1. Drepturi şi obligaţii în implementare Miercurea Ciuc 28 aprilie 2011 MODIFICAREA PROIECTELOR

2. Conţinut 1.Principii fundamentale şi modificarea proiectelor 2.Modificari anterioare semn ă rii Contractului de Finanţare 3.Tipuri de modificari din cadrul proiectelor 4.Amendarea Contractului de Finanţare 5.Modificarea parteneriatului 6.Modificarea conţinutului proiectului 7.Modificarea bugetului 8.Devierea de la calendarul de cheltuieli 9.Marirea duratei de implementare a proiectului 10.Alte modific ă ri

3. Principii fundamentale În cazul oric ă ror modific ă ri aduse proiectului, LP trebuie s ă menţin ă : Obiectivele şi rezultatele proiectului, aşa cum au fost descrise în aplicaţia aprobat ă, Caracterul transnaţional Criteriile de eligibilitat

4. Modificarea proiectelor 1. Modific ă ri minore: - Nu necesit ă aprobarea AM/CM - Nu necesit ă modificarea Contractului de Finanţare - Primirea confirm ă rii reprezentanţilor STC SEE 2. Modific ă ri substanţiale / semnificative: - Necesit ă aprobarea AM/ CM - Necesit ă modificarea Contractului de Finanţare - Pot fi implementate & costurile declarate eligibile doar dup ă aprobarea AM / CM - Anumite modific ă ri pot fi solicitate o singur ă dat ă - Ultima solicitare de modificare a proiectului s ă fie f ă cut ă cu 2 luni înainte de data de sfârşit a acestuia

5. Modific ă ri anterioare semn ă rii Contractului de Finanţare PL este obligat s ă informeze imediat STC, în cazul în care orice modificare afecteaz ă aplicaţia aprobat ă Modific ă ri minore -STC notific ă AM / CM -Se urm ă reşte procedura de contractare normal ă Modific ă ri majore -Contractarea este condiţionat ă de decizia anterioar ă a AM / CM -Procesul de luare a deciziei este similar cu cel aplicat pentru diferite tipuri de modific ă ri ale proiectului

6. Tipuri de modific ă ri ale proiectului - 1 Tipuri de modificări Procedura -Nu necesită aprobare -Nu necesită modificarea CF -Necesită aprobare -Necesită modificarea CF Modificări în structura parteneriatului NANecesită decizia AM / CM Modificări ale conţinutului proiectului in cazul unor modificări minore modificarea conţinutului referitor la “flexibilitatea de 10% FEDR” Necesită întotdeauna decizia CM Realocări bugetare între parteneri NACM decide realocarea bugetară între partenerii FEDR din diferite ţări Alte cazuri necesită decizia AM Poate fi solicitată o singură dată dacă nu are legătură cu modificarea parteneriatului, sau “sponsorizarea” unui Partener Strategi Asociat

7. Tipuri de modific ă ri ale proiectului - 2 Tipuri de modificări Procedura -Nu necesită aprobare -Nu necesită modificarea CF -Necesită aprobare -Necesită modificarea CF Realocări între pachetele de lucru / linii bugetare - Suma cumulată a realocărilor este sub 20% din bugetul FEDR al partenerilor din proiect - STC este informat în Raportul de Progres - Suma cumulată a realocărilor este peste 20% din bugetul FEDR al partenerilor din proiect - Necesită decizia CM - Poate fi solicitată o singură dată Prelungirea duratei de implementare a proiectului NANecesită decizia AM / CM Pot fi solicitate o singură dată Schimbări administrative - STC este informat în Raportul de Progres

