1. ((بسم الله الرحمن الرحيم))
إدارة المشتريات و المخازن

2. المقدمة
كل سلعه تحتاج الى مواد خام لأجل الانتاج ، وذلك قبل دوران الالات .
المواد الخام يجب إن تكون موجودة لمقابلة حاجات الانتاج من حيث الكمية والزمن والجودة .
المواد الخام يجب إن تلائم الالات والمعدات والعمليات الصناعية التي ستؤدي الى الانتاج النهائي .
أي اهمال ( تأخير الانتاج –ارتفاع التكاليف جودة اقل –سوء سمعه للمنشاة .

3. الشراء : مجموعة الأنشطة التي تتضمن التعرف على الاحتياجات من المواد و اختيار مصادر التوريد المناسبة و التفاوض للحصول على انسب الأسعار و شروط التوريد و السداد المناسب لضمان التوريد في الوقت المناسب.

4. دور الشراء في الربح
نشاط الشراء مسئول عن انفاق 40-60% من ايرادات المنشأة.
تشير الدراسات إلى أن نسبة الانفاق مقابل الايرادات في المشروعات كالتالي:
أجور ومرتبات %
استهلاك %
ضرائب ,9%
دخل صافي %
نفقة الشراء %
وبالتالي : تخفيض نفقات الشراء يؤدي إلى زيادة الربح. (علاقة عكسية)

5. اهداف عملية الشراء
تزويد المنشأة بتدفق مستمر من مستلزمات الإنتاج المختلفة.
2. الحفاظ على مستوى استثمار منخفض في المخزون ،وكذلك تخفيض الخسارة الناشئة عن المخزون أو عن الاستثمار في المخزون إلى أدنى حد ممكن .
3. الحفاظ على بعض المعايير الملائمة للعملية الإنتاجية
4. البحث عن الموردين ذوي القدرات العالية .

6. اهداف عملية الشراء
شراء الأصناف المطلوبة والخدمات المطلوبة عند أقل سعر ممكن .
6. العمل على تحسين المركز التنافسي للمنظمة .
7. إنجاز علاقات عمل منتجة مع الإدارات الأخرى في المنظمة ،وإنجاز الأهداف الشرائية عند أقل مستوى من التكلفة الإدارية

7. مسؤوليات إدارة المشتريات
الاتفاق والتعاقد على الشراء في الحدود أو النظام الذي تسمح به الإدارة العليا ،ويباشر مدير المشتريات هذه السلطات عندما توكلها إليه الإدارة العليا .
2. تلبية طلبات وحاجات الإدارات الأخرى .
3. مراجعة المواصفات الواردة في طلب الشراء .

8. مسؤوليات إدارة المشتريات
اختيار أنسب الموردين ”من خلال عملية اختيار للموردين“
الحصول على أحسن الأسعار و تتبع عمليات التسليم في المواعيد المحددة.
إعدادات سياسات مناسبة للشراء و تطويرها ” مثل UNDP ”
جدولة المشتريات و تحديد مستوى المخزون ( حد إعادة الطلب-الحدود الحرجة للمخزون safety stock )

9. الشراء المقدم
هو توافر المستلزمات في وقت يسبق ذلك الوقت الذي يمثل الحاجة الفعلية إلى هذه المستلزمات .
الشراء المقدم يشير إلى شراء مستلزمات الإنتاج بكميات تزيد عن الحاجة الحالية وذلك في وقت مبكر عن الحاجة أو عن وقت الاستخدام .

10. أسباب الشراء المقدم
حماية الشركة لفترة زمنية معينة من الزيادة في أسعار هذه المستلزمات.
2 ) حماية الشركة ضد عدم توافر مثل هذه المستلزمات في السوق فترة من الزمن.

11. مساؤى الشراء المقدم
تقلل من قدرة المنشأة التنافسية في السوق -مخاطر ( شراء السلع بأسعار مرتفعه ).
الزيادة في تكلفة الاحتفاظ بالمخزون

12. الشراء في وقت الحاجة Just In Time System
عند اليابانيين يطبق نظراً لالتزامهم الشديد بهذه المفاهيم.
يتطلب إصدار العديد من أوامر الشراء بشكل متكرر ،وكذلك تسليم المنتجات بشكل متكرر ،ومثل ذلك يتطلب أن يدخل كل من المشتري والموردين في علاقة طويلة الأجل بدلاً من استخدام مصادر متعددة للتوريد .

13. خصائص الشراء وقت الحاجه
متطلبات تطبيق نظام الشراء في وقت الحاجة
1) الموردين وتشمل :
¨ عدد قليل من الموردين .
¨ اختيار موردين أكثر قرباً للشركة .
¨ تكرار الشراء مع نفس الموردين .
¨ مساعدة الموردين على البقاء في وضع تنافس أفضل .
¨ تقديم عطاءات سعرية تنافسية .
¨ تجميع الموردين ذوي المواقع البعيدة عن الشركة

14. متطلبات تطبيق نظام الشراء في وقت الحاجة
2) الكميات وتشمل:
التسليم المتكرر في صورة كميات صغيرة الحجم .
الاتفاقات التعاقدية طويلة الأجل .
التقليل أو عدم وجود عجز أو عيوب في الكميات المستلمة .

15. متطلبات تطبيق نظام الشراء في وقت الحاجة
3) الجودة وتشمل :
مساعدة الموردين في مقابلتهم لمواصفات الجودة المطلوبة .
وجود علاقة قريبة بين الشركة المشترية والمسؤولين عن الجودة لدى الموردين .
تشجيع الموردين على استخدام خرائط الجودة بدلاً من الفحص بالعينات .

16. متطلبات تطبيق نظام الشراء في وقت الحاجة
4) الشحن وتشمل :
جدولة عملية الشحن للكميات إلى داخل الشركة المشترية .
خلق أساليب للسيطرة على عمليات الشحن من الموردين إلى الشركة .

