1. الفصل الثاني النظام وإنشائه
أتمتة المكاتب
الفصل الثاني
النظام وإنشائه
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

2. مفهوم في النظام
النظام هو مجموعة من العناصر المترابطة مع بعضها البعض بشكل متكامل و تتفاعل هذه العناصر فيما بينها ومع محيطها بطريقة محددة مسبقا لتحقيق هدف معين.
فالساعة هي نظام والإنسان هو نظام والسيارة نظام والحاسوب نظام والمؤسسة نظام، وكل هذه النظم تحتوي على مكونات وعناصر متفاعلة فيما بينها ومع محيطها، فلا يمكن لنظام السيارة أن يعمل إذا حدث خلل في نظام التبريد أو الحركة مثلاً ولا يمكن لإنسان أن يعيش إذا تعطل نظام التنفس عنده ولا يمكن لنظام الحاسوب أن يعمل إذا تعطلت المعالج مثلاً وهكذا مع كل الأنظمة البسيطة والمعقدة.
فقدان أو حدوث خلل في أحد عناصر نظام ما تؤدي إلى تعطله كليًا أو جزئياً.
ولا يمكن أن نقول عن شيء ما نظام حتى لو توفرت كافة عناصره بدون تفاعل هذه العناصر بشكل متناسق بينها وبين البيئة المتواجدة فيها.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

3. مفهوم في النظام
مدخل النظم:- هو ذلك المنهج الشمولي لدراسة نظام معين من خلال دراسة العناصر المكونة لهذا النظام ودراسة العلاقة فيما بينها ودورها في تحديد الأداء الكلي للنظام.
فمثلاً لدراسة نظام مكتب لا بد من دراسة كافة العناصر المكونة له من عاملين وإجراءات وتكنولوجيا ومعلومات وبرامج تدريب وتطوير وغيرها وكيفية تفاعل هذه العناصر لتقديم نظام مكتبي فعال ومنتج.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

4. تصنف النظم إلى:
آلية تعتمد على الآلة بشكل كامل أو يدوية تعتمد على الأيدي العاملة البشرية ويمكن الدمج بين الأسلوبين مثل إنجاز المهمات في المكاتب من قبل الموظفين باستخدام الحاسوب وأجهزة الاتصال الحديثة.
مرنة تتطور بتطور الظروف أو جامدة لا تتطور مهما تطورت الظروف وهذا ينطبق على القوانين والسياسات والأنظمة المتبعة في المؤسسات مثلا.
مغلقة (closed System) : لا تؤثر ولا تتأثر بالبيئة الخارجية وتكون مخرجاته ثابتة لا تتغير في كل مرة ، مثل نظام الساعة و المعادلات الكيماوية . أو مفتوحة(Open System): وتكون مخرجاته متغيرة وتتأثر بالمحيط الخارجي ومعتمدة على الاحتمالات، مثل النظام الاقتصادي ونظام النقل الجوي.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

5. العناصر الأساسية للنظام
المدخلات : هي العناصر التي تدخل إلى النظام لكي يقوم بمعالجتها (وهي تمثل المواد الخام).
المعالجة : هي عمليات يتم خلالها تحويل المدخلات الى مخرجات.
المخرجات: هي نتائج معالجة المدخلات.
التغذية العسكية : هي عملية مراقبة المخرجات والتأكد من خلوها من الأخطاء ، ويجب أن تعطى الهدف المنشود.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