8. Amendarea Contractului de Finanţare Procedura general ă -LP trebuie s ă notifice imediat STC în cazul unor probleme majore -STC defineşte procedura şi solicit ă transmiterea documentelor necesare prin email (depinde de tipul modific ă rilor din cadrul proiectului) -Implicarea PNC SEE (dac ă este cazul) -Completarea şi corectarea documentelor (dac ă este cazul) -STC transmite cererea de modificare a proiectului AM / CM pentru decizie -Urmare a deciziei luate este solicitat ă modificarea documentelor în original -Preg ă tirea şi semnarea Actului Adiţional la Contractul de Finanţare Documente standard -Cererea de modificare a proiectului (Anexa 2 a Manualului de Implementare SEE) -Modificarea bugetului (Anexa 6) -Declaraţia de retragere din cadrul pateneriatului (Anexa 7) -Declaraţia de angajament pentru intrarea în parteneriat (Anexa 8)

9. Schimb ă ri în componenţa parteneriatului - 1 Modificarea nu trebuie s ă afecteze cerinţele minime pentru un parteneriat transnaţional (minim 3 parteneri dintre care minim unul este dintr-un stat membru) Retragerea unui Partener FEDR Data retragerii Partenerul r ă mâne responsabil pentru activit ă ţile şi rezultatele obţinute pân ă la acea dat ă Cheltuielile validate, dac ă au fost efectuate şi platite pân ă la acea dat ă Retragerea unui Partener SA (Partenerul 10%, Asociat UE 20%, Asociat UE) În cazul în care nu este introdus un nou partener SA – partea de buget aferent acestuia va fi dedus ă din bugetul partenerului FEDR sponsor

10. Schimb ă ri în componenţa parteneriatului - 2 Noul Partener FEDR – Eligibil – relevant – competent – Din acelaşi stat ca şi partenerul care s-a retras - în cazuri speciale din alte state UE din aria Programului SEE Data de intrare în parteneriat a noului partener – Activit ă ţile şi costurile sunt eligibile de la acea dat ă Noul Partener FEDR 20% – Doar din acelaşi stat ca partenerul care se retrage În cazul în care activitatea, rezultatul iniţial nu poate fi livrat – Partea respectiv ă de buget va fi dedus ă – Noi activit ă ţi, rezultate doar în cazuri excepţionale -Dac ă valoarea echivalent ă pentru întreg proiectul este garantat ă

11. Schimb ă ri în componenţa parteneriatului - 3 Necesit ă întotdeauna aprobarea AM / CM!!! Decizia CM este necesar ă în cazul : -realoc ă rii bugetare între PP din diferite state -Modific ă rii Liderului de Proiect -Noului partener dintr-un stat diferit de cel al partenerului care s-a retras -Modificarea Partenerului FEDR 20% -Modificarea partenerului afecteazo caracterul general al proiectului iniţial (obiective, rezultate)

12. Modific ă ri în conţinutul proiectului Modific ă ri minore de conţinut -Modific ă ri ce nu afecteaz ă obiectivele şi rezultatele originale -Locaţii, echipamente minore ce servesc aceluiaşi scop, etc -Flexibilitatea FEDR 10% (referitor la conţinut – nu la PSA sponsorizat) Modificarea costurilor comune -Nu este permis ă introducrea costurilor comune, dac ă nu au fost prev ă zute în Aplicaţia Aprobat ă Mereu este nevoie de confirmarea STC înainte de implementarea schimb ă rilor minore!!! Modific ă ri majore de conţinut -Modific ă rile afecteaz ă obiectivele şi rezultatele originale -Întotdeauna este nevoie de decizia CM -În cazul în care activit ă ţile, rezultatele nu pot fi livrate: -Partea respectiv ă de buget va fi dedus ă -Noi activit ă ţi, rezultate doar în mod excepţional – dac ă valoarea pentru întreg proiectul este garantat ă