17. مزايا الشراء في وقت الحاجة :
تخفيض التكلفة مثل تكلفة الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف النقل وغيرها .
اكتشاف القطع المعيبة بسرعة حيث يتم التسليم بشكل متكرر وبكميات صغيرة .
استجابة الموردين بسرعة لحاجة المشتري وذلك وفقاً لمتطلباته فيما يتعلق بتحسين مستلزمات الإنتاج .

18. إجراءات الشراء (مراحل الشراء) :
1. التحقق من الحاجة
2. توصيف الحاجة وتحديدها
3. اختيار مصادر التوريد المناسبة
4. إصدار أمر الشراء\التوريد إلى المورد
5. متابعة أمر الشراء : الاستلام في الوقت والمكان المناسبين .
6. استلام "الطلبية" وفحصها ،وكتابة محضر الاستلام
7. مراجعة الفواتير المالية الخاصة بالطلبية .
8. الاحتفاظ بالسجلات والدفاتر ،وتتضمن سجل أوامر التوريد - الأصناف ،وسجل الموردين ،وسجل العقود

19. إجراءات الشراء (مراحل الشراء
1-التحقق من الحاجة:-
بمعنى التأكد أولاً من ضرورة الشراء قبل التفاوض مع الموردين ،والسبب في ذلك هو أنه يمكن في بعض الأحيان إشباع بعض الحاجات أو تلبية هذه الطلبات بواسطة نقل المواد من قسم إلى آخر أو من إدارة إلى أخرى أو الاستفادة من الفائض من المخزون .

20. إجراءات الشراء (مراحل الشراء)
2-توصيفها وتحديدها:-
بعد التحقق من الحاجة الحقيقية للشراء يجب التعرف على مواصفات المواد المطلوبة لأن الخطأ في ذلك يكلف المنشأة كثيراً ،وتتعقد هذه المشكلة عند اكتشاف الخطأ في المواصفات بعد إصدار أمر الشراء إلى المورد أو بعد استلام البضاعة .

21. إجراءات الشراء (مراحل الشراء)
--اختيار مصادر التوريد :- وفق معيار أو معايير محددة كالسعر والجودة والسمعة والالتزام ……إلخ .
4-اصدار أمر الشراء للمورد:-
5-متابعة امر الشراء :- حتى تضمن إدارة الشراء الاستلام في الوقت والمكان المناسبين .
6-استلام الطلبية :- وفحصها ،وكتابة محضر الاستلام الذي يصف البضاعة المستلمة من حيث الشكل والنوع والكمية ،وفحص هذه المواد وكتابة نتائج الفحص في محضر يثبت به اسم المورد ورقم الطلبية وغيرها من البيانات الضرورية .

22. إجراءات الشراء (مراحل الشراء)
7-مراجعة الفواتير:-
8-الاحتفاظ بالسجلات والدفاتر:-
سجلات(أمر التوريد،الأصناف،الموردين،العقود،المتابعة

23. المركزية واللامركزية في الشراء :
تظهر مركزية الشراء عندما يتم تجميع وظيفة الشراء في مكان واحد ويسأل عنها فرد واحد ،ويصبح هذا الشخص مسؤولاً عن الأداء الناجح لعمل إدارة المشتريات .
أما اللامركزية فتظهر عندما يترك للإدارات الأخرى الحق أن تتدخل في عملية الشراء ومثال ذلك عندما يكون لإدارات الإنتاج والمبيعات والتمويل وغيرها أن تقترح أو تشارك في اختيار مصادر التوريد والاتصال المباشر بالموردين أو القيام بأي وظيفة من وظائف الشراء

24. مزايا المركزية في الشراء
1. القضاء على الازدواجية في جهود الشراء .
2. تخفيض تكلفة الشراء ،وتحقيق مركز تفاوضي قوي للمنشأة
3. تسهيل الرقابة على أعمال الشراء .
4. تنمية العلاقات مع الموردين .
5. تطوير عمليات البحث وزيادة التخصص .

25. عيوبها : 1. انخفاض كفاءة عملية الشراء .“عندما لا يكونوا فنيين“
1. انخفاض كفاءة عملية الشراء .“عندما لا يكونوا فنيين“
2. خطورة توقف العمل وصعوبة التطبيق .“إذا لم يكن يوجد تواصل مع الإدارات الأخرى“

26. الجمع بين المركزية واللامركزية في الشراء:
سياسة عامة للشراء، والطلب إلى الفروع الالتزام بها.
الإدارة المركزية للشراء وتقوم بشراء التجهيزات والمعدات الرأسمالية بناء على احتياجات الوحدات الإنتاجية والفروع وتوزيعها عليها.
الإدارة المركزية تقوم بدراسات بحوث فنية واقتصادية فيما يتعلق بالمواد والأسواق والعوامل الاقتصادية المؤثرة، وتوزيع نتائجها على الفروع للاستفادة منها.
السماح للفروع أن تشتري احتياجاتها من المستلزمات من السوق المحلية في حدود مبالغ معينة.“ميزانية لكل إدارة\ممكن شهرية أو سنوية“

27. الجمع بين المركزية واللامركزية في الشراء:
مراقبة سجلات الشراء وعملياته التي تقوم بها الفروع من الناحية الإدارية والمالية والاقتصادية.
الإدارة المركزية للشراء تقوم بتوجيه النصح والإرشاد الفني للفروع عند قيامها بشراء وتوفيرمستلزماتها من السوق المحلي.
تقوم الفروع بشراء احتياجاتها من المستلزمات الطارئة واللازمة للإنتاج.“عندما تكون الشركة كبيرة و لها إدارات مختلفة“
إدارة الشراء المركزية مسؤولة عن اختيار رجال الشراء وتطويرهم .

