International Transport and logistics

International Transport and logistics
Ontario International Transport and logistics Chapter 13: Documentation export You will follow this course like if we would train a future employee Ce programme de formation-suivi personnalisé vise à supporter les entreprises et leur personnel dans la démystification des éléments, des étapes, des coûts, des risques et des acteurs impliqués dans la logistique internationale, et par ricochet, évaluer les impacts potentiels pour leur entreprise. Cette intervention de 25 heures se répartie comme suit: A. Formation : 3 séances de 4 heures chacune (12 heures) B. Diagnostique : Une rencontre diagnostique en entreprise (3 heures) C. Intervention : Révision de chacune des étapes de la chaîne logistique de l’entreprise, entre le placement de la commande jusqu’à la livraison finale, mise en place de repères et d’outils afin d’optimiser et contrôler (10 heures). Le premier volet de cette intervention consiste en une formation technique d’une durée de douze (12) heures, où l’apprenant apprendra à identifier, sélectionner et maîtriser chacune des étapes de la chaîne logistique d’une entreprise, depuis l’émission d’un bon de commande d’une matière première à la livraison finale chez un client. Suite à cette acquisition de connaissances de base par le personnel impliqué dans les opérations, un diagnostique sera effectué par notre conseiller sur la situation actuelle de l’entreprise. Le tout sera suivi d’un rapport sur la situation visée, ainsi que des recommandations. L’intervention se terminera par une implication en entreprise de dix (10) heures afin de supporter les intervenants dans leur quotidien, la mise en place d’outils de gestion et de suivis efficaces, visant la fluidité de sa chaîne logistique, une plus grande efficacité et potentiellement, une réduction des coûts.

Purchasing supplies and/or raw material
EXPORT SEQUENCE START Purchase order (PO) Planning Transport / distribution Purchasing supplies and/or raw material Export documentation Shipping order Inventory

A. Minimum documentation: PRO FORMA invoice PACKING SLIP
DOCUMENTATION EXPORT FROM CANADA A. Minimum documentation: PRO FORMA invoice PACKING SLIP Bill of Lading (BOL) B. If not exporting to the USA: B-13A C. If Free Trade Agreement in place between Canada and the destination country or to prove origin of the goods: Certificate of Origin (use the right one) D. Mandatory documentation for controlled goods: Copies of forms or particular authorization (Ex: arms, defense, specific electronics, etc.)

E. If transportation of Dangerous Goods:
DOCUMENTATION EXPORT HORS CANADA E. If transportation of Dangerous Goods: Adequate documentation, labelling and packaging. F. If Cargo Insurance contracted on the shipment: Copy of the policy indicating type of coverage G. Documents requested by OGA’s: Additional docs may be required: Ex.FDA, FCC, USDA, etc. H. Documents that could be requested by destination country: Other permits, visas, consulate invoices, compliance declaration (wood), etc. can be requested. Go see MIGRA’S, Canadian export guide at

The Americans are using the expression ‘KNOW BEFORE YOU GO’.
BEFORE EXPORTING / KNOW BEFORE YOU GO ! C. Before exporting, in the USA and internationally, the exporter MUST know and be aware of the following elements: The Americans are using the expression ‘KNOW BEFORE YOU GO’. But the final point is that ‘No one can plead ignorance in front of the law’.

EXPORT DOCUMENTATION It is necessary that each shipment be accompanied by transport documentation. Learn wich documents are necessary. Make sure your documents are well completed and that information is accurate and true. At this point, a forwarder can help you. Basically, documents are travelling with freight, except in ocean where the originals are sent to the buyer. Now, with advance notification, paperless.

Example – Pro Forma Invoice
Documentation minimale: Facture PRO FORMA: Si votre entreprise exporte des produits vers un autre pays, un des documents les plus important dont vous aurez besoin est la facture PROFORMA. Ce document vital est utilisé pour couvrir plusieurs aspects importants des transactions de votre industrie que vous allez conduire et peut être utilisé pour assurer qu’il n’y ait pas de mésententes qui peuvent survenir entre le vendeur et l’acheteur pouvant ainsi résulter en des frais plus coûteux prolongeant ainsi la finalisation de la transaction. La facture PROFORMA est habituellement utilisée par la compagnie exportatrice avant que la transaction comme telle prenne place. Ceci prévaut spéciallement dans dans les Pays du Tiers Monde qui ont démontré par le passé des problèmes de non paiements et où il faut obtenir des permis d’importation et des permis de commerce extérieur des gouvernements des destinations. Ne pas confondre avec la facture commerciale ou ‘Commercial invoice’. La ‘Commercial Invoice’ est la facture entre le vendeur et l’acheteur, qui confirme la vente / acquisition de la marchandise. Attention beaucoup de gens utilisent ce mot pour tout. La facture PRO FORMA devrait notamment comprendre les informations minimales suivantes: Manufacturier Vendeur / exportateur Consignateur / importateur Devise Date de la facture No de commande du client No de facture No du Bill of lading Port de départ Destination finale Nombre de colis Transporteur export / Transitaire Date d’export Incoterms®2010 Poids total Description Nombre d’unité Unité de mesure Prix unitaire Prix total Frais d’emballage Frais de transport Other transport costs Manutention Coût d’assurance Assists Frais additionnels Taxes et droits d’entrées Facture totale

