specifieke vorm van voorraadbeheer, gericht op halffabrikaten, onderhanden werk en grondstoffen, noemen we materiaalbehoefteplanning (MRP)
Materiaalbehoefteplanning is een set van activiteiten en technieken ter berekening van de materiaalbehoefte, gebruikmakend van stuklijst (Bill of Material/BOM), voorraadstatus en het hoofdproductieplan (HPP) of Master Production Schedule (MPS). MPR is de kunst van het berekenen van vrijgifte-momenten en aantallen.
What is the right level?
Belang van Voorraadbeheer

3. Inventory finished products and its traditional conflicts
VP Supply Chain
High inventory turns
Maximum flexibility
Components
Finished product
Supply
Production
Distribution
VP Purchasing
VP Operations
VP Sales
Long runs – minimize changeovers
High service level
Safety stocks

4. Intermezzo: How much inventory do you need?
Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
Intermezzo: How much inventory do you need?
4 days leadtime
Wants a delivery in 1 week ?
customer
supplier
You
How much inventory do you need ?
□ nothing
□ a little bit
□ enough
Discussie
Geldt dit altijd? Zo niet, wanneer niet? Waarom?
Belang van Voorraadbeheer

5. Reasons for Carrying Inventory
The only good reason for carrying inventory beyond current needs is if it costs less to carry it than not.
Inventory allows the company to operate with different production rates and batch sizes throughout the supply, production, and distribution system.
Inventory decouples . . .
Demand from Supply
Customer demand from Finished goods
Finished goods from Component availability
Output of one operation from Output of prec. operation
Materials to begin production from Suppliers of materials
© 2009 APICS CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY

6. Functions of Inventory
Anticipation inventory
Safety stock
Lot-size inventory
Transportation inventory
Hedge inventory
© 2009 APICS CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY 6

7. CODP is important in designing the planning methods
Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer
CODP is important in designing the planning methods
supplier
production
distribution
customer
parts HF FG FG
installation
CODP1
Make to local stock
CODP2
Planning controlled activities
Make to stock
CODP3
assembly to order
The customer order disconnection point (KOOP) is the point indicating how deep (stream upwards) a customer order penetrates your logistics process. The KOOP plays a central part in an integral control system. The KOOP:
Divides the order-controlled activities from the forecast controlled activities. This is important: these two types of activities impose very different requirements on planning techniques.
Is the point where ‘independent demand’ is converted into ‘dependent demand’.
Usually coincides with the last large order point in the stream of goods. The customers are supplied from that point.
Creates a certain measure of freedom to optimize the upstream activities independently from irregularities in the market demand.
Divides two areas where the nature of the decision-making is very different. Stream upwards from KOOP, the risk of investing in stock dominates; stream downwards the risk of missed orders dominates.
CODP4
production to order
Customer order controlled activities
KCODP5
purchase to order
Customer Order Disconnection Point : how far does a customer order penetrate?
Voorraadmanagement in de Keten

8. Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
Inventory in TFC
Components
pallets
Finished product
pallets
Supply
Mixing
Bottling
Distribution
tankyard
Explore TFC
How much inventory in weeks and value in components and finished products?
For what reasons we need inventory in this supply chain?
Belang van Voorraadbeheer

9. Inventory management Balancing act of
Service level offering to the market
Production reliability
Capacity
Availability of components
Safety stock and production frequencies

10. Inventory carrying Costs
Capital Costs
Storage Costs
Risk Costs
Obsolescence
Space
Damage
Opportunity Cost
Personnel
Pilferage
Equipment
Insurance
Deterioration 10

11. Cos of inventory versus out of stock
Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
Cos of inventory versus out of stock
Out of stock costs
Cost of backorders
Expediting costs
Cost of complaints
Revenue loss
Loss of customers
Idle time at your customer
Inventory costs
Capital
Storage
Risk
Bij kosten van nee-verkoop kan worden gedacht aan:
Naleveringen
Omzetverlies (nu en straks)
Verlies van goodwill
Verlies van klanten
Stilstand van materieel en mensen
Recent onderzoek in retail geeft aan dat de kosten van nee-verkoop zo’n 8% van de omzet bedragen:
9% van het winkelend publiek doet geen aankoop wanneer het gewenste product niet in het schap ligt
15% besluit tot uitstel van aankoop
45% koopt een substituut
31% koopt het in een andere winkel
Explore TFC
Estimate the inventory carrying costs for a finished product
Wanneer Bestellen?

12. Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer
The optimum safety stock is the stock where the stock costs and shortages are equal
costs/year
safety stock
total
optimum
safety stock
stock costs
costs of shortages
Shortage costs are inversely proportional to stock costs. A high safety stock leads to low shortage costs with high stock costs. On the other hand, a low safety stock leads to a low level of service and therefore high shortage costs. The above diagram shows the theoretical cost implications.
Wanneer Bestellen?

13. Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer
The optimum service level is the service level with an optimum safety stock
safety stock
costs
min.
Service level curve
optimum safety stock
optimum
service level
By rotating the diagram on the previous page a quarter to the left, and placing a service level graph next to it, the optimum level of service can be determined. In the above diagram 95%. In other words, with an optimum safety stock the customer is offered a service level of 95%.
100%
98%
96%
94%
92%
service level
Wanneer Bestellen?

14. What is the right servicelevel?
Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
What is the right servicelevel?
In most cases this is a management decision €
optimum
loss
profit
De kostengrafiek van veiligheidsvoorraad is niet zo eenvoudig te tekenen als van de EOQ. De kosten van nee-verkoop zijn namelijk moeilijk tot niet te bepalen. Ten eerste is het niet eenvoudig om ze te kwantificeren. Ten tweede moet in de bepaling nog rekening worden gehouden met de kans op nee-verkoop bij de verschillende veiligheidsvoorraden.
In de praktijk wordt meestal afgezien van het bepalen van de kosten van nee-verkoop. U kunt dan niet op basis van de afweging voorraadkosten en kosten nee-verkoop de optimale veiligheidsvoorraad en de optimale servicegraad vaststellen.
In de praktijk wordt de volgorde van bepaling veelal omgekeerd. Eerst wordt een vereiste servicegraad vastgesteld, vervolgens wordt de benodigde veiligheidsvoorraad bepaald. De vereiste servicegraad is in dat geval een managementvariabele.
Discussie:
Hoe is dat bij u?
costs
tevenu
result
100%
servicelevel
Wanneer Bestellen?

15. Optimal inventory is the desired service level against minimal costs
Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
Optimal inventory is the desired service level against minimal costs
Costs
Target%
Target level
Optimum
100%
Service level
Belang van Voorraadbeheer

16. Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
Excersise
Costs
Target%
Today
Target level
Optimum
100%
Service level
How to get this curve lower?
Belang van Voorraadbeheer

17. Service level Service level Stock finished product
Production reliability
(Past) shelf life
Production interval
Service level
Finished goods warehouse
Volatility of demand
Number of employees
Order deadline
Promotion pressure and horizon
Bonus policy

18. Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
How much to order? + +
minimum
Ordering costs
Total costs
Inventory costs
Order quantity T S
De hoogte van de bestelhoeveelheid is van grote invloed op de voorraadhoogte, het aantal bestellingen en de servicegraad. De vraag is nu: “wat is de optimale bestelhoeveelheid?”.
Eén keer per jaar bestellen kost u minder inspanning maar levert een hoge gemiddelde voorraad op. Dagelijks bestellen vermindert de gemiddelde voorraad aanzienlijk maar legt een grotere druk op inkoop, administratie en ontvangst.
Bestelhoeveelheid is dus een compromis; een balans van voorraadkosten en bestelkosten.
Hoeveel Bestelllen?