28. موقع إدارة الشراء فى البناء التنظيمي
تنشأ الإدارة بقرار من السلطة العليا فى المنشأة
وقد تكون تابعة ل:
ادارة الانتاج
الادارة المالية
ادارة مستقلة

30. التخطيط للشراء :
من أهم عوامل نجاح المشروعات الصناعية أن تواجه المستقبل بتخطيط مبني على أسس علمية ،ومن أهم الميادين التي يجب أن يتم فيها تخطيط علمي ميدان الشراء ،وهدف هذا التخطيط أن يتم الشراء على أساس علمي ،كما أن هدفه أيضاً الربط بين خطة الشراء والخطط الأخرى في المشروع لضمان الوصول إلى الهدف العام للمشروع كله .

31. تابع التخطيط للشراء
الشراء في حد ذاته يستوجب تخطيطاً مسبقاً ،إذ أن من المفروض أن تكون المواد الخام والأجزاء موجودة قبل البدء في الصنع ،وإلا فإن الصنع وبالتالي خطة الإنتاج لن يمكن تنفيذها ،كما أن التفكير المسبق في الأصناف والكميات والأنواع التي سيتم شراؤها يسمح لإدارة المشتريات بتحقيق وفورات في الشراء نتيجة الشراء في الوقت الأمثل أو السعر الأمثل أو بالكمية المثلى ،ويساعد كذلك في التفكير في كيفية توفير الأموال اللازمة للشراء قبل الحاجة إليها…إلخ

32. تابع التخطيط للشراء
من أهم صور تخطيط الشراء وضع موازنة تقديرية للمشتريات عن فترة تخطيطية مقبلة لتكون أداة تخطيط وضبط (رقابة) ،ولتحقق قدراً كبيراً من توازن الإنفاق بين شراء المواد والأجزاء والإنفاق في غير ذلك ،كما أن وجود هذه الموازنة يساعد على إيجاد معايير لتقييم أداء إدارة المشتريات ،ويساعد أيضاً على سهولة حساب الأموال اللازمة للإنفاق في الشراء خلال فترة معينة .

33. تابع التخطيط للشراء
ورغم هذه المزايا وغيرها لوضع موازنة تقديرية للمشتريات ،قد نجد من يعارض وضع هذه الموازنة خشية أن تعتبر الأرقام الواردة فيها والالتزام بها عائقاً للحركة إذا تغيرت الظروف ،ولكن هذا الخوف مردود عليه بأن الأسس السليمة لوضع الموازنات التقديرية تستلزم ضرورة مراجعتها باستمرار عند تغير ظروف المبيعات والإنتاج ،ولذلك فإن هذا العيب غير أساسي .
من المعلوم أن المدة الزمنية التي تغطيها موازنة الشراء ترتبط غالباً بالفترة الزمنية التي تغطيها الموازنات التقديرية للمبيعات والإنتاج ،والتي غالباً ما تكون سنة واحدة.

34. مصادر الشراء :
إن من أهم واجبات القائم بالشراء اختيار مصدر التوريد الأمثل حيث أن لذلك مزايا كثيرة لأنه من الممكن الاعتماد عليه إذا أرادت المنشأة أن تزيد الكمية التي طلبتها بسبب الزيادة في الطلب على السلع التي تنتجها ،أو أن تقلل من الكمية التي طلبتها بسبب تعطل بعض آلات المنشأة أو بسبب نقص الطلب على السلع التي تنتجها المنشأة.
تمر عملية اختيار المورد الأمثل بأربعة مراحل :
1. مرحلة المسح العام لكل المصادر الممكن الحصول منها على الصنف .
2. مرحلة جمع بيانات عن كل من هذه المصادر وتحليلها .
3. مرحلة المفاوضات مع الموردين المرتقبين واختيار المورد الأمثل .
4. مرحلة التجربة والخبرة في التعامل مع المورد المختار ،ونتيجة لهذا إما الاستمرار في التعامل معه أو إعادة النظر في الأمر من جديد طبقاً للمراحل الثلاث الأولى .

35. مصادر المعلومات عن الموردين :
الكتالوجات التي يصدرها الموردون و التي يمكن الرجوع إليها باستمرار
الصحافة المهنية ،وهي مجلات أو صحف تصدرها هيئات بغرض الربح وتتخصص في صناعة معينة أو مجموعة من الصناعات ،وتحتوي على إعلانات عن المنشآت التي تعمل في هذه الصناعة أو الصناعات .subscription in magazines specialized in special area-Global Market
المعارض المحلية والأجنبية :ومن مزاياها أنه يمكن معاينة عينات، التفاوض مع مندوبي البيع (الموردين) ومعرفة بيانات عنهم وعن شروط التعامل معهم.
مندوبي الموردين : الحصول منهم على الكتالوجات والنشرات التي تصدرها المنشآت التي يمثلونها .
الغرف التجارية والصناعية واتحادات التجار..إلخ.

36. عملية اختيار المورد الأمثل بأربعة مراحل :
مرحلة المسح العام لكل المصادر الممكن الحصول منها على الصنف .
2. مرحلة جمع بيانات عن كل من هذه المصادر وتحليلها .
3. مرحلة المفاوضات مع الموردين المرتقبين واختيار المورد الأمثل .
4. مرحلة التجربة والخبرة في التعامل مع المورد المختار ،ونتيجة لهذا إما الاستمرار في التعامل معه أو إعادة النظر في الأمر من جديد طبقاً للمراحل الثلاث الأولى .

37. الشراء من مورد واحد أو من عدة موردين ؟
الشراء من مورد واحد ”لنفس الكمية“
هو الأفضل للأسباب التالية :عندما تكونوا شركاء partners أو موزع معتمد
الحصول على خصم الكمية .
قد تكون الكمية المطلوبة قليلة بحيث لا تستحق أن تورد من عدة مصادر .“خطأ إذا كان لنفس الصنف لأنه لا يقصد فيه ذلك“
تخفيض تكاليف النقل .
كسب ثقة المورد إذا اعتبرته المنشأة موردها الوحيد لهذا الصنف
تبسيط الإجراءات الإدارية الخاصة بالاستلام والدفع .
قد لا يكون هناك موردون آخرون بالمرة بسبب الظروف الاحتكارية التي يعمل فيها المورد الوحيد .