Informations on Pro forma Invoice
Date of export Number of packages Total gross weight Description HS code (6 to 10 digits) Quantity Unit price Total in (currency) Freight costs Name and signature Total invoice value Manufacturer Seller Consignee / importer Currency of sale Invoice date BOL number Port of departure Port of destination Carrier Export extra documents Customer order no

Example – Packing list / slip
A. Documentation minimale: PACKING LIST – Liste de colisage Une Liste de Colisage à l’exportation, similaire à la Facture Commerciale, détaillle le matériel de chaque colis individuel avec indication de type: boîte, ``crate``, baril, carton, etc. Elle montre le poids net et le poids brut ainsi que les dimensions pour chacun des colis. Son marquage doit indiquer les coordonnées du vendeur et de l’acheteur. La liste utilisée par l’expéditeur ou l’agent pour déterminer soit le volume total de l’expédition ou si le cargo expédié est valide. Ce peut être également utilisé par les Officiers de Douanes afin de vérifier le contenu de l’expédition. N’y ayant pas de format de Liste de Colisage standard, il est impératif que le contenu soit exact. Même la plus petite erreur peut causer des délais d’expédition; résultant possiblement que la compagnie exportatrice ne soit pas payée ou la saisi de la marchandise par les Douanes. La List de colisage est toujours protégée dans une enveloppe imperméable collée sur le colis avec mention: "Packing List Enclosed". La liste de colisage devrait également identifier: La personne qui a complété la commande; Celle qui a procédé à son inspection visuelle (C-TPAT, PEP, OEA et autres). Le/les numéros de sceaux de sécurité

Example - Bill of lading
Documentation minimale: BILL OF LADING – Connaissement Le connaissement (en anglais bill of lading : bon de chargement, de fret, abrégé B/L, BOL) est le document matérialisant le contrat de transport conclu entre le client et le transporteur. Il décrit les produits à être expédiés, reconnaît leur reçu et indique les conditions du contrat pour leur transport. Utilisé pour le transport routier, maritime, ferroviaire et aérien. Deux types: A straight bill of lading est non négociable. A negotiable BOL, ou shipper's order bill of lading, peut être acheté, vendu ou échangé alors que la marchandise est en transit. Communément utilisé pour des transactions de lettre de crédit. EXPÉDITION: L’expéditeur est responsable de compléter le bill of lading et fournir le document rempli au transporteur au moment de l’envoi de la marchandise. Cette pièce est signée par le camionneur / le capitaine après réception des marchandises, avec l’engagement de les remettre dans l’état où il les a reçues, au lieu de destination, sauf périls et accidents. Le BOL sert également de reçu de ramassage une fois signé par le transporteur comme quoi la marchandise qu’il a ramassé reflète ce qui se retrouve sur le document. RÉCEPTION: Le consignataire a besoin de l’original, ou une copie, comme preuve de propriété pour prendre possession de la marchandise lorsque livrée. Le BOL sert également de reçu de livraison une fois signé par le destinataire, comme quoi la marchandise qu’il a reçue reflète ce qui se retrouve sur le document. Se faire une estampe ‘Sujet à vérification’. Cela permet au consignataire d’indiquer que la livraison sera officiellement complétée lorsque le contenu intérieur aura été validé. Lorsqu’on utilise la mention ‘through bill of lading’ ou ‘Master waybill’, cela implique l’utilisation de plus d’un mode de transport parmi air, routier, maritime ou ferroviaire. Seul un NVOCC a la capacité de l’émettre.

BOL The BOL (Bill of Lading) A document that establishes the terms and conditions of a contract between a shipper and a transportation company: It serves as a contract of carriage and a receipt for goods. The BOL is provided by the shipping company to the shipper and should be given to the driver upon freight pick up. W.O.: Sometimes, the shipper prints his own ‘BOL’, that is in fact a cargo manifest but always the carriers BOL that is the real transport contract. BOL: The BOL states what is transported by the carrier. Ex. Number of items, weight, description, address of origin, address of destination, etc.

