1. אקסס
מבוא למערכות מידע

2. מהו Access?
אקסס הינו בסיס נתונים טבלאי ומחולל יישומים, המיועד לסביבת עבודה קטנה ובינונית ומאופיין בקלות הפעלתו ובידידותו הרבה.
מבוא למערכות מידע

3. מהו בסיס נתונים?
בסיס נתונים (מסד נתונים) הוא כלי בו שומרים נתונים בנושא מסוים, בצורה מאורגנת במחשב.
הנתונים בבסיס הנתונים יישמרו בטבלאות, כאשר כל טבלה מכילה מידע על ישות מסוימת (לדוגמה, לקוחות של בנק).
בעזרת תוכנה לשימוש בבסיסי נתונים נוכל לקשר בין הנתונים, לבצע עליהם מניפלוציות ולאחזר מידע בצורה טובה.
מבוא למערכות מידע

4. דוגמה לבסיס נתונים עבור ספריה
בסיס הנתונים יכיל טבלאות עבור הספרים בספריה, המנויים, הספרנים, ההשאלות וכו'.
דוגמה לטבלת המנויים:
שדה: מספר עמודים 
רשומה: ספר 
דוגמה לטבלת הספרים:
שדה
רשומה

5. איך מסודר בסיס הנתונים? שדה  רשומה  טבלה  מסד נתונים. דוגמא:
שדה: מספר עמודים 
רשומה: ספר 
טבלה: ספרים 
מסד נתונים: ספריה.
דוגמא נוספת:
שדה: מספר ספרים הניתן להשאלה 
רשומה: קורא 
טבלה: מנויי הספריה 

6. איך מתכננים בסיס נתונים?
ישנם כללים לתכנון בסיס נתונים.
תכנון בסיס הנתונים בצורה טובה הוא הבסיס לעבודה יעילה עם הנתונים בשלב מאוחר יותר.
לדוגמא: כשזה אפשרי, עדיף שכל נתון ישמר בטבלה אחת בלבד, כדי לאפשר ניהול יעיל של המסד.
מבוא למערכות מידע

7. אילו שירותים מספקת Access?
ממשק לתכנון בסיס הנתונים – הגדרת טבלאות והקשרים ביניהן.
ממשק לעבודה עם הנתונים – הוספת, הסרה ועדכון של רשומות.
שאילתות - כלי המאפשר לאחזר, להציג, לשנות ולנתח נתונים מתוך הטבלאות.
טפסים – להצגת המידע שבבסיס הנתונים ולהזנת מידע נוסף.
דוחות – להצגת מידע בצורה מרוכזת ולארגון המידע להדפסה.
מבוא למערכות מידע

8. יצירת מסד נתונים חדש מפעילים את תכנת האקסס בוחרים ב"מסד נתונים ריק"
בוחרים שם למסד ומקום לשמירתו
לוחצים על "צור"
מבוא למערכות מידע

9. טבלאות

10. טבלאות- כל טבלה מורכבת מ:
רשומות (שורות)- כל שורה היא מופע של ישות המיוצגת בטבלה.
שדות (עמודות)- כל שדה הוא מאפיין של הישויות המיוצגות בטבלה.
מבוא למערכות מידע

11. טבלאות- את הטבלה ניתן להציג בשתי תצוגות- תצוגת עיצוב-
בתצוגה זו אנו מגדירים את השדות בטבלה-
שמות השדות.
סוגי השדות- טקסט, תזכיר, מספר, תאריך/שעה, מטבע, מספור אוטומטי, כן/לא...
תצוגת גיליון נתונים-
בתצוגה זו נמלא את הטבלה על פי הנתונים אותם הגדרנו בתצוגת העיצוב.
מבוא למערכות מידע 11

12. מפתחות-
על מנת שניתן יהיה לנהל את הנתונים במסד הנתונים עלינו ליצור בכל טבלה שדה מפתח ראשי. הערך של שדה זה הוא שונה עבור כל זוג רשומות בטבלה.
תפקידי המפתח הראשי:
מניעת כפילות רשימות בטבלה (אין שני תלמידים עם אותו מספר ת.ז.)
הוא מאפשר לקשר בין טבלאות שונות

13. קשרי גומלין- ניתן לקשר בין הטבלאות השונות במסד הנתונים.
קשרי הגומלין מגדירים את היחס בין הטבלאות השונות במסד הנתונים.
לדוגמא: טבלת הספרים תהיה מקושרת לטבלת הסופרים-
כל ספר נכתב ע"י אחד הסופרים בטבלת הסופרים.