38. الشراء من أكثر من مصدر واحد
لا تكون تحت رحمة مورد واحد.
التعامل مع عدة موردين يخلق بينهم روح المنافسة وهذا لصالح المنشأة .“خاصة RFQ,Tenders
مرونة أكبر في الشراء .
قد يتعرض المورد الوحيد لظروف تعوقه عن التوريد مما يضر بالمنشأة .
عند الحاجة الفجائية للصنف لا بد لتوريد الصنف بسرعة .

39. الأسس التي على أساسها يتم الشراء
. 1-الجودة التي يطلبها المشتري والمواصفات التي تعبر عن هذه الجودة ،حيث أن المشتري يضطر إلى أن يدفع سعراً أعلى بسبب الزيادة في الجودة أو بسبب اشتراطات معينة .
2. الخدمة ومن مظاهرها التسليم في المواعيد المناسبة وتقديم الخدمات الفنية حينما تحتاج الشركة إليها .
3. السعر الذي يدفعه المنافس ،حيث أنه يجب على وكيل الشراء أن يقارن الأسعار التي يدفعها المنافسون والتي تكون قريبة أيضاً من الأسعار التي يعرضها بقية الموردين .4

40. الأسس التي على أساسها يتم الشراء
تكلفة البائع ،حيث تمثل التكلفة التي يتحملها المنتج (البائع) الحد الأدنى للسعر الذي يستطيع المشتري الحصول عليه ،وتمثل السعر الذي يعرضه البائع للحصول على الربح ،وطالما أن الربح هو الذي يحصل عليه البائع بعد دفع كل المصاريف والنفقات فإنه من الضروري عند حساب السعر المناسب حساب هذه النفقات بدقة .
5. الكميات ،حيث تحقق المشتريات الكبيرة الحجم الكثير من الوفورات ،ولكن هناك الكثير من الاعتبارات الواجب دراستها قبل الحصول على تخفيضات السعر عن الكميات الكبيرة الحجم ،مثل تكلفة الاحتفاظ بهذه الكميات فترات كبيرة ،ومخاطر الاحتفاظ بها مثل خطر التقادم والبوار وكذلك الفائدة على رأس المال المستثمر في هذه الكميات المخزونة والتلف ،ونفقات المناولة والتوزيع …إلخ

41. الشراء بالسعر المناسب مصادر الحصول على الأسعار : 1. مندوبي الموردين.
1. مندوبي الموردين.
2. سجلات إدارة المشتريات .
3. قوائم الأسعار التي يرسلها الموردون .
4. النشرات الصحفية عن أسعار المواد الخام LME.
5. الاتصال بالموردين .

42. أنواع الخصم الذي يقدمه الموردون :
1. خصم الكمية
2. الخصم التجاري
3. خصم تعجيل الدفع

43. الشراء بالكمية المناسبة
من أهم الأهداف لوظيفتي الشراء والتخزين توفير احتياجات المنشأة من المواد والأجزاء بالكمية المناسبة وفي الوقت المناسب ،وذلك يتطلب الشراء بالكميات وفي الأوقات التي تضمن الوفاء بهذه الاحتياجات من ناحية ،وتضمن جعل تكاليف الشراء والتخزين أقل ما يمكن من ناحية أخرى .

44. الشراء بالكمية المناسبة
ويعتمد الكثير من المسؤولين عند الشراء على خبرتهم في تقدير الكميات الواجب شراؤها من المواد والأجزاء ،لكونهم أقدر الناس على الإلمام بظروف الشراء ،ولديهم من الدراية ما يمكنهم من التوفيق بين الاحتياجات المقدرة وبين طريقة توفير تلك الاحتياجات ،وقد يكون هذا صحيحاً في عمليات الشراء الصغيرة حيث تقل عدد الأصناف المتعامل فيها وكذلك أحجام شرائها ،ولكن مع تعدد الأصناف وتنوعها وكثرة الكميات المطلوبة منها ،فإن الخبرة وحدها لا تصلح في تحديد الحجم الأمثل للكمية المشتراة .

45. الشراء بالكمية المناسبة
العوامل التي تؤثر في تحديد حجم الكمية المشتراة يمكن تقسيمها إلى نوعين :
أولاً : عوامل خاصة بتكلفة الشراء والتخزين وجعلها أقل ما يمكن Economic Order Quantity
ثانياً : عوامل أخرى يرجع أغلبها إلى الآتي :
سياسة الشراء الخاصة بالمنشأة :
الشراء والتوريد في أوقات مسبقة ومناسبة لبدء البرامج الإنتاجية
حيث تؤثر سياسة الشراء الخاصة بالمنشأة في تحديد الكمية المشتراة ،وسياسة الشراء السليمة يجب أن تأخذ في اعتبارها إتمام إجراءات الشراء والتوريد في أوقات مسبقة ومناسبة لبدء البرامج الإنتاجية بحيث يبدأ الإنتاج في موعده دون تأخير أو توقف

46. سياسة الشراء الخاصة بالمنشأة
1-التزام سياسة الشراء بمستويات التخزين المحددة ،فليس من الحكمة شراء كميات كبيرة تجعل رصيد المخزون يزيد عن الحد الأقصى المقرر للصنف ،أو كميات قليلة تسمح بوصول الرصيد إلى أقل من الحد الأدنى المقرر للصنف ،كما كما يجب أن تأخذ في الاعتبار رصيد المخزون من الصنف والكميات التي طلبت ولم ترد بعد قبل تقرير شراء الصنف من جديد .
2-. لا ينبغي أن تطلب كميات جديدة طالما أن رصيد المخزون من الصنف يفوق الاحتياجات المطلوبة منه في فترة الانتظار ،لأن تأخير الشراء في هذه الحالة لن يؤدي إلى توقف أو سير الإنتاج ،والشراء في هذه الحالة معناه زيادة رأس المال العاطل ا الممثل في رصيد المخزون ،كما أن ذلك معناه زيادة في تكاليف التخزين دون ضرورة .
فترة الانتظار هي الفترة التي تنقضي بين طلب شراء كمية معينة من الصنف وورود هذه الكمية فعلاً.