B. Example - B-13 A B. Hors États-Unis:
Document: B-13A (Exportation hors USA) Le formulaire B13A Form est requis par l’Agence des Services Frontaliers du Canada (ASFC) comme contrôle de premier niveau des exportations hors Canada (sauf aux États-Unis). Le formulaire doit être préparé et signé par un Expéditeur Canadien (Exportateur) ou leur transitaire. La description de l’envoi, valeur, poids, destination ou autre information de base doivent être indiqués afin de faciliter l’entrée de Douanes. L’information B13A doit être soumise électroniquement, par courrier ou par télécopie. L’ASFC est responsable de la mise à jour de ce document. Les informations pour le compléter se retrouvent à la dernière page lorsque vous l’imprimez ou le mettez à l’écran. ___________________________________________ Tous les détails sur le B13A au:

C. Example - Certificate of origin (if applicable)
C. Si Accord de libre-échange entre les pays impliqués ou pour prouver origine des biens: Utilisation d’un ‘Certificat d’origine’: Le Certificat d’origine a principalement 2 fonctions: Vise à prouver l’origine d’une marchandise, là où elle a été construite, assemblée, produite. Vise à permettre à l’acheteur de bénéficier d’un taux de douane réduit ou à 0%, selon des ententes spécifiques conclues entre pays. Dans l’exemple ci-haut, il s’agit du certificat pour l’ALENA: Accord de libre-échange Nord-Américain (NAFTA en anglais). Attention, le Certificat d’Origine de l’ALENA ne peut être utilisé pour exempter des marchandises sous l’accord Canada-Chili par exemple (voir diapositive suivante). Vous pouvez utiliser le certificat d’origine émis par le CBP ou l’ASFC. Suggère d’utiliser celui en anglais. ____________________________________________________ Sur le site de l’ASFC, la procédure expliquant le Certificat d’origine et la façon de le compléter est très bien décrite. Voir

C. Free Trade Agreements of Canada (nov 2010): Chile (1997)
EXPORT DOCUMENTATION (OUT OF CANADA C. Free Trade Agreements of Canada (nov 2010): Chile (1997) Colombia (2008) Costa Rica (2002) USA and Mexico, NAFTA (1994) Iceland, Liechtenstein, Norway and Switzerland AELE (2009) Israël (1997) Jordania (2009) Panama (2010) Peru (2009) Download these agreements and forms at: Numéros des certificats d’origine pour les ententes avec le Canada: B240 - Chili B239 -Colombie B246 - Costa Rica B232 - États-Unis et Mexique B247 - Islande, Liechtenstein, Norvège et Suisse B239 - Israël B239 - Jordanie B239 - Panama BSF267 – Pérou _________________________________________

D. CONTROLLED GOODS PRPGRAM (CGP)
D. Documents exigés pour marchandises contrôlées: Tiré de: Le Programme des marchandises contrôlées (PMC) est un programme du gouvernement fédéral administré par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). La Direction des marchandises contrôlées (DMC) administre le Programme des marchandises contrôlées, un programme de sécurité industrielle national qui vise à renforcer les mesures de contrôle relatives au commerce de défense du Canada et qui empêche la prolifération de biens tactiques et stratégiques incluant les armes, l’équipement relatif au Système de Positionnement Mondial et à la communication, l’équipement pour usage militaire ainsi que la propriété intellectuelle connexe. Ceci est fait par la réglementation et le contrôle de l’examen, la possession et le transfert de marchandises contrôlées et technologies contrôlées au Canada. Toute personne faisant commerce au Canada qui est en position d’examiner, posséder ou transférer des marchandises contrôlées et technologies contrôlées au Canada doit être conforme en vertu de la Loi sur la production de défense (LPD) et du Règlement sur les marchandises contrôlées (RMC). Certaines armes à feu, les munitions dont le calibre est supérieur à 12,7 millimètres, de nombreux types de munitions, les systèmes mondiaux de navigation par satellite, le matériel de conception et d'essai d'armes nucléaires et les chars sont des exemples de marchandises contrôlées et/ou technologies contrôlées gérées par la DMC. Les détails officiels relatifs aux marchandises contrôlées et/ou technologies contrôlées se trouvent à l'annexe (s.35) de la Loi sur la production de défense et se doit d'être lu en conjonction avec la liste des marchandises d’exportation contrôlée (156 pages), publiée par le ministère des Affaires étrangères et Commerce international Canada. IMPORTANT: Ce programme vise également le contrôle des: Travailleurs temporaires étrangers Le délai pour traiter une demande d'exemption pour travailleur temporaire est 30 jours. Visiteurs étrangers Le délai pour traiter une demande d'exemption pour visiteur est 14 jours.

CONTROLLED GOODS PROGRAM (CGP)
The Controlled Goods Program (CGP): Federal Government Program administered by the Department of Public Works and Government Services Canada. The Controlled Goods Directorate (CGD) administers the CPG, a domestic industrial security program that helps strengthen Canada's defense trade controls and prevents the proliferation of tactical and strategic assets including weapons, satellite global positioning systems and communications equipment, military equipment and related intellectual property.

CONTROLLED GOODS PROGRAM (CGP)
Done by regulating and controlling the examination, possession, and transfer of controlled goods and technology in Canada. Anyone who conducts business in Canada and examines, possesses and/or transfers controlled goods and/or technology in Canada must comply with the Defence Production Act and the Controlled Goods Regulations.