14. קשרי גומלין (2)- סוגי הקשר- יחיד לרבים- רבים לרבים. יחיד ליחיד.
דוגמא: הטבלה מו"לים והטבלה ספרים.
כל ספר הוצא ע"י מו"ל אחד, ומו"ל אחד הוציא הרבה ספרים.
רבים לרבים.
דוגמא: הטבלה ספרים והטבלה שואלים.
כל ספר יכול להילקח ע"י מספר שואלים, וכל שואל יכול לקחת מספר ספרים.
קשר כזה ייוצג ע"י טבלת קישור נוספת.
יחיד ליחיד.
בד"כ לא יהיה קשר של יחיד ליחיד (הנתונים יהיו באותה טבלה, לא צריך לקשר).
לפעמים על מנת לחלק טבלה עם הרבה עמודות, או להגן על מידע יבצעו קשר כזה.

15. קשרי גומלין- שלמות קשרים
שלימות קשרים-
מערכת כללים המבטיחה שקשרי הגומלין בין שורות בטבלאות קשורות זו לזו יהיו חוקיים ושלא ימחקו או ישתנו בטעות נתונים קשורים בצורה לא עיקבית
דוגמא:
במערכת בה נאכפת שלמות קשרים, מחיקת סופר מטבלת הסופרים תמחק את כל הספרים אותם חיבר הסופר.

16. כללים להגדרת טבלאות

17. אין להכניס אינפורמציה מרובה לעמודה אחת
הפרדת מידע לעמודות שונות (שם פרטי ושם משפחה או רחוב ועיר) מאפשר בהמשך לבצע פעולות על כל האנשים מעיר מסוימת או כל האנשים בעלי אותו שם משפחה.
מבוא למערכות מידע

18. אין ליצור טבלאות שחלקן הגדול ריק
דוגמה גרועה: לכל סטודנט ציוניו בכל אחד מהקורסים הקיימים באוניברסיטה. יש הרבה מאד קורסים וכל סטודנט לומד יחסית מעט מהם. ערכי השדות של הקורסים שאינו לומד, ישארו ריקים.
פתרון: טבלת אחת ובה פרטי סטודנטים, טבלה שניה ובה פרטי הקורסים באוניברסיטה ובטבלה שלישית ציוני הסטודנטים בקורסים השונים.
מבוא למערכות מידע

19. יש ליצור טבלאות כך ששינוי בערך מסוים יתבצע ברשומה אחת בלבד
בדוגמה הקודמת, אפשר היה ליצור טבלה ובה שורה לכל הרכב של סטודנט + קורס שהוא לומד. באופן כזה, ניתן היה להכניס ציון לכל תלמיד לכל קורס מבלי שיהיו תאים רבים ריקים.
הבעיה היא ששינוי במספרו של קורס היה מחייב איתור ושינוי כל הרשומות בהן מופיע הקורס.
הפתרון הוא כפי שהוסבר בשקף הקודם.
מבוא למערכות מידע

20. יש לודא שניתן להגדיר במדויק מה מכיל כל שדה בטבלה
בדוגמה הקודמת, שמות השדות אשר יכילו את מספרי הקורסים שלומד הסטודנט, יכולים להיות "קורס1" קורס2" וכו'.
הבעיה: אם נרצה לחשב ממוצע ציונים בקורס מסוים, איך נמצא את הציונים? אצל סטודנט אחד יהיה זה הציון בקורס מספר 7 ואצל אחר הציון בקורס 32.
הפתרון: כפי שכבר הוסבר.
מבוא למערכות מידע