47. سياسة الشراء الخاصة بالمنشأة
.3- الدقة والسرعة في تنفيذ طلبات الشراء والتي ترد من الأقسام الإنتاجية أو من المسؤولين عن المخازن ،لأن بعض الأصناف وصل رصيدها إلى نقطة الطلب ،وذلك حتى يمكن ضمان وصول الكميات المطلوبة من هذه الأصناف في الوقت المطلوب .
iv. 4-مراعاة إمكانيات التخزين المتاحة عند طلب كميات جديدة من أصناف معينة حتى لا تكون عمليات الشراء جهداً زائداً على المسؤولين في التخزين ،وحتى لا تكون الأصناف المشتراة عرضة للتلف أو الضياع ،مما يستدعي الموازنة بين الكميات المشتراة وإمكانيات التخزين المتاحة .
v.5-*مراعاة الإمكانيات المالية للمشروع ،حتى لا يسبب ذلك ارتباكاً مالياً للمنشأة
vi.6- إتمام الشراء بأفضل سعر على ألا يكون ذلك على حساب الجودة أو الوقت اللازم للتوريد.

48. 2) سياسة التخزين الخاصة بالمنشأة: حد أقصى، حد أدنى،وحد إعادة الطلب
2) سياسة التخزين الخاصة بالمنشأة: حد أقصى، حد أدنى،وحد إعادة الطلب
معدلات الاستخدام للصنف :فربط معدلات الاستخدام المعتادة مع الفترات الزمنية اللازمة لإتمام الإنتاج في فترة تالية MRP
طبيعة الصنف :
التكوين الطبيعي بالحجم والوزن ودرجة الصلابة ”المحولات“
التركيب الكيميائي :فالأصناف القابلة للتلف السريع والمواد الملتهبة القابلة للاشتعال
مدى توفر الصنف وظروف الحصول عليه :العرض والطلب
مدى وجود أصناف بديلة بحيث تتشابه في المواصفات ”البراغي و الصواميل-النايلون-الجيلاتين“ متوفرة و رخيصة.لا داعي لتخزينها

49. حدود الصنف : 1) الحد الادني 2) حد إعادة الطلب
هو حد الامان من المواد المخزنة الضرورية التي تحتاجها الشركة في اعمالها للتجارة و الاستخدام في اقسام الشركة المختلفة
2) حد إعادة الطلب
هو الحد للصنف الذي إذا ما وصل اليه حجم او كمية الصنف المخزن يجب اعادة شراءه

50. 5) قدرة المشروع وإمكانياته المادية
يمثل الشراء أعباءً مالية هي ثمن الأصناف والأجزاءالمشتراة ،وتمثل الإمكانيات المالية المتاحة للشراء والتي نعبر عنها في بعض الأحيان الموازنة التقديرية للشراء إطاراً عاماً يجب على القائمين بالشراء الالتزام به للوصول إلى شراء احتياجات المنشأة بالمواصفات المطلوبة بأقل أعباء مالية ممكنة وفي حدود هذه الإمكانيات المالية المتاحة ،لأن أي خروج عن هذه الإمكانيات يعني التوقف عن استكمال شراء
باقي احتياجات المنشأة ،مما يؤثر سلباً على تنفيذ خطة الإنتاج ،وبالتالي على خطة المبيعات ،ويؤدي إلى نقص أرباح الشركة ،كما أن الخروج على موازنة الشراء قد يؤدي إلى الارتباك المالي للمشروع .

51. 6-الشراء بالجودة المناسبة :
يهتم القائم بالشراء بمستوى الجودة أولاً ،لأنه ما لم يكن مستوى الجودة الخاصة بالصنف مقبولة فلا فائدة من مستوى خدمة المورد أو من مناقشة سعر الصنف .
يقصد بمستوى الجودة " مدى ملاءمة الصنف للقيام بالوظيفة التي اشترى من أجلها " ،ومعنى هذا أنه إذا لم يكن الصنف ملائماً للقيام بهذه الوظيفة فإن مستوى جودته يعتبر غير مناسب بغض النظر عن سعره وعن إمكانية شرائه بسهولة .
ومستوى الجودة هو محصلة مجموعة من الصفات الواجب توفرها في الصنف لكي يعتبر الصنف مقبولاً ومناسباً ،ولكن صفة ما قد تكون هي الصفة الغالبة ،فمثلاً قد يكون الاهتمام في السلعة تامة الصنع مركزاً على طول عمرها الاستعمالي ،وفي هذه الحالة فإن الصفات الأخرى تصبح أقل أهمية ،كما أنه في أحيان أخرى قد يكون العمر الاستعمالي مهماً ولكن الأهم هو درجة الاعتماد على السلعة في أداء وظيفتها وكفاءتها في هذه الوظيفة كما هو الحال في الأجهزة الكهربائية وهكذا …

52. الشراء بالجودة المناسبة :
طرق قياس الجودة :
1. توصيف الجودة بواسطة العلامات التجارية –”Siemens –”sony-General Electric.
2. توصيف الجودة بواسطة ذكر مواصفات الصنف
3 .توصيف الصنف بذكر خصائصه الطبيعية أو الكيميائية:اللزوجة -اللون
توصيف مستوى الجودة بواسطة العينة
توصيف مستوى الجودة عن طريق قياس الأداء بالنسبة للصنف : أداء الغرض من المنتج