E. Transportation of Dangerous Goods (TDG)
E. Si transport de matières dangereuses: Tiré du site: Au Canada, Transports Canada, en se fondant sur les risques, élabore des normes et des règlements sur la sécurité, assure la supervision et donne des conseils d'expert (CANUTEC) sur les accidents survenant avec les marchandises dangereuses pour promouvoir la sécurité publique dans le transport des marchandises dangereuses par tous les moyens de transport au Canada. Ce site renferme une mine d’information extrêmement utile. Tout est couvert depuis la loi, en passant par les contenants et plans d’intervention en cas d’urgence. Pour les exportateurs, si vous expédiez des matières considérées dangereuses, vous devez avoir quelqu’un de formé à l’interne afin d’autoriser: . Emballage adéquat . Marquage adéquat . Documentation adéquate Si vous n’avez pas de ressources à l’interne, l’emballage, le marquage et la documentation doivent être produits par une firme externe selon les normes internationales.

TRANSPORTATION OF DANGEROUS GOODS (TDG)
The Transport Dangerous Goods Directorate is the focal point for the national program to promote public safety during the transportation of dangerous goods. The TDG Directorate serves as the major source of regulatory development, information and guidance on dangerous goods transport for the public, industry and government employees.

Documentation (TGD) E. Si transport de matières dangereuses:
Tiré du site: Documentation

E. Cargo Insurance F. Si Assurance cargo contractée pour l’expédition:
L’identification cargo maritime touche tous les modes de transport. Il existe quelques grandes compagnies de cargo maritime (Lloyd’s, Allianz, etc.) qui sont toutes représentées au Canada par des courtiers (Groupe Donofrio, votre transitaire, etc.). En effet, une police d’assurance cargo peut être prise par l’intermédiaire d’un courtier (trip transit ou blanket) ou de son transitaire (trip transit). Attention: Il existe trois types d’assurance cargo: Perte totale ou ICCA Tous risques ou ICCB Tous risques, incluant risques de guerre, grèves, soulèvements, piraterie, ICCC

F. Other gouvernmental agencies (OGA’s)
G. Documents demandés par d’autres agences gouvernementales: Documentation additionnelle exigée par d’autres agences gouvernementales, ‘Other Governmental Agencies’ (OGA’s), que ce soit aux États-Unis ou dans tout autre pays à l’international. Exemple aux États-Unis: FDA, FCC, USDA, etc. En plus du passage douanier, des importateurs doivent souvent respecter d’autres règles qui visent des produits ou des secteurs particuliers. Pour les importateurs aux États-Unis par exemple, en plus des formalités douanières avec le U.S. Customs and Border Protection (CBP), certains doivent compléter des formalités additionnelles. Voici quelques-unes de ces agences: . Environmental Protection Agency (EPA): Normes pour les poêles à bois et au gaz par exemple. . Food and Drug Administration (FDA): Visent les entrées de biens de consommation humaine ou animales. . Federal Communication Commission (FCC): Visent les entrées de produits pouvant émettre des ondes. . Department of Transportation (DOT): Tout ce qui touche matériel roulant et équipements.

G.MIGRA’S: Canadian Export Guide
H. Documents pouvant être demandés par le pays de destination: MIGRA’S Communément appellé le ‘Migra’s Canadian Export Guide’, est disponible en anglais seulement. Construit en coopération avec des sources gouvernementales, consulats, missions commerciales, Chambres de commerce. Mis à jour en temps réel, communiquant les plus récentes règles et exigences documentaires dans plus de 200 pays dans le monde. Information vitale sur les lettres de crédit, le financement export, les contrôles exports, les carnets, assurances, etc. Plus de 30 années de connaissances export afin de supporter et guider l’entreprise à travers la jungle internationale de la documentation. Fortement suggéré pour tous les départements export qui transigent avec plusieurs pays. Pour accéder au ‘Migra's Canadian Export Guide’ et à la liste complète des pays, enregistrement par le web en cliquant sur 'Registration' dans le menu de gauche et compléter le formulaire. Abonnements (au 1er décembre 2010): Copie papier + accès à la version en ligne: . 1 AN: $ plus taxes . 2 ANS: $ plus taxes Pour la version en ligne seulement: . 1 AN: $ plus taxes . 2 ANS: $ plus taxes Organisation privée, une publication de Rogers Communication. MIGRA'S CANADIAN EXPORT GUIDE Published by Migra International Limited Skymark Avenue Building 9, Suite 101, Mississauga Ontario, Canada, L4W 5B2 Tel (905) / Fax (905) / VOIR EXEMPLE EN ATTACHÉ: Fiche de l’Argentine.

G. MIGRA’S: Canadian Export Guide

H. Wood declaration ISPM 15

PARTICULARS: US MARKET

CBP Web site

CBP Website: Docs and Forms

SHIPPERS EXPORT DECLARATION (SED)
(U.S) Shipper's Export Declaration Form The SED is required by the U.S. Department of Census and by the Bureau of Industry and Security to enforce the necessary export controls. However, it is possible that a shipment is exempt from the form if its value is $ USD or less. The form must be prepared and signed by a U.S. shipper (exporter) or their forwarding agent. The shipment description, value, weight, destination, and other basic information must be indicated for processing use by Customs. SED information may be submitted electronically through the Automated Export System (AES), by mail, or by fax. For more information, please review the US Code of Federal Regulations or contact us directly.

