1. Oracle General Ledger Oracle總帳會計
劉秉中
2003/09/30

2. Class Schedule Day 1 (9/30) Day2 (10/7) Overview 概論 Set of books 帳簿
Journals 分錄
Day2 (10/7)
Budgeting 預算
Advanced account structure 進階會計結構
Reporting tools 報表工具
Accounting for foreign and multiple currencies 多幣別

3. Agenda
Overview
Set of books
Journals

4. Oracle ERP Overview 總帳系統 GL 庫存 Inventory 客戶訂單 SO 主生產排程 MPS 粗略產能 規劃
RCCP
物料需求 計劃
MRP
請購作業 PR
採購作業 PO
收料作業 Receiving
生產指示
Discrete
Repetitive
Flow
Project
Process
生產發料
Issue
生產控制
製程移轉
SFC
生產入庫
Transfer
出貨作業
Picking
Shipping
細部產能
CRP
應付帳款 立帳
Invoice
付款作業
Payment
票據管理
成本管理
Costing
主需求排程
MDS
固定資產管理 Assets
供應鍊管理
最佳化排程
APS
銷售預測
FCST
統一發
票管理
收款作業
Receipts
應收帳款

5. 簡介會計(Accounting) 企業的語言 會計是透過一定程序,提供企業之財務資訊,使決策人士充分了解企業情況,提升決策品質
企業之經濟活動 (Economic Events)
協助決策 (Decision)
會計是透過一定程序,提供企業之財務資訊,使決策人士充分了解企業情況,提升決策品質
會計 vs. 簿記
辨認與衡量
紀錄與分類
彙總分析
與溝通

6. 會計資訊用途與使用者
內部使用者
外部使用者
企業管理當局
直接/間接使用者
規劃,控制,評估企業營運
投資,授信決策
管理會計
財務會計

7. 總帳會計概論
[ 買進 ]
[ 投資 ]
產權/股份
資產/費用
[ 營運/製造 ] 收入
[ 賣出 ] 產品
營運成本

8. 會計之基本假設 經濟個體假設 繼續經營假設 會計期間假設 貨幣單位假設 個體間資產,負債,損益獨立分開計算 經濟個體與法律個體不一定一致
實現營業目標並履行各項義務
會計期間假設
將企業存在期間劃分若干相等時段,定期提供資訊
貨幣單位假設
貨幣為衡量之標準,其價值是固定不變

9. 「會計」的平衡原理 資產
資產的來源 錢 貨物
不動產 股款 借款 盈餘

10. 「會計」的平衡原理
例1：股東投資現金100,000元 資產
資產的來源
錢 ,000 貨物 電腦 借款
股款　　 100,000 盈餘

11. 「會計」的平衡原理 例2：以現金購買電腦30,000元 資產 資產的來源 錢 70,000 借款 貨物 股款 100,000
錢 ,000 貨物
電腦 ,000 借款
股款　　 100,000 盈餘

12. 「會計」的平衡原理 例3：以現金購買貨物20,000元 資產 資產的來源 錢 50,000 借款 貨物 20,000 股款 100,000
錢 ,000
貨物 ,000
電腦 ,000 借款
股款　　 100,000 盈餘

13. 會計科目 (Account) 將五大會計要素作更細分類資產
負債與權益
現金 ,000
存貨 ,000
電腦設備 ,000
銀行借款
業主投資 ,000
保留盈餘
左邊的科目
通稱借方科目
右邊的科目
通稱貸方科目

14. Asset (A) = Liability (L) + Owners’ Equity + Revenue (R) – Expense (E)
五大會計要素及主要財務報表
資產 = 產權
會計恆等式
資產 = 負債 + 業主權益
會計恆等式之擴充
資產 = 負債 + 業主權益 + 收入 – 費用
Asset (A) = Liability (L) + Owners’ Equity + Revenue (R) – Expense (E)
損益表 Income Statements
業主權益變動表Statement of Changes in OE
資產負債表 Balance Sheet