13. Schimb ă ri ale bugetului - 1 Realoc ă ri bugetare între partenerii FEDR a.F ă r ă modificarea parteneriatului -În cazul în care nu afecteaz ă obiectivele şi rezultatele originale -Poate fi solicitat ă o singur ă dat ă b.Datorit ă modific ă rii parteneriatului: -Distribuirea activit ă ţilor şi a bugetului aferent între parteneri c. “Sponsorizarea” partenerului SA mutat ă de la un partener FEDR la altulPrincipii: -Întotdeaun ă necesit ă aprobarea AM / CM -În cazul în care activit ă ţile iniţiale şi rezultatele nu pot fi livrate: -Partea respectiv ă de buget va fi dedus ă -Noi activit ă ţi, rezultate doar în mod excepţional – dac ă valoarea pentru întreg proiectul este garantat ă

14. Schimb ă ri ale bugetului - 2 Realocarea bugetar ă între pachete de lucru şi linii bugetare – Nu poate fi realizat ă în cazul în care PL vizat îşi pierde relevanţa – Bugetul neutilizat aferent PL0 nu poate fi realocat altor PL – Reducerea anumitor LB nu trebuie s ă afecteze relevanţa parteneriatului – Reducerea costurilor de personal / expertizei externe – Reducerea considerabila a LB aferent ă echipamentelor Procedura: – Realocarea bugetar ă sub limita de 20% Nu necesit ă aprobarea AM / CM şi nici modificarea Contractului de Finanţare Realoc ă rile s ă fie stipulate şi justificate în urm ă torul Raport de Progres – Realocarea bugetar ă peste limita de 20% Necesit ă întotdeauna aprobarea CM şi modificarea Contractului de Finanţare Poate fi solicitat ă o singur ă dat ă – separat pentru realocarea între PL şi LB

15. Schimb ă ri ale bugetului - 3 Realocarea bugetar ă între PL şi LB – calculul limitei de 20% Limita de 20% se consider ă la nivel de proiect Baza de referinţ ă – împ ă rţirea original ă a cheltuielilor în PL şi LB Diferenţa dintre costurile reale cumulate ale PL / LB şi bugetul estimat iniţial ale aceloraşi PL / LB este calculat ă Diferenţele pozitive (+) adunate şi comparate cu betutul total al partenerilor FEDR din cadrul proiectului Realoc ă rile bugetare datorate altor modific ă ri bugetare neluate în calcul

16. Schimb ă ri ale bugetului - 4 100 + 400 9000 200 + 100 9000 Bugetul total al proiectului al partenerilor FEDR BL1BL2BL3Total planificatraportatplanificatraportatplanificatraportatplanificatraportatDiferent e WP110009001000 120030003100100 WP21000 400100060030002000- 1000 WP31000130010008001000130030003400400 Total30003200300022003000310090008500 Diff.200- 800100 PL cheltuieli excedentare = 5,55% = LB cheltuieli excedentare = 3,33% = Realocarea bugetară în PL şi LB – calculul limitei de 20% Exemplu

17. Schimb ă ri ale bugetului - 5 Realocarea bugetului între PL şi LB – monitorizarea Responsabilitatea Liderului de Proiect – Monitorizarea planurilor PP privind realocarea a bugetului PL / LB – Confirmarea pentru Controlorii PP ca bugetul modificat este în limita de 20% la nivel de proiect Responsabilitatea partenerilor Proiectului – Informarea in avans a PL privind intentia de realocare a bugetului intre PL sau LB

18. Devierea de la graficul de cheltuire Graficul de cheltuire – Stabilit în Contractul de Finanţare pentru întreaga perioad ă de implementare – Modificarea acestuia nu poate fi solicitat ă – Ajustat când bugetul total al unui partener FEDR este schimbat – Devierea este permis ă – nivelul cheltuielilor este sc ă zut -dezangajarea fondurilor FEDR În cazul în care bugetul total al partenerului FEDR este redus (datorit ă altei modific ă ri a proiectului) – Graficul de cheltuire iniţial al PL vizat de reducerea bugetului diminuat proporţional pentru a p ă stra rata de cheltuire iniţial ă ale diferitelor perioade ale PL afectat În cazul în care bugetul partenerului FEDR creşte -Partea adiţional ă a bugetului ad ă gat ă pentru a modifica bugetul PL împ ă rţit doar pentru perioada r ă mas ă pentru implementare -Alte p ă rţi ale graficului de cheltuire original nemodificate

