1. 總務工作處本部分項評鑑報告 事務組組長：郭宗孟 中華民國 96 年 8 月 16 日

2. 目錄 一、前言 二、分項評鑑 三、未來展望

3. 前言 本處為能有效管理，提昇整體服務品質，依各 組隊之特性及校方需求，辦理下列業務 。  參與本校之校級會議及各種專案委員會會議  配合各種會議之決議事項，督導各組隊辦理後 續作業。  為了解及配合本校各院處室之相關事項，原則 上每學期召開乙次總務會議。  適時召開處務會議，協調各組以落實總務工作 的執行。  追蹤考核各項會議決議事項，及長官交辦業務 是否落實 。

4. 分項評鑑 ─1 壹、落實總務工作自評，積極發展本校總務工作特色 評鑑內容具體成果遭遇困難解決方案自我評分 願景、目 標及發展 計畫。 1. 建立良好的總務制 度，並達成具體執 行成效。 無無 4 2. 充足適任人力，以營 造人文科技並重及多 元化的學習空間與活 動環境境。 3. 前瞻未來發展，預為 規劃工作。 4. 全員參與，落實總務 工作。

5. 分項評鑑 ─2 壹、落實總務工作自評，積極發展本校總務工作特色 評鑑內容具體成果遭遇困難解決方案自我評分 願景、目 標及發展 計畫。 5. 調整組織、檔案庫房建 置、強化環境保護及場 地 e 化管理、台北校區空 間之規劃統合、節水節 電措施、建構校園機電、 門禁防災機制，營造校 園安全環境 。 同前 4 6. 總務規劃理念、推動策 略及計畫目標尚稱明確。 7. 落實總務工作自評，發 展本校總務工作特色

6. 分項評鑑 ─3 貳、檢討現有人力、物力資源分配之適當性、業務推動之優缺點， 以作為未來資源有效分配、發展總務工作特色之依據 評鑑內容具體成果遭遇困難解決方案自我評分 一、總務 處組織架 構與編制 情形。 1. 組織架構 與業務執 掌明確。 1. 正式編制員額（ 21 名），對照全國大 學校院總務處組織 編制調查現況，明 顯不足與窘困 。 2. 校區分隔台北、三 峽兩地，業務量遽 增，人員並無隨之 增補，以目前員額 編制與業務職掌， 人力運用非常吃 緊，僅能勉強而 為。 1. 爭取增加適 當人力。 2. 研議組織再 造 ( 業務整 併 ) 。 3. 強化推動總 務工作 E 化

7. 分項評鑑 ─4 貳、檢討現有人力、物力資源分配之適當性、業務推動之優缺點， 以作為未來資源有效分配、發展總務工作特色之依據 （續） 評鑑內容具體成果遭遇困難解決方案自我評分 二、總務 處經費分 配與運用 情形。 1. 召開多次年度 預算討論會議 ，研議各組經 費可分配數額 ，並由各單位 自行控管執行 2. 經費動支之申 請及核銷均線 上逐案登錄控 管，並不定期 與會計室對帳 1. 因三峽校區各 學院校舍積極 籌建中，校務 基金左支右絀 ，總務處 95 年管 總可分配數 ( 不 含水電、瓦斯及 報紙經費 )5 千 60 萬元，尚難支應 全處所需支出。 1. 學校 ( 會計 ) 增加經費補 助。 2. 加強場地出 租營收。 4

8. 分項評鑑 ─5 貳、檢討現有人力、物力資源分配之適當性、業務推動之優缺點， 以作為未來資源有效分配、發展總務工作特色之依據（續） 評鑑內容具體成果遭遇困難解決方案自我評分 三、年度 工作計畫 之訂定與 執行情形。 1. 各組提報年度工作實施 計畫及進度表，彙編擬 訂「總務處年度工作實 施計畫」，提交秘書室 轉陳校長核定。 2. 年度工作計畫之訂定以 例行性總務工作及重大 活動為主。 3. 年度終了，召開全處年 終工作檢討會，檢討各 組室、隊執行成果，以 匯聚共識提升總務工作 之效能。 無各組工作 計畫應自 我檢核， 並提報處 本處或處 務會議備 查 3

9. 分項評鑑 ─6 參、訂定總務規章制度 評鑑內容具體成果遭遇困難解決方案自我評分 規章之訂 定與執行 情形。 1. 總務規章之訂 ( 修 ) 定 ，由各組依業務需要 或相關規定研擬，提 報相關會議審議通過 ，陳報校長核定後公 告實施 。 無無 4 2. 彙集總務規章，並置 於總務網頁以利查閱 3. 擬訂例行性業務作業 流程表及注意事項， 提供總務同仁經驗傳 承與續辦參考（ SOP 作業流程） 。

10. 分項評鑑 ─7 肆、凝聚推動總務工作具體措施之共識 評鑑內容具體成果遭遇困難解決方案自我評分 相關會議 之運作情 形。 1. 原則每學期召開一次總 務會議，討論總務規章 研修、凝聚推動總務工 作具體措施之共識，並 將記錄置於總務網頁以 供查閱 。 無無 4 2. 定期召開處務會議與例 行主管座談，研議工作 推動方針或重大活動計 畫、執行及檢討成果。 3. 設置「總務處待辦督考 事項」卷，以利查考追蹤

11. 分項評鑑 ─8 伍、提升總務工作之專業素質，以促進總務工作品質持續改善暨強 化服務效能 評鑑內容具體成果遭遇困難解決方案自我評分 總務業務 電腦化情 形。 1. 本校總務處網站由總務團隊統 一規劃建置，網頁內容尚稱完 整，並由各組隊負責立即更新 與維護工作 。 總務同仁 資訊專業 能力有限， 總務工作 目前僅能 及於完成 各項業務 線上查詢 作業系統， 線上申請 等作業系 統有待建 置 加強總務 同仁資訊 專業訓練 4 2. 各單位均能建置完成執掌業務 網路服務功能（線上查詢、線 上表格下載） 。 3. 總務業務電腦 E 化為總務工作 努力重點，未來全力推動完成 總務作業電腦化，強化總務處 資訊建設，積極上網達全面網 際網路化，以簡化流程，節省 人力，增進服務效能 。

12. 未來展望  透過評鑑結果分析、檢討現有人力物力資源分配之 適當性、業務推動之優點與不足處，以作為未來資 源有效分配、及發展總務工作特色之依據。  確立工作目標，加強主動積極提供以教師研究、學 生學習發展為主要目標之方案和服務的規劃，跳脫 被動的提供服務的角色，俾提供教師學生學習與研 究之良好環境。  透過評鑑過程中指導委員之輔導與各項座談、研習、 校外同儕訪問、相關資料之建檔與編輯等，加強總 務工作人才之培訓與經驗傳承 。