EXPORT REQUIREMENTS – OUT OF USA
U.S. Government Agencies with Export Requirements Agriculture, Department of: Agricultural Marketing Service Animal Plant Health Inspection Service Food Safety and Inspection Service Foreign Agricultural Service Commerce, Department of: Bureau of the Census Bureau of Industry and Security International Trade Administration National Marine Fisheries Serv/NOAA Office of Textiles and Apparel/ITA Consumer Product Safety Commission Energy, Department of: Energy Information Administration Office of Arms Control and Nonproliferation Environmental Protection Agency Federal Maritime Commission Health and Human Services, Dept. of: Centers for Disease Control Food and Drug Administration Interior, Department of the: U.S. Fish and Wildlife Service International Trade Commission Justice, Department of: Drug Enforcement Administration Labor, Department of: Bureau of Labor Statistics Nuclear Regulatory Commission Small Business Administration State, Department of: Office of Defense Trade Controls Transportation, Department of: Bureau of Transportation Statistics Federal Aviation Administration Maritime Administration National Highway Traffic Safety Admin. U.S. Coast Guard Treasury, Department of the: Bureau of Alcohol, Tobacco and Firearms Internal Revenue Service Office of Foreign Assets Control United States Arms Control and Disarmament Agency

US CUSTOMS FOREIGN CUSTOMS

EXPORT FROM CANADA / IMPORT IN THE USA
A Canadian company can be at the same time the exporter from Canada, but also the importer in the USA: Notion of Importer of record (IOR). ONLY EXPORTER FROM CANADA : The US customer will take care of all import formalities. He becomes the legal importer. EXPORTER FROM CANADA AND LEGAL IMPORTER IN THE USA: The Canadian manufacturer/supplier takes care of import formalities. He becomes the legal importer. IMPORTANT: The first time the Canadian Co. took care of the import formalities, an IOR number was created (11 digits), identifying this Co. as a non-resident importer.

EXPORT FROM CANADA / IMPORT IN THE USA
OTHER REQUIREMENTS: If the Canadian Co. as over 7 or 8 US imports / year, worthwhile to acquire a ‘US Continuous Bond’, to cover legally all shipment for a calendar year. Can be for one site or for a multi-sites operation. General: Protection up to 50000$USD OBJECTIVE: Protect the US government against non payment of fees from the Non-Resident Importer Co., ex. Customs duties, MPF 0,21%, etc.

IMPORTING IN THE USA FEES: Brokerage fees, varies from 15$ to over 150$ per transaction (to negociate). Can be a flat fee or based on value. Watch for additionnal line fees for example. Customs duties (if applicable) Taxes (if applicable) ‘Single entry bond’ fee, if the importer has no Continuous Bond (can cost 50$ to 100$/transaction)

IMPORTING IN THE USA CLOSING THE TRANSACTION: US Customs (CBP) have up to 10 day after the clearance of the cargo at the border to close/liquidate the transaction in Washington, DC and print the proof of importation called an ‘Entry Summary’ form 7501. This document HAS TO be attached to the transaction and keep on file for 5 years + the one in progress. All missing documents at an audit: 10000$ fine per missing document…

Exemple ENTRY SUMMARY 7501 (U.S) Shipper's Export Declaration Form
The SED is required by the U.S. Department of Census and by the Bureau of Industry and Security to enforce the necessary export controls. However, it is possible that a shipment is exempt from the form if its value is $ USD or less. The form must be prepared and signed by a U.S. shipper (exporter) or their forwarding agent. The shipment description, value, weight, destination, and other basic information must be indicated for processing use by Customs. SED information may be submitted electronically through the Automated Export System (AES), by mail, or by fax. For more information, please review the US Code of Federal Regulations or contact us directly.

BEING THE LEGAL IMPORTER IN A FOREING COUNTRY
NOT RECOMMENDED: Stay away as much as possible from becoming the legal importer in another country then the USA. You won’t be able to claim the fees to any authority; 2. You become the legal importer of goods in a country where you do not know the laws and biz practices;

BEING THE LEGAL IMPORTER IN A FOREING COUNTRY
NOT RECOMMENDED: Stay away as much as possible from becoming the legal importer in another country then the USA. 3. In Europe, the VTA is around 20%, amount that you will not be able to claim since you are not an European Co. The importer can get these fees back, just like you do with the GST when you are importing in Canada. 4. In some cases, you can have other hidden fees like ‘detention’, storage, where you will have to pays individuals to have your goods moving… TIP: Let the importer take care of it.