53. 1-العلامات التجارية.
إن الاستمرار في صناعة صنف معين بمستوى جودة معين غالباً ما يكون للصنف أسماء أو علامة تجارية ،وفي وجود هذا الاسم أو العلامة التجارية فإن القائم بالشراء يكون في أمان إذا استغنى عن توصيف الجودة بشراء صنف له اسم أو علامة تجارية محددة .
2- توصيف الجودة بواسطة ذكر مواصفات الصنف
يرى البعض أن هذه الطريقة أفضل طرق توصيف الجودة للأسباب التالية : لماذا ؟؟

54. مميزات الشراء بواسطة ذكر مواصفات الصنف
وجود مواصفات كافية دليل على الفهم الكامل و التفكير في الملاءمة بين هذه المواصفات وتأدية الصنف للغرض المطلوب من أجله .
ii. معياراً لقياس مستوى جودة الكمية الواردة من الصنف على أساسه ،مما يقلل من التعطيل والتأخير في الإنتاج نتيجة عدم توفير أصناف صالحة . تقليل تكاليف التشغيل و التالف
iii.الذي يريد أن يشتري الصنف بمستوى جودة واحد من عدة موردين ،إما لأن مورداً واحداً فقط لا يمكنه توريد الكمية كلها ،أو لأن سياسة المشتري توزيع صفقات الشراء على أكثر من مورد .في العطاءات يقوموا بترسية العطاء على أكثر من شخص حتى يضمنوا توريده
iv.منافسة عادلة بين الموردين الذين يشتركون في تقديم عطاءات

55. توصيف مستوى الجودة بواسطة العينة :
قد يتم توصيف مستوى الجودة على أساس عينة يقدمها المشتري ،وهذه أسهل طريقة بالنسبة للمشتري الذي لا يريد أن يدخل في متاهات تحديد المواصفات ،ولكن هذا كله لن يعفي إدارة المشتريات من اختبارات الفحص للتأكد من المطابقة بين الصنف المورد والعينة المقدمة .
لنجاح طريقة التوصيف هذه يجب أن تكون العينة بالكمية أو الحجم الكافي لسهولة المقارنة ،كما أنه يجب تحديد الحدود التي يتم داخلها القبول بالنسبة للعينة.

56. ما هي الظروف التي تؤدي إلى الانحراف عن مستوى الجودة أو تجعل الانحراف ضرورة قيمية
عدم وجود الصنف المطلوب ،أو عدم وجوده بمستوى الجودة المطلوب .
¨ قد يكون موجوداً ،ولكن المورد لا يستطيع توريده إلا بعد فترة زمنية معينة ،والمشتري يريد حالاً.
¨ إذا قدم أحد الموردين عرضاً عن صنف خلاف الصنف المطلوب ولكنه صالح لنفس الغرض وقد يكون فيه ميزات يفوق فيها الصنف القديم كما أن سعره أقل .
إن توفير مستوى جودة مقبول في الأصناف المشتراة ليس مسؤولية إدارة المشتريات وحدها ،بل إنها مسؤولية مشتركة لكل العاملين وكل الإدارات في المنشأة .
¨ بالنسبة لإدارة المشتريات سواء كانت تضع المواصفات أم لا ،فإن مسؤولية القائم بالشراء لا تنتهي بإصدار أوامر التوريد ،لأن الصنف المشترى يجب أن يورد بالكمية المطلوبة وفي الوقت المطلوب ،ومستوى الجودة المطلوب ،ومن مسؤولية إدارة المشتريات أن مواصفات مستوى الجودة المطلوب هي جزء من كل اتفاق شراء يتم بين المنشأة وأحد مورديها .

57. ما هي الظروف التي تؤدي إلى الانحراف عن مستوى الجودة أو تجعل الانحراف ضرورة قيمية
أيضاً ،يعتبر تحديد مواصفات الجودة المقبولة من اختصاص الإدارة الهندسية في المنشأة ،والتي تقوم بنقل هذه المواصفات بعد وضعها في لغة مفهومة إلى القائمين بالشراء ،وفي بعض الأحيان يصبح من اختصاص الإدارة الهندسية كذلك الإشراف على فحص الأصناف الواردة للتأكد من مطابقتها للمواصفات .
¨ في أحوال معينة يكون من الأفضل أن يترك لإدارة الإنتاج وضع مواصفات مستوى الجودة المقبول ،وذلك لأن إدارة الإنتاج هي التي سيشتري لها معظم الأصناف وبالتالي تصبح أدرى الناس بها .
¨ يرى البعض أنه من الأفضل ترك مسؤولية توفير الجودة المطلوبة إلى إدارة ضبط جودة الإنتاج في السلع تامة الصنع ،كما أن إدارة الاستلام تقوم بفحص الأصناف الواردة وإخطار إدارة المشتريات بأي انحراف بين مستوى الجودة المطلوب ومستوى الأصناف الواردة.

58. قياس وتقييم أداء الشراء :
1. الفاعلية السعرية : وتستخدم مقاييس الفاعلية السعرية لكي يتم تحديد :
i. الأداء السعري الفعلي مقارنة بالأداء السعري المخطط .
ii. الأداء السعري الفعلي مقارنة بما هو موجود بالسوق .
iii. الأداء السعري الفعلي بين مختلف مجموعات الموردين ومواقعهم المختلفة .
المؤشرات الآتية :
تكلفة الوحدة الفعلية مطروحاً منها التكلفة المخططة .
نسبة التباين السعري ،وهو عبارة عن تكلفة الشراء الفعلية مقسومة على تكلفة الشراء المخطط لها
التباين السعري الكامل وهو عبارة عن الفرق بين التكلفة الكلية الحقيقية والتكلفة المخططة مضروباً في كمية المشتريات المقدرة سنوياً من الصنف .

59. 2.وفورات التكلفة : تتضمن مقاييس وفورات التكلفة كل من الانخفاض في التكلفة وكذلك عناصر التكلفة التي يمكن تفاديها ،ويحدث الانخفاض في التكلفة عندما تكون تكلفة شراء وحدة جديدة أقل من تكلفة شراء وحدة مماثلة في الماضي ،أما تفادي التكلفة فهي تحدث عندما يكون سعر شراء الوحدة الجديدة أقل من متوسط الأسعار المقدمة للشركة .

