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某醫院醫療資源管理系統專案 計劃 - 電子公文的改善與規劃 姓 名:湯淑娟、林欣儒 班 級:醫管四 B 指導教授:鄭惠珠 實習機構:義大醫院 實習時間: 95 年 06 月 26 日至 95 年 07 月 28 日 義 守 大 學 醫 務 管 理 學 系 學 生 實 習 專 題 報 告.

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1 某醫院醫療資源管理系統專案 計劃 - 電子公文的改善與規劃 姓 名:湯淑娟、林欣儒 班 級:醫管四 B 指導教授:鄭惠珠 實習機構:義大醫院 實習時間: 95 年 06 月 26 日至 95 年 07 月 28 日 義 守 大 學 醫 務 管 理 學 系 學 生 實 習 專 題 報 告

2 動機及目的 動機  在一般的行政作業中,以人工方式來處理、傳遞公文, 但人工作業有種種缺失,說明了人工的作業方式已不 符時代潮流所需。  醫院對公文之作法與處理,迭加改革,力求簡化,以 期達到提高行政效率的目的。  參與電子公文,以期在目標醫院推動電子公文,盡一 份心力。 目的  藉由探討公文過去、現況及未來了解電子公文始由。  使目標醫院電子公文系統之流程、操作更為流暢及簡略。  藉由參與至專題,協助目標醫院推動電子公文。

3 專案目標醫院之簡介 目標醫院其願景為成為第一流的重症醫學 中心,並以提昇醫療品質、培養卓越文化 做為使命,而完整的電子公文系統應該是 達成這兩項使用的重要基本因素。 而醫院的電子公文系統從購置、策劃至修 改、測試才五個月不到的時間,至今仍為 測試階段,對於常接觸公文者對於電子公 文系統有許多的期許。

4 專案製作工具 本專案採用之製作方法主要有兩種,分述 如下:  文獻分析法  一般電子公文資料 : 政府機構、學校電子公文相關 資料。  該院電子公文相關記錄:會議記錄、電子公文教育 訓練的 Power Point 。  訪談法  訪談之對象為參與電子公文之重要決策或相關執行 人員,做更深入了解,所得資料正確性、可信度及 全面性也較高。

5 專案內容

6 一、紙本公文處理 1.1 流程介紹

7 1.2 紙本公文使用上困擾 公文傳送時間不易掌控與時效性低。 公文存取及搜尋不便。 加會簽不便。 公文傳送流程不易管理。

8 二、電子公文 電子公文系統:一套軟體程式,將傳統人工公文 作業轉換為電子化,一切作業(公文編制、傳遞) 皆由電腦來完成,此電腦化之公文系統稱之。 電子公文從系統來看  公文內容本身。  公文傳送流程。 電子公文對象來看  醫院內部。  醫院外部。 目標醫院的電子公文 : 目標醫院當初在設計電子公 文流程時,是依照紙本公文的傳送流程下去設計 的,因此電子公文流程與紙本公文流程之間是沒 有任何顯著差異。 2.1 介紹

9 電子公文的優缺點 優點缺點 針對電子公文系統相對於傳統公 文系統所產生的優勢如下: 公文作業中最複雜的部分為文件 之傳遞及流程的管理,同時也是 電子化作業之困難點所在: 1. 公文傳送時間易於掌控。 1. 文件之傳遞順序。 2. 公文時效性高。 2. 動態新增工作。 3. 公文傳送流程易於管理。 3. 掌握文件狀態。 4. 公文收發方便性好。 4. 幕僚處理文件。 5. 公文遺失率低。 5. 幕僚單位作業流程。 6. 公文保存空間小。 7. 公文存取與搜尋便利性高。 8. 人事成本費用低。 9. 公文加會簽方便。

10 三、目標醫院 向某區域醫院購置且院方擁有 50 %向賣方提出客 製化需求。  同是區域醫院。  向廠商購置成本高,且不一定符合需求。 由於是購置,所以並非完全符合目標醫院需求, 所以必須院內逐步修改。  初步之修改由院長室及資訊處負責測試。  即將上線時,再由高階主管參與測試。 過程中每隔一段時間需報告並教育訓練。  使各單位人員了解電子公文之進度及使用方式。  提出問題與意見,並予以解決、修改。 在實習之初,目標醫院電子公文已有大致上的雛 形,也是之後所稱的「第二版電子公文」。 3.1 第一版電子公文