19. Schimb ă ri ale proiectului Extinderea perioadei de implementare Poate fi solicitat ă o singur ă dat ă Extinderea perioadei de eligibilitate a cheltuielilor Graficul de cheltuire nu se modifc ă – riscul dezangaj ă rii Alte modific ă ri Schimb ă rile administrative nu necesit ă aprobarea AM / CM PL trebuie s ă notifice STC în scris cât mai curând posibil Succesiunea legal ă a Partenerului Lider Schimb ă ri administrative STC notific ă AM Acte juridice care dovedesc: Noua entitate ce preia îndatoririle şi obligaţiile entit ă ţii anterioare Noua entitate îndeplineşte criteriul de eligibilitate al partenerului din cadrul PCT SEE

20. Drepturi şi obligaţii în implementare Miercurea Ciuc 28 aprilie 2011 RAPORTAREA

21. Instrumente pentru raportare Raportul de progres: Raportul de progres: se întocmeşte şi se depune online în IMIS 2007-2013 Este însoţit de Cererea de Rambursare Fiecare PL acceseaz ă “SEE Front Office” cu propriul username şi parol ă. Raportul partenerului:Raportul partenerului: Este in format EXCEL Este instrumentul folosit de PP în comunicarea cu LP Este instrumentul necesar emiterii declaraţiei de validare a cheltuielilor de c ă tre controlor

22. Raportarea in IMIS

23. Perioade şi termene Perioada de raportare este semestrial ă (la 6 luni) Perioada de raportare începe de la aprobarea proiectelor de c ă tre CM (24 martie / 30 aprilie 2011) Termene: - depunerea raportului electronic: 3 luni de la finalizarea perioadei de raportare - depunerea documentelor pe suport de hârtie: 15 zile de la depunerea depunerea raportului în format electronic. PerioadaTermene 1 decembrie – 31 mai1 septembrie 1 iunie – 30 noiembrie1 martie

24. Primul şi ultimul raport de progres Primul raport de progres: Primul raport de progres: -Şi cererea de rambursare trebuie s ă includ ă şi costurilede preg ă tire ale proiectului (pân ă la aprobarea acestora de c ă tre CM ) şi cheltuielile proiectului efectuate şi pl ă tite în prima perioad ă de raportare. Raportul de progres final:Raportul de progres final: -Şi cererea de rambursare final ă trebuie transmise la STC în termen de trei luni de la finalizarea proiectului

25. Depunerea rapoartelor Tipul documentelorForma de transmitere: a.SEE Front Office b.Electronic (email, CD, DVD, etc) c.Versiunea originală pe suport de hârtie Raportul de progresSEE FO Cererea de rambursareSEE FO + 2 exemplare semnate ale documentelor originale Declaraţia de validare a cheltuielilor SEE FO (copie scanată după documentul original) + 1 exemplar semnat al documentului original Confirmarea bancară privind transferul FEDR de la PL la PP SEE FO (copie scanată după documentul original) + 1 exemplar semnat al documentului original Rezultatele proiectului, output-uriCopie originala si / sau electronica Planul de comunicare al proiectului (trebuie depus împreună cu primul raport de progres). Copie originala si / sau electronica

26. Verificarea rapoartelor de progres Scopul verific ă rii rapoartelor de progres: implementarea proiectului şi cheltuielile efectuate sunt în concordanţ ă cu activit ă ţile planificate şi bugetul aprobat. activit ă ţile efectuate justific ă cheltuielile raportate şi solicitate spre rambursare. Raportul de progres şi cererea de rambursare vor fi verificate de STC în termen de 30 - 40 de zile. Stadiul (aprobat, respins etc.) raportului de progres şi a cererii de rambursare pot fi verificate în IMIS – SEE Front Office Notific ă ri scrise se vor transmite de STC numai în cazul în care sunt probleme.