15. 借貸法則 借方(Debit, Dr.) = 貸方(Credit, Cr.) 資產(借方) = 負債+業主權益(貸方) 借方 貸方 資產/費用增加
(正常餘額) 減少
負債與業主權益/收入
借方餘額
貸方餘額

16. 會計科目表(Chart of Account)
　科目表
科目代號　 科目名稱　 科目類別
1101 　現金　　　　　　　資產
1102 　存貨　　　　　　　資產
1401 　電腦設備　　　　　資產
　　　　　　　：
2101 　銀行借款　　　　　負債
3101 　業主投資　　　　　業主權益

17. 傳票(Journal) 將交易做成紀錄,並編製成憑證作為登入日記帳的根據 傳票運作的實例 購買電腦一台，付款20000 傳 票
　　　　　　　　　　　　　　傳　票
傳票號碼:910002
傳票日期:
科目代號　科目名稱　　　摘要　　 借方金額　貸方金額
　 　 　 　
1401 　電腦設備　購買電腦一台 　20,000
1101 　現金　　　購買電腦一台　 　 　　　20,000
傳票分錄Journal entry

18. 登帳-日記帳簿 登帳後的日記帳簿 將分錄依發生順序登入日記帳 可看到交易的原貌 無法看到各科目的餘額及消長過程 日記帳簿
傳票號碼　　日期 　科目代號　科目名稱　 摘 要 借方金額 貸方金額
　 　 　 　 　 　
　 　 現金　　　業主投資現金　 100,000
　 　 業主投資　業主投資現金　 ,000
　電腦設備　購買電腦一台　 20,000
　 　 　現金　　　購買電腦一台　 　　 20,000
　 　 　存貨　　　購買商品一批　 50,000
　 　 　現金　　　購買商品一批　 　　 50,000

19. 過帳(Post)-分類帳簿(Ledger)
過帳後的分類帳簿
將分錄中依科目代號分別轉入各科目分類帳上
可看到科目的餘額
可看到各科目的餘額及消長過程
　　　　　　　　　　　　　 分類帳簿
科目代號：1101
科目名稱：現金
傳票號碼　　日期 　　　摘 要 借方金額 貸方金額　　 餘額
　 　 　 　 　
　 　業主投資現金　 100,000　 ,000
　 　購買電腦一台　 　　 ,000　　 80,000
　 　購買商品一批 　 　　 ,000　　 30,000
====== =======
100, ,000

20. 借貸對科目餘額的處理 科目屬性 交易屬性 對科目餘額的處理
科目屬性 交易屬性　對科目餘額的處理
　 　
　　 借　　　 借　　　　　　增加
　　 貸　　　 貸　　　　　　增加
　　 借　　　 貸　　　　　　減少
　　 貸　　　 借　　　　　　減少

21. 總帳作業程序 記錄 過帳 傳 票 傳票號碼:910002 傳票日期:91.01.02 科目代號 科目名稱 摘要 借方金額 貸方金額
　　　　　　　　　　　　　　傳　票
傳票號碼:910002
傳票日期:
科目代號　科目名稱　　　摘要　　 借方金額　貸方金額
　 　 　 　
1401 　電腦設備　購買電腦一台 　20,000
1101 　現金　　　購買電腦一台　 　 　　　20,000 記錄
買入 $ 20,000
　　　　　　　　　　　　　 分類帳簿
科目代號：1101
科目名稱：現金
傳票號碼　　日期 　　　摘 要 借方金額 貸方金額　　 餘額
　 　 　 　 　
　 　業主投資現金　 100,000　 ,000
　 　購買電腦一台　 　　 ,000　　 80,000
　 　購買商品一批 　 　　 ,000　　 30,000
====== =======
100, ,000 過帳