11 3.2 電子公文的改善

12 第二版電子公文

13 問題與解決方案 問題 1 問題圖示解決方案 流程選項既然都 已經反白,無法 讓使用者使用, 為何不將此項功 能移除。 ( 1 )雖然此功能已經 反白,無法讓使用者 使用,但由於目前各 大廠商還是有此功能, 因此保留。 ( 2 )其中轉、呈、會、 退的邏輯判斷,是根 據資訊處在電腦裡頭 所設定的邏輯來判斷。

14 第二版電子公文

15 問題與解決方案 問題 2 問題圖示解決方案 要搜尋員工 資料,大都 依員工編號 或員工姓名 查詢,不甚 方便。 資訊處將進行改 善,使員工查詢 更為便利。

16 第二版電子公文修正

17 問題與解決方案 問題 3 解決方案 公文審核者要夾帶附加文 件,以傳閱,無相關功能 可支援。 資訊處將進行改善,以提 供相關服務功能。

18 第二版電子公文修正

19

20 問題與建議 問題 1 問題圖示回覆 為何按待審表單, 卻出現所有待審 表單及已完成表 單的畫面。 下階段修改。

21 問題與建議 問題 2 問題圖示回覆 為何進入收文 附件,卻沒有 任何畫面。 盡速修 改。

22 問題與建議 問題 3 問題圖示回覆 正常:上:加會簽 者;下:被會簽者, 層級及加會簽者相 同。 異常:上:被會簽 者,層級與加會簽 者不同;下:加會 簽者。 盡速修改。

23 問題與建議 問題 4 問題圖示回覆 為何在簽核表單 資料夾及拒絕表 單資料夾裡頭的 電子收文單審核 畫面有設置表單 狀態、類別、簽 核狀態,與種類 讓使用者選擇。 因為這兩個畫面 的下面沒有設置 存檔的功能讓使 用者使用,所以 這些功能是無法 產生作用的,不 過還是會在下階 段修改。

24 問題與建議 建議項目 1 目前現況建議 電子公文傳送流 程。 公文處理人員 → 課長 → 經理 → 公 文處理人員 → 加 會簽給適當單位。 公文處理人員 → 課長 → 經理 → 加 會簽給適當單位。

25 問題與建議 建議項目 2 目前現況建議 加會簽部分。目前加會簽流 程欄的選項只 有 “ 會 ” 。 加上 “ 否 ” 選項,變成 “ 會 ” 及 “ 否 ” 讓使用者選擇。 特定權限者(經理)審 核過後,只有在加會簽 欄呈現 “ 會 ” 的公文,才 會傳送到指定單位;在 加會簽欄呈現 “ 否 ” 的公 文,不會傳送到指定單 位。

26 問題與建議 建議項目 3 目前現況建議 電腦判定部分。任何使用者加 會簽,按 “ 存檔 ” 之後,公文將 會傳送到指定 部門。 只有特定權限者 (經理)在按 “ 存 檔 ” 之後,公文才 會傳送到指定部門。 非特定權限者(課 長、公文處理人員) 在按 “ 存檔 ” 之後, 公文不會傳送到指 定部門。

27 問題與建議 建議項目 4 目前現況建議 電腦判斷部分。公文處理人員 key 意見欄 → 課 長 key 意見欄 → 經理 key 意見欄 → 公文處理人員 加會簽適當單位。 公文處理人員加 會簽 → 課長增減 加會簽單位 → 經 理增減加會簽單 位 → 電腦傳送加 會簽給適當單位。

28 統整 改善部分保留各大廠商原有功能 建立 Key Word 功能 建立夾帶 “ 傳閱附加文件 ” 功能 尚未改善部分待審表單功能出現錯誤 收文附件功能出現錯誤 加會簽流程出現錯誤 簽核表單與拒絕表單出現多餘選擇欄 建議部分建議精簡化電子公文流程

29 結論 11 項問題與建議的提出:包含了功能、系統,及流程。  成效:  Key word 功能建立。  夾帶 “ 傳閱附加文件 ” 功能建立。  系統錯誤修正。  電子公文流程精簡化。  其餘皆因實習結束,未能持續追蹤。 公文管理的發展流程:  紙本公文 → 第一版電子公文 → 第二版電子公文 → 目標醫院電子公文 。 電子公文實行的必要性及急迫性:  更正紙本的缺失:  存取不易。  容易壓文。  收發不便。  容易遺失。  加會簽繁雜。 於 2007 年 3 月 12 日追蹤得知,第二版電子公文已正式上線。

30 謝謝聆聽 請多指教 感謝院長室與資訊處協助 及指導教授之指導


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