27. Completarea Raportului de progres În cazul în care STC detecteaz ă probleme: raportul de progres va fi deblocat spre completare în SEE Front Office Termenul de redepunere: -10 zile de la notificarea transmis ă c ă tre PL -30 de zile în cazul în care declaraţia de validare a cheltuielilor trebuie redepus ă. În cazul în care nici dup ă redepunere Raportul de progres şi cererea de rambursare nu sunt acceptate, ele vor fi respinse şi se mai pot depune o singur ă dat ă, în termenul de la urm ă toarea perioad ă de raportare.

28. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor 1.Cheltuielile trebuie s ă fie eligibile în concordanţ ă cu regulile de eligibilitate ale PO SEE şi legislaţia naţional ă 2.Eligibilitatea cheltuielilor trebuie dovedit ă ! Documentele justificative trebuie transmise Controlorului Pentru verificarea la faţa locului – existenţa documentelor justificative.

29. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Documente Eligibilitatea în timp Tipuri speciale de cheltuieli Respectarea politicilor UE, naţionale şi a regulilor privind temele orizontale Cheltuieli neeligibile Venituri

30. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Documente Regulamentele CE şi legislaţia naţional ă Manualul Programului SEE Manualul de implementare al proiectelor SEE Contractul de finanţare Ghidul privind controlul de prim nivel Regulile naţionale de eligibilitate – Ordinul 640 / 2009 pentru “Aprobarea categoriilor de cheltuieli eligibile efectuate în implementarea proiectelor finanţate în cadrul Programului Operaţional Sud Estul Europei”, cu modific ă rile şi complet ă rile ulterioare

31. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Eligibilitatea cheltuielilor în timp Cheltuielile sunt eligibile începând cu 24 martie / 30 aprilie 2011, data aprob ă rii proiectelor de Comitetul de Monitorizare, cu excepţia cheltuielilor de preg ă tire. Cheltuielile sunt eligibile pân ă la data de finalizare a proiectelor, cu excepţia cheltuielilor pentru control în sistemele descentralizate de control de prim nivel

32. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Cheltuielile de preg ă tire – condiţii: S ă fie efectuate în perioada 01 ianuarie 2007 – 31 decembrie 2015 S ă fie pân ă la valoarea aprobat ă în cererea de finanţare. S ă fie în leg ă tur ă direct ă cu activit ă ţile aprobate în Aplicaţie S ă fie efectuate numai de c ă tre partenerii din proiect S ă fie pl ă tite efectiv pân ă la finalul primei perioade de raportare. S ă fie pl ă tite efectiv pân ă la finalul primei perioade de raportare. S ă fie raportate în primul raport de progres

33. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Cheltuieli efectuate în concordanţa cu flexibilitatea de 10% - condiţii: -sunt prev ă zute în cererea de finanţare aprobat ă -sunt pl ă tite direct de c ă tre partenerul FEDR -sunt efectuate numai în beneficiul partenerilor 10% menţionaţi în aplicaţie -sunt eligibile în conformitate cu criteriile de eligibilitate fixate la nivel de program pentru acest tip de cheltuial ă -PP FEDR respect ă legislaţia naţional ă în vigoare privind achiziţiile publice -sunt respectate regulile specifice fixate în acordul de parteneriat (dac ă este cazul) Sunt eligibile doar cheltuielile legate de transport şi cazare precum şi expertiz ă extern ă şi servicii

34. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Cheltuieli efectuate în concordanţa cu flexibilitatea de 20% - condiţii: -sunt efectuate în beneficiul unui partener asociat, care particip ă f ă r ă buget separat -Partenerul “Sponsor” trebuie s ă justifice implicarea partenerului asociat 20% în implementarea proiectului -sunt pl ă tite direct de c ă tre partenerul FEDR -sunt eligibile în conformitate cu criteriile de eligibilitate fixate la nivel de program pentru acest tip de cheltuial ă -PP FEDR respect ă legislaţia naţional ă în vigoare privind achiziţiile publice Sunt eligibile doar cheltuielile legate de transport, cazare şi diurn ă

35. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Costurile comune – condiţii: REGULA ACCEPTATĂ LA NIVEL NAŢIONAL: costurile comune sunt avansate de partenerul responsabil c ă tre sub-contractor. Ceilalţi parteneri implicaţi vor transfera partea lor c ă tre partenerul responsabil, înainte de efectuarea controlului, astfel încât cheltuiala s ă poat ă fi validat ă de controlorul de prim nivel al fiec ă rui partener. Controlorul partenerului responsabil are obligaţia de a emite o confirmare a costurilor comune (“Confirmation of common costs”), pe baza c ă reia ceilalţi parteneri îşi transfer ă partea lor. partenerul responsabil are obligaţia de a respecta legislaţia naţional ă a statului c ă ruia aparţine în ce priveşte achiziţiile publice. proporţia fiec ă rui partener, conform aplicaţiei aprobate, trebuie respectat ă pe toat ă durata implement ă rii proiectului.

36. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Respectarea politicilor UE, naţionale şi a regulilor privind temele orizontale: Principiul eficienţei costurilor şi al transparenţei Achiziţii publice Ajutor de stat Cerinţe privind informarea şi publicitatea Protecţia mediului Oportunit ă ţi egale Cheltuielile autorit ă ţilor publice Dubla finanţare

37. Drepturi şi obligaţii în implementare Miercurea Ciuc 28 aprilie 2011 REGULI PRIVIND INFORMAREA ŞI PUBLICITATEA

38. Documente de baz ă Regulamentul (CE) Nr 1828/2006 Contractul de Finanţare – Articolul 7: Informare şi publicitate Acordul de Parteneriat – Articolul 12: Informare şi publicitate Manualul de mplementare – Capitolul 6 – Informare şi publicitate

39. Reguli privind informarea şi publicitatea În practic ă : Logo UE -face referire general ă la finanţarea UE -Se utilizeaz ă când proiectul este finanţat din mai multe fonduri (FEDR+IPA+ENPI) Sau -Se utilizeaz ă când finanţarea provine dintr-un singur fond comunitar (FEDR)

40. Reguli privind informarea şi publicitatea Logoul PO SEE este obligatoriu pentru toate documentele de informare Logoul PO SEE (model 1) Sloganul programului SEE Logoul PO SEE (model 2 care integreaz ă şi sloganul)

41. Contractul de Finanţare PL se va asigura că toate comunicările oficiale ale proiectului vor menţiona faptul că proiectul a primit finanţare de la UE, prin Programul de Cooperare Transnaţională Sud Estul Europei, prin: oLogo-ul UE oNumele fondului oLogo-ul şi sloganul SEE

42. Contractul de Finanţare Comunicarea este un instrument cu valore adăiugată pentru proiect – necesită un Plan de Comunicare - instrument obligatoriu - trebuie transmis în prima perioadă de raportare Acesta trebuie să includă cel puţin următoarele: -logo-ul priectului -Website-ul proiectului (funcţional încă 2 ani de la închiderea proiectului -Broşura proiectului care va prezenta rezultatele -Conferinţa de închiere a proiectului

43. Ar ă taţi valoarea ad ă ugat ă a proiectului! Vorbiţi lumii despre proiectul dumneavoastră! De ce este important proiectul ??? Ce dorim să obţinem prin proiect??? Ce facem cu banii??? Care sunt beneficiile proiectului ??? Definiţi implicaţi grupul ţintă în comunicarea la nivel de proiect!

44. Vă mulţumesc ! Simona ARGHIRE Punct Naţional de Contact SEE Tel: 0372 111 305 Fax: 0372 111 456 Email: simona.arghire@mdrt.ro