60. 3) عبء العمل : و يتم تقسيم عبء العمل إلى ثلاث مجموعات :
i. عبء العمل الوارد وهو مقياس لحجم الأعمال الجديدة التي ترد إلى إدارة المشتريات .
ii. عبء العمل الحالي وهو مقياس لحجم العمل الموجود داخل إدارة المشتريات والتي تقوم بتنفيذه حالياً
iii. عبء العمل المنجز وهو مقياس لحجم الأعمال التي تم إنجازها بواسطة إدارة المشتريات .
4. الإدارة والرقابة : العملية الإدارية والرقابية يتم إنجازها عادة من خلال ميزانية إدارية لوظيفة الشراء توضع بشكل سنوي ،ولوضع الميزانية الجديدة لإدارة المشتريات فإن أكثر الطرق شيوعاً في الاستخدام هو البدء بميزانية الشركة الحالية ثم محاولة تعديلها بالزيادة أو بالنقصان والذي يتوقف على حجم الأعمال المتوقعة وحجم عبء العمل المطلوب من إدارة المشتريات المتوقعة وكذلك الظروف الاقتصادية المتوقعة .

61. .5-الكفاءة : مقاييس الكفاءة في إدارة المشتريات هي التي تربط بين مخرجات إدارة المشتريات ومدخلاتها .
6. جودة البائع وجودة التسليم : تتضمن مقاييس جودة البائع نسبة تلك الأصناف التي تم قبولها أو التي تم رفضها ،والتكلفة الكلية لشراء وحدة واحدة من مستلزمات الإنتاج من البائع ودرجة تكرار وجود بعض الوحدات المعيبة ،وشدة مقدار العيب الموجود في مستلزمات الإنتاج .
أما مقاييس نسبة وفاء البائع بتسليم مستلزمات الإنتاج المطلوبة فعادة ما يتم قياسها من خلال نسبة الوقت الذي تم فيه تسليم المشتريات وفقاً للوقت الذي حددته إدارة المشتريات ،أو نسبة تسليمه لمستلزمات الإنتاج مبكراً عن الوقت المحدد من قبل إدارة المشتريات ،أو نسبة مستلزمات الإنتاج التي تم تسليمها متأخراً عن الوقت الذي حددته إدارة المشتريات وذلك في صورة وحدات أو في صورة قيمة .
7. الرقابة على تدفق مستلزمات الإنتاج :

62. وظيفة المخازن
تخزين الأصناف المشتراة لاستخدامها عند الحاجة إليها ،لذلك يجب تخزينها بكفاءة

63. أنواع المخازن :
أولاً : مخزن المشروع التجاري : تضم مخازن المشروع التجاري الأصناف التي يتجر فيها والتي اشتراها لغرض بيعها ،ولعل من أهم الأسباب التي تجعل المشروع التجاري يقوم بالتخزين أنه يحاول الشراء بكميات كبيرة للاستفادة من خصم الكمية ،وكذلك عدم التأكد من توريد الأصناف المطلوبة في الوقت المطلوب ،أو عدم التأكد من مدى الدقة في التنبؤ بالمبيعات المستقبلية والتي يتم على أساسها الشراء ،وقد يلجأ المشروع التجاري إلى التخزين ، كذلك إذا خشي من أن السلعة ستقل في المستقبل مما يؤدي به إلى إمكانية بيعها بسعر مرتفع .
ثانياً : مخازن الحكومة : تعتبر الحكومة من أكبر المشترين لسلع كثيرة ،وتضم مخازنها أصنافاً عديدة ابتداءً من المواد الخام إلى المعدات والآلات والأدوات المكتبية .

64. ثالثاً : مخازن المشروع الصناعي : وقد يكون مخزن المشروع الصناعي مخزناً واحداً يضم كل الأصناف المخزونة ، كما قد يتكون من عدة مخازن مثل :
i. مخزن الخامات ويضم المواد الأولية اللازمة لاستمرار الإنتاج ،والتي تكفل سرعة صرفها عند اللزوم
ii. مخزن الأجزاء التي يتم تخزينها لحين طلبها للتجميع أو البيع للمستهلك .
iii. مخزن المهمات اللازمة للإنتاج وفيه يتم تخزين ما يحتاج إليه إنتاج السلع تامة الصنع غير المواد الخام والأجزاء وذلك مثل الشحوم والزيوت اللازمة للآلات .

65. . . مخزن الوقود ،وفيه يتم تخزين المواد اللازمة للوقود ،وهذه المواد تحتاج إلى عناية كبيرة في التخزين لأنها عرضة للاشتعال والانفجار ،مما يسبب خطر دائم للمشروع .
v. مخزن العبوات من علب خشبية أو معدنية أو بلاستيكية أو أوعية زجاجية ،وتحرص المنشأة على تخزين العبوات ،إذ أنه في صناعات كثيرة مثل صناعة الأدوية مثلاً يتوقف بيع السلعة تامة الصنع على وجود هذه العبوات .

66. مخزن المخلفات من جميع الأقسام لحين التصرف فيها .
vii. مخزن قطع الغيار ،ومخزن الأدوات المكتبية ،ومخزن السلع تامة الصنع .
رابعاً : مخزن الاستلام : حيث قد تخصص المنشأة التجارية أو الصناعية مكاناً لاستلام الأصناف المشتراة الواردة بعيداً عن المخازن نفسها ،حتى لا تختلط الأصناف التي لم يتم قبولها بعد بالأصناف المخزونة .

