1. MANAGERIAL ACCOUNTING: AN OVERVIEW Sakhr Bany Khaled sakhr87@gmail.com 1 Al-albayt University - accounting department

2. Overview  What is Management Accounting ?  Definition of accounting  The process of identifying, measuring and communicating economic information to permit informed judgements and decisions by users of the information  Users of accounting information  External parties outside the organization (financial accounting) Shareholders, creditors, tax authorities  Internal parties within the organization (management accounting) Managers 2

3. What is Management Accounting ?  المحاسبة الإدارية هي عملية تجميع ومعالجة البيانات المالية والغير المالية وفق أساليب وقواعد محددة من اجل الوصول إلى معلومات تخدم الإدارات المختلفة في المنشاة للوصول إلى أهدافها وتنفيذ وظائفها المختلفة. ( أبو نصار )  وفي تعريف أخر : هي فرع محاسبي يتضمن مجموعة من الأدوات والأساليب لتجميع وتحليل البيانات وإعداد تقارير معلومات ملائمة للمستويات الإدارية المختلفة بالمنشاة لاستخدامها في التخطيط والرقابة وتقييم الأداء واتخاذ القرارات. 3

4. Management Accounting  The Institute of Management Accountants has defined management accounting as:  A value-adding continuous improvement process of planning, designing, measuring and operating both nonfinancial information systems and financial information systems that guides management action, motivates behavior, and supports and creates the cultural values necessary to achieve an organization’s strategic, tactical and operating objectives 4

5. Management Accounting  Be aware that this definition identifies:  Management accounting as providing both financial information and nonfinancial information  The role of management information as supporting strategic (planning), operational (operating) and control (performance evaluation) management decision making  In short, management accounting information is pervasive and purposeful  It is intended to meet specific decision-making needs at all levels in the organization 5

6.  Examples of management accounting information include:  The reported expense of an operating department, such as the assembly department of an automobile plant or an electronics company  The costs of producing a product  The cost of delivering a service  The cost of performing an activity or business process – such as creating a customer invoice  The costs of serving a customer Management Accounting 6

7. DifferenceManagement accountingFinancial accounting LegalNo statutory requirementsStatutory requirement FocusInternal managers needsExternal users needs RegulationNo specific rulesIFRS /GAAP TimePast, present, and futurePast ReportNon standard, when neededUsually annually, standard DataBoth quantitative and qualitativeQuantitative Management Accounting VS Financial Accounting 7

8. خصائص المعلومات الإدارية يرتبط نجاح عملية اتخاذ القرار بتوفير المعلومات الملائمة ، وتشير الدراسات إلى أن 90% من نجاح القرار يعتمد على المعلومات و10%على قدرات ومهارات متخذ القرار ، ومن هنا يتضح أهمية ودور المعلومات الملائمة لاتخاذ القرار ومن أهم هذه الخصائص التي يجب أن تتوفر في المعلومات المقدمة لمتخذ القرار والتي تكون ذات قيمة لمستخدميها ، حيث سيتم عرضها وفق ثلاثة أبعاد رئيسية هي البعد الزمني وبعد المضمون والبعد الشكلي. 8

9. خصائص المعلومات الإدارية البعد الشكلي Form Dimension الوضوح Clarity التنظيم المرونة Flexibility العرض Presentation بعد المضمون (المحتوى) Content Dimension الدقة Accuracy الصدق والثبات Validity Reliability الملائمة Relevancy الشمولية Completeness الإيجاز Conciseness البعد الزمني (Temporal dimension) التوقيت Time Lines الفترة الزمنية Time Period الحداثة Currently 9

10. البعد الزمني Temporal dimension  التوقيت Time Lines و يقصد به توفير المعلومات في الزمن المناسب لمتخذ القرار وقد تكون المعلومة مفيدة في الزمن الحاضر ولكن قد تفقد أهميتها بعد زمن قليل ، لذا على المدير أن يكون قادرا على الحصول على معلومات في وقت الحاجة إليها.  الحداثة Currently أي يجب أن تكون المعلومات متجددة وحديثة للاستفادة منها عند تقديمها لمتخذ القرار حيث تلعب الحداثة دورا هاما في جودة المعلومات إذ تقل قيمة المعلومات بتقادمها.  الفترة الزمنية Time Period و يقصد بها الفترة الزمنية المطلوب توفير معلومات عنها ، على سبيل المثال يحتاج المدير معلومات عن حجم المبيعات للسنوات الخمس الماضية ، فالمعلومات الملائمة هي التي تغطي الفترة الزمنية المطلوب الاستعلام عنها. 10

