1. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן1 מערכות מידע ארגוניות מערכות מידע ארגוניות הרצאה מס' 5: הגדרה ותיאור של תהליכים עסקיים ממוחשבים

2. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן2 תכונות תהליכים עסקיים בעלי שלבי עבודה מוגדרים גורמים ארגוניים שונים מעורבים תיאום והחלפת מידע נדרשים מקרים Incidents)) רבים המנוהלים באופן שגרתי הזמנותאשראימחסן הזמנת לקוח הזמנה מאושרת תיוק

3. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן3 סוגי פעילויות בתהליך עסקי סוגי פעילויות ייזום אירוע – מקרה הפקת מסמך מקור אישור מנהלים (חתימה) עדכון קובץ תנועות ויתרות במערכת הממוחשבת לדוגמה – בתהליך רכש בקשת רכש הפקת הזמנה אישור הזמנה רישום בקובץ הזמנות ובקובץ ספקים תהליכים עסקיים רבים – מקור לרישומים חשבונאיים

4. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן4 תהליך עסקי – רישום הפעולות מתרחשת פעילות עסקית הפעילות העסקית גוררת רישום במערכות הארגון שמתרכז למערכת חשבונאית שממנה מופקים הדוחות הכספיים. פעילות עסקית פעילות עסקית פעילות עסקית רישום (טרנסקציה) ספר עזר / ספר ראשי דוחות כספיים

5. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן5 רישום פעולות דוגמה – כניסה למלאי כניסה למלאי, ספירה, הפקת תעודת כניסה רישום בספר עזר המלאי רישום בכרטיס מלאי בספר הראשי שממנה מופקים הדוחות הכספיים. פעילות עסקית פעילות עסקית פעילות עסקית רישום (טרנסקציה) ספר עזר / ספר ראשי דוחות כספיים

6. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן6 בקרות פנימיות בקרות: אמצעים, פעילויות ותהליכים שנועדו לצמצם את הסיכונים לארגון בקרות מונעות: אישור מנהלים על בקשות בדיקות קלט ממוחשבות בקרות מגלות: התאמת בנקים דוחות חריגה מתקציב בקרות מתקנות גיבויים ושחזורים תוכניות לשעת חירום

7. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן7 ארגון מחדש של תהליכים Business Process Reengineering עקרונות תהליכים מודרניים: סמכויות רחבות יותר לעובד – case management צמצום שלבי התהליך עבודה סימולטנית נתונים נשמרים במסד נתונים מרוכז פעם אחת הקטנת צורך בבקרות בתהליך (בקרות חכמות) התוצאה: שיפור דרסטי בזמן הביצוע, חסכון דרסטי בעלויות הזמנה אישור גביה..... רפרנט לקוחות

8. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן8 תיאור תהליכים עסקיים מלל טבלה תרשימים ויזואליים מספ ר פעולהמבצעתיאור 1מילוי טופס בקשהמועמד 2ראיון עבודהמנהל כח אדם 3החלטת קבלהמנהל כח אדם 4מכתב הודעהפקידת כח אדם

9. תרשים - Swim Lane

10. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן10 מרכיבי תרשים תהליך Swim Lane בדיקת משלוח פעולה ידנית הזנת נתונים למחשב נתוני הזמנה

11. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן11 מרכיבי תרשים תהליך Swim Lane(המשך) חישוב משכורת פעולה עיבוד ממוחשב סכום הזמנה < 10,000 החלטה כן לא

12. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן12 מרכיבי תרשים תהליך Swim Lane (המשך) טופס רישום מסמך, טופס דוח ידני או ממוחשב מאגר לקוחות מאגר נתונים תיקיה ידנית או ממוחשבת תיק רפואי

13. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן13 דוגמא לתרשים תהליך טופס מועמדות לעבודה מכתב דחיה ראיון מתאים ? רישום מאגר כח אדם טופס מועמדות מאושר מנהל כח אדם מועמד מחלקת גיוס תיק עובד לא כן

14. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן14 תרשים תהליך – 10 הכללים 1. זהה את המשתתפים העיקריים בתהליך ( מחלקות, בעלי תפקידים, מנהלים וכד ') חלק את התרשים לעמודות כמספר המשתתפים שזיהית. ציין בראש כל עמודה שם אחד המשתתפים בתהליך. כל פעילות בתרשים תצוין בעמודה בהתאם למשתתף המבצע. 2. הכן תרשים של הפעילות הנורמלית ( ללא חריגים ) לפי סדר הביצוע. תכנן את התרשים כך שיתחיל מהנקודה הימנית העליונה – ויתקדם מימין לשמאל ולמעלה למטה. כאשר יש פעילויות טיפול בחריגים – ציין אותם בהערות או כהפניה לתרשים מיוחד.

15. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן15 תרשים תהליך – 10 הכללים 3. השתמש בסמלים הסטנדרטיים לציון פעילויות ומסמכים / ותוצרים. שים לב העברה או משלוח של מסמכים לעולם לא תסומן כפעילות אלא כחץ. כנל גם לגבי תיוק של מסמך בתיקיה. פעילות של הזנת נתונים למחשב או שליפת נתונים מן המחשב תמיד תהיה מסומלת באחד מן הסוגים של פעילות ממומחשבת. 4. לכל פעילות צריך להיות קלט אחד או יותר ופלט / תוצר אחד או יותר. כל תוצר חייב להיות מחובר לפעילות לא ניתן לחבר מסמך קלט באופן ישיר למסמך פלט.

16. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן16 5. לגבי כל מסמך יש לוודא כי מופיעה הפעילות שבה נוצר ומצוין כתוצר, וכמו כן מופיע המיקום הסופי של התהליך ( תיוק, משלוח לגורם חיצוני וכד ' ). דאג שלא ישארו " קצוות פתוחים " שישאירו את הקורא חסר מידע. 6. תן שם לכל פעילות, ותוצר. השם יכתב בתוך הסמל או סמוך מאד אליו. 7. כאשר יש יותר מעותק אחד למסמך יש לתאר בתרשים את השימוש המבוצע בכל עותק בנפרד. תרשים תהליך – 10 הכללים

17. תוכנית דעת, שנה"ל תשס"ז, מרצה יהודה הופמן17 8. אם נדרש, השתמש בסימנים מחברים ( קונקטורים ) מסופררים כדי להמנע מקווים ארוכים מיותרים. או כדי לחבר בין שני תרשימים שונים. סימן מחבר מפנה את הקורא לנקודה אחרת בתרשים הנוכחי או בתרשים אחר להמשך התהליך. 9. השתמש גם בחיצים היכן שנדרש כדי להבטיח שהקורא מבין את כיוון הזרימה ( בעיקר כאשר הכיוון הוא חזרה – חץ לכיוון ימין או כלפי מעלה ). 10. חשוב : מומלץ לשרטט בשלב ראשון טיוטא המתמקדת בתיאור הנכון והמלא של התהליך. בשלב הסופי נסה לתאר את התהליך באופן מאורגן וקריא יותר – עמוס פחות בחיצים ומספר מינימלי של קווים חוצים. תרשים תהליך – 10 הכללים