6. خصائص النظم يتسم أي نظام بعدة خصائص وهي:
الأهداف: وهي النهايات التي يتجه إليها النظام. فالساعة كنظام هدفها التعريف بالوقت والشركة تعمل لتحقيق الربح مثلا. يعتبر تحديد الأهداف في النظم الإنسانية صعبًا والحل تحويل عناصر النظام إلى شكل كمي وإعطاءها أوزان أو أهمية نسبية.
المكونات: وتشمل مهمة النظام ووظائفه وأنشطته التي يجب إنجازها لتحقيق أهدافه، فمكونات المؤسسة كنظام هي الدوائر والأقسام والوحدات التي تمارس الوظائف الرئيسية للمؤسسة (النظام ) مثل الشراء والبيع والتسويق والتخزين والتمويل … إلخ . والحاسوب كنظام مكوناته هي الأجزاء المسئولة عن معالجة وتخزين وعرض البيانات.
البيئة: وهي كل ما يقع خارج نطاق تحكم النظام وتشتمل على كل العناصر التي تحدد ولو جزئيًا طريقة أداء النظام مثل حالات الطقس والقوانين والمنافسين والوضع السياسي . تؤثر البيئة على النظام والنظام يتأقلم مع المؤثرات البيئية ولا يغيرها.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

7. خصائص النظم
الموارد: هي كل الوسائل والإمكانات المتاحة للنظام لإنجاز الأنشطة اللازمة لتحقيق أهدافه . وتعتبر الموارد جزء من النظام (عكس البيئة ) أي أن النظام يؤثر عليها ويستخدمها لصالحه مثل الأفراد والمعدات والأموال وغير ذلك.
الضبط : وهو عبارة عن الأنشطة الرئيسة للنظام المتمثلة في التخطيط والرقابة . يغطي التخطيط كل العناصر الرئيسية للنظام مثل الأهداف والبيئة والموارد والمكونات، أما الرقابة فتتعلق بمتابعة وتقييم تنفيذ الخطط وتخطيط عمليات التغيير الضرورية وتحديد معوقات التنفيذ.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

8. نظام المكتب
العمل هو نظام يتكون من أنظمة فرعية مختلفة مثل المجالات العملية للمحاسبة والمشتريات والتسويق والإنتاج والمبيعات والتمويل.
تمامًا كما أن المكتب هو نظام فرعي من النظام الكلي (المشروع/المؤسسة) فإن المكتب يشتمل على أنظمة فرعية عديدة (العاملون والإجراءات والبيئة المحيطة والمعالجة التقنية للبيانات والذكاء الاصطناعي والأنظمة الخبيرة وعرض المعلومات وتد فق المعلومات وتخزين المعلومات والتدريب والتطوير).
لا يمكن لنظام المكتب أن يكون فعالاً بدون التفاعل بين هذه المكونات والعناصر (الأنظمة الفرعية ).
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

9. ويمكن تصوير نظام المكتب المؤتمت بالشكل التالي:
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

10. تخطيط النظم
نظام المكتب الفعال هو النظام الذي ينسق عملية التفاعل بين العاملين والأجهزة والمعدات والوقت والمال. هذا التعاون والتناسق بين كافة موارد المكتب يحقق الإنتاجية وفي نفس الوقت يقلل التكلفة.
بالرغم من أن نظام المكتب قد يبدو بسيطًا للناظر إليه للوهلة الأولى، إلا أن نظرة فاحصة إلى الشبكة المعقدة من الإجراءات والطرق وعمليات التعامل مع المعلومات تبين مدى خدعة وعدم دقة النظرة السطحية للنظام.
يمكن تطبيق تخطيط النظم على المكاتب التي تعتمد الورقة والقلم في العمل وكذلك المكاتب المؤتمتة كليًا. ولكننا سنركز على الحاسوب كمثال حيوي للتعبير عن النظام.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

11. تخطيط النظم
لا تعتبر أتمتة المكاتب العلاج الشافي الفوري لكل مشاكل المكتب فإذا كان العمل اليدوي فوضوي فإن النظام المؤتمت وبلا شك سيصبح فوضوي بدون التخطيط المناسب.
إن التحول من النظام اليدوي إلى النظام المؤتمت يتطلب من المنظمة إجراء عملية فحص وتقييم شامل لكل نظامها للتعرف على المشاكل والعقبات الموجودة حاليًا.
ينقسم تخطيط نظام المكتب إلى المراحل التالية: التحليل، والتصميم، والتنفيذ والتقييم. تتضمن كل مرحلة عدد من الاعتبارات والخطوات والتي من شأنها رفع احتمالية نجاح النظام.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