11. بعد المضمون ( المحتوى ) Content Dimension  الدقة Accuracy و يقصد به خلو المعلومات من الأخطاء حيث أن دقة المعلومات تساهم في جودة القرارات ، كما تعمل على تجنب القرارات الخاطئة وتقلل من التكلفة وإهدار الوقت ويختلف مدى الدقة في المعلومات المطلوبة حسب الحاجة إلى الاستخدام وطبيعة المشكلة ، كما أن دقة النظام المعلوماتي يؤدي إلى زيادة تكلفة المعلومات لذا لا بد من الموازنة بين كلفة المعلومات والعائد المتوقع الحصول عليه في حالة دقة المعلومات.  الصدق والثبات Validity and Reliability هي إعطاء المعلومات نفس النتائج التي أعطتها في كل مرة استخدمت فيها وأن تكون المعلومات التي يقدمها النظام تمتاز بالصدق والواقعية وتتطابق مع معطيات الواقع شكلا ومضمونا وتوجها.  الملائمة Relevancy أن تكون المعلومات ملائمة و وثيقة الصلة ولها دور في تحسين عملية اتخاذ القرار ، ولا بد أن تكون ملائمة للموضوع ولها صلة بالمشكلة المراد اتخاذ قرار بشأنها.  الشمولية Completeness و يقصد بها قدرة المعلومات على إعطاء صورة كاملة عن المشكلة أو عن الحقائق الظاهرة لموضوع الدراسة مع تقديم بدائل الحلول المختلفة لها حتى تتمكن الإدارة من تأدية وظائفها المختلفة ، وعلى المدير أن يقدر كمية التفاصيل اللازمة عن المشكلة حتى يتجنب الوقوع في بحر من المعلومات ما يسمى ( بالإغراق ).  الإيجاز Conciseness أي تقديم المعلومات اللازمة لكل مستوى إداري وما يتناسب مع متطلباته من المعلومات إذ لا بد من الإيجاز في المستوى الاستراتيجي دون الخوض في كم كبير من المعلومات عن الموضوع ، ويمكن لمحلل النظم أن يساعد المدير على تحقيق هذه المهمة بطريقة منطقية. 11

12. البعد الشكلي Form Dimension  الوضوح : Clarity يقصد به تقديم المعلومات بطريقة وشكل يسهل فهمهما من قبل المستخدم كلما أمكن ذلك ، بحيث تكون المعلومات واضحة وخالية من الغموض حتى يتمكن المدير من الوصول إلى قرارات صائبة.  التنظيم : يقصد به تقديم المعلومات بترتيب وتنسيق ضمن معايير محددة مسبقا كي يتم تعظيم الاستفادة منها.  المرونة : Flexibility يقصد بها قابلية المعلومات على التكيف لأكثر من مستخدم وأكثر من تطبيق ، لذلك يجب أن تكون المعلومات متوفرة بشكل مرن يمكن استخدامه من قبل المستويات الإدارية المختلفة بفاعلية في عملية اتخاذ القرار.  العرض : Presentation ويقصد به طريقة عرض المعلومات ، أي أن تقدم بشكل مناسب كأن تكون مختصرة أو تفصيلية، أو بشكل كمي أو وصفي أو أن تعرض على شكل جداول توضيحية. 12

13. FUNCTIONS OF MANAGEMENT PlanningOrganizingLeadingControlling 13

14. FUNCTIONS OF MANAGEMENT 14

15. FUNCTIONS OF MANAGEMENT التخطيط غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف ومن الأمثلة على ذلك إعداد الموازنات التخطيطية الرقابة يمكن تعريف الرقابة بأنها قياس الأداء الفعلي للأفراد وللتصرفات المبرمة بالمنظمة على حد سواء للتأكد من مدى الالتزام بالقرارات والتعليمات والتوجيهات التفصيلية المتعلقة بالخطة المعتمدة و تبعا لمعايير مناسبة محددة سلفا. التوجيه إرشاد وتحفيز الموظفين باتجاه أهداف المنظمة ومعاقبة الموظفين عن الأخطاء التي يرتكبونها باتخاذ الإجراءات المناسبة. التنظيم يعرف التنظيم على أنه الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات. 15