Tarif des douanes - USA L’Organisation Mondiale des Douanes (OMD) a séparé en 99 le nombre de chapitres qui sont utilisés afin de déterminer la classification la plus précise d’un produit pour des fins de taxation (% de droit d’entrée). Section I : Animaux vivants et produits du règne animal 1. Animaux vivants 2. Viandes et abats comestibles 3. Poissons et crustacés, mollusques et autres invertébrés aquatiques 4. Lait et produits de la laiterie; oeufs d'oiseaux; miel naturel; produits comestibles d'origine animale, non dénommés ni compris ailleurs 5. Autres produits d'origine animale, non dénommés ni compris ailleurs Section II : Produits du règne végétal 6. Plantes vivantes et produits de la floriculture 7. Légumes, plantes, racines et tubercules alimentaires 8. Fruits comestibles; écorces d'agrumes ou de melons 9. Café, thé, maté et épices 10. Céréales 11. Produits de la minoterie; malt; amidons et fécules; inuline; gluten de froment 12. Graines et fruits oléagineux; graines, semences et fruits divers; plantes industrielles ou médicinales; pailles et fourrages 13. Gommes, résines et autres sucs et extraits végétaux 14. Matières à tresser et autres produits d'origine végétale, non dénommés ni compris ailleurs Section III : Graisses et huiles animales ou végétales; Produits de leur dissociation; Graisses alimentaires élaborées; Cires d'origine animale ou végétale 15. Graisses et huiles animales ou végétales; produits de leur dissociation; graisses alimentaires élaborées; cires d'origine animale ou végétale Section IV : Produits des industries alimentaires; Boissons, liquides alcooliques et vinaigres; Tabacs et succédanés de tabac fabriques 16. Préparations de viande, de poissons ou de crustacés, de mollusques ou d'autres invertébrés aquatiques 17. Sucres et sucreries 18. Cacao et ses préparations 19. Préparations à base de céréales, de farines, d'amidons, de fécules ou de lait; pâtisseries 20. Préparations de légumes, de fruits ou d'autres parties de plantes 21. Préparations alimentaires diverses 22. Boissons, liquides alcooliques et vinaigres 23. Résidus et déchets des industries alimentaires; aliments préparés pour animaux 24. Tabacs et succédanés de tabac fabriqués

TARIF – Harmonized system (HS codes)
All goods are placed in a matrix called Tariff, that is proposed par the World Customs Organization (WCO). Each object has it’s own HS number of 10 digits. The first 6 digits are imposed by the WCO. The last four (4) are for the use of the importing country.

Tarif des Douanes - USA Section V : Produits minéraux
25. Sel; soufre; terres et pierres; plâtres, chaux et ciments 26. Minerais, scories et cendres 27. Combustibles minéraux, huiles minérales et produits de leur distillation; matières bitumineuses; cires minérales Section VI : Produits des industries chimiques ou des industries connexes 28. Produits chimiques inorganiques; composés inorganiques ou organiques de métaux précieux, d'éléments radioactifs, de métaux des terres rares ou d'isotopes 29. Produits chimiques organiques 30. Produits pharmaceutiques 31. Engrais 32. Extraits tannants ou tinctoriaux; tanins et leurs dérivés; pigments et autres matières colorantes; peintures et vernis; mastics; encres 33. Huiles essentielles et résinoïdes; produits de parfumerie ou de toilette préparés et préparations cosmétiques 34. Savons, agents de surface organiques, préparations pour lessives, préparations lubrifiantes, cires artificielles, cires préparées, produits d'entretien, bougies et articles similaires, pâtes à modeler, «cires pour l'art dentaire» et compositions pour l'art dentaire à base de plâtre 35. Matières albuminoïdes; produits à base d'amidons ou de fécules modifiés; colles; enzymes 36. Poudres et explosifs; articles de pyrotechnie; allumettes; alliages pyrophoriques; matières inflammables 37. Produits photographiques ou cinématographiques 38. Produits divers des industries chimiques Section VII : Matières plastiques ou ouvrages en ces matières; Caoutchouc et ouvrages en caoutchouc 39. Matières plastiques et ouvrages en ces matières 40. Caoutchouc et ouvrages en caoutchouc Section VIII : Peaux, cuirs, pelleteries et ouvrages en ces matières; Articles de bourrellerie ou de sellerie; Articles de voyage, sacs à main et contenants similaires; Ouvrages en boyaux 41.Peaux (autres que les pelleteries) et cuirs 42. Ouvrages en cuir; articles de bourrellerie ou de sellerie; articles de voyage, sacs à main et contenants similaires; ouvrages en boyaux 43. Pelleteries et fourrures; pelleteries factices Section IX : Bois, charbon de bois et ouvrages en bois; Liège et ouvrages en liège; Ouvrages de sparterie ou de vannerie 44. Bois, charbon de bois et ouvrages en bois 45. Liège et ouvrages en liège 46. Ouvrages de sparterie ou de vannerie Section X : Pâtes de bois ou d'autres matières fibreuses cellulosiques; Papier ou carton à recycler (déchets et rebuts); Papier et ses applications 47. Pâtes de bois ou d'autres matières fibreuses cellulosiques; papier ou carton à recycler (déchets et rebuts) 48. Papiers et cartons; ouvrages en pâte de cellulose, en papier ou en carton 49. Produits de l'édition, de la presse ou des autres industries graphiques; textes manuscrits ou dactylographiés et plans

