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著作權所有 © 旗標出版股份有限公司 第 21 章 文件的權限及保護 功能設定
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本章提要 設定文件讀取權限 保護文件
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設定文件讀取權限 Office 2003 增加一項新的技術:資訊版權 管理 (IRM, Information Rights Management), 可以讓文件的擁有者設定文 件的讀取、變更權限, 防止內容被任意編輯、 列印、複製。不過此功能必須是 Office 2003 專業版才有, 且要搭配.Net Passport 一起使用, 所以使用前請先申請好一組.Net Passport 帳號。
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設定權限 請按下一般工具列上的權限鈕, 即可開啟權 限交談窗來設定文件權限:
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設定權限
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進階權限設定 假如按下權限交談窗中的其他選項鈕, 還可 細部設定文件的有效日期 ( 過期則無法編修 ) 、 列印 / 複製 / 存取權限、以及增加或刪除授權 的名單:
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進階權限設定
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開啟設有權限的文件 開啟設有權限的文件時, 會先要求驗證您是 否為文件擁有者所授權的對象, 如果是的話, 才能根據當初設定的權限來讀取或變更文 件內容:
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開啟設有權限的文件
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假如欲開啟的文件沒有授權給您使用, 便無 法打開文件, 而是出現如下的訊息, 詢問您 是否要向文件所有者提出檢閱文件的請求。 如果按下是鈕, 就會開啟一封新郵件, 讓您 寫 E-mail 給文件所有者:
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保護文件 若您的 Office 2003 非專業版, 無法設定上 述的文件權限, 則可以利用保護文件工作窗 格來進行如下的設定, 同樣可以達到設定文 件權限的目的。
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限制可用的格式 當多人共同完成一份文件時, 難免會發生格 式不統一的情形, 雖然編輯文件時不會有什 麼影響, 但可苦了文件的整合者。這時, 我 們可利用保護文件工作窗格, 制定出文件可 使用的格式, 再讓所有的參與者在編輯文件 時, 僅能套用制定出來格式。 請先執行『工具 / 保護文件』命令, 開啟保護 文件工作窗格:
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限制可用的格式
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由於文件預設會包含所有的格式, 當我們只 勾選可用的格式後, 會詢問您是否要移除其 它不可使用的格式:
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限制可用的格式 接著按下是鈕回 到文件中, 並按 下保護文件工作 窗格中的是, 開 始強制保護鈕:
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限制可用的格式 設定完成後, 我們來看看效果如何:
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限制可用的格式 樣式與格式工作窗格中, 只會顯示該份文件可使 用的樣式, 無法自行變更 格式內容。若是想解除 保護功能, 在按下工作窗 格中的停止保護鈕後, 還 必須輸入正確的密碼, 才 能解除。
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設定表單權限 我們在第 19 章為您說明過表單的製作方法, 雖然按下表單工具列的保護表單鈕, 可暫時 避免填表人不小心修改到表單格式, 但只要 填表人再按一次該鈕 ( 使其呈彈起狀態 ), 仍 可自由修改表單內容, 這樣的情況相信不是 您所預見的。 為避免上述的情況, 我們可在保護文件工作 窗格, 進行如下的設定。請開啟範例檔案 Ch21-01, 再執行『工具 / 保護文件』命令, 開啟保護文件工作窗格:
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設定表單權限
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按下是,開始強制保護鈕, 再設定並確認保 護密碼, 完成後按下確定即可。雖然此時您 可以不輸入密碼直接進行文件保護, 但使用 者只要按下停止保護鈕就能取消文件保護, 功能與啟動表單工具列的保護表單相同, 不 過如此設定可讓任何人修改表單內容, 就失 去文件保護的意義了。
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設定表單權限 接下來就可以讓大家上來填寫了。除非取 消保護設定, 否則所有的使用者都只能填寫 表單內容。
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設定文件可編輯的區域 最後我們要介紹另一種保護文件的設定, 讓 文件中的特定範圍可供使用者修改, 其它部 份則無法變更。 請開啟範例檔案 Ch21-02, 並切換到保護文 件工作窗格:
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設定文件可編輯的區域
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接著勾選保謢文件工作窗 格中, 例外 ( 選用 ) 區的每 個人:
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設定文件可編輯的區域 文件中可修改的範圍會以不同的顏色標示:
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針對使用者設定編輯權限 若您使用 Office 2003 專業版, 還可在設定權 限時, 針對使用者設定其可編輯的範圍。以 上例來說明, 您可以先選定李小冰可修改的 範圍, 然後再按下工作窗格的更多使用者, 新 增 " 李小冰 " 為可例外使用者, 那麼該份文件 中選定的儲存格, 將只有 " 李小冰 " 可修改。 不過, 兩者都必須使用 Office 2003 專業版, 並且皆已安裝 IRM 方可使用此功能。
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