16. Levels of Management تستخدم المعلومات الإستراتجية و تتصف بالدقة والشمول وتغطي كل الفترات والوضع التنافسي للشركة وسياسية المتبعة داخل الشركة تستخدم المعلومات التشغيلية لغايات التشغيل والتي تساعد في في الوصول إلى الخطط والبرامج التي تم وضعها من قبل الإدارة الوسطى وتتصف بأنها أكثر دقة من المعلومات الإستراتجية والتكتيكية وتغطي فترة قصيرة مثل نوعية مواد الخام وكمية الإنتاج اليومي تستخدم المعلومات التكتيكية وهي من خلالها تحويل الأهداف والاستراتجيات إلى أفعال وإعمال قابلة للتنفيذ وهي تغطي لمدة عامين ( قصيرة ) ومن الأمثلة : - كيفية تمويل عمل المنشات لغايات التوسع - هل يجب شراء الآلات ام الاستئجار 16

17. Relative Amount of Time That Managers Spend on the Four Managerial Functions 17

18. Managerial Skills  Conceptual Skills  The ability to analyze and diagnose a situation and distinguish between cause and effect.  Human Skills  The ability to understand, alter, lead, and control the behavior of other individuals and groups.  Technical Skills  The specific knowledge and techniques required to perform an organizational 18

19. Skill Types Needed by Managerial Level 19

20. Globalization  يقصد بالعولمة الاقتصادية، على الصعيد العالمي، سرعة تبادل السلع والخدمات التي أصبحت متاحة بفضل الإلغاء التدريجي للحواجز التجارية في إطار اتفاقية الجات و منظمة التجارة العالمية المبرمة منذ 1995 ، وكذلك بفضل تطور وسائل النقل والمواصلات. يعد مصطلح العولمة مرادفًا للمصطلح المقتبس من اللغة الانجليزية (Globalization) ، بينما قد يكون من الأفضل الاستناد إلى تعبير " عولمة السوق " أو " عولمة الشركات ".  ومن خلال الرجوع الى موقع منظمة التجارة العالمية والتي تبين حجم الصادرات والواردات الى الولايات المتحدة الامريكية نلاحظ النمو المتزايد في حجم الصادرات والورادت وذلك لنتيجة تاثرها بالعولمة وانتشار الانترنت الذي كان له الدور الاساسي بالاضافة الى اتفاقيات منظمة التجارة العالمية بين دول العالم. 20

21. 21

22. 22

23. COST MANAGEMENT CONCEPTS AND COST BEHAVIOR 23

24. Cost terms and concepts  Direct costs are those costs that can be specifically and exclusively traced to the cost object  Indirect costs are costs that cannot be specifically and exclusively traced to the cost object  The distinction between direct and indirect costs depends on what is identified as the cost object  Indirect costs (i.e. overheads) are assigned to cost objects on the basis of cost allocations  Cost allocations = process of assigning costs to cost objects that involve the use of surrogate, rather than direct measures 24

25. Different Ways to Describe Costs  Costs can be defined by how they relate to a cost object, which is defined as any thing or activity for which we measure costs. Costs can also be categorized as to how they are used in decision making. Costs can also be distinguished by the way they change as activity or volume levels change. 25

26. Assigning Costs to a Cost Object Direct costs are easily traced to the cost object. Determining the costs that should attach to a cost object is called cost assignment. Cost Assignment Indirect Costs Cost Object Direct Costs Indirect costs are not easily traced to the cost object, and must be allocated. cost tracing cost allocation 26

27. Direct and Indirect Costs In manufacturing: all labor costs that are easily traced to the product are called direct labor costs all materials costs that are easily traced to the product are called direct material costs all other production costs are called overhead costs Whether or not a cost is a direct cost depends upon: the technology available to capture cost information the definition of the cost object whether the benefits of tracking the cost as direct exceed the resources expended to track the cost the precision of the bookkeeping system that tracks costs the nature of the operations that produce the product or service 27

28. Direct and Indirect Costs Listed below are some of the costs incurred by a garment manufacturer. Determine whether the cost is most likely to be considered a direct cost or an indirect cost if the cost object is a single garment as opposed to a batch of 500 identical garments. If it depends, state what it depends on. Indirect Direct Indirect It depends IndirectIt depends IndirectIt depends Indirect It depends Direct 28

29. Linear Cost Behavior Terminology Total fixed costs are costs that do not change (in total) as activity levels change. Total variable costs are costs that increase (in total) in proportion to the increase in activity levels. The relevant range is the span of activity levels for which the cost behavior patterns hold. A cost driver is a measure of activity or volume level; increases in a cost driver cause total costs to increase. Total costs equal total fixed costs plus total variable costs. 29

