1. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE – Thierry - June 2015 Information and communication tool L’outil de communication et d’information

2. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE – Thierry - June 2015 Step 1 : Understand the information and communication system Etape1 : Comprendre le système d’information de communication

3. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Concepts / Les concepts Directory / Annuaire (People / Personnes ) News / Actualités (People / Personnes ) Events/ Evènement (Agenda) Library/ Bibliothèque (Documents ) Action cards / Fiches action (Facts / faits ) A plain information system made from linked data bases A plain information system made from linked data bases Un système d’information simple composé de bases de données liées Un système d’information simple composé de bases de données liées

4. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Concepts / Les concepts Consortia (description and progress / description et réalisations ) CRF (description and progress / description et réalisations ) IF (description and progress / description et réalisations ) Funding opportunities / opportunités de financement (description) Directory / Annuaire (People / Personnes ) News / Actualités (People / Personnes ) Events/ Evènement (Agenda) Library/ Bibliothèque (Documents ) Action cards / Fiches action (Facts / faits ) Complementary data bases Complementary data bases Bases de données complémentaires Bases de données complémentaires

5. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Directory / Annuaire (People / Personnes ) News / Actualités (People / Personnes ) Events/ Evènement (Agenda) Library/ Bibliothèque (Documents ) Action cards / Fiches action (Facts / faits ) Consortia (description and progress / description et réalisations ) CRF (description and progress / description et réalisations ) IF (description and progress / description et réalisations ) Funding opportunities / opportunités de financement (description) Blog (posts / articles) Dgroups Library (complementary documents / documents complémentaires Dgroups forum (discussions) Links towards others PAEPARD communication tools Links towards others PAEPARD communication tools Liens vers les autres outils de communication de PAEPARD Liens vers les autres outils de communication de PAEPARD

6. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Dashboard / Le tableau de bord All the requiered information for monitoring the project is displayed on an unique screen All the requiered information for monitoring the project is displayed on an unique screen Toute l’information disponible pour gérer le projet est affichée sur un seul écran Toute l’information disponible pour gérer le projet est affichée sur un seul écran Information is displayed by blocs Information is displayed by blocs L’information est présentée par blocs L’information est présentée par blocs

7. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Keywords / Les mots clés Directory / Annuaire (People / Personnes ) News / Actualités (People / Personnes ) Events/ Evènement (Agenda) Library/ Bibliothèque (Documents ) Action cards / Fiches action (Facts / faits ) An additional free description of each data An additional free description of each data La possibilité d’une libre description des données La possibilité d’une libre description des données Orange Climat Poultry Climat Mango IT Lemon Climat Malasia Zebu Climat Livestok ULP waste Climat ? People / personnes Events / Evènements News / Actualités Documents Action cards / Fiches action  On CLIMAT / relatives au CLIMAT

8. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Embedded tools / Les outils intégrés Directory / Annuaire (People / Personnes ) News / Actualités (People / Personnes ) Events/ Evènement (Agenda) Library/ Bibliothèque (Documents ) Action cards / Fiches action (Facts / faits ) Powerful collaborative tools embedded for an easy use Powerful collaborative tools embedded for an easy use Intégration de puissants outils de travail collaboratif facile à utiliser Intégration de puissants outils de travail collaboratif facile à utiliser Doodle (appointement / rendez-vous ) Google Maps (Mapping / cartographie ) Google Drive (Shared documents / documents partagés ) (Draft Documents )

9. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Networked spaces / un réseau d’espaces de travail Direct ory / Annuai re News / Actualit és Events/ Evèneme nt Library/ Bibliothè que Action cards / Fiches action WP – CAPACITIES Direct ory / Annuai re News / Actualit és Events/ Evèneme nt Library/ Bibliothè que Action cards / Fiches action WP – COORDINATION Direct ory / Annuai re News / Actualit és Events/ Evèneme nt Library/ Bibliothè que Action cards / Fiches action CONSORTIUM SOJA Direct ory / Annuai re News / Actualit és Events/ Evèneme nt Library/ Bibliothè que Action cards / Fiches action ULP MANGO Grants Autorisations Automaticaly made visible Rendu visible automatiquement Entry Saisie

10. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE – Thierry - June 2015 Step 2 : A complete example of uses Etape 2 : Un exemple complet d’utilisation

11. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Examples / Exemples Find a Skype ID for a online meeting /Trouver un identifiant skype pour une visio conférence Find a document / Trouver un document Brainstorming /Participer à une réflexion commune Access to information on an specific event / Trouver toutes les informations relatives à un évènement Monitor an action plan / Suivre un plan d’action

12. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE – Thierry - June 2015 Step 3 : Application on a case study Etape 3 : Application sur un cas d’étude

13. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Guided learning / Guided learning Organize and keep track of your birthday party ! Organisez et gardez la trace de votre fête d’anniversaire !

14. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 To do / A faire Make the guest list / Faire la liste des invités Submit dates and set the date of the party / Proposer des dates et fixer la date de la fête Advertise party / Annoncer la fête Check out the invitation cards / Commander les cartons d’invitation Publish a guest book on Internet / Publier un livre d’Or sur Internet Publish gifts list / Publier la liste des cadeaux Keep the updated guest book and the gifts list / Conserver le livre d’or et la liste des cadeaux mis à jour Keep the party report / conserver le reportage de la fête

15. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 How to use the tool / Comment utiliser l’outil GUESTS / INVITES = DIRECTORY DOCUMENTS = LIBRARY + DGROUPS LIBRARY ONLINE DOCUMENTS / DOCUMENTS EN LIGNE = DRAFT DOCUMENTS DATES = DOODLE + AGENDA ADVERSTISEMENT/ ANNONCE = NEWS + DGROUPS FORUM + BLOG KEEP / CONSERVER = ACTION CARD Thinking / à penser : KEYWORDS / MOT CLES = Choose the relevant set according the context / choisir mot clés pertinants en fonction du contexte For example In the PAEPARD project context : TRAINING, CASE_STUDY / par exemple, dans le contexte du projet PAEPARD : FORMATION, CAS_ETUDE

16. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Let’ go ! / C’est parti ! 1 - KEEP / CONSERVER = Add a new action card / Créer une nouvelle fiche action 1.1 ) Create a new action card for keeping data / Créer une nouvelle fiche action pour conserver les données 1.2 ) Imagine the best action description to keep track of the birthday party / Imaginer la meilleure structure de fiche pour garder trace de l’anniversaire 2 - Make the guest list / Faire la liste des invités) 2.1 ) Add a people in the DIRECTORY / Ajouter une personne dans DIRECTORY 2.2 ) Link the guests in DIRECTORY with ACTION CARDS / Lier les invités de DIRECTORY avec ACTION CARDS 2.3 ) Make an email list from DIRECTORY / Construire une liste d’email à partir de DIRECTORY 2.4) Keep this email list into the LIBRARY / Conserver cette liste d’email dans LIBRARY 3 - Submit dates and set the date of the party / Proposer des dates et fixer la date de la fête 3.1 ) Create a doodle for different dates / Créer un doodle pour differentes dates 3.2 ) Send the doodle link to the email list / Envoyer le lien doodle à la liste des emails 3.3 ) Keep the doodle link into ACTION CARDS / Conserver le lien doodle dans ACTION CARDS 4 - Advertise party / Annoncer la fête 4.1) Notice the party into AGENDA / Inscrire la fête dans l’AGENDA 4.2) Link the agenda event to ACTION CARDS / lier l’évènement de l’agenda à ACTION CARDS 4.3) Add a NEWS / Créer une NEWS

17. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Let’ go ! / C’est parti ! 5 - Check out the invitation cards / Commander les cartons d’invitation 5.1) Negociate by email through Dgroups Forum / Négocier par email avec Dgroups Forum 5.2) Link Dgroup forum to ACTION CARDS / Lier Dgroups forum à ACTION CARDS or/ou 5.3) Copy/paste the email exchange and store it into LIBRARY / copier/coller l’échange d’emails et le stocker dans LIBRARY 5.4 ) Link email exchange LIBRARY document to the Action card / Lié le document de LIBRARY sur les échanges d’email à ACTION CARD 6 - Publish a guest book on Internet / Publier un livre d’Or sur Internet 6.1) Create a online word document with DOCUMENTS BEING DRAFTED / Créer un document en ligne avec DOCUMENTS BEING DRAFTED 6.2) Copy paste the content of an other Word document / Copier coller le contenu d’un autre document Word 6.3 ) Link te online document with ACTION CARDS / Lier le document en ligne avec ACTION CARDS 7 - Publish gifts list / Publier la liste des cadeaux 7.1) Create a online Excel document with DOCUMENTS BEING DRAFTED / Créer un document en ligne avec DOCUMENTS BEING DRAFTED 7.2) Copy paste the content of an other Excell document / Copier coller le contenu d’un autre document tableur 7.3 ) Link te online document with ACTION CARDS / Lier le document en ligne avec ACTION CARDS

18. Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Management team and WP’s leaders training - PAEPARD II 4YE - WP C&A – Thierry HELMER - June 2015 Let’ go ! / C’est parti ! 8 - Keep the updated guest book and the gifts list / Conserver le livre d’or et la liste des cadeaux mis à jour 8.1) Extract the online document to a local Word file / Extraire le document en ligne vers un fichier Word local 8.2 ) Store the extracted file into LIBRARY / Stocker le ficher extrait dans LIBRARY 8.3 ) Link the new LIBRARY file to ACTION CARDS / Lier le nouveau fichier LIBRARY avec ACTION CARDS 8.4) Remove the link to the online document in ACTION CARDS / Supprimer le lien vers le fichier en ligne dans ACTION CARDS 8.5) Delete the online document into DOCUMENTS BEING DRAFTED / Supprimer le document en ligne dans DOCUMENTS BEING DRAFTED 9 - Keep the party report / conserver le reportage de la fête 9.1) Link the PAEPARD blog post relative to the party to ACTION CARDS / Lier l’article relatif à la fête dans le blog PAEPARD à ACTION CARDS