22. 財務報表編製 損益表 銷貨收入 XXX 銷貨成本 (XXX) ：: ： 試算表 資產負債表 1000 資產 XXX
分類帳
試算表
1000 資產 XXX
1100 流動資產 XXX
1101 現金 XXX
1102 銀行存款 XXX
資產負債表
資產 XXX |負債 XXX |
|業主權益 X
費用明細表
薪資 XXX
租金支出 XXX ：: ：

23. 會計作業程序及相關帳冊表單 作業程序 調整 結帳 發生交易 作分錄 登帳 過帳 試算 調整分錄 登帳 過帳 試算 財務報表 編製 結帳分錄
期中會計作業程序
期末會計作業程序
帳冊表單
原始憑證 傳票
日記簿
分類帳
試算表 傳票
日記簿
分類帳
調整後試算表
損益表
業主權益變動表
資產負債表
現金流量表 傳票
日記簿
分類帳
結帳後試算表

24. The General Ledger Accounting Cycle
(JE: Functional/Foreign Currency)
(JE: Functional Currency)
Start
Open Period
Convert
Create Journal Entries
Calendar
Correct Errors
Review Journal Details
Close Period
Post Journals
Run Reports
Review Account Balances
Translate
Revalue
Functional Balances
Foreign Balances

25. Using Oracle General Ledger
Record
Analyze
Review
Manipulate
Oracle General Ledger

26. Integrating with Subledgers
Exporting Information to GL
Payables : Payments and invoices
Receivables : Debit/Credit memos, invoices, receipts, guarantees …
Assets : Deferred and standard depreciation expense transactions …
Projects : Labor cost, usage cost, revenue information …
Purchasing : Accrued receipts
Cost Management/Inventory : Inventory and work in process transactions
Manufacturing subledgers
Financial subledgers
Oracle General Ledger

27. Agenda
Overview
Set of books
Journals

28. 3 Elements for a Set of Books
Chart of Accounts 會計科目架構
Accounting Calendar 會計期間
Currencies 幣別

29. Components of 3 Elements
Account Structure:
Value sets 節段預設值
Segment values 節段值
Security rules節段安全控管
Cross-validation rules會計科目節段組合檢核
Accounting Calendar:
Periods 會計期間
Period types 期間類別
Currencies

30. Accounting Flexfield彈性會計科目
Account Structure
依照不同需求可自行針對會計資訊分類
會計科目架構由Accounting Flexfield來定義
製造業:
xx - xxx - xxxx - xxxx - xxx - xxx 公司 部門 科目 子目 產品
產品線
xx - xx - xxxxxxx - xxx - xxxx
配銷業: 公司 部門
科子目 區域 通路
Segment 1
01 – A001
Value
Segment 2
Value Set
Accounting Flexfield彈性會計科目

31. Defining Value Sets & Segment Values1
Value_Set 2
Value_Set 3
Format:
Char
Maximum size: 2
Validation:
Independent
Format:
Number
Maximum size: 3
Validation:
Independent
Format:
Char
Maximum size: 4
Validation:
Independent 01 02
100
101
1000
1001
Values

32. Defining Chart of Account
Application
Accounting
Accounting
Flexfield
Flexfield
Segment
Segment
Segment
Segment
Value Set
Value Set
Value Set
Value Set
Value
Value
Value
Value
Value
Value
Value
Value

33. Accounting Flexfield

34. Segments

36. Value Sets

37. Values

38. Accounting Flexfield 彈性的會計科目
每個segment之有效值(Values)可透過下拉視窗選取
透過 Value Set定義Segment之長度與屬性
或利用簡碼(Alias)使輸入更有效率

39. Using Dynamic Insertion
Dynamically create new account combinations.
Dynamic insertion can be enabled or disabled at any time.
All new combinations must satisfy all defined cross-validation rules before they are accepted.

40. Defining Flexfield Security Rules
Restrict data entry and online inquiry to specific values by using flexfield security rules.
Account Segment
#’s 0000 to 9999
Include:
#’s 1000 to 3999
Exclude:

41. Defining Cross-Validation Rules
Prohibit creation of invalid account combinations using cross-validation rules.
Use cross-validation rules in combination with dynamic insertion.
Define cross-validation rules before entering a chart of accounts.