30. Behavior of Total (Linear) Costs Total Fixed Costs$ Cost Driver $ Total Costs If costs are linear, then total costs graphically look like this. Total fixed costs do not change as the cost driver increases. Higher total fixed costs are higher above the x axis. 30

31. Behavior of Total (Linear) Costs Total Variable Costs$ Cost Driver $ Total Costs If costs are linear, then total costs graphically look like this. Total variable costs increase as the cost driver increases. A steeper slope represents higher variable costs per unit of the cost driver. 31

32. Total Versus Per-unit (Average) Cost Behavior If total variable costs look like this...... then variable costs per unit look like this. $ Cost Driver Total Variable Costs $/unit Cost Driver Per-Unit Variable Costs m slope = $m/unit 32

33. Total Versus Per-Unit (Average) Cost Behavior If total fixed costs look like this...... then fixed costs per unit look like this. $ Cost Driver Total Fixed Costs $/unit Cost Driver Per-Unit Fixed Costs 33

34. Lari’s Leather produces customized motorcycle jackets. The leather for one jacket costs $50, and Lari rents a shop for $450/month. Compute the total costs per month and the average cost per jacket if she made only one jacket per month. What if she made 10 jackets per month? $50 $450 $500 $50 $450 $500 $450 $950 $50 $45 $95 Total Versus Per-Unit (Average) Cost Behavior 34

35. When costs are linear, the cost function is: TC = F + V x Q, where F = total fixed cost, V = variable cost per unit of the cost driver, and Q = the quantity of the cost driver. The Cost Function $ Cost Driver Total Costs F slope = $V/unit of cost driver The intercept is the total fixed cost. The slope is the variable cost per unit of the cost driver. A cost that includes a fixed cost element and a variable cost element is known as a mixed cost. 35

36. Sometimes nonlinear costs exhibit linear cost behavior over a range of the cost driver. This is the relevant range of activity. Nonlinear Cost Behavior Cost Driver Total Costs Relevant Range slope = variable cost per unit of cost driver intercept = total fixed costs 36

37. Slide # 37 Some costs are fixed at one level for one range of activity and fixed at another level for another range of activity. These are known as stepwise linear costs. Stepwise Linear Cost Behavior Total Supervisor Salaries Cost in $1000s Number of units produced, in 1000s 100 40 200 80 300 120 Example: A production supervisor makes $40,000 per year and the factory can produce 100,000 units annually for each 8-hour shift it operates.

38. Some variable costs per unit are constant at one level for one range of activity and constant at another level for another range of activity. These are known as piecewise linear costs. Piecewise Linear Cost Behavior Gallons purchased Total Materials Costs 1000 2000 Example: A supplier sells us raw materials at $9/gallon for the first 1000 gallons, $8/gallon for the second 1000 gallons, and at $7.50/gallon for all gallons purchased over 2000 gallons. slope= $9/gallon slope= $8/gallon slope= $7.50/gallon 38

39. Cost Terms for Decision Making Opportunity costs are the benefits of an alternative one gives up when that alternative is not chosen. Sunk costs are costs that were incurred in the past. Opportunity costs are difficult to measure because they are associated with something that did not occur. Opportunity costs are always relevant in decision making. Sunk costs are never relevant for decision making. 39

40. Cost Terms for Decision Making Discretionary costs are periodic costs incurred for activities that management may or may not determine are worthwhile. These costs may be variable or fixed costs. Discretionary costs are relevant for decision making only if they vary across the alternatives under consideration. Marginal cost is the incremental cost of producing the next unit. When costs are linear and the level of activity is within the relevant range, marginal cost is the same as variable cost per unit. Marginal costs are often relevant in decision making. 40

41. 41

42. Reference  essentials of contemporary management 3 rd edition (by Gareth R. Jones / Jennifer M. George )  Management Accounting, 4rd ed., Atkinson, Kaplan, and Young  Cost Management Measuring, Monitoring, and Motivating Performance (Gail Kaciuba )  Chapters 1&2 - Weetman, P. (2010) Management Accounting. Harlow: Pearson.  Managerial Accounting, 14/e (Eric W. Noreen, University of Washington and Peter C. Brewer, Miami University )  المحاسبة الإدارية (2012) الأستاذ الدكتور محمد أبو نصار 42

43. 43