19. Inventory in time Order Quantity Safety Stock Reorder Point
What is the influence of the ordersize of finished products?
How to decide on the order size?
1-16

20. EOQ: Cost & Quantity Relationships
1600
1400
EOQ
1200
1000
Cost in Dollars
800
Ordering Costs
Carrying Costs
600
Total Cost
400
200
200
400
600
800
1000
1200
Order Quantity
Source: Arnold et al., Introduction to Materials Management, 6th ed.
Reprinted by Permission of Pearson Education
© 2009 APICS CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY

21. Batch sizes Manage Cost Tradeoffs
Inventory Carrying Costs
Ordering Costs
Managing tradeoffs by balancing
ordering costs and inventory carrying costs
Ordering in small
quantities minimizes
inventory carrying
costs
But ordering in
small quantities
requires more
orders and
increases order

22. The sensitivity of EOQ is limited
Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
The sensitivity of EOQ is limited
% deviation from min cost
TCQ /TCEOQ
EOQ
De EOQ-formule is zeer robuust. Een afwijking van enkele tientallen procenten ten opzichte van de optimale bestelhoeveelheid heeft slechts beperkte invloed op de totale kosten. In bovenstaande figuur wordt de relatie tussen afwijking in seriegrootte en de consequentie voor de kosten weergegeven.
Bij een negatieve afwijking van ruim 35% ten opzichte van de optimale bestelhoeveelheid nemen de totale kosten met slechts 10% toe. Positief mag de afwijking zelfs ruim 50% bedragen voordat de totale kosten met 10% toenemen.
De robuustheid maakt de EOQ-formule zeer geschikt voor de bepaling van een eerste indicatie. Een vuistregel zegt dat u wel een heel goede verklaring moet hebben voor de gehanteerde seriegrootte, wanneer deze meer dan 50% afwijkt van de berekende seriegrootte.
% deviation from EOQ
Is this all?
Available production capacity?
Customer value?
TC = total cost
Hoeveel Bestelllen?

23. Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
Ordering cost
Administration
Cost of supplier mgt and selsection
Cost of order preparation
Cost of invoicing and paiment
Physical.:
Cost of receiving and QC
Cost of change over
Other.:
Transportation cost ..
De kosten van bestellen en/of omstellen betreffen alle directe en gevolgkosten van het plaatsen van een enkele aanvulbestelling.
Bij het bepalen van de totale kosten volstaan die kosten, die direct en/of indirect door een bestelling/omstelling worden beïnvloed.
Hoeveel Bestelllen?

24. Order quantity OQ Time OQ
What is the influence of orderquantity on servicelevel?

25. Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
Wjem to order + +
Minimuml
Cost of
out of stock
Total Cost
Inventory cost
Safetystock T S
De hoogte van veiligheidsvoorraad is van grote invloed op de voorraadkosten en het aantal nee-verkopen. Maar wat is de optimale veiligheidsvoorraad?
De eis om te kunnen anticiperen op elke vraag maakt een hoge veiligheidsvoorraad noodzakelijk. Minder veiligheidsvoorraad bespaart op voorraadkosten maar verhoogt de kans op nee-verkoop.
Ook veiligheidsvoorraad is dus een compromis; een balans van voorraadkosten en kosten nee-verkoop.
Wanneer Bestellen?

26. Exercise: Safety stock
Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer
Exercise: Safety stock
For item X the following applies:
Average consumption pc/mth
Delivery time 1 month
Present stock pc
Service level-target %
Question:
When do you order?
Wanneer Bestellen?

27. Exercise : Safety stock
Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer
Exercise : Safety stock
In all cases the average consumption is 100
The average consumption tells us nothing about the variability of the consumption
To determine the required safety stock and the order point, insight into the demand variability is necessary.
Wanneer Bestellen?

28. Exercise: Safety stock
Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer
Exercise: Safety stock
For item X the following applies:
Average consumption pc/mth
Delivery time 1 month
Present stock pc
Service level-target %
Question:
When do you order?
No idea!
Wanneer Bestellen?