42. Accounting Calendar
Create a calendar to define an accounting year and the periods that it contains.
Periods(會計期間)
Period Type
Calendar(曆年制)
Fiscal(會計年度)
Period Open/Close

44. Currencies Create New Currencies Predefined Daily Conversion Rate Type
Spot
Corporate
User
European Monetary Union (EMU) Fixed
Custom Rate Type

46. Creating a Set of Books
You must create at least one set of books before you can use Oracle General Ledger.
Required steps include:
Defining Accounting Flexfields
Value sets
Segments
Segment values
Defining calendar periods and calendar period types
Defining currencies
Defining your set of books and assigning it to a responsibility

48. Responsibility Definition
A collection of authorizations.
user
Oracle application
responsibility
Windows
Reports

49. Responsibility

50. Agenda
Overview
Set of books
Journals

51. Reversing Journal Entry
Journal Entry Types
Basic Journal Entry
一般性傳票
Reversing Journal Entry
迴轉分錄
Recurring Entries
經常性傳票
Mass
Allocations
分攤性傳票

52. Journal Creation Methods
Manual Entry
Reversals
Recurring
MassAllocations
Journal Import
總帳系統
子系統
Journal Wizard
外部資料

53. Journal
Journal Batch
Journal Header
Line
Journal Entry

54. Posting Journals Update balances by posting journals Un-post Journal
Enter
journal
Update balances by posting journals
Manual Post
Auto Post
Criteria Set
Schedule
Un-post Journal
Control total violations
Posting to unopened periods
Unbalanced journal entries
Account Balance
Prepost $500
Journal
After post $525

55. Reviewing and Correcting Balances
Enter and post
journals
Review
balances No
Are the
account balances
correct?
Yes
End

56. Creating Reversing Journals
Generate a reversal of any journal entry
Dr. Rent Expense…….…10,000 functional dollars
Cr. Cash…………….10,000 functional dollars
Create
Reversal
Dr. Cash…….…...10,000 functional dollars
Cr Rent Expense……...10,000 functional dollars

57. Recurring Journals There are three major types of recurring journals.
Skeleton (Setup Account, No Amount)
Standard (Setup Account, Constant Amount)
Formula (Setup Account, Variable Amount)
Dr. Temporary Labor………………<No Amount>
Cr. Salaries Payable………………..<No Amount>
Dr. Auto Lease Expense…… <Constant Amount>
Cr. Accounts Payable……..<Constant Amount>
Dr. Rent Expense…………… <Variable Amount>
Cr. Rent Payable……..<Variable Amount>

58. MassAllocations: Overview
A single journal entry formula that allocates revenues and expenses across a group of cost centers, departments, divisions, and so on.
Total rent
1/3
1/3
1/3
Tokyo rent
Paris rent
Chicago rent

59. Defining MassAllocation Journals: Exmple
In Nov. 1998, the organization spends 10,000 dollars for rent
Dr. Total rent expense …………10,000 dollars
Cr. Rent Payable …………………10,000 dollars
The organization want to allocate to 3 departments:
Human Resources
45% of total floor space
Research
30% of total floor space
Finance
25% of total floor space
The rent expense is redistributed using the following journal entry:
Dr. Human Resources rent………4,500 dollars
Dr. Research rent ………….…….3,000 dollars
Dr. Finance rent ……………..…...2,500 dollars
Cr. Total rent expense …………………10,000 dollars
Rent Expense for each Department =
Total Rent Expense —C Area used by Department/Total Area
Dr. Total rent expense……………………..10,000 functional dollars
Cr. Rents payable………………………………10,000 functional dollars
……………………………
…………………….………….
…………………..…….
……………………………...

60. Session Summary

61. Session Summary General Ledger concept and process
Creating a set of books by defining a chart of accounts, accounting calendar, and currencies
Entering and posting journals