67. خامساً : مخزن الجملة ومخزن الصرف :
قد تعمد بعض المنشآت إلى تقسيم مساحة المخزن إلى قسمين ،مخزن للصرف ومخزن جملة يفصلهما حاجز ،ويكون مخزن الجملة هو المخزن الرئيسي الذي تخزن فيه جميع الأصناف ،أما مخزن الصرف فيتم تموينه من مخزن الجملة ،ويقتصر الصرف على مخزن الصرف ،بحيث توضع في مخزن الصرف كميات كافية للصرف لفترة زمنية معينة يراعى دائماً أن تكون قصيرة وذلك بالنسبة للأصناف التي تطلب باستمرار ،أما الأصناف التي لا تطلب باستمرار فيقتصر الصرف منها على مخزن الجملة .

68. فوائد التخزين السليم
1. تخزين المواد الخام يضمن استمرار الإنتاج دون توقف .
2. وجود المخزون من المواد الخام يعطي المسؤولين عن تخطيط الإنتاج مرونة في وضع خطة الإنتاج المثلى التي لا تعتمد على خطة الشراء ،بمعنى أن وجود المخزون من المواد الخام يضمن استمرار سريان الإنتاج دون الحاجة إلى ربط خطة الإنتاج بخطة الشراء زمنياً للمواد الخام ،مما يجعل المسؤولين عن الشراء يخططون للشراء في الوقت المناسب من حيث السعر .-خطأ لكن في الإنتاج الغير مخطط أو المخطط أسبوعيا ممكن
3. إمكان الشراء بكميات كبيرة وتخزينها ،مما يكفل الحصول على خصم الكمية ، وبالتالي انخفاض تكلفة إنتاج الوحدة المنتجة

69. مساؤى الإدارة الفوضاوية للمخازن
1- العجز أو الفقد أو السرقة. “إذن صرف من المخازن“ - مراجعة الأرصدة و الجرد
2-الخسائر من التلف الناشئ عن سوء التخزين .
3-تعطيل جزء من رأس المال المستثمر في المخزون
4- الخسائر الناتجة عن تقادم بعض الأصناف ،أو عدم صلاحيتها للإستعمال .معدل سحب الأصناف لذلك يجب أن تكون اتصال بين المشتريات و المخازن

70. إدارة المخازن :
تقوم إدارة المخازن بواجبات وظيفة التخزين ،وقد تكون إدارة المخازن إدارة مستقلة ،كما قد تكون إدارة تابعة لإدارة المشتريات والمخازن بسبب الارتباط الشديد بين وظيفتي الشراء والتخزين ،كما قد تتبع إدارة الإنتاج بسبب أن معظم المخزون يتم من أجل الإنتاج ،وهذه التبعية تختلف من مشروع لآخر تبعاً لاختلاف وجهات النظر للقائمين على إدارته ،وكذلك حسب نوعية النشاط الذي يقوم به المشروع وحجم التخزين ومسئوليته وارتباطه بالنشاط العام للمشروع .

71. التنظيم الداخلي لإدارة المخازن :
يختلف التنظيم الداخلي لإدارة المخازن من منشأة إلى أخرى حسب نوع ونشاط المنشأة ،وحسب الأصناف التي تقوم بتخزينها وما إلى ذلك ،ولكن هناك اتفاق على ضرورة الفصل بين القيام بالأعمال المخزنية البحتة ،وبين القيام بالأعمال الحسابية ،وعلى هذا يكون تنظيم إدارة المخازن كالتالي :

72. واجبات أمين المخازن :
1. استلام الأصناف المشتراة ومراجعتها ،ثم تخزينها بالطريقة المناسبة لحين الطلب .
2. المحافظة على الأصناف المخزونة وصيانتها ،والقيام بالجرد بين فترة وأخرى ومراجعة أرصدة الأصناف .
3. عدم السماح لأي شخص غير العاملين في المخازن بالدخول إلى المخزن ،والإشراف على العاملين في المخزن وتوجيههم .
4. صرف الأصناف المخزونة بناءً على النظام المتبع وبمستند موقع من شخص مسؤول .
5. الاحتفاظ بالسجلات المخزنية المطلوبة ،ووضع نظام مخزني يكفل سرعة الصرف .
6. استلام المرتجعات من الأصناف التي صرفت للاستعمال ولكنها لم تستعمل .

73. اختصاصات مدير المخازن :
1. الإشراف على العاملين في المخازن ،والإشراف على مد المخازن الفرعية بما يلزمها .
2. توزيع معدات المناولة والنقل الداخلية على المخازن بما يكفل الاستعمال الأمثل لها .
3. يضع نظاماً محكماً للرقابة ،وملاحظة أرصدة الأصناف .
4. الإشراف على حفظ الأصناف في المخازن ،والإشراف على الجرد الدوري والسنوي للمخازن .
5. المسؤولية عن تنفيذ جميع اللوائح التنظيمية الخاصة بالمخازن ،وتنفيذ تعليمات الإدارة في هذا الشأن .

74. بعض القرارات الاستراتيجية في مجال المخازن :
أولاً : حجم وعدد المخازن :
ثانياً : اختيار موقع المخزن :
وعلى المستوى الكلي فإن الدراسات تشير إلى وجود استراتيجيتين أساسيتين لاختيار موقع المخازن وهما :
1. المخازن الموضوعة وفقاً للسوق ،وتتولى اختيار موقع قريب من مكان المستهلك النهائي.
2. المخازن الموضوعة وفقاً للإنتاج ،أي تكون قريبة من مصادر الإنتاج أو من مصادر التسهيلات الإنتاجية .

75. الرقابة على المخزون : . نظام الرقابة الدوري . نظام الرقابة المستمر
. نظام الرقابة الدوري
. نظام الرقابة المستمر
نظام مستويات المخزون
. الحد الأدنى
نقطة إعادة الطلب
iii. الحد الأقصى أو الأعلى

76. . الحجم الأمثل للشراء والتخزين
. الحجم الأمثل للشراء والتخزين
( الحجم الاقتصادي للطلبية ) :وهو الحجم الذي تكون فيه التكاليف الكلية للشراء والتخزين أقل ما يمكن