Ex. US Tarif – Chap 39 - Plastics

Tarif des Douanes – TARIC - Europe
Section XI : Matières textiles et ouvrages en ces matières 50. Soie 51. Laine, poils fins ou grossiers; fils et tissus de crin 52. Coton 53. Autres fibres textiles végétales; fils de papier et tissus de fils de papier 54. Filaments synthétiques ou artificiels; lames et formes similaires en matières textiles synthétiques ou artificielles 55. Fibres synthétiques ou artificielles discontinues 56. Ouates, feutres et nontissés; fils spéciaux; ficelles, cordes et cordages; articles de corderie 57. Tapis et autres revêtements de sol en matières textiles 58. Tissus spéciaux; surfaces textiles touffetées; dentelles; tapisseries; passementeries; broderies 59. Tissus imprégnés, enduits, recouverts ou stratifiés; articles techniques en matières textiles 60. Étoffes de bonneterie 61. Vêtements et accessoires du vêtement, en bonneterie 62. Vêtements et accessoires du vêtement, autres qu'en bonneterie 63. Autres articles textiles confectionnés; assortiments; friperie et chiffons Section XII Chaussures, coiffures, parapluies, parasols, cannes, fouets, cravaches et leurs parties; Plumes apprêtées et articles en plumes; Fleurs artificielles; ouvrages en cheveux 64. Chaussures, guêtres et articles analogues; parties de ces objets 65. Coiffures et parties de coiffures 66. Parapluies, ombrelles, parasols, cannes, cannes-sièges, fouets, cravaches et leurs parties 67. Plumes et duvet apprêtés et articles en plumes ou en duvet; fleurs artificielles; ouvrages en cheveux Section XIII : Ouvrages en pierres, plâtre, ciment, amiante, mica ou matières analogues; Produits céramiques; Verre et ouvrages en verre 68. Ouvrages en pierres, plâtre, ciment, amiante, mica ou matières analogues 69. Produits céramiques 70. Verre et ouvrages en verre

Tarif des Douanes – TARIC - Europe
Section XIV : Perles fines ou de culture, pierres gemmes ou similaires, métaux précieux, plaqués ou doublés de métaux précieux et ouvrages en ces matières; Bijouterie de fantaisie; Monnaies 71. Perles fines ou de culture, pierres gemmes ou similaires, métaux précieux, plaqués ou doublés de métaux précieux et ouvrages en ces matières; bijouterie de fantaisie; monnaies Section XV : Métaux communs et ouvrages en ces métaux 72. Fonte, fer et acier 73. Ouvrages en fonte, fer ou acier 74. Cuivre et ouvrages en cuivre 75. Nickel et ouvrages en nickel 76. Aluminium et ouvrages en aluminium 77. (Réservé pour une utilisation future éventuelle dans le Système harmonisé) 78. Plomb et ouvrages en plomb 79. Zinc et ouvrages en zinc 80. Étain et ouvrages en étain 81. Autres métaux communs; cermets; ouvrages en ces matières 82. Outils et outillage, articles de coutellerie et couverts de table, en métaux communs; parties de ces articles, en métaux communs 83. Ouvrages divers en métaux communs Section XVI : Machines et appareils, matériel électrique et leurs parties; Appareils d'enregistrement ou de reproduction du son, appareils d'enregistrement ou de reproduction des images et du son en télévision, et parties et accessoires de ces appareils 84. Réacteurs nucléaires, chaudières, machines, appareils et engins mécaniques; parties de ces machines ou appareils 85. Machines, appareils et matériels électriques et leurs parties; appareils d'enregistrement ou de reproduction du son, appareils d'enregistrement ou de reproduction des images et du son en télévision, et parties et accessoires de ces appareils Section XVII : Matériel de transport 86. Véhicules et matériel pour voies ferrées ou similaires et leurs parties; appareils mécaniques (y compris électromécaniques) de signalisation pour voies de communications 87. Voitures automobiles, tracteurs, cycles et autres véhicules terrestres, leurs parties et accessoires 88. Navigation aérienne ou spatiale 89. Navigation maritime ou fluviale Section XVIII : Instruments et appareils d'optique, de photographie ou de cinématographie, de mesure, de contrôle ou de précision; Instruments et appareils médico-chirurgicaux; Horlogerie; instruments de musique; Parties et accessoires de ces instruments ou appareils 90. Instruments et appareils d'optique, de photographie ou de cinématographie, de mesure, de contrôle ou de précision; instruments et appareils médico-chirurgicaux; parties et accessoires de ces instruments ou appareils 91. Horlogerie 92. Instruments de musique; parties et accessoires de ces instruments Section XIX : Armes, munitions et leurs parties et accessoires 93. Armes, munitions et leurs parties et accessoires Section XX : Marchandises et produits divers 94. Meubles; mobilier médico-chirurgical; articles de literie et similaires; appareils d'éclairage non dénommés ni compris ailleurs; lampes-réclames, enseignes lumineuses, plaques indicatrices lumineuses et articles similaires; constructions préfabriquées 95. Jouets, jeux, articles pour divertissements ou pour sports; leurs parties et accessoires 96. Ouvrages divers Section XXI : Objets d'art, de collection ou d'antiquité 97. Objets d'art, de collection ou d'antiquité 98. Dispositions de classification spéciale - non commerciale 99. Dispositions de classification spéciale - commerciales

