1. 現場安排 On-Site Coordination

2. 會議室座位安排及 視聽設備

3. 會議室設備 桌 椅 講台 platform 講桌 lectern 黑板 ( 白板 )

4. Meeting Room Set-Ups 考慮事項 容納量 ( 房間胃納 & 會議人數 ) 會議型態 入口位置 活動動線 插座位置

5. Set-Up 基本型態 劇院型 教室型 长方形 正方形 口字型 U 字型 內外 U 字型

12. 輔助視聽設備 幻燈機 螢幕 screen 單槍投影機 LCD projector 投影片投影機 overhead projector 雷射筆 laser pointer 影片撥放設備 (TV, VCR) 活動掛圖 flip charts 海報立板

13. 麥克風 擴音設備 錄音設備 同步翻譯設備 電視牆

15. 活動現場 ….. what do we need? 報到處 告示牌 / 方向指引牌 桌花

16. 報到處作業安排 When 何時開始進場安排報到處 ? one day~few hours before the meeting open What 報到處主要功能 ? Check-in attendees (handout conference material/attendee packet) One-site registration Answer questions Where 報到處應設置在何處 ? 主要出入動線處

17. How Table size (enough room for checking-in, processing registration, displaying pamphlets, or flowers) Equipments (computer, internet assess, phone lines, credit card machine, signs) Work station size (enough space for storing conference packet) Sitting area

18. 報到處所需備齊物件 Attendee list ( 字母 / 筆劃 ) 順序 Badge Function tickets 大會節目手冊 Conference program 大會論文及 Conference proceedings Facility map Local map/tour guide Gifts 參展廠商宣傳文宣 Receipt 會議操作手冊 文具用品

19. Signage 指示標誌 功能 Direct attendees Provide information 類型 方向指示牌 會議告示牌 會議室活動告示牌 (banner) 會議室活動海報 指示牌相關事宜 Type of sign How many Style Size

20. 方向指示牌應設置 在何處 報到處 服務處 辦公室 會議室指標 交通車窗口和車站 大會詢問處 會場入口處

21. 工作人員安排

22. 現場管理 On-Site Management 工作人員需求量決 定準則 # of attendees # of different activities (breakout sessions, tour, …) At least 2 people at each shift 1 staff/100 attendees

23. 工作人員分派與訓練 Before meeting 每日工作時間表 了解自己負責事項 清楚自己權責範圍及報告對象 清楚知道其他同仁負責事項 了解會議每個作業環節 ( 活動流程，參 展廠商，餐飲安排 …. 等 )

24. 現場工作具備事項 操作手冊 日誌 (daily scheduled program) 電話指南 議場規定事項 餐飲安排 場地安排說明和設備租借 平面圖和會議配置圖 Cell phone/ 無線對講機 備用電池 / 手電筒 文具用品 ( 膠帶 ) 簡易醫療箱

25. 緊急事件處理 Crisis Management

26. What is CRISIS? 危機 vs. 狀況 會議現場之危機處理 Always ask “What if” questions

27. Type of Crisis 緊急醫療 衛生問題 示威抗議 天氣 罷工停工 火災 簽證問題 竊盜

28. 預防措施 召開 crisis assessment meeting( 危機評估會議 ) 商討可能緊急情況及影響層面 腦力激盪替代方案 整理危機處理表，每人存檔

29. 危機處理表 危機類型危機細節可能處理 / 替代方案客人潛在影響 醫療心臟病 集體食物中 毒 CPR 現場醫生 (XXX, 電話 :XXX) 利用機會向大家說明危機始 末，處理方法，最新狀況 送醫 (XX 醫院，地址 ) 食物樣本送檢 病患健康 其他客人情緒影 響 竊盜遺失貴重物 品

30. Meeting Evaluation Who What When Where How

31. Purposes 了解 attendee 反應，決定會議目的是否 達成 下次會議規劃依據 下次會議招攬廠商工具 下次會議地點選擇 / 與旅館交涉籌碼

32. What to evaluate? The program The site The social program Attendee profile

33. When & Where to do the evaluation When & Where On-site 每日會議中持續進行 於會議最後一場 general session 進行 會後寄問卷 Who 與會者 參展 / 贊助廠商 會議場所 / 旅館相關單位

34. How to do the evaluation? 觀察員 問卷 / 調查 What- 設計問卷 針對一般性會議安排事項 (housing, F&B, registration…) 針對某些 breakout session 內容 針對會議目的 ( 教育，社交，新知 …) When & How- 如何蒐集 定點放置問卷回收箱 由會議主持人發 / 收問卷

35. 問卷設計注意事項 問題不要太冗長 問題依照主題做歸類區分 利用 colored paper 以與其他文件區隔 多利用 closed-ended questions 少用 open-ended questions

40. 會後工作 檢討 & 評估 剪報 撰寫會議報告 會後帳務處理 ( 請款，結帳，會計報表 ) 寄發感謝卡