29. Order Point System © 2010 APICS CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY Time
Quantity in inventory
Replenishment A A
Reorderpoint
Demand during lead time (DDLT) C B C LT B LT
Safetystock
Time
Source: Adapted from CPIM Inventory Management Certification Review Course (APICS 1998).
© APICS CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY

30. How to decide on safety stocks?
Service level
Production order quantity
Demand uncertainty
Supply uncertainty

31. Involvation Training - Operationeel Voorraadbeheer
In analytically determining the safety stock, the starting point is variation in demand
frequency
demand             μ                           
time
µ = estimated demand
Wanneer Bestellen?

32. Optimal inventory is the desired service level against minimal costs
Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
Optimal inventory is the desired service level against minimal costs
Are you on the curve?
How to assess?
Costs
Target%
Today
Target level
Optimum
100%
Service level
Belang van Voorraadbeheer

33. Differentation of servicelevel based on uncertainty and value
low
high
99%?
95%?
90%?
revenue
uncertainty
De kosten van servicegraad voor een artikel worden primair bepaald door de desbetreffende omzetwaarde en onzekerheid in vraag en levertijd.
In principe geldt hoe hoger de omzetwaarde hoe hoger de kosten van veiligheidsvoorraad (onder gelijkblijvende omstandigheden). Dit geldt ook voor onzekerheid in vraag en levertijd.
Wanneer de markt differentiatie in servicegraad per artikel accepteert, kan gebruik worden gemaakt van deze principes bij het verlagen van de voorraadkosten dan wel verhogen van de servicegraad.
Zo krijgen artikelen met een lage omzetwaarde en/of onzekerheid relatief veel veiligheidsvoorraad en dus een hogere servicegraad.
Artikelen met een hoge omzetwaarde en/of onzekerheid krijgen relatief weinig veiligheidsvoorraad en dus een lagere servicegraad. Eventueel kan zelfs worden overwogen deze artikelen niet langer op voorraad te leggen maar op order te leveren.
Belangrijk is dat de gemiddelde servicegraad overeenkomt met de gewenste waarde.
Als alternatief voor omzetwaarde en onzekerheid worden vaak artikelwaarde en vraafrequentie gehanteerd (d.w.z. aantal regels per periode). Onderliggende aannames zijn (mogelijk onterecht) dat dure artikelen een hogere omzet hebbendan goedkope en langzaamlopers een hogere vraagonzekerheid kennen dan hardlopers.

34. Intermezzo: How much inventory do you need?
Involvation Training - Tactisch Voorraadbeheer
Intermezzo: How much inventory do you need? ? ?
2 weeks leadtime
Fixed period of 3 weeks
1 day leadtime
supplier
customer RM FP
How much inventory do you need on both points ?
nothing
a little bit
enough
Discussie
Geldt dit altijd? Zo niet, wanneer niet? Waarom?
Belang van Voorraadbeheer

35. Something to think about
Where do you prefer to have the highest service levels?
Components
Finished product
Supply
Production
Distribution
Is 95% component service level ok?
Is 100% component service level ok?
Bij 2 componenten en 95%: 90% van de tijd te produceren
Bij 3 componenten en 95%: 86% van de tijd te produceren

36. Inventory of components
Order Quantity
Reorder Point
Safety Stock
Demand characteristics
Service level definition
Variation in supplier characteristics
Leadtime
Reliability
Quality
Variation in product characteristics
Resulting in variation of availabilty of components
Time
What makes inventory management of components different from finished products?
service level and demand
supply
product

37. Something to think about (cont)
Number of components
Component availability
# = 2
# = 3
# = 4
90%
81%
73%
66%
95%
86%
98%
96%
94%
92%

38. Obsolete management Obsoletes Customer agreements Stock
Production interval
Shelf life agreements
Customer agreements
Stock
Safety stock

39. Shelf life % Agreement vs realisation
obsolete
Shelflife realisation= 85%
85%
Shelf life agreement= 70%
Internal shelflife
Shelflife is 20 weeks