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THE CUSTOMS BROKER Some larger companies have their own internal customs department that handles all customs formalities. In most cases, Canadian importers or exporters are using a customs broker to represent them at the border. Courtage en douanes: Le courtage en douanes est une profession qui implique le dédouanement de marchandises à l’entrée d’un pays. Au Canada et aux États-Unis, ce sont des professionnels qui représentent les entreprises à la douane, peut importe le type de port d’entrée (air, mer, terre, rail). Une entreprise peut elle-même procéder aux dédouanement de ses marchandises ou utiliser un courtier en douanes. Une entreprise peut avoir plus d’un courtier en douanes en même temps. Le travail d’un courtier en douanes consiste à la préparation / soumission de documents, les calculs (au nom du client) des taxes et droits d’entrées, facilite la communication entre les importateurs / exportateurs et les autorités douanières. Le courtier en douanes va également préparer / obtenir la documentation pour des relâchements de d’autres agences gouvernementales. Au Canada, nous pouvons penser à l’Agence Canadienne d’inspection des aliments et du côté américain, le FDA par exemple. Les courtiers en douanes doivent être familiers avec le Tarif des douanes. Outre les tâches de documentation, le courtier en douanes peut aviser / conseiller son client sur les diverses règles du marquage du pays d’origine. Il pourra également le renseigner sur les règles visas et quotas demandés par l’industrie du textile. Les courtiers en douanes n’ont plus nécessairement à être installés aux frontières, ports et aéroports. En plus de leurs tâches, certains effectuent celles des transitaires en étant impliqués dans l’appointement des transporteurs. Des courtiers peuvent être à leur propre compte, pour des transporteurs, transitaires, lignes maritimes, intégrateurs. Au Canada comme aux États-Unis, les courtiers en douanes doivent être licenciés. Pour ce, il doivent réussir un examen annuellement afin de conserver leur privilège. Aux États-Unis, ils sont licenciés par le U.S. Customs and Border Protection. Au Canada, ils sont licenciés par l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et la majorité sont membres de la Canadian Society of Customs Brokers.

CANADIAN SOCIETY OF CUSTOMS BROKER

THE CUSTOMS BROKER REPRESENTING YOUR COMPANY AT THE BORDER: Must have one licensee of the CBSB. Prepare and present documentation to CBSA and other governmental agencies (if required) for an import. Make payments on behalf of importer (GST, duties, taxes, etc.) You can have more than one customs broker (include UPS, FEDEX, etc.)

POWER OF ATTORNEY This is the document that the company fill and sign mandating the customs brokers to act on their behalf at customs.

ORDER: Reception of a numbered export request
EXPORT SEQUENCE We strongly suggest to separate the functions of export and shipping. EXPORT TEAM: ORDER: Reception of a numbered export request VALIDATION if product in stock or to manufacture / assemble / order VALIDATION of info regarding the client, payment terms, Incoterms®2010, etc. OPENING OF A TRANSACTION FILE: All docs pertaining to that shipment at one place (paper or electronic). CONTACT CARRIERS / FORWARDERS for quotations

F. Preparation of EXPORT DOCUMENTATION:
EXPORT SEQUENCE EXPORT TEAM: F. Preparation of EXPORT DOCUMENTATION: Packing list Pro forma invoice (with adequate HS codes) Bill of Lading (BOL) of the carrier G. Preparation of additional documentation (if applicable): Certificate of Origin B-13A OGA’S docs Permits, visas, authorizations, etc (if applicable) H. Sending shipping request to the shipping department Once completed, documentation to be reviewed and signed by a second person from the department, ideally, the supervisor.

1. Receiving the shipping request
EXPORT SEQUENCE SHIPPING TEAM: 1. Receiving the shipping request 2. Gets the cargo from warehouse or production 3. Production of a packing slip 4. Visual inspection of the cargo with packing slip 5. Contact selected carrier ** 6. Arrival and indentification of the carrier 7. 7 points inspection of the inside of the trailer/container 8. Loading following the Incoterm 9. Pictures / video if requested

EXPORT SEQUENCE Somes elements to consider in the organization of the shipping department: CARGO: Placed in identified and secured location with access limited to designated staff. SHIPPING OFFICE: Close to cargo, access controlled DRIVERS in confined area or accompanied at all times CAMERAS directed at the drivers entrance and in front of the dock doors. Image recording in real time. Keep for a minimum of 30 days.

EXPORT SEQUENCE Post shipping follow-up: FOLLOW-UP: The shipping team tracks each shipment and obtains a proof of delivery from the carrier. PROOF: The confirmation is printed/scanned and forward to the export team. INVOICES: The invoices from the carrier/forwarder and the customs broker (if applicable) are received at the export department for matching and verification. If non-compliant, supplier contacted. PAYMENT: When compliant, invoices sent to payables for payment.

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