12. الدراسة والتحليل التصميم التنفيذ التقييم
مراحل تخطيط النظم
الدراسة والتحليل
التصميم
التنفيذ
التقييم
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

13. أولاً:الدراسة والتحليل
مراحل تخطيط النظم
أولاً:الدراسة والتحليل
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

14. اولا: الدراسة والتحليل
دراسة النظام يهدف إلى تعريف المشكلة، وتحديد ما إذا كان هناك حاجة لنظام جديد أو مطور.
الهدف من الدراسة هو تقويم النظم البديلة واقتراح أكثر النظم جدوى لأغراض التطوير ومعرفة المعوقات الخاصة بالنظام.
تحليل النظم يعني "تجزئة النظام إلى مكوناته الأساسية وتعريف هذه المكونات والعلاقات التي تربط بينها لتحديد المشاكل التي يعاني منها النظام ومعالجتها".
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

15. أولا: الدراسة والتحليل
أسباب تحليل النظام:
حل المشاكل : قد يكون النظام الحالي غير فعال في تحقيق الأهداف المرجوة منه وغير كفؤ لحل المشاكل المتعلقة بنظام المعلومات.
ظهور متطلبات جديدة: تولدت متطلبات جديدة في المنظمة (إدارة جديدة، فروع، منتجات جديدة ...)
ظهور التكنولوجيا الحديثة : والتي يمكن أن تساعد وأن تحل محل الأساليب اليدوية (برامج توثيق، شبكات، انترنت، تقنيات).
إجراء التحسينات الشاملة للنظام.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

16. أولا: الدراسة والتحليل
إن واجب الدراسة والتحليل لا يقتصر على تقييم الاحتياجات الحالية ولكن المستقبلية أيضًا والتأكد من أن النظام الحالي قادر على تلبية هذه الاحتياجات وبالتالي فلربما قاد التحليل إلى إعداد دراسة جدوى شاملة للمنظمة أو المشروع.
بعد أن تقر المنظمة مبدأ التحليل فإن عليها أن تختار من الذي سينفذ عملية التحليل.
الخيارات الممكنة لتنفيذ عملية التحليل هي: أفراد المنظمة، الاستشاريين، أو الجمع بين كل الخيارات ، ولكل من هذه الخيارات مزاياه وعيوبه .
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

17. أولا: الدراسة والتحليل
الطرق الشائعة في جمع البيانات لغرض تحليل النظام هي: الاستبانات، الملاحظة المباشرة، المقابلات مع العاملين، قراءة قوائم المهمات، ومراجعة كافة المستندات المتاحة.
لكل طريقة من هذه الطرق مزايا وعيوب وللحصول على الفائدة القصوى لها يفضل الجمع بين عدة طرق عند إجراء الدراسة أو التحليل للنظام.
يجب أن تعكس الوثائق والمستندات المتضمنة لنتائج عملية التحليل صورة الوضع الحالي في المنظمة بشكل واضح ودقيق.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

18. مراحل تخطيط النظم
ثانيًا: التصميم
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

19. ثانيًا: التصميم
أهداف التصميم: استخدام الطاقة البشرية والآلات والأساليب والموارد بأعلى طاقة وبأفضل شكل.
لا يمكن تصميم نظام جديد دون أن يكون هناك تحليل مفصل للنظام الحالي.
تتضمن مرحلة التصميم خطوات مثل اتخاذ قرارات عملية بشأن هل نلجأ إلى الأتمتة أم لا وإذا كانت الإجابة بنعم فاختيار المورّد.
ولا بد من أن نأخذ بعين الاعتبار عاملين هما: تبرير التكلفة، والإنتاجية/الجودة.
الفعالية والكفاءة المتنامية تقود إلى الإنتاجية المتزايدة وبالتالي تبرير التكلفة لتصميم النظام.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

20. ثانيًا: التصميم
حين يتم اتخاذ القرار بالتغيير أو بالإصلاح أو بالأتمتة فلا بد من تحديد الاحتياجات والمواصفات المطلوبة وإذا ما كان التصميم الجديد للمكتب مطلوب أم لا، لذلك فإن المعلومات التي تم جمعها خلال مرحلة التحليل تعتبر هامة هنا، وقد يلزم معلومات إضافية من خارج المنظمة.
فعلى سبيل المثال عندما يتم اتخاذ قرار بشراء حاسوب جديد بمواصفات معينة لا بد أن يكون لدينا صورة عن المهمات التي يمارسها الشخص الذي سيستخدم الحاسوب وما هي البرامج المناسبة لتطبيق هذه المهمات.
يجب تقرير المواصفات الدقيقة والمطلوبة للتصميم الجديد بمعنى أنه إلى جانب عملية الشراء الحالية لا بد من معرفة ما هو أيضًا مطلوب ليضاف للتكلفة (مزودات كهربائية، وصلات، تدريب، تكاليف التركيب، المساحة المطلوبة ... إلخ).
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

21. ثانيًا: التصميم
المرحلة الأخيرة بعد تقرير الاحتياجات والمواصفات هي اختيار المورّد وذلك بناءًا على معايير مثل السعر التنافسي والاختيار بين الشراء والتأجير وكيفية تدريب العاملين على النظام الجديد وكذلك الخدمة والصيانة وأخيرًا السمعة.
يجب أن يتم توثيق دراسة الحاجة للتصميم والتوصيات من أجل الاستخدام الحالي والرجوع إليها في المستقبل.
يتطلب تصميم النظام تصميم عددًا من النماذج والتقارير (قوائم مبيعات، طلبات تجهيز، قوائم زبائن، معاملات الموظفين، أوراق روتينية، ....).
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

22. مراحل تخطيط النظم
ثالثًا: التنفيذ
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

23. ثالثًا: التنفيذ
يتضمن تنفيذ النظام عناصر متعددة تعتبر حيوية لضمان فعالية وكفاءة النظام وهي:
تجريب النظام للتأكد من كونه يعمل بشكل صحيح ومؤديًا للأغراض المطلوبة منه.
تدريب العاملين على الاستخدام الصحيح والأمثل للنظام.
تطوير كتيبات إجراءات الاستخدام والتي تفيد في تقديم المساعدة للمستخدم الحالي أو الجديد .
تركيب النظام: ويجب هنا أن يتضمن تخطيط كافة اللوازم والمتطلبات الرئيسية لتركيب النظام (شبكة الكهرباء، نقاط، الأثاث ... إلخ)
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

24. ثالثًا: التنفيذ
التحول: تتطلب مرحلة التحول ما بين شهر إلى سنة لذا يجب أن لا نتوقع حدوث التغيير بشكل سريع. ويتم التحول للنظام الجديد بأحد الأساليب:
المباشر : إيقاف العمل بالنظام القديم تمامًا وتشغيل النظام الجديد فورًا، فالنظام الجديد يحل محل النظام القديم إحلالاً كاملاً.
المتوازي : يبقى النظام القديم يعمل جنبًا إلى جنب مع النظام الجديد كلٌ بكل طاقته .
التدريجي: تجمع بين مميزات وملامح الاستراتيجتين، فقد يكون هذا التحول التدريجي جزئيًا أو كليًا.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

25. مراحل تخطيط النظم
رابعًا: التقييم
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430

26. رابعًا: التقييم
يعد التقييم أساسي وجوهري جدًا لأي تصميم نظام فعال وعملي.
يحتاج أي تصميم جديد للنظام تحديث وتجديد مستمر حتى يبقى فعال ومنتج للمنظمة.
تجريب عملية تقييم النظام من خلال وضع معايير لقياس الأداء (كمية أو نوعية) ومن ثم وضعها في معادلات لتقييم النتائج المتحصلة ومن ثم توثيق النتائج والتوصيات والعمل على إجراء التغييرات والتصحيحات المناسبة.
أ. يعقوب